I. khái quát chung về hoạt động kinh doanh và marketing của chi nhánh phía bắc công ty tnhh dợc phẩm đô thành
p. kinh doanh kế toán nc pt hành chính
tốt các mục tiêu của chi nhánh và mục tiêu của toàn công ty .Giúp việc cho giám đốc là trợ lý giám đốc (Không có phó giám đốc ) . Trợ lý giám đốc thay mặt cho
giám đốc kiểm tra ,giám sát và đôn đốc các bộ phận , phòng ban , thực hiện đúng tinh thần ,chỉ thị của giám đốc .Ghi chép tổng hợp toàn bộ tình hình hoạt động của công ty và đề xuất biện pháp giải quyết với giám đốc . Giám đốc chi nhánh còn có nhiệm vụ .
Lập kế hoạch tiếp thị lập kế hoạch doanh thu cụ thể đến từng món hàng,quản lý chi phí .
Thiết kế và thực hiện các công cụ tiếp thị nh tờ quảng cáo ,tài liệu kỹ thuật , quà lu niệm .
Tổ chức các cuộc tham gia hội trợ ,hội thảo .
Giúp đỡ ,đào tạo đội ngũ trình dợc viên về mặt chuyên môn ,lựa chọn thuyết trình viên về sản phẩm ,về thị trờng ,về chiến lợc, chiến thuật .
Theo dõi đờng đi của sản phẩm ,theo dõi các đơn đặt hàng ,tồn kho ,đảm bảo cung cấp đủ hàng cho thị trờng .
Hớng dẫn ghi chép vào sổ những sản phẩm mới trên cơ sở những dữ liệu ,xu hớng của thị trờng .
Phòng kinh doanh là phòng chức năng quan trọng nhất của chi nhánh công ty ,phòng kinh doanh phụ trách hai dòng sản phẩm là dợc phẩm và sản phẩm dinh dỡng ,phòng kinh doanh có các nhiệm vụ chủ yếu sau :
- Giữ mối quan hệ trực tiếp với khách hàng , theo dõi việc bán hàng ,tồn kho, theo dõi các chuyến giao hàng ,nên kế hoạch và thực hiện việc đặt hàng mới .
- Phân tích các dữ liệu về thị trờng ,theo dõi ,phân tích doanh số ,tồn kho của bạn hàng lớn ,liệt kê bạn hàng quan trọng ,thực hiện công việc tránh tình trạng thiếu hụt hàng hoá .
- Phân tích sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế ,tìm ra các nguyên nhân và giải pháp để trình lên ban giám đốc để có kế hoạch thực tế hơn ,khắc phục những yếu kém còn tồn tại .
- Thiết lập doanh thu kế hoạch và doanh thu thực tế theo từng khu vực . - Xác định mực doanh thu của trình dợc viên .
- Theo dõi thờng xuyên tình hình thay đổi giá trên thị trờng ,thiết lập kế hoạch trợ giá , thực hiện thờng xuyên thông báo tới các trình dợc viên .
- Quan hệ tốt với các phòng ban chức năng khác .
* Phòng nghiên cứu và phát triển có các chức năng chủ yếu : - Huấn luyện và đào tạo .
- Marketing .
- Nghiên cứu và phát triển .
Các chức năng của phòng đợc thể hiện qua hoạt động của phòng nh: - Tổ chức huấn luyện ,tập huấn cho đội ngũ trình dợc viên .
- Tổ chức cho trình dợc viên học tập nắm đợc tính năng tác dụng ,chỉ định ,chống chỉ định,các kiến thức về sản phẩm để trình dợc viên làm nhiệm vụ của mình .
- Quản lý hoạt động của trình dợc viên tại Hà Nội và các tỉnh ,phổ biến các chơng trình hành động của công ty tới trình dợc viên để họ tổ chức thực hiện .
- Phối hợp với phòng kinh doanh trong các hoạt động marketing của công ty nh về quảng cáo ,phân phối ,xúc tiến hỗn hợp ... Đề xuất với ban giám đốc thực hiện các nghiệp vụ marketing .
- Nghiên cứu dự đoán xu hớng của thị trờng.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh về số lợng và gía trị ,các hoạt động cửa đối thủ cạnh tranh từ đó có các chính sách đối phó thích hợp .
* Phòng kế toán : đây là một phòng chức năng không thể thiếuđối với hầu hết các công ty ,nó là cơ quan tham mu và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ về kế toán ,tài chính cho giám đốc . Kiểm soát và chịu trách nhiệm về toàn bộ những
hoạt động của công ty liên quan đến lĩnh vực tài chính doanh nghiệp .Các nghiệp vụ chính của phòng kế toán là :
- Kế toán thống kê ,phân tích các hoạt động kinh tế ,các hoạt động tiêu thụ sản phẩm .
- Thủ quỹ ,thanh quyết toán thu chi ,tính toán tiền lơng ,thởng cho cán bộ công nhân viên .
- Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo điều lệ kế toán Việt Nam . - Quản lý ,tập hợp số liệu vào máy tính .
- Xây dựng kế hoạch về tài chính .
* Phòng hành chính : Đảm bảo các điều kiện làm việc của công ty nh hệ thống kho tàng ,nhà xởng ,phơng tiện vận tải ,phơng tiên thông tin liên lạc . Tổ chực điều hành công việc nh văn th ,bảo vệ , nhà kho ,phối hợp với phòng kinh doanh trong giao hàng đảm bảo đúng tiến độ ,thời gian ,thực hiện công tác nh lễ tân ,tiếp khách ...
Chi nhánh công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành có hệ thống tổ chức quản lý tơng đối hiện đại , chi nhánh đã dựa trên lòng cốt là công ty TNHH dợc phẩm Sông Nhuệ cũ nhng do điều kiện kinh doanh mới nên trong năm 1998 chi nhánh đã mở rộng quy mô của mình . Tính đến cuối năm 1998 số nhân viên của chi nhánh là 74 ngời nhng trong số đó có 42 ngời đợc tuyển trong năm1998 ,với đội ngũ nhân viên có tuổi đời rất trẻ , có trình độ , có tinh thần trách nhiệm là lực lợng chủ chốt trong việc phát triển của công ty . Tuy vậy họ vẫn còn nhợc điểm là thiếu kinh nghiệm và kiến thức thực tế và cha kịp làm quen thích nghi với môi trờng làm việc của công ty . Vả lại trong tình hình mới công ty đã đổi mới qui chế quản lý và hoạt động của mình , ngay cả những ngời làm việc lâu năm tại công ty cũng cha bắt kịp đợc tình hình mới . Điều này đòi hỏi ý thức và tinh thần trách nhiệm cao của mỗi cá nhân.
Với cơ chế quản mới hiện đại , với đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình , có tinh thần trách nhiệm và có trình độ trong thời gian tới các thành viên trong công ty sẽ nhanh chóng tiếp thu , thích ứng đợc với cơ chế quản lý mới nâng cao hiệu quả
công việc , đa công ty thành một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phân phối ở nớc ta.
1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của chi nhánh .
Công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành là công ty chuyên kinh doanh và nhận phân phối độc quyền các loại sản phẩm dinh dỡng và dợc phẩm có chất lợng cao trên toàn lãnh thổ Việt Nam . Sản phẩm phân phối của công ty chủ yếu là các mặt hàng về dợc phẩm , công ty mới chỉ nhận phân phối độc quyền sản phẩm dinh d- ỡng cho công ty MEAD JOHNSON của Hoa Kỳ từ năm 1998 . Đây là một loại sản phẩm cao cấp giàu chất dinh dõng thờng đợc dùng cho trẻ sơ sinh , bà mẹ , phụ nữ có thai , ngời bệnh cho nên loại sản phẩm này cũng có gắn bó với các mặt hàng d- ợc phẩm .
Hiện nay công ty đã phân phối hơn 60 loại sản phẩm của nhiều hãng nổi tiếng trên nhiều quốc gia . Nhóm hàng dợc phẩm của công ty bao gồm nhiều sản phẩm , sản phẩm chủ yếu mà công ty tiêu thụ PLUSSSZ với nhiều loại khác nhau . Các loại sản phẩm khác bao gồm dịch truyền ( ALVESIN , HEAS - STERIL , CHIAMIN ) các loai vitamin và khoáng chất ( KIDI , OSSIDOS ...) thuốc trị ngoài da (FLUCINAR... ) , thuốc kháng sinh , giảm đau , hạ nhiệt ... . Dựa trên tính chất đặc điểm của các loại thuốc công ty chia sản phẩm của mình thành 2 loại là hàng bệnh viện và hàng thị trờng.
- Hàng bệnh viện : Chúng ta đã biết kinh doanh dợc phẩm là một lĩnh vực kinh doanh đặc biệt bởi vì nó liên quan đến tính mạng và sức khoẻ của nhân dân . Do đó việc bán thuốc cũng nh sử dụng thuốc không thể tuỳ tiện , khi bị bệnh ngời bệnh thờng sử dụng thuốc theo đơn của các bác sĩ . Những loại thuốc mà ngời bệnh không quen dùng hoặc những loại thuốc đặc trị đợc công ty phân ra là hàng bệnh viện , ví dụ nh : ALVESIN , HEAS - STERIL, FLUCINAR...
- Hàng thị trờng : Các loại thuốc mới khi tham gia thị trờng thờng phải qua kê đơn của các bác sĩ hoặc sự giới thiệu của dợc sĩ . Trong một thời gian dài tham gia vào thị trờng khi đa số ngời tiêu dùng đã biết đợc công dụng , tính năng của thuốc , họ có thể mua và sử dụng thuốc mà không cần đến đơn của bác sĩ, lợng
thuốc này đợc sử dụng nhiều trên thị trờng đợc công ty gọi là hàng thị trờng . Một sản phẩm của công ty tiêu biểu cho nhóm hàng này là FLUSSSZ .
Để trở thành hàng thị trờng thì một mặt hàng mới có thể qua nhiều con đờng nh kê đơn của bác sĩ , quảng cáo , tiếp thị ... khi ngời tiêu dùng đã biết đợc tính năng công dụng của thuốc và đợc sử dụng một cách rộng rãi nó có thể thành hàng thị trờng . Tuy vậy một số loại thuốc mặc dù đã biết rõ tác dụng nhng không đợc dùng nh mặt hàng thị trờng ví dụ : các loại thuốc gây nghiện , thuốc có độc tính , thuốc có tác dụng phụ ...
Từ đặc điểm của các loại hàng trên ta có thể thấy đợc hai loại trung gian chủ yếu củ chi nhánh là các nhà thuốc bán lẻ và các bệnh viện ,đặc biệt là khoa dợc trong các bệnh viện .
Trong cơ cấu hàng của chi nhánh thì PLUSSSZ chiếm tơia 70% tổng doanh số toàn chi nhánh ,nhóm hàng bệnh viên chỉ chiếm khoảng 18% do đó cơ cấu hàng của công ty có sự phù hơp tốt với khí hậu muà hè ,Vì vậy việc kinh doanh của chi nhánh sẽ bị ảnh hởng khá lớn vào mùa đông khi thời tiết lạnh . Chi nhánh đang cố gắng đấu t phát triển doanh số nhóm hàng chính PLUSSSZ nhng cố gắng thúc đẩy tiêu thụ nhóm hàng bệnh viện đặc biệt là đẩy mạnh tiêu thụ nhóm hàng này tại khoa dợc của các bệnh việnnhằm cải thiện cơ cấu mặt hàng tránh tình trạng doanh số giảm sút mạnh khi thời tiết lạnh .
1.5. Các yếu tố ảnh hởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh phía bắc công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành .
1.5.1. Các yếu tố thuộc môi trờng vi mô .
- Ngời cung ứng : Chi nhánh phía bắc công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành phân phối độc quyền hơn 60 loại hàng hoá của nhiều tập đoàn có danh tiếng của các nớc trên thế giới . Những sự kiện xảy ra trong môi trờng ngời cung ứng có thể ảnh hởng rất lớn đến hoạt động marketing cũng nh hoạt động kinh doanh của công ty .Dợc phẩm là một loại hàng hoá đặc biệt do đó nhà nớc có quy định các doanh nghiệp t nhân không đợc phép nhập trực tiếp . Do đó các loại sản phẩm mà công ty phân phối phải nhập khẩu qua một số doanh nghiệp nhà nớc đợc quyền
nhâpj khẩu dợc phẩm nh công ty dợc phẩmtrung ơng I , công ty dợc phẩm hà tây ,công ty dợc phẩp Hà Nội HAPHACO .
Công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành có mối quan hệ mật thiết với văn phòng đại diện của TradeWind tại Việt Nam ,đây là một công ty của Hungary chuyên nhập khẩu và tiếp thị các loại sản phẩm PLUSSSZ và sản phẩm dinh dỡng mà Đô Thành nhận phân phối . Nhiệm vụ chủ yếu của TradeWind tại Việt Nam là quảng cáo và tiếp thị cho các loại sản phẩm PLUSSSZ và MEAD JOHNSON . TradeWind phối hợp với Đô Thành làm nhiệm vụ này nhằm đẩy mạnh doanh số bán ra mang lại lợi ích cho cả hai bên .
Những thay đổi từ phía ngời cung ứng sẽ ảnh hởng trực tiếp hoạt động của công ty . Chẳng hạn ngời cung ứng thay đổi giá bán hay đẩy mạnh quảng cáo ...sẽ gây ra ảnh hởng trực tiếp tới tình hình kinh doanh của công ty nh ảnh hởng tới doanh số ,lợi nhuận , uy tín của công ty với khách hàng .
- Khách hàng của công ty : Yếu tố khách hàng là yếu tố quan trọng ảnh h- ởng đến hoạt động marketing cũng nh kinh doanh của công ty . Đối tợng khách hàng của công ty có thể đợc xác định là các trung gian ,những ngời tiêu dùng cuối cùng . Khách hàng ở đây có những nét đặc biệt đó là nó gắn liền với lĩnh vực y tế . Kháchhàng của công ty bao gồm :
+ Các công ty dợc phẩm : thông thờng các công ty dợc phẩm ở các tỉnh kinh doanh đa dạng hoá các loại mặt hàng , họ sẽ phải mua nhiều loại mặt hàng của nhiều công ty khác nhau , nhiều công ty loại này đợc chọn làm đại lý cho chi nhánh công ty .
+ Các nhà thuốc bán buôn và bán lẻ : Đây là nhóm khách hàng rất quan trọng mà chi nhánh phía bắc công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành chi nhánh phía bắc luôn chú ý tới . Sản phẩm của chi nhánh có bán đợc nhiều hay ít phụ thuộc phần lớn vào sự nhiệt tình ủng hộ trong việc tiêu thụ hàng hoá của chi nhánh . Điều này đòi hỏi chi nhánh lôn có chế độ đãi ngộ thích hợp với nhóm đối tợng này .
+ Các bệnh viện : Đây là nhóm khách hàng quan trọng trong việc tiêu thụ nhóm hàng bệnh viện của chi nhánh . Nhóm hàng bệnh viện có đợc sử dụng đòi hỏi sự chặt chẽ với các bác sỹ , dợc sỹ .Chi nhánh xác định việc đa hàng vào khoa dợc của các bệnh viện là công việc rất quan trọng góp phần thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm tại đây .
+ Ngời tiêu dùng cuối cùng : Đây không phải là nhóm khách hàng trực tiếp của công ty , sản phẩm của công ty đến đợc tay ngời sử dụng đều phải qua các trung gian . Các trung gian đóng vai trò quan trọng trong phân phối hàng hoá nhng ngời tiêu dùng cuối cùng với nhận thức ,thị hiếu của mình ảnh hởng đến cầu về hàng hoá của chi nhánh và ảnh hởng trực tiếp đến việc kinh doanh của chi nhánh .
Trên cơ sở các hoạt động kinh doanh hiện tại các nhà quản trị marketing cần chú ý tới khách hàng của mình đến nhu cầu ớc muốn của họ mang lại lợi nhuận cao nhất cho mình trên cơ sở đáp ứng cao các yêu cầu của khách hàng .
- Đối thủ cạnh tranh : Bớc sang cơ chế mới cơ chế thị trờng có sự điều tiết của nhà nớc nhiều doanh nghiệp nhà nớc và t nhaan dẫ ra đời ,vấn đề về cạnh tranh đã trở thành tất yếu . Tuy vậy xét trên góc độ cạnh tranh chi nhánh đã khônh đồng nhất các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dợc phẩm đều là đối thủ cạnh tranh của chi nhánh mà mà chi nhánh xét trên phơng diện các mặt hàng cạnh tranh để từ đó xác định đối thủ cạnh tranh ,điều đó mới là quan trọng .
chi nhánh phía bắc công ty TNHH dợc phẩm Đô Thành kinh doanh tới hơn 60 mặt hàng ,do đó việc xác định đối thủ cạnh tranh cho từng mặt hàng để từ đó có chính sách điều chỉnh cho mỗi loại mặt hàng là điều rất khó khăn . Vì vậy việc phân loại đối thủ cạnh tranh để biết đối thủ cạnh tranh chủ yếu là một công việc rất quan trọng và cần thiết để từ đá đa ra chính sách thích hợp đối với các đối thủ cạnh tranh . Với các mặt hàng cạnh tranh chi nhánh phân làm hai loại là cạnh trnh cùng đẳng cấp và cạnh tranh không cùng đẳng cấp .
Hàng cạnh tranh cùng đẳng cấp là những mặt hàng có cùng tính năng công dụng và có giá bán xấp xỉ bàng nhau ,chúng cùng phục vụ cho một nhóm khách
hàng mục tiêu . Những mặt hàng cạnh tranh không cùng đẳng cấp có giá bán khác nhau và phục vụ cho những khách hàng mục tiêu khác nhau .
Ví dụ : Sản phẩm viên bổ sủi bọt PLUSSSZcủa công ty , hiện nay sản phẩm PLUSSSZ của chi nhánh chiếm khoảng 90% thị phần viên bổ sủi bọt trên thị trờng miền bắc . Đối thủ cạnh tranh cùng đẳng cấp của sản phẩm PLUSSSZ là viên sủi HALSAL và HUSOL ,đây là những loại sản phẩm của Đức do công ty dợc phẩm