A. NỢ PHẢI TRẢ (300=310) 300 148,630,668,805
I.Nợ ngắn hạn 310 148,630,668,805
1.Vay ngắn hạn 311 41,420,098,837
2.Phải trả người bỏn 318 3,700,000
3.Người mua ứng trước 319 15,000,000
4.Phải trả cổ tức, gốc và lói trỏi phiếu 320 9,230,884,729 5.Thuế và cỏc khoản nộp nhà nước 323 5,718,457,995
6.Phải trả nhõn viờn 324 2,818,351,985
7.Chi phớ phải trả 325 308,007,838
8.Phải trả tổ chức phỏt hành chứng khoỏn 327 3,870,326,580
9.Phải trả, phải nộp khỏc 328 29,297,734,854
10.Tài sản thừa chờ xử lý 329 90,000
11.Thanh toỏn giao dịch chứng khoỏn của người
đầu tư 332 55,948,015,987
B.NGUỒN VỐN 400 301,917,219,358
1.Vốn điều lệ đó gúp 411 287,250,000,000
2.cỏc quỹ dự trữ 432 1,466,721,936
Quỹ dự trữ bắt buộc 433 733,360,968
Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ 434 733,360,968
3.Lợi nhuận chưa phõn phối 438 13,200,497,422
TỔNG NỢ PHẢI TRẢ VÀ NGUỒN VỐN
(450=300+400) 450 450,547,888,163
1.Chứng khoỏn lưu ký của thành viờn trong nước 186,150,440,000 1.1.Chứng khoỏn tự doanh của cụng ty 2,667,130,000 1.2.Chứng khoỏn lưu ký của cỏc nhà đầu tư 183,483,310,000
2.2..Quy trỡnh cỏc hoạt động của bộ phận lưu ký chứng khoỏn tại PV Securities.
Hoạt động LKCK tại PV securities bao gồm ba hoạt động chớnh là LKCK, quản lý sổ cổ đụng và hoạt động phong tỏa. Cỏc quy trỡnh của cỏc hoạt động của bộ phận lưu ký chứng khoỏn chủ yếu ỏp dụng cho cỏc CTCP mà PV Securities được ủy quyền lưu ký hoặc quản lý sổ cổ đụng (cỏc chứng khoỏn chưa niờm yết).
2.2.1.Quy trỡnh lưu ký chứng khoỏn tại PV Securities.
Quy trỡnh LKCK tại PV Securities được soạn thảo nhằm mục đớch đưa ra những chuẩn mực về đối tượng và trỡnh tự triển khai hoạt động LKCK của Cụng ty Cổ phần Chứng khoỏn Dầu khớ (PVSecurities), cỏc Chi nhỏnh thuộc PV Securities để hoạt động này được triển khai một cỏch đồng bộ, chặt chẽ và đảm bảo tớnh hiệu quả. Quy trỡnh này nhằm hướng dẫn hoạt động LKCK trong Phũng Lưu ký và Quản lý cổ đụng, cỏc Chi nhỏnh thuộc Cụng ty Cổ phần chứng khoỏn Dầu khớ. Nội dung của quy trỡnh lưu ký chứng khoỏn tại PV Securities bao gồm cỏc bước như sau:
Bước 1: Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng khoỏn.
Khi Khỏch hàng (KH) mang chứng khoỏn đến lưu ký tại Cụng ty, chuyờn viờn nhận hồ sơ kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của tờ chứng khoỏn.
Một tờ chứng khoỏn hợp phỏp, hợp lệ được xỏc định như sau: - Theo đỳng mẫu của doanh nghiệp phỏt hành.
- Trong danh sỏch được phộp lưu ký, được phộp chuyển nhượng (Danh sỏch do TTGDCK cung cấp).
- Khụng thuộc dạng chứng khoỏn bị bỏo mất cắp (Danh sỏch do TTGDCK cung cấp).
- Nếu là chứng khoỏn ghi danh: mặt sau của tờ chứng khoỏn phải ghi tờn của chủ sở hữu và cú đầy đủ chữ ký của những người đó sở hữu tờ
chứng khoỏn đú, đồng thời phải cú chữ ký của doanh nghiệp đồng ý chuyển nhượng giữa cỏc chủ sở hữu.
- Kiểm tra chứng khoỏn qua mỏy soi tiền (Giống như kiểm tra tiền). Trong trường hợp muốn kiểm tra chớnh xỏc số chứng khoỏn của KH mang đến theo tờn và số series thỡ cú thể gọi điện thoại qua TTGDCK tra soỏt
Nếu chứng khoỏn hợp phỏp, hợp lệ thỡ tiến hành tiếp bước tiếp theo. Ngược lại: khụng nhận lưu ký,chuyển trả lại cho khỏch hàng.
Bước 2: mở tài khoản giao dịch chứng khoỏn.
Trong trường hợp khỏch hàng chưa mở tài khoản giao dịch chứng khoỏn tại Cụng ty, chuyờn viờn nhận hồ sơ mời khỏch hàng sang quầy giao dịch để mở tài khoản giao dịch chứng khoỏn.
Bước 3: Khỏch hàng kờ khai thụng tin vào phiếu gửi chứng khoỏn.
Chuyờn viờn nhận hồ sơ đưa khỏch hàng Phiếu gửi Chứng khoỏn ( theo mẫu của Cụng ty) để khỏch hàng kờ khai đầy đủ thụng tin cú trờn Phiếu gửi. Mỗi phiếu gửi Chứng khoỏn gồm 3 liờn:
- Liờn 1: Gửi TTLKCK
− Liờn 2: Lưu tại Cụng ty
− Liờn 3: Giao cho Khỏch hàng
Bước 4: chuyờn viờn nhận hồ sơ kiểm tra lại việc kờ khai phiếu gửi chứng khoỏn của khỏch hàng và hoàn tất thủ tục nhận hồ sơ.
Nhõn viờn nhận hồ sơ kiểm tra lại việc khai thụng tin của khỏch hàng. Tập trung vào cỏc trường thụng tin về người sở hữu chứng khoỏn, loại chứng khoỏn, số lượng chứng khoỏn lưu ký và cỏc thụng tin liờn quan….
Khỏch hàng phải ký đầy đủ cỏc chữ ký trong “Phiếu gửi chứng chỉ chứng khoỏn”
Nhõn viờn nhận hồ sơ ký tờn vào liờn 3 “Phiếu gửi chứng khoỏn” để chuyển trả khỏch hàng, xỏc nhận việc đó nhận hồ sơ LKCK của Khỏch hàng;
Đề nghị khỏch hàng ký tờn vào sổ ký gửi chứng khoỏn.
Bước 5: Chuyờn viờn nhận hồ sơ bàn giao cho chuyờn viờn phụ trỏch lưu ký.
Vào cuối ngày giao dịch, chuyờn viờn nhận hồ sơ bàn giao cho chuyờn viờn phụ trỏch lưu ký cỏc bộ hồ sơ lưu ký của khỏch hàng. Trong đú, mỗi bộ hồ sơ bao gồm:
− Sổ cổ đụng gốc
− Phiếu gửi chứng khoỏn ( Liờn 1 và Liờn 2)
Chuyờn viờn phụ trỏch lưu ký ký xỏc nhận vào sổ bàn giao hồ sơ lưu ký
Bước 6: chuyờn viờn phụ trỏch lưu ký tiến hành xử lý bộ hồ sơ lưu ký.
Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ LKCK do chuyờn viờn nhận hồ sơ bàn giao, chuyờn viờn phụ trỏch lưu ký tiến hành xử lý bộ hồ sơ lưu ký trong 01 ngày làm việc. Bao gồm:
− Lập “ Danh sỏch người sở hữu chứng khoỏn ghi sổ” ( 3 liờn) – theo đỳng mẫu của TTLKCK
− Hoàn chỉnh bộ hồ sơ lưu ký để tỏi Lưu ký vào TTLKCK. Hồ sơ lưu ký bao gồm:
Sổ cổ đụng gốc
Phiếu gửi chứng khoỏn ( Liờn 1)
Danh sỏch người sở hữu chứng khoỏn ghi sổ
− Lưu hồ sơ lưu ký: hồ sơ lưu ký bao gồm:
Phiếu gửi chứng khoỏn ( Liờn 2)
Bản Photo Sổ cổ đụng gốc
Bước 7: Tỏi lưu ký chứng khoỏn với TTLKCK
Chuyờn viờn Lưu ký mang bộ hồ sơ và TTLKCK, yờu cầu
chuyờn viờn của TTLKCK ký nhận vào biờn bản bàn giao
Khi nhận được Giấy bỏo nợ chứng khoỏn từ TTLKCK ( thụng thường là sau 3 ngày làm việc kể từ khi gửi bộ hồ sơ lưu ký và TTLKCK), Chuyờn viờn lưu ký :
− Ghi nhận giấy bỏo nợ chứng khoỏn vào bảng kờ theo dừi Giấy bỏo nợ
− Bàn giao Giấy bỏo nợ gốc cho Phũng Giao dịch để hạch toỏn số chứng khoỏn lưu ký vào Tài khoản Giao dịch chứng khoỏn của Khỏch hàng
− Thụng bỏo cho Khỏch hàng về việc chứng khoỏn của khỏch hàng đó được lưu ký hoàn thành
2.2.2.Quy trỡnh hoạt động Quản lý cổ đụng tại PV Securities.
2.2.2.1.Quy trỡnh thực hiện quyền tham dự đại hội cổ đụng
Bước1: Khi CTCP cú nhu cầu họp đại hội cổ đụng, CTCP sẽ gửi cỏc
văn bản đến Bộ phận quản lý cổ đụng của PVS. Cỏc văn bản bao gồm: + Cụng văn thụng bỏo mời họp Đại hội cổ đụng
+ Thời điểm chốt danh sỏch mời họp Đại hội cổ đụng, nội dung và thời gian họp Đại hội cổ đụng
Bước 2: Sau khi nhận được cỏc văn bản ở bước trờn, định kỳ vào ngày
15 hàng thỏng, lập danh sỏch và số lượng cổ phần nắm giữ của từng cổ đụng tại thời điểm chốt danh sỏch mời họp Đại hội cổ đụng và gửi lại CTCP
Bước 3: Phớa CTCP/P.LK&QLCĐ sẽ gửi thụng bỏo mời họp đại hội
cổ đụng và tài liệu họp đến cỏc cổ đụng cú tờn trong danh sỏch cổ đụng do P.LK&QLCĐ PVS cung cấp
Nếu CTCP yờu cầu P.LK&QLCĐ PVS thỡ chi phớ dịch vụ sẽ được thanh toỏn căn cứ trờn hợp đồng mà PV Securities đó ký với cụng ty cổ phần.
Mẫu thụng bỏo mời họp Đại hội đồng cổ đụng được thực hiện theo biểu mẫu: BM-QT-07-08-01
Bước 4: CTCP/P.LK&QLCĐ xỏc định số thành viờn tham dự đại hội
và tiếp nhận thụng tin của cổ đụng
- Thành viờn cú đủ điều kiện tham dự Đại hội cổ đụng phải là người cú đủ số cổ phần theo điều lệ của CTCP
- Thụng tin phản hồi của cổ đụng gồm cú:
+ í kiến và tài liệu của cổ đụng gửi tới Đại hội đồng cổ đụng + Thụng bỏo khụng tham dự Đại hội đồng cổ đụng
+ Giấy uỷ quyền tham dự Đại hội đồng cổ đụng
Giấy uỷ quyền tham dự đại hội đồng cổ đụng theo mẫu: BM-QT-07-
08-02
Bước 5: P.LK&QLCĐ gửi thụng tin của cổ đụng đến CTCP Bước 6: CTCP tổ chức cuộc họp Đại hội cổ đụng
2.2.2.2.Quy trỡnh trả cổ tức
Quy trỡnh trả cổ tức bằng tiền
Vào ngày chốt danh sỏch cổ đụng để thực hiện chi trả cổ tức cho cỏc cổ đụng, CTCP sẽ tạm dừng việc chuyển nhượng trong 07 ngày để bộ phận quản lý cổ đụng đúng sổ, lập danh sỏch cổ đụng được hưởng quyền cổ tức. Cỏc cổ đụng cú thể nhận trực tiếp tại trụ sở cụng ty hoặc yờu cầu chuyển khoản.
Nếu cỏc cỏ nhõn hoặc cỏc tổ chức cú yờu cầu chuyển khoản thỡ gửi bằng thư cỏc tài liệu dưới đõy trước ngày chốt danh sỏch cổ đụng:
Bản sao sổ cổ đụng
Bản photo CNTND
Giấy yờu cầu chuyển khoản một lần hoặc nhiều lần (cổ đụng cú thể lấy mẫu này tại CTCP, trang WEB của PVS, hoặc tại cỏc P.GD của PVS)
Bước 1: P.LK&QLCĐ tiếp nhận cụng văn thụng bỏo của CTCP về đợt
chi trả cổ tức trong đú nờu rừ mức chi trả cổ tức, thời hạn chốt danh sỏch cổ đụng để nhận cổ tức.
Bước 2: Căn cứ vào thời điểm chốt danh sỏch như trong thụng bỏo của
CTCP P.LK&QLCĐ tạm dừng việc chuyển nhượng cổ phần để lập danh sỏch được hưởng quyền nhận cổ tức. Đồng thời P.LK&QLCĐ tớnh toỏn số tiền chi trả cổ tức cho từng cổ đụng và lập danh sỏch cỏc cổ đụng cú yờu cầu chuyển khoản
Bước 3: P.LK&QLCĐ thụng bỏo cho CTCP danh sỏch cổ đụng, danh
sỏch cổ đụng chuyển khoản và khối lượng tiền chuyển khoản để PVS trả cổ tức.
Bước 4: Phối hợp với cỏc bộ phận lien quan để trả cổ tức cho cổ đụng
bằng hỡnh thức chuyển khoản.
Bước 5: Bộ phận quản lý cổ đụng PVS tiến hành cập nhật số liệu chi
trả cổ tức vào hệ thống
Bước 6: Căn cứ vào biểu phớ chi trả cổ tức đó quy định P.LK&QLCĐ
tớnh phớ dịch vụ chi trả cổ tức. Sau đú P.LK&QLCĐ gửi số liệu đợt chi trả cổ tức và phiếu yờu cầu thanh toỏn phớ dịch vụ tới CTCP.
Bước 7: P.LK&QLCĐ làm thủ tục thanh toỏn phớ dịch vụ trả cổ tức
Bước 8: Tiến hành lưu hồ sơ đợt chi trả cổ tức (theo cỏc văn bản đó phỏt hành)
Quy trỡnh trả cổ tức bằng cổ phần
Bước 1: P.LK&QLCĐ tiếp nhận cụng văn thụng bỏo của CTCP về
việc chi trả cổ tức trong đú nờu rừ mức chi trả cổ tức, thời hạn chốt danh sỏch cổ đụng để nhận cổ tức
Thụng bỏo trả cổ tức của CTCP được thực hiện theo mẫu: BM-QT-07-
08-03
Trong thụng bỏo chi trả cổ tức bằng cổ phần phải ghi rừ địa điểm nộp sổ cổ đụng
Bước 2: P.LK&QLCĐ tạm dừng việc chuyển nhượng để lập danh sỏch
được hưởng quyền nhận cổ tức theo thời hạn do CTCP thụng bỏo
Bước 3: P.LK&QLCĐ thụng bỏo cho CTCP danh sỏch cỏc cổ đụng
được nhận cổ tức và khối lượng cổ phần được nhận tương ứng với số cổ phần hiện cú.
Bước 4: P.LK&QLCĐ thu lại sổ cổ đụng và viết giấy hẹn nhận lại sổ
cổ đụng
Bước 5: P.LK&QLCĐ trỡnh Chủ tịch hội đồng quản trị CTCP hoặc
người cú thẩm quyền ký xỏc nhận tăng thờm số cổ phần trờn Sổ cổ đụng.
Bước 6: Căn cứ vào giấy hẹn trả Sổ cổ đụng và CMTND của Cổ đụng
P.LK&QLCĐ tiến hành trả lại sổ cổ đụng cho cỏc cổ đụng
Bước 7: P.LK&QLCĐ làm thủ tục thanh toỏn Phớ dịch vụ trả cổ tức. Mức phớ dịch vụ trả cổ tức dựa trờn biểu phớ do PVS quy định
Bước 8: P.LK&QLCĐ lưu hồ sơ, kết thỳc đợt chi trả cổ tức bằng cổ phiếu.
2.2.2.3.Hoạt động chuyển nhượng chứng khoỏn chưa niờm yết.
Quy trỡnh này nhằm hướng dẫn hoạt động nhận và xử lý hồ sơ chuyển nhượng chứng khoỏn của Phũng Lưu ký và Quản lý Cổ đụng trong Ban Kinh doanh và Dịch vụ Chứng khoỏn, cỏc Chi nhỏnh thuộc Cụng ty Cổ phần chứng khoỏn Dầu khớ. Quy trỡnh này bao gồm cỏc bước cụ thể như sau:
Bước 1: nhận hồ sơ của khỏch hàng. Trong bước này bao gồm hai
bước nhỏ, cụ thể như sau:
Hướng dẫn khỏch hàng nộp hồ sơ chuyển nhượng
Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành nhận hồ sơ của khỏch hàng dựa trờn yờu cầu của từng loại chứng khoỏn chuyển nhượng (Yờu cầu được thực hiện dựa trờn Quy chế chuyển nhượng của từng loại chứng khoỏn).Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, đảm bảo tớnh hợp lệ, đầy đủ thụng tin của của mỗi bộ hồ sơ chuyển nhượng.Thụng thường một bộ hồ sơ chuyển nhượng được cho là hợp lệ phải đầy đủ một số giấy tờ cơ bản sau đõy:
- Đơn đề nghị chuyển nhượng (Mẫu 01) : Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng cú trỏch nhiệm hướng dẫn Khỏch hàng ghi đầy đủ thụng (Ngày thỏng, thụng tin bờn chuyển nhượng, bờn nhận chuyển nhượng, số cổ phần đề nghị chuyển nhượng, ký xỏc nhận)
- Sổ cổ đụng của Bờn chuyển nhượng và Bờn nhận chuyển nhượng (nếu cú)
- Bản sao giấy Chứng minh nhõn dõn của Bờn chuyển nhượng và Bờn nhận chuyển nhượng
- Bản sao Đăng ký kinh doanh (cú cụng chứng nhà nước), Quyết định Bổ nhiệm Giỏm Đốc, Giấy ủy quyền cho người đi làm thủ tục chuyển nhượng (Trong trường hợp là tổ chức)
- Húa đơn nộp phớ chuyển nhượng
Kiểm tra tớnh hợp lệ của hồ sơ chuyển nhượng
- Kiểm tra tớnh hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ chuyển nhượng
- Kiểm tra số dư chứng khoỏn : Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng sẽ tiến hành kiểm tra số dư chứng khoỏn của Bờn chuyển nhượng bằng phần mềm. Nếu số dư đủ điều kiện để chuyển nhượng theo Đơn đề nghị chuyển nhượng thỡ Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành viết Phiếu nhận hồ sơ (mẫu 02) trả cho cỏc bờn tham gia chuyển nhượng.
- Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ tiến hành đỏnh số thứ tự tương ứng với số hồ sơ chuyển nhượng đó nhận trong ngày
- Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ phải chịu hoàn toàn trỏch nhiệm về tớnh hợp lệ của bộ hồ sơ chuyển nhượng sau khi đó ký tờn vào phiếu nhận hồ sơ
- Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ bàn giao cho Cỏn bộ Quản lý chuyển nhượng vào cuối ngày làm việc (Lập sổ bàn giao chứng từ và hai bờn cựng ký xỏc nhận số hộ hồ sơ chuyển nhượng)
- Cỏn bộ quản lý chuyển nhượng cú trỏch nhiệm kiểm tra lại Hồ sơ chuyển nhượng, nếu thấy thiếu sút hoặc chưa hợp lệ thỡ phải yờu cầu Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ bổ xung, xử lý
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng, ký sổ bàn giao. Cỏn bộ quản lý chuyển nhượng sẽ phải hoàn toàn chịu trỏch nhiệm với cỏc Hồ sơ chuyển nhượng đó nhận bàn giao.
Bước 2: xử lý hồ sơ của khỏch hàng.
Sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ, Cỏn bộ quản lý chuyển nhượng tiến hành theo cỏc bước sau:
- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự và theo ngày nhận hồ sơ;
- Thực hiện chuyển nhượng: Trong trường hợp Bờn nhận chuyển nhượng đó là cổ đụng (Kiểm tra bằng số Chứng minh nhõn dõn) thỡ sử dụng luụn tài khoản lưu ký đó cú;
- In Sổ : Kiểm tra số lượng cổ phần in trờn sổ với số lượng cổ phần trong đơn đề nghị chuyển nhượng.Cỏn bộ quản lý chuyển nhượng kiểm tra lại một lần nữa rồi ký nhỏy vào sổ trước khi chuyển cho lónh đạo phũng ký, đúng dấu.
- Sau khi lónh đạo phũng đó ký đúng dấu vào sổ cổ đụng của khỏch hàng. Cỏn bộ quản lý chuyển nhượng cú trỏch nhiệm bàn giao lại cho Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ trước 01 ngày so với ngày đó hẹn khỏch hàng đến nhận sổ cổ đụng
Bước 3: trả kết quả cho khỏch hàng.
Cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ nhận sổ cổ đụng, xỏc nhận cổ phần…từ người phụ trỏch chuyển nhượng và cú trỏch nhiệm trả kết quả cho khỏch hàng đỳng ngày ghi trong phiếu nhận hồ sơ