II. Phân tích bộ máy quản lý của Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động
1. Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty
1.2.2. Phòng tổ chức hành chính
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỹ luật...
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế.
- Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao... * Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:
- Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ .
- Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt...
- Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ .
Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việcđối với cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu.
Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty.
1.2.3 Phòng kế toán kế hoạch.
Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung.
Tập trung là toàn bộ chứng từ gốc được các đơn vị cơ sở hạch toán và lập bảng kê cuối tháng mới đưa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đưa vào sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quí mới baó cáo.
Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau: - Hạch toán việc kinh doanh của Công ty .
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn vốn. - Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty.
* Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch.
- Giúp giám đốc thực hiện Công tác kế toán, thống kê theo qui định của nhà nước. - cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản, chứng từ sổ và từ đó lập các báo cáo tài chính hàng tháng quí năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan.
* Phòng kế toán bao gồm:
- Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà nhà nước đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế duyệt kí các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Các kế viên bao gồm các kế toán vốn - tiền, kế toán công nợ, kế toán các cửa hàng, kế toán hàng hoá tồn kho và toán tiêu thụ hàng hoá ; Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiêu thụ tài sản cố định: Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình được phân công công tác.
- Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và xữ lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty.
- Bộ phận kế hoạch căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phương án kế hoạch tài chính cho Công ty .
* Tổ chức phòng kế toán kế hoạch được phản ánh theo sơ đồ sau:
Kế Kế toán vốn, tiền Kế toán công nợ Kế toán hàng tồn kho Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế Thống kê kế hoạch