III/ Nội dung tổ chức công tác nhập xuất vật liệu trong DNSX
5.Báo cáo quyết toán
Song song với việc hạch toán theo thời gian đối với các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu là việc hạch toán giá thành của XN theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy khi kết thúc một đơn hàng XN tiến hành quyết toán vật t theo đơn hàng nhằm xác định mức tiêu hao vật t thực tế. Trên cơ sở đó đề ra nhứng biện pháp tối u nhằm giảm thiểu vật t tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm. 73
6. Kiểm kê vật t
Theo chế độ thống kê kế toán của Nhà nớc 0h ngày 1/7 và 0h ngày 1/1 hàng năm kế toán tiến hành kiểm kê và lập biên bản kiểm kê theo mẫu sau:
Biểu số 18
Xí nghiệp Giấy TTXK
Biên bản kiểm kê
0h ngày 1/1/2000 Loại vật liệu:... T T Tên vật t Đ V tín h Đơ n giá Tồn theo sổ sách Tồn theo kiểm kê Kém phẩm chất Chênh lệch Gh i ch ú Lợng Tiền Lợng Tiề n Lợng Tiền Lợng Tăn g Giảm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cộn g
Thủ trởng đơn vịKế toán trởng Tổ trởng K.kê Kế toán Thủ kho Th ký
Phần thứ ba: Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất
khẩu-kiêu kỵ Gia lâm
I/. Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu
Nh trên đã trình bày, xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ mới chính thức đi vào hoạt động thử nghiệm và sản xuất sản phẩm đợc gần ba năm, trong thời gian ngắn ngủi đó bằng sự nỗ lực, cố gắng của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cơ quan chủ quản và các đơn vị bạn. Xí nghiệp đã vơn lên và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt, xí nghiệp đã tìm đợc chỗ đứng trên thị trờng, ổn định và phát triển sản xuất.
Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng củng cố và hoàn thiện. Nó đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp giầy, tôi rút ra một số nhận xét sau:
1. Ưu điểm:
- Về tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức gọn nhẹ, khoa học có nề nếp, cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhng có năng lực và trình độ nghiệp vụ. Họ đợc đào tạo và vận dụng khá linh hoạt về chế độ kế toán hiện hành, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tơng trợ lẫn nhau trong công tác.
- Việc cung cấp số liệu giữa các bộ phận kế toán và cung cấp số liệu để lập báo cáo nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Trong công tác hạch toán kế toán đợc thực hiện khá tốt, hợp với điều kiện tổ chức sản xuất thực tế của xí nghiệp. Tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t ở xí nghiệp đ- ợc theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng rõ ràng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ưu điểm nổi bật ở đây là xí nghiệp tổ
chức việc ghi chép ban đầu tơng đối tốt từ khâu nhập xuất vật liệu, kiểm kê vật liệu cuối kỳ, lập bảng phân bổ ...đây là điều kiện thuận lợi để kế toán tổ chức ghi chép đợc chính xác, cung cấp thông tin nhan, kịp thời trong công tác hạch toán.
Ngoài ra trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp mà xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít sổ sách giấy tờ.
Trong công tác đánh giá vật liệu, xí nghiệp đánh giá vật liệu xuất kho theo ph- ơng pháp nhập trớc - xuất trớc. Phơng pháp này có tính chính xác cao từ khi nhập kho cho tới khi xuất kho vật liệu. Mặt khác xí nghiệp đã tập hợp chi phí và phân bổ chi phí thu mua vật t cho từng lần xuất kho đã đảm bảo cho vật t xuất kho đúng giá trị thực tế.
Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song phù hợp với xí nghiệp về trình độ kế toán - thủ kho. Việc theo dõi đối chiếu giữa kho và phòng kế toán nhanh, quản lý tốt một số lợng vật liệu mẫu mã nhỏ nhng giá trị lớn.
Trong công tác quản lý vật liệu, xí nghiệp có hệ thống kho tàng tơng đối tốt. Xí nghiệp đã thành lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra chất lợng, số lợng vật liệu từ tr- ớc khi nhập kho; đối với vật liệu xuất kho xí nghiệp cũng xây dựng đợc hạn mức vật t nhằm quản lý tốt vật t tiêu hao hàng ngày.
Nh vậy có thể nói công tác quản lý vật liệu và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp là phù hợp với điều kiện của xí nghiệp hiện nay.
2. Nhợc điểm:
Bên cạnh những u điểm nêu trên, công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng còn một số điều tồn tại, đó là:
- Do đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt lợng nên một cán bộ kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc kế toán còn làm tắt, cha thực sự đúng yêu cầu.
- Sử dụng thiếu sổ sách: thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại.
- Trong công tác kế toán còn một số vấn đề cần xem xét lại. Đó là:
+ Về công tác phân loại vật liệu: đặc điểm vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nhng xí nghiệp cha có “Sổ danh điểm vật t”, cha tạo lập một bộ mã vật t để phục vụ công tác quản lý theo dõi đợc dễ dàng. Mặt khác xí nghiệp lại phân loại vật
liệu theo nguồn hàng nhập. Nguồn nhập từ nớc ngoài đợc coi là vật liệu chính còn nguồn nhập từ trong nớc đợc coi là vật liệu phụ. Các phân loại trên là cha chính xác.
+ Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu xí nghiệp áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song. Phơng pháp này tuy đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhng việc ghi chép bị trùng lặp, khối lợng ghi chép lớn. Hơn nữa việc đối chiếu kiểm tra tiến hành vào cuối tháng, do đó kế toán tốn nhiều thời gian mà chức năng kiểm tra chỉ đợc phát huy vào cuối tháng. Có thể nói bỏ ra nhiêuc ông nhng hiệu quả mang lại không nhiều. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Về quyết toán vật liệu theo đơn hàng: Xí nghiệp tổ chức theo dõi vật t tiêu hao theo hạn mức mà hạn mức này thực tế là đợc phòng kỹ thuật - KCS và phòng kế hoạch vật t tính toán dựa trên định mức kỹ thuật xác nhận với chuyên gia nớc ngoài khi ký kết hợp đồng. Hệ thống định mức tiêu hao vật t cho một sản phẩm mới nhiều khi xây dựng trên kinh nghiệm từ sản xuất sản phẩm có nét đặc trng tơng tự từ trớc chuyển sang mà không xuất phát từ thực tế sản xuất nên cha tiết kiệm đợc vật liệu, chỉ xác định đợc mức tiêu hao vật liệu thực tế khi kết thúc đơn hàng mà không xem xét đợc định mức đó hàng ngày.
+ Về việc thu mua nguyên vật liệu mà trong nớc không sản xuất đọac phải nhập khẩu thì thông tin giá cả còn bị hạn chế, khi hàng về tới cảng xí nghiệp không có ngời địa diện nên phải bỏ ra các chi phí đi lại, bến bãi, chi phí bảo quản chờ khi lấy hàng, chi phí vận chuyển từ cảng về xí nghiệp mà số chí phí này lại khá lớn.
+ Về thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp: Do xí nghiệp cha có hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán. Do đó nhiều mẫu biểu, các báo cáo đều lập bằng tay dẫn tới khối lợng công việc nhiều, dễ có sai sót, nhầm lẫn khi tính toán.
II/. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu
Trên đây là một số những vấn đề còn tồn tại trong kế toán vật liệu ở xí nghiệp. Cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ vật t đang tìm những biện pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu, bản thân tôi với góc độ là một sinh viên học chuyên ngành kế toán thực tập tại xí nghiệp, tôi cũng có một số suy nghĩ và đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp.
1. ý kiến về xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”
- Xí nghiệp cha có máy vi tính do đó để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra đợc dễ dnàg và phát hiện những sai sót.
Xí nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này là tập hợp toàn bộ các vật liệu ở xí nghiệp. Sổ này do kế toán vật liệu kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng lên.
- Trong sổ danh điểm vật liệu, mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy csch của vật liệu trên cơ sở kết hợp với hệ thống thống kê kế toán thống nhất đã đợc ban hành. Sổ danh điểm vật liệu phải đợc sử dụng thông nhất trong phạm vị toàn cí nghiệp nhằm đảm bảo sự phối hopự chặt chẽ giữa các bộ phận trong xí nghiệp trong công tác quản lý vật liệu. Hơn nữa xí nghiệp cần tiến hành tạo lập bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính sau này. Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào các đặc điểm sau:
+ Dựa vào số loại vật liệu
+ Dựa vào số nhóm trong từng loại + Dah vào số thứ trong từng nhóm Cụ thể cách lập nh sau:
Trớc hết căn cứ vào cách phân loại vật liệu để lập bộ mã Loại vật liệu chính : mã số 1 Loại vật liệu phụ : mã số 2 Loại nhiên liệu : mã số 3 Loại vật liệu thay thế : mã số 4 Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành nhóm. Ví dụ:
Vật liệu chính: Nhóm da lộn : mã số 1 Nhóm da bóng : mã số 2 Nhóm da thô : mã số 3 Nhóm da nhăn : mã số 4 .... Vật liệu phụ:
Nhóm dây giầy dẹt đen 0.95 : mã số 1 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.00 : mã số 2 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.05 : mã số 3
Thứ vật liệu trong từng nhóm tuy nhiều nhng số vật t mới không quá 1000 nên ta sử dụng 3 chữ số để biểu thị. Cònq uy cách vật liệu từng loại tuy thật chi tiết cũng không quá 100 nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị. Nh vậy bộ mã vật liệu sẽ bao gồm 10 chữ số:
3 chữ số đầu : Số hiệu tài khoản
1 chữ số thứ t : Loại vật liệu ( chính - phụ) 1 chữ số thứ năm : Nhóm vật liệu trong loại 3 chữ số tiếp theo : Biểu hiện thứ vật liệu 2 chữ số cuối : Biểu thị quy cách vật liệu Nh vậy mẫu, mã danh điểm vật liệu có thể lập theo bảng
Sổ danh điểm vật liệu
Nhóm Danh điểm vật liệu
Tên nhãn vật liệu Đơn vị tính
Giá hạch toán Ghi chú
1521 15211 1522 15221 152111 152112 ... 152211 Vật liệu chính Da Da lộn Da thô Vật liệu phụ Dây giầy Dây dẹt đen 0.95 Sf Sf Sf Đôi Đôi 62.160 47.915 650 (1$ = 12.950)
2. ý kiến về quản lý vật liệu
- Về tình hình cung cấp vật t: Xí nghiệp nên lựa chọn và sàng lọc ra những khách hàng gần mà có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh thành những bạn hàng cung cấp thờng xuyên, tín nhiệm. Điều này có loị cho xí nghiệp không những về chi phí vận chuyển, khả năng dự trữ vật t... mà còn có lợi cho việc thanh toán, có thể thanh toán chậm. Trong trờng hợp mua vật liệu nớc ngoài về tới cảng Hải Phòng, xí nghiệp nên có đại diện ở đó đứng ra làm thủ tục nhận hàng để giảm bớt một số chi phí không cần thiết.
- Về tình hình phân loại vật liệu nên phân loại theo mục đích sử dụng và giá trị của chúng. Vật liệu mua trong nớc nếu có giá trị sử dụng lớn, thờng xuyên và cấu thành
sản phẩm thì nên đa vào vật liệu chính. Nguợc lại vật liệu ngoại nhập nếu giá trị sử dụng nhỏ nên coi là vật liệu phụ và đa vào vật liệu phụ.
- Ví dụ: Những vật liệu đợc coi là VL chính mà đợc mua trong nớc nh: + Mút xốp các loại
+ Dây giầy
+ Giấy gói, giấy nhét, ny lon đựng giầy + Hòm carton đựng sản phẩm
+ Đế giầy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Và những vật liệu nhập khẩu có thể coi là vật liệu phụ nh: + Bàn chải quét keo
+ Bánh mài tre + Bánh mài cớc ...
- Về tính hình sử dụng vật liệu: Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu phải đợc xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Ngoài ra phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thởng phạt nghiêm minh với việc tiết kiệm cũng nh lãng phí nguyên vật liệu. Bên cạnh đó phải có sự kiểm chứng, báo cáo, thông tin phản hồi vật t hàng ngày. Từ đó kiểm tra đợc hạn mức kế hoạch tại tất cả các phân xởng sản xuất trong xí nghiệp. Thông qua việc tiêu hao vật t thực tế và hạn mức kế hoạch mà xí nghiệp có sự chuẩn bị mua sắm, dự trữ vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục.
Thực hiện kiểm tra giám sát mặt giá trị của vật liệu: tổ chức xuyên suốt số liệu từ phòng vật t - kho - phân xởng - phòng kế toán. Từ đó sẽ đa ra những thông tin để dự báo dự trữ, chủ động thu mua và cung cấp vật liệu.
3. Về hạch toán vật liệu:
Là một xí nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng giầy, do đó sản phẩm luôn biến động, nhanh lạc hâu, vấn đề nắm bắt thông tin, xử lý thông tin nhanh là rất cần thiết cho xí nghiệp do vậy xí nghiệp nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán nói riêng và các phòng ban nói chung để giảm bớt việc đi lại, nắm bắt đợc thông tin nhanh.
Cụ thể nếu ở kho, phòng vật t, phân xởng, phòng kế toán đều có máy vi tính, các bộ phận cập nhật số liệu vào máy theo chức năng của mình thì muốn biết vật liệu đang luân chuyển ở đau chỉ cần truy cập trên máy vi tính là biết.
Về hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phơng pháp thẻ song song vào hạch toán vật liệu. Qua quá trình áp dụng, tôi thấy nó cha phát huy hết chức năng kiểm tra của kế toán mà còn làm cho kế toán mất thời gian theo dõi về mặt số lợng. Để làm cho quá trình chuyên môn hoá đi sâu trong từng công việc tạo ra sự khép kín trong quy trinhf làm việc, xí nghiệp nên hạch toán chi tiết bằng phơng pháp sổ số d.
Việc áp dụng phơng pháp này sẽ phát huy mặt mạnh của từng khâu. Thủ kho sẽ chuyên theo dõi về mặt số lợng, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Mặt khác, đội ngũ kế toán ở xí nghiệp tơng đối năng dộng nên việc làm trên không khó.
Cụ thể khi áp dụng phơng pháp “Sổ số d” ở kho nguyên liệu không có gì thay đổi về phơng pháp ghi chép việc vào thẻ nh phơng pháp thẻ song song, phơng pháp này còn