Cần xem xét kỹ khi tham gia đấu thầu, cần có hồ sơ tài liệu một cách đầy đủ, chính xác, từ đó đưa ra quyết định có tham dự thầu hay không. Bài học này được rút ra từ việc công ty đã thua thầu một cách đáng tiếc trong một số gói thầu mà nguyên nhân thua thầu không được làm rõ. Từ đó đặt ra yêu cầu cụ thể với công tác nghiên cứu hồ sơ mời thầu như sau :
Khi nhận được thông tin về việc tổ chức đấu thầu, trưởng phòng KTKT xem xét các yêu cầu của khách hàng, khai thác tìm hiểu để có được những thông tin cần thiết về dự án bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung dưới đây:
+ Loại công trình: Tên công trình, địa điểm, quy mô công trình + Chủ đầu tư
+ Hình thức đấu thầu
+ Số lượng nhà thầu tham gia + Thời gian mở thầu
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật + Tiến độ thi công
+ Tổng mức đầu tư, dự toán công trình
Lợi thế của Công ty trong mối quan hệ với Chủ đầu tư, tư vấn.
Sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần thiết nêu trên, các phòng ban có liên quan phân tích về khả năng thắng thầu khi tham dự thầu. Từ đó đi đến quyết định có tham dự thầu hay không.
Một hạn chế có thể nhận thấy đối với vấn đề tổ chức nhân sự thực hiện công tác đấu thầu của công ty là công ty chưa có phòng chức năng riêng với các cán bộ kinh tế chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường. Trong thời gian tới, phòng kinh tế- kĩ thuật vẫn phải đảm nhiệm đồng thời chức năng này. Như vậy cần phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để trao đổi, phân tích, tổng hợp thông tin liên quan đến gói thầu. Phạm vi tìm hiểu thông tin bao gồm :
- Tìm hiểu nhu cầu xây lắp, từ đó tiếp cận các gói thầu mới.
- Tìm hiểu thông tin về giá cả, trên cơ sở đó có biện pháp điều chỉnh chi phí kịp thời. Cần đặc biệt quan tâm đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu vì nó liên quan đến giá vận chuyển, một trong các yếu tố có thể đẩy giá dự thầu lên cao.
- Nhu cầu máy móc thiết bị và lao động : nên thuê ngoài hay vận chuyển đến công trình.
- Tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh : một hạn chế của công ty cổ phần LICOGI 13 là khi đã mua HSMT thì gần như chắc chắn sẽ tham dự mặc dù trong quá trình phân tích đã phát hiện ra nhiều hạn chế của mình so với đối thủ cạnh tranh. Điều này dẫn tới một kết quả xấu, gây lãng phí cả về thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực của
tới, công ty cần chú ý hơn trong việc đánh giá lợi thế của mình so với đối thủ cạnh tranh. Trong trường hợp đánh giá khả năng thắng thầu thấp so với các đối thủ thì nên rút lui ngay từ đầu để tránh lãng phí nguồn lực cho công ty.
Để có nguồn thông tin đầy đủ và chính xác, nhà thầu cần xây dựng mối quan hệ tốt với các chủ đầu tư, ban quản lý dự án, cơ quan chức năng có thẩm quyền ra quyết định đầu tư và có trách nhiệm tổ chức đấu thầu, đồng thời tích cực tìm hiểu thông tin về gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Về mặt lâu dài, đối với vấn đề nhân sự, công ty cần phải xây dựng cho mình một đội ngũ các cán bộ kinh tế chuyên môn về phân tích thị trường như phân tích biến động giá cả, phân tích báo cáo tài chính, phân tích và đánh giá rủi ro...