Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được xây dựng theo các bước sau:
I.2.2.1 Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Trong bước này cần phải trả lời được các câu hỏi sau:
1. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các nhiệm vụ đơn giản đến mức nào?
2. Sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc thành các công việc thành các bộ phận cơ cấu? Hay kết hợp những mô hình nào với nhau?
3. Sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức? 4. Lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu?
5. Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâu? 6. Sử dụng cơ chế phối hợp nào?
I.2.2.2 Chuyên môn hoá công việc
Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện các mục tiêu chiến lược. quá trình chuyên môn hoá công việc được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ quá trình chuyên môn hoá
Để thực hiện quá trình chuyên môn hoá cần trả lời những câu hỏi sau: Phân tích các mục tiêu Phân tích chức năng hoạt động Phân tích công việc
1. Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động mang tính độc lập tương đối nào? Các chức năng đó có quan hệ như thế nào?
2. Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào? Các nhiệm vụ đó có mối quan hệ với nhau như thế nào?
3. Để thực hiện nhiệm vụ cần tiến hành những công việc nào? Các công việc đó có quan hệ với nhau như thế nào?
4. Mỗi công việc được tiến hành ở đâu?
5. Thời gian tiến hành mỗi công việc trong chu kỳ hoạt động? 6. Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc?