II. Thực trạng về Chuyển tiền điện tử tại Sở Giao Dịch I
2.1.2.2. Hạch toán, xử lý Lệnh chuyển tiền đến :
- Đối với Lệnh chuyển Có :
Nợ tài khoản chuyển tiền đến năm nay. Có TK thích hợp (TK khách hàng).
Trờng hợp chuyển tiền có giá trị cao: sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận đợc điện xác nhận của NHA thì NHB hạch toán Lệnh chuyển tiền Có giá trị cao vào TK chuyển tiền đến chờ xử lý.
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay.
Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý.
Khi nhận đợc điện xác nhận của NHA, lập phiếu chuyển khoản hạch toán :
Nợ tài khoản chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Có TK khách hàng.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ :
+ Trờng hợp chuyển Nợ nội bộ NHNo&PTNT , hạch toán : Nợ TK thích hợp.
Có TK chuyển tiền đến năm nay. +Trờng hợp chuyển Nợ của khách hàng :
Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ, Tài khoản ngời nhận đủ khả năng thanh toán, hạch toán :
Nợ TKTG ngời nhận Lệnh.
Có TK chuyển tiền đến năm nay.
Sau đó gửi ngay Điện thông báo chấp nhận chuyển Nợ cho NHA và báo Nợ cho khách hàng.
Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền hợp lệ, nhng khách hàng không đủ khả năng thanh toán. Ngân hàng phải thông báo cho khách hàng nộp đủ số tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ trong phạm vi thời gian chấp nhận quy định (tối đa 24 giờ kể từ khi nhận đợc Lệnh chuyển Nợ), hạch toán:
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý. Có TK chuyển tiền đến năm nay.
Trong phạm vi thời gian chấp nhạn quy định, nêu khách hàng nộp đủ số tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ, NHB lập phiếu chuyển khoản, hạch toán :
Nợ TK thích hợp của khách hàng.
Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý.
Sau khi thời gian chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ số tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ: NHB lập điện thanh toán từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ, căn cứ Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ, lập Lệnh chuyển Nợ gửi NHA, hạch toán.
Nợ TK chuyển tiền đi năm nay.
NHB phải mở sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ không thanh toán để làm báo cáo Chuyển tiền điện tử theo quy định.
2.2.Điều chỉnh sai sót trong Chuyển tiền địên tử tại Sở Giao dịch I .
2.2.1.Điều chỉnh sai sót tại NHA:
2.2.1.1.Sai sót trớc khi truyền Lệnh chuyển tiền đi.
- Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền đợc phát hiện ngay trong quá trình lập và ngời kiểm soát cha ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán đợc sửa lại cho đúng.
- Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền đợc phát hiện sau khi ngời kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử (nhng Lệnh chuyển tiền cha truyền đi), thì phải lập biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ số lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Ngời kiểm soát. Kế toán chuyển tiền và Kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản đợc lu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng để gửi đi.
2.2.1.2.Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã truyền Lệnh chuyển tiền đi.
Khi phát hiện các sai sót nh sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngợc về, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:
a)Trờng hợp sai thiếu:
Số tiền trên Lệnh chuyển tiền nhỏ hơn số tiền trên chứng từ gốc chuyển tiền. NHA căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu, lập Lệnh chuyển
tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đến NHB. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số… ngày … tháng… năm… số tiền chuyển…” và hạch toán:
Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu: Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
(Số tiền chuyển Có
còn thiếu) Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu :
Nợ TK chuyển tiền đi năm nay Có TK thích hợp
(Số tiền chuyển Nợ
còn thiếu)
Ngân hàng A phải vào “Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót” để có số liệu phục vụ báo cáo chuyển tiền theo quy định.
b) Trờng hợp sai thừa:
Số tiền trên Lệnh lớn hơn số tiền trên chứng từ gốc chuyển tiền. - Đối với Lệnh chuyển Có sai thừa :
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (huỷ số tiền đã chuyển thừa) gửi ngay cho NHB đồng thời lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:
Nợ TK các khoản phải thu
(mở tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Có TK thích hợp
(Số tiền đã chuyển thừa trên lệnh chuyển Có)
Khi nhận đợc Lệnh chuyển Có của NHB trả lại số tiền thừa theo yêu cầu, NHA ghi xuất “Sổ theo dõi Yêu cầu chuyển Lệnh Có gửi đi”, hạch toán:
Nợ TK chuyển tiền đền năm nay Có TK các khoản phải thu
(tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
(Số tiền đã
thu hồi và chuyển trả)
Trờng hợp NHB từ chối Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi đợc tiền từ khách hàng thì NHA phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành, xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ sai thừa:
NHA căn cứ biên bản chuyển thừa lập Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa, hạch toán:
Nợ TK các khoản chờ Thanh toán khác (nếu cha trả cho khách hàng) Hoặc TK tiền gửi của khách hàng (nếu thu hồi đợc từ khách hàng).
Hoặc TK các khoản phải thu (nếu không thu hồi đợc tiền từ khách hàng). Hoặc TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ của nội bộ NHNo&PTNT VN).
Có TK chuyển tiền đi năm nay
(Số tiền đã chuyển
thừa trên Lệnh chuyển Nợ) Trờng hợp đã trả tiền cho khách hàng nhng TK của khách hàng không đủ số d để thực hiện Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đối với số tiền chuyển thừa thì NHA hạch toán vào TK các khoản phải thu (mở tiểu khoản cho ngời gây ra sai sót) sau đó tìm mọi biện pháp để thu lại, nếu không thu đợc phải quy trách nhiệm bòi hoàn theo chế độ quy định.
c) Trờng hợp sai ngợc vế.
- Xử lý sai sót.
+ Phát hiện sai sót, NHA điện tra soát ngay NHB, đồng thời lập biên bản chuyển tiền sai. căn cứ biên bản lập Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ (đối
với Lệnh chuyển Có bị sai ngợc vế) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngợc vế.
+ Khi nhận đợc thông báo chấp nhận Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ hoặc Lệnh chuyển Có (chuyển trả số tiền NHA chuyển sai) của NHB, NHA lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi NHB.
- Hạch toán điều chỉnh.
+ Lệnh chuyển Có sai ngợc vế: Nếu Lệnh chuyển Có đúng là: Nợ TK thích hợp
Có TK Chuyển tiền đinăm nay Nhng đã chuyển:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Có TK thích hợp
NHA căn cứ biên bản lập lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ gửi NHB và hạch toán toàn bộ số tiền đã chuyển sai:
Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
Nhận thông báo chấp nhận Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ của NHB, NHA lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.
+ Lệnh chuyển Nợ sai ngợc vế: Nếu chuyển đúng là
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Có TK thích hợp
Nếu đã chuyển :
Nợ TK thích hợp
NHA căn cứ biên bản, lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có gửi NHB và phiếu chuyển khoản hạch toán toàn bộ số tiền:
Nợ TK các khoản phải thu Có TK thích hợp
Khi nhận đợc Lệnh chuyển Có của NHB chuyển trả lại số tiền chuyển sai NHA hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Có TK các khoản phải thu
Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.
Nếu NHB từ chối Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có của NHA về chuyển tiền ngựơc vế do không thu đợc tiền của khách hàng, NHA phải lập Hội đồng xử lý để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây sai sót.
d) Đối với một số sai khác:
- Sai tên, số liệu tài khoản của ngời nhận Lệnh chuyển tiền , sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ …( các sai sót thuộc yếu tố kiểm soát, đối chiếu). Khi nhận đợc tra soát của NHB, NHA phải trả lời tra soát ngay đảm bảo thanh toán nhanh cho khách hàng.
- Trờng hợp TTTT phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA phải lập biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ số leẹnh, giờ, ngày huỷ Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Ngời kiểm soát, Kế toán Chuyển tiền và kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản đợc lu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng để chuyển đi.
2.2.2.Điều chỉnh sai sót tại NHB.
Khi nhận đợc Lệnh chuyển tiền bổ sung Lệnh chuyển tiền thiếu của NHA, NHB phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu với Lệnh chuyển tiền bổ sung và hạch toán
2.2.2.2.Đối với Lệnh chuyển tiền sai thừa: