- VỀ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG CÔNG TY.
3. QUY TRÌNH MÔI GỚI BĐS, LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ
Quy trình môi giới BĐS mô tả trong lý thuyết bao gồm các bước cơ bản sau: gặp gỡ ban đầu với khách hàng, gặp gỡ và tìm hiểu khách hàng sâu hơn, cùng khách hàng đến xem BĐS, kí kết hợp đồng dịch vụ môi giới, tổ chức gặp gỡ hai bên và tạo điều kiện ký kết hợp đồng giữa hai bên. Về cơ bản đó là quy
trình tiến hành một thương vụ môi giới BĐS. Ngoài ra trước đó nhà môi giới cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cho thương vụ như: nguồn BĐS, giá cả, xu hướng phát triển, các tính chất pháp luật, các quan hệ… Trên thực tế môi giới BĐS trong thực tế cũng đi theo quy trình như vậy, có điều với từng loại BĐS, khách hàng đặc thù mà có công đoạn được tiến hành kỹ càng, có công đoạn được bỏ qua. Ở chuyên đề này sẽ nêu ra những vấn đề lý thuyết dưới góc độ xem xét trên thực tế.
• Thu thập nguồn BĐS.
Một nhà môi giới BĐS luôn có những nguồn BĐS cho riêng mình, nguồn này có thể có được từ nhiều phía trong xã hội. Cụ thể là:
Sách báo phổ thông, Internet: Đây là nguồn thông tin dồi dào, cập nhật nhất về nhu cầu bán, cho thuê BĐS, đặc biệt là từ internet. Báo "Mua và bán", Tạp chí "Bất động sản", "Thị trường bất động sản", "thị trường chứng khoán", "Thế giới bất động sản" … rất nhiều thông tin có thể tìm thấy trong những tạp chí này. Ngoài những thông tin có sẵn, nhà môi giới cũng có thể sử dụng báo chí, internet để đăng tin tìm các loại BĐS. Thực tế là ngày nay internet phát triển khiến cho việc tìm kiếm thông tin được dễ dàng hơn song đồng thời cũng nảy sinh những vấn đề phức tạp. Vì internet là nơi thật giả lẫn lộn, những thông tin cần được sàng lọc kĩ càng cộng với một chút kinh nghiệm của người môi giới. Công ty Sao Việt Sông Đà đã lập ra một tràng web riêng của công ty và cho phép trao đổi thông tin nhà đất trên trang web đó.
Văn phòng môi giới: Nguồn thông tin thứ hai có thể kể đến là từ các văn phòng môi giới khác. Các văn phòng có thể sẵn sàng chia sẻ lợi ích với nhau để cùng thực hiện thương vụ môi giới. Dù rằng vẫn có sự cạnh tranh
giữa các văn phòng nhưng việc này có thể được thực hiện bằng các môi quan hệ tốt và lợi ích xứng đáng.
Cơ quan Nhà nước, công ty kinh doanh: Các cơ quan Nhà nước có chức năng quản lí như Bộ Xây dựng, Bộ Đầu tư, Bộ Thương mại... là những nơi có nhiều thông tin về các dự án, công trình BĐS. Các công ty xây dựng, kinh doanh cũng là nơi có nguồn cung BĐS lớn. Việc quan hệ với các cơ quan này có những sự phức tạp nhất định. Công ty Sao Việt Sông Đà với tiểm lực khá mạnh, có thể nhận được những công trình lớn và có thể nhận được các thông tin mang tính nội bộ nhất định về các dự án của nhà nước. Đó là một lợi thế rất lớn của công ty.
Ban quản lý nhà: và Ban quản lí dự án. Cũng giống như một cơ quan nhà nước nhưng trong thực tế việc tiếp xúc với các ban này thường khó hơn.
Ngân hàng: Thông tin về những BĐS phát mãi. Thông tin này không được công bố rộng rãi vì vậy cần phải chủ động tìm hiểu. Thực tế tại công ty Sao Việt Sông Đà những thông tin từ nguồn này là hầu như không có.
Khách hàng: Thông tin từ chính khách hàng về BĐS cần bán, cho thuê của họ hay người quen của họ. Ngoài ra còn có thể thu nhận thông tin từ những người khác mà nhà môi giới có quan hệ hay gặp gỡ. Đây cũng là một nguồn thông tin khá hữu ích và dễ tiếp cận. Mọi nhà môi giới đều có những quan tâm đến nguồn thông tin này.
Đi thực tế: Đây là nguồn thông tin quan trọng thông qua việc đi tìm hiểu thực tế. Cũng có thể trực tiếp gửi quảng cáo, nhu cầu tìm BĐS tại các khu vực, tòa nhà, khu phố mà nhà môi giới cần tìm. Để tìm được những thông tin loại này đòi hỏi nhà môi giới cần có những kinh nghiệm nhất định trong nghề. Những thông tin như thế này không dễ kiếm nhưng nhiều khi lại rất hữu ích và thường thì không có thông tin giả tạo.
Trên thực tế, như tại công ty Sao Việt là một công ty lớn và chuyên tìm các nguồn cung BĐS từ các dự án đầu tư xây dựng lớn. Công ty tham gia nhiều lĩnh vực trong BĐS như kinh doanh đầu tư, môi giới, định giá, chính vì vậy mà lĩnh vực môi giới của công ty có thể có nguồn BĐS từ trong nội bộ của công ty. Ngoài ra công ty có những môi quan hệ tốt đẹp với các nhà đầu tư khác nên có thể tìm được nguồn BĐS dựa vào các thông tin nội bộ.
• Tìm hiểu thông tin về BĐS và các thông tin liên quan.
Đây là một bước rất quan trọng ảnh hưởng rất nhiều đến việc thương vụ có nhiều khả năng thành công hay không. Điều đáng tiếc là nhiều nhà môi giới lại chưa thật sự có sự đầu tư xứng đáng cho công đoạn này.
Những nguồn thông tin về tình trạng pháp lí BĐS có thể tìm thấy thông qua các nguồn sau:
Chính quyền địa phương và các cơ quan Thông tin liên quan đến BĐS cũng có thể tìm thấy thông qua Tổ trưởng dân phố, dân cư xung quan BĐS, UBND phường, công an phường.
Phòng, Sở thuế: Là nơi có thể cung cấp nguồn thông tin tiềm năng tuy vậy lại có nhiều vấn đề phức tạp đối với thông tin. Đôi khi có thể lấy được những thông tin liên quan đến quy mô mua bán và giá cả thực hiện. Tuy vậy để có được những thông tin này nhà môi giới cần có mối quan hệ tốt. Đây cũng là điểm cần nhấn mạnh hơn nữa, đối với nhà môi giới, chất lượng thông tin phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ. Công ty Sao Việt cũng như những người làm môi giới khác thường ít khai thác được nguồn thông tin này do tính chất phức tạp của nó.
Điều tra thực tế: Là một phương pháp thu thập thông tin có tính chất trực quan nhất. Nhà môi giới tự tìm hiểu thông tin về BĐS thông qua quan sát, tìm hiểu những thông tin xung quanh BĐS. Tuy vậy, điều tra thực tế cũng là phương pháp khá vất vả và đòi hỏi nhà môi giới có sự khéo léo trong
việc thu thập thông tin. Nếu không rất có thể họ sẽ nhận được những thông tin sai lệch.
Sổ đỏ, hồng
Nhà môi giới phải biết rõ về tình trạng pháp lí của BĐS cần bán. Họ không có nhiệm vụ, phải giải quyết các vướng mắc liên quan đến tình trạng pháp lí của BĐS và nhiều khi dù muốn họ cũng không có khả năng làm việc này. Tuy nhiên những kiến thức và kinh nghiệm của nhà môi giới sẽ giúp họ đánh giá được tình trạng pháp lí của BĐS. Nguồn thông tin quan trọng nhất thường là do chính chủ nhà cung cấp. Họ là người hiểu rõ và đầy đủ về những vấn đề pháp lí của BĐS tuy vậy đôi chỗ chủ nhà vẫn có những sai lầm trong nhận thức về các vấn đề pháp lí này. Vì vậy vai trò của nhà môi giới là thu thập các giấy tờ mà chủ sở hữu có. Đồng thời trong lúc này cũng chỉ cho chủ sở hữu (nếu có) những thiếu sót, không đầy đủ về mặt giấy tờ và chỉ ra những rắc rối có thể gặp khi thiếu những giấy tờ đó.
Giấy tờ quan trọng nhất là sổ đỏ (sổ hồng). Ngoài ra là các giấy tờ liên quan như hợp đồng mua bán công chứng, giấy chứng nhận cho, tặng… Tất cả những giấy tờ này chỉ ra rằng chúng ta đang có một BĐS có thể bán được với người chủ chính thức của nó. Trong trường hợp mua bán các quyền liên quan đến công trình đang xây dựng thì cần có giấy phép xây dựng, quyết định giao đất với mục đích xây dựng nhà ở… Trên thực tế nếu môi giới một BĐS không có sổ đỏ thì mọi việc diễn ra sẽ phức tạp hơn. Nhà môi giới cần xem xét các giấy tờ của chủ nhà để có thể xin được sổ đỏ như: hóa đơn đóng thuế đất, điều kiện cụ thể của khu đất, thái độ của chính quyền địa phương với khu đất đó… Sau đó nhà môi giới cần hướng dẫn cho chủ nhà việc xin cấp sổ đỏ. Quy trình này dẫn đến phát sinh vấn đề trong việc thời hạn các khoản thanh toán giữa hai bên và do vậy nhà môi giới cần giải quyết tốt các vấn đề này.
Ngoài ra nhà môi giới có những nguồn thông tin khác mang tính cơ bản hơn, đó là:
Cơ sở dự liệu cá nhân, kinh nghiệm và kiến thức
Đây là một thước đo của nhà môi giới. Các thông tin từ kinh nghiệm và kiến thức của nhà môi giới có thể không thực sự đầy đủ và cập nhật nhưng nó là nền tảng vững chắc nhất cho mọi thông tin khác. Nhà môi giới thu hoạch các thông tin của mình qua thời gian hoạt động và tạo thành một cơ sở dữ liệu. Những thông tin này đã được nhà môi giới chắt lọc và đánh giá chính xác, cụ thể.
Thông tin từ khách hàng
Sự phản hồi thông tin của khách hàng bao giờ cũng là những thông tin quý giá và hữu ích. Khách hàng của nhà môi giới sẽ phản ánh cho biết nhiều vấn đề về tình trạng của BĐS. Sự phản hồi này cũng cần được nhà môi giới đánh giá và chắt lọc lại vì có nhiều lúc là những thông tin sai lệch.
Các cơ quan cung cấp điện, nước
Nhà môi giới cần phải kiểm tra các thông tin về việc cấp thoát nước cũng như tình trạng cung cấp điện tại BĐS mục tiêu. Ngoài ra cũng cần lưu ý đến vấn đề thanh toán tiền điện nước trước kia của chủ BĐS. Những thông tin này có thể thu thập nhanh chóng nhưng có nhiều nhà môi giới lại thường bỏ qua.
Hệ thống hạ tầng vật chất
Thông tin về mạng lưới kỹ thuật hạ tầng cơ sở được cung cấp bởi chủ nhà, chủ đầu tư, cơ quan tư vấn, kiến trúc… Các cơ quan chuyên môn có khả năng cung cấp những tài liệu cụ thể về hệ thống ngầm dưới BĐS, các bản đồ về đường dây, cấp thoát nước…
Một tài liệu khác nữa là sơ đồ kỹ thuật tòa nhà hoặc bản thiết kế của tòa nhà. Vấn đề này cũng có ý nghĩa trong việc xác định xem việc xây dựng có được thực hiện phù hợp với thiết kế, giấy cấp phép xây dựng không.
Bản đồ hiện trạng, quy hoạch sử dụng đất
Nó cho phép xác định được vị trí của BĐS trong bản đồ quy hoạch.Từ đó có thể giúp các nhà môi giới có những thông tin quý báu về các vấn đề quy hoạch và phát triển của mảnh đất.
Bản đồ quy hoạch không gian và quy hoạch kinh tế xã hội
Bản đồ quy hoạch có ý nghĩa quyết định trong việc xác định khả năng sử dụng, khai thác BĐS cho những mục tiêu xác định. Cho phép nhà môi giới ước định được tính chất hữu dụng của mảnh đất cho các mục tiêu khác nhau.
Bản đồ thành phố
Nói đến BĐS là nói đến các vị trí xác định của từng mảnh đất. Do đó mỗi nhà môi giới đều cần nắm rõ thông tin về bản đồ thành phố nơi có các BĐS. Đây là một thông tin rẻ tiền và rất cần thiết cho nhà môi giới.
Bản đồ các tuyến giao thông
Để phục vụ tốt cho công việc, thuận tiện trong đi lại thì nhà môi giới cần nắm rõ các tuyến giao thông cũng như các phương tiện có thể sử dụng ở đâu. Những thông tin này có thể khai thác từ internet và các bản đồ của các công ty vận tải trong thành phố.
Sách thống kê
Những tài liệu thống kê có đề cập đến nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, trong đó có lĩnh vực nhà ở. Các tài liệu này có đề cập đến diện tích nhà ở, dân số trong khu vực và tốc độ xây dựng.
Hiện nay tại Việt Nam còn rất ít sách đề cập đến lĩnh vực BĐS nói chung và môi giới BĐS nói riêng. Để tham khảo thêm cần tìm đọc bằng các thứ tiếng nước ngoài trên internet hay đặt mua sách nước ngoài.
Đề tài của các Viện nghiên cứu
Các Viện nghiên cứu như Viện nghiên cứu Kinh tế thế giới, Viện nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương, Viện Kinh tế TP HCM, Viện nghiên cứu chiến lược… và các trường đại học kinh tế thường xuyên có những dự án nghiên cứu, phân tích những thay đổi và các hiện tượng diễn ra trên thị trường BĐS. Sau khi hoàn thành nghiên cứu, kết quả thường được công bố trên báo hay in thành sách.
Hội thảo khoa học, khóa đào tạo
Các Viện nghiên cứu, trung tâm đào tạo này cũng thường xuyên tổ chức các hội nghị khoa học và các bài báo khoa học về lĩnh vực BĐS được đóng thành tập để công bố. Các khóa học chuyên môn về lĩnh vực BĐS cũng cung cấp nhiều thông tin bổ ích cho những người quan tâm.
Thực tế tại nhiều công ty môi giới và ngay cả tại công ty Sao Việt Sông Đà thì việc điều tra những thông tin về BĐS vẫn còn dừng lại ở mức độ sơ sài. Nhà môi giới hầu như đặt niềm tin vào một số nguồn thông tin nhất định và nghe theo chứ không tổng hợp nhiều nguồn thông tin với nhau. Tại công ty Sao Việt Sông Đà, việc thu thập thông tin về BĐS thường dừng lại ở việc thu thập các thông tin về pháp lí của bên chủ sở hữu BĐS.
• Gặp gỡ ban đầu với khách hàng
Tiến hành thương vụ môi giới nhà môi giới sẽ có bước gặp gỡ ban đầu với khách hàng. Trong bước này nhà môi giới cần tạo được cảm tình cho khách hàng để khách hàng tin tưởng, tạo đà thuận lợi cho việc tiếp tục tiến hành thương vụ. Ở đây chú ý nhiều đến thái độ, ngôn ngữ cũng như cử chỉ của nhà môi giới. Tất cả cho thấy nhà môi giới có đáng tin tưởng hay không hay thậm
chí là nhà môi giới có phải là người tử tế hay không. Tại công ty Sao Việt việc xúc tiến gặp khách hàng được diễn ra khá tốt. Các nhà môi giới luôn ý thức rằng cần phải tạo cho khách hàng sự tin tưởng vào bản thân nhà môi giới. Và chính thái độ làm việc này đã góp phần không nhỏ vào việc thành công cho nhiều thương vụ môi giới. Việc gặp gỡ với khách hàng ban đầu rất quan trọng vấn đề ấn tượng ban đầu. Nhà môi giới với tác phong chuyên nghiệp sẽ tạo được lòng tin tưởng đối với khách hàng. Thực tế cho thấy nhiều người làm trong lĩnh vực môi giới BĐS đã không quan tâm đến vẻ chuyên nghiệp của mình. Nhiều văn phòng môi giới lập ra có những nhân viên phụ trách việc giao tiếp với khách hàng có cách ăn mặc xuyền xoàng, lối nói chuyện thiếu chuyên nghiệp. Sao Việt là một công ty lớn và đầu tư khá nhiều vào đội ngũ nhân viên, do vậy nhân viên môi giới của công ty có phong cách khá tốt, gây được cảm tình với khách hàng. Điều đáng quý của công ty là việc công ty xác định phương hướng kinh doanh cho mình là cố gắng trở thành những nhà môi giới BĐS chuyên nghiệp. Do vậy công ty khá chú trọng đến các giá trị đạo đức trong nghề môi giới BĐS. So với trên phương diện lý thuyết, sự gặp gỡ ban đầu với khách hàng phụ thuộc khá nhiều vào vấn đề phong tục tập quán của từng nơi. Vì vậy, nếu là một nhà môi giới hoạt động trên lĩnh vực rộng thì luôn có những sự tìm hiểu về nền văn hóa mỗi nơi để từ đó có cách ứng xử thích hợp.
• Gặp gỡ và tìm hiểu sâu hơn về khách hàng
Sau khi nhà môi giới có được sự chấp nhận của khách hàng trong bước ban
