III. Thực trạng trong xây dựng và quản trị hệ thống kênh phân phối của
4. Công tác kiểm tra giám sát
Khả năng kiểm soát đối với hệ thống kênh là rất quan trọng vì vậy Công ty rất chú trọng tới công tác kiểm tra giám sát sự hoạt động của các thành viên kênh. Các vấn đề mà Công ty cần kiểm soát thường là: mức độ thực hiện các cam kết liên quan đến chính sách tiêu thụ, chất lượng nhân viên phục vụ khách hàng(ý thức, thái độ phục vụ, thu thập, thống kê và truyền đạt thông tin về sản phẩm), thái độ thực hiện dịch vụ sau bán hàng…Hiện nay công ty có khả năng kiểm tra giám sát đối với hệ thống kênh phân phối là khá cao, Công ty đã xây dựng một đội ngũ các cán bộ có trình độ chuyên môn cao thuộc phòng thị trường để làm công tác kiểm tra giám sát,
Công ty cổ ph nầ bánh k o caoẹ c pấ H uữ Nghị C aử h ngà gi iớ thi uệ s nả ph m,ẩ Trung gian Người tiêu dùng cu iố cùng 1: Dòng s n ph mả ẩ 2: Dòng thông tin 3: Dòng đàm phán 4: Dòng thanh toán 1 1 1 1 4 4 3 3 2 2 2
nhóm cán bộ này có nhiệm vụ đánh giá mức độ thực hiện của hệ thống kênh liên quan đến chính sách tiêu thụ cụ thể.
Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp ở tất cả 3 miền Bắc, Trung, Nam với khoảng 183 đại lý và rất nhiều hệ thống bán lẻ. Như vậy việc quản trị các thành viên là một việc hoàn toàn không đơn giản. Việc kiểm tra giám sát các đại lý của Công ty được giao cho cán bộ thị trường phụ trách khu vực đó, họ hoạt động theo từng địa bàn nên việc quản trị của Công ty tới hệ thống kênh phân phối phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng đội ngũ nhân viên thị trường. Những nhân viên thị trường được giao nhiệm vụ phụ trách quản lý trên địa bàn của mình và phải có trách nhiệm quản lý các đại lý hiện tại đồng thời phát triển thêm những đại lý khi thị trường mở rộng, có trong việc tiếp nhận thông tin từ các trung gian và phối hợp với Công ty trong việc quản lý các đại lý, thu thập các thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó họ phải có trách nhiệm trong việc tiếp nhận đơn hàng, giao hàng cho các đại lý khi họ có nhu cầu.
Qúa trình kiểm tra giám sát hệ thống kênh phân phối của Công ty hiện nay tuy đã được cải thiện nhiều so với vài năm trước đây tuy vậy vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn vì các đại lý hoạt động trên khu vực thị trường rộng và họ không chỉ bán riêng sản phẩm của Công ty mà bán rất nhiều sản phẩm của các đối thủ khác. Đại lý của Công ty là người đại diện của Công ty trên địa bàn vì vậy một đại lý hoạt động tốt sẽ có ảnh hưởng lớn trong tâm trí khách hàng, điều đó cũng tạo một lợi thế cho hình ảnh của Công ty so với đối thủ cạnh tranh.
Với hệ thống đại lý của Công ty rộng khắp cả nước nên không tránh khỏi những khó khăn trong việc kiểm tra giám sát các đại lý bởi những yếu tố sau:
- Các đại lý thường lười bán sản phẩm mới của Công ty với lý do chính là e sợ không bán được sản phẩm
- Chậm trễ trong thanh toán
- Trểnh mảng trong bán hàng một số đại lý chỉ tích cực bán hàng vào dịp tết, dịp trung thu, còn hết vụ họ thiếu trách nhiệm trong việc bánh hàng
- Đối với các đại lý ở các tỉnh xa do điều kiện đi lại không thuận tiện nên các nhân thị trường khi xuống từng địa bàn kiểm tra thì thường thiếu thông tin hoặc thông tin chưa đầy đủ do vậy mà gây trở ngại trong công tác kiểm tra giám sát các đại lý này.
Mặc dù có những trở ngại trong việc kiểm tra giám sát các thành viên kênh nhưng ban lãnh đạo Công ty nói chung và phong thị trường nói riêng vẫn không ngừng cố gắng đưa ra những biện pháp hợp lý để quản lý tốt các thành viên kênh, tránh để những đối xử không công bằng giữa các đại lý. Để làm được điều đó Công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên thị trường trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế tốt.
Trong thời gian qua với sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty, với sự làm việc nhiệt tình của tất cả các cán bộ phòng thị trường Công ty đã thiết lập được hệ thống kênh phân phối tương đối hoàn chỉnh và có hiệu quản. Để đạt được điều đó Công ty đã có những biện pháp thích hợp trên cơ sở xem xét các tiêu chuẩn như:
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của tất cả các đại lý, xem xét các đại lý có doanh số thấp nếu chỉ đạt khoảng 20%-25% chỉ tiêu doanh số trong vòng 3 tháng mà gần như không cải thiện được tình hình thì Công ty sẽ xem xét đến việc cắt hợp đồng với các đại lý để tìm các đại lý khác đủ điều kiện làm đại lý cho công ty. Mặc dù công việc tìm một đại lý thay thế đòi hỏi nhiều công sức, thời gian nhưng để thực hiện được các mục tiêu đề ra thì việc sàng lọc, thay thế các đại lý hoạt động yếu kém là việc làm hết sức cần thiết. Trước khi tiến hành thay thế một đại lý Công ty phải tiến hành nghiên cứu cả yếu tố khách quan và chủ quan tác động tới hoạt động kinh doanh của đại lý đó, và triển vọng trong tương lai sau đó Công ty mới có quyết định chính thức.
- Để khuyến khích hoạt động của các thành viên trong kênh Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã giúp các đại lý về kỹ năng quản lý như:
+ Giúp đỡ làm thẻ kho.
+ Giúp đỡ đại lý mở sổ theo dõi doanh số bán hàng. + Giúp đỡ phần mền quản lý và kế toán cho các đại lý. + Cung cấp con dấu.
Nhìn chung công tác kiểm tra giám sát các thành viên kênh của Công ty hiện nay đã tương đối chặt chẽ và có hiệu quả nó thể hiện ở mức độ tận tụy của các đại lý trong việc bán sản phẩm của công ty, ở sự chặt chẽ trong công tác vận chuyển, biên nhận hàng, chuyển giao quyền sở hữu. Tuy nhiên công tác kiểm tra giám sát chưa bao quát rộng và chắt chẽ tới từng thị trường. Có thị trường công tác này được triển khai
rất đồng bộ, tuy nhiên ở những thị trường khó khăn trong việc đi lại thì còn tương đối lỏng lẻo.