Căn cứ vào chứng từ gốc được chuyển lờn phũng kế toỏn, kế toỏn mua hàng nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh , phần mềm kế toỏn tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ Cỏi TK 331 – Phải trả nhà cung cấp.
Biểu 2-11 : Sổ nhật ký chung
CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
NHẬT Kí CHUNG Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phỏt sinh Ngày chứng từ Số hiệu Nợ Có … … …. … … … 12- Mar PN
2350 Mua giấy in mó vạch loại
70x30x150 156 33,000,000
Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000
Phải trả nhà cung cấp 331 34,650,000
03/12 PN236 Chi phớ vận chuyển 156 500,000
Phải trả nhà cung cấp 331 550,000
03/12 PC
128 Phải trả nhà cung cấp 331 550,000
Tiền mặt 1111 550,000
03/12 TT245 Phải trả nhà cung cấp 3311 10,000,000
Thanh toỏn bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000
15/12 UN
125 Phải trả nhà cung cấp 331 24,650,000 Thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn
hàng 11217 24,650,000
… … … … … …
15/12 PN
402 Mua loa bỏo động 12VDC 156 39,901,420
Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420
… … … … … …
20/12 UN145 Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420
Thanh toỏn tiền hàng 1122 … 39,901,420
.. .. … … … …
Biểu 2-12 : Sổ cỏi TK 331 – Phải trả nhà cung cấp
CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
SỔ CÁI TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Từ 01/12/2009 đến 31/12/2009 Đơn vị tớnh: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tk đối ứng Số phỏt sinh Ngày thỏng Số hiệu Nợ Cú B C D H 1 2 ….. …. …. ….
03/12 PN 2350 Mua giấy in mó vạch loại
70x30x150 156 33,000,000
03/12 PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 133
11 1,650,000
03/12 TT 245 Thanh toỏn bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000
03/12 PN 236 Thanh toỏn chi phớ vận chuyển 111
1 550,000
10/12 UN 125 Thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng
112
17 24,650,000
... .. … … … …
15/12 PN 402 Mua loa bỏo động 12VDC 156 39,901,420
…… …..
20/12 UN 145 Thanh toỏn tiền hàng 112
2 39,901,420 …………. …. …. …. Dư cú đầu thỏng: 2,501,735,000 Tổng phỏt sinh nợ: 4,604,403,000 Tổng phỏt sinh cú: 5,773,969,000 Số dư cuối kỳ: 3,671,301,000
2.2.Kế toỏn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng tại Cụng ty GS – GROUP JSC
2.2.1. Thủ tục chứng từ
Cụng ty hạch toỏn chi tiết cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng hàng ngày khi cú nghiệp vụ phỏt sinh. Từ cỏc chứng từ cú liờn quan kế toỏn nhập số liệu vào mỏy vi tớnh, phần mềm kế toỏn sẽ tự động lờn cỏc sổ sỏch bỏo cỏo thớch hợp. Cụng ty mở sổ chi tiết cho từng khỏch hàng, đối với những khỏch hàng khụng thường xuyờn và khỏch lẻ cụng ty mở chung cho một sổ. Số liệu cỏc sổ chi tiết là độc lập, khụng bự trừ giữa khoản trả trước và cỏc khoản chưa trả của những khỏch hàng khỏc nhau. Chỉ được bự trừ cụng nợ của cựng một khỏch hàng. Thị trường tiờu thụ của Cụng ty chủ yếu là trong nước, trong quỏ trỡnh bỏn hàng Cụng ty sử dụng cỏc chứng từ sau:
- Hợp đồng bỏn hàng
- Húa đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chớnh - Phiếu xuất kho
- Phiếu thu - Giấy bỏo cú
Hợp đồng bỏn hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Cụng ty và khỏch hàng. Trong hợp đồng quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cỏc bờn. Hợp đồng quy định rừ về mặt hàng, số lượng, chất lượng của hàng húa, hỡnh thức và thời hạn thanh toỏn và cỏc điều khoản cú liờn quan. Trường hợp khỏch hàng mua hợp đồng với giỏ trị nhỏ hợp đồng bỏn hàng khụng được lập, Cụng ty dựa vào chứng từ yờu cầu mua hàng của khỏch hàng để thực hiện cung cấp hàng húa.
Húa đơn GTGT: được lập khi cung cấp hàng húa cho khỏch hàng, húa đơn được lập thành 3 liờn: Liờn 1 lưu tại quyển, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 lưu chuyển nội bộ làm căn cứ ghi sổ.
Biểu 2-13 : Húa đơn GTGT
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng 41577
Ngày 12 thỏng 12 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư
Địa chỉ: Số 2 lụ F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội MST: 0101430351
Họ và tờn người mua: Nguyễn Văn Nam
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH TM và XNK Viettel Địa chỉ: Số 01 phố Giang Văn Minh,p.Kim Mó
Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: TM/CK MST: 0100109106-077
STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơnvị tớnh
Số
lượng Đơngiỏ Thànhtiền
A B C 1 2 3=1X2
1 Mực in mó vạch RIBBON WAX RESIN 300m Cuộn 300 300,000 90,000,000
Cộng tiền hàng: 90,000,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuếGTGT: 9,000,000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 99,000,000
Số tiền viết bằng chữ: Chớn chớn triệu đồng
Người mua hàng Người bỏn
hàng Thủ trưởng đơn vị
(Nguồn Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư)
Phiếu thu tiền: Do kế toỏn tổng hợp lập khi cú phỏt sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt (khi khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền mặt). Trờn phiếu thu cú đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và kế toỏn trưởng. Phiếu thu được
lập thành 3 liờn, liờn 1 lưu tại quyển, liờn 2 giao cho khỏch hàng và liờn 3 chuyển cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ sau đú chuyển cho kế toỏn ghi sổ kế toỏn.
Biểu 2-14 : Phiếu thu
CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
PHIẾU THU
Ngày 12 thỏng 12 năm 2009
Số: Nợ: 331 Cú: 1111
Họ và tờn người nộp tiền: Nguyễn Thị Mai
Địa chỉ: : Cụng ty Cổ phần Tập đoỏn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư
Lý do nộp: Khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng theo húa đơn GTGT số 41577 ngày 12/12/2009 Số tiền: 10,000,000 đồng
Viết bằng chữ: Mười triệu đồng
Kốm theo 01 chứng từ gốc: Húa đơn GTGT
Ngày…..thỏng……năm………
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ
Ngư ời lập phiế u Người nhận tiền (Đó ký và đúng dấu) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
(Nguồn Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư)
Phiếu chi: do kế toỏn tổng hợp lập, cú đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toỏn trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. Phiếu chi được lập thành 2 liờn, một liờn được lưu tại nơi lập phiếu cũn lại thủ quỹ dựng ghi sổ quỹ sau đú chuyển cho kế toỏn ghi sổ kế toỏn.
Biểu 2-15 : Phiếu chi
CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
PHIẾU CHI
Ngày 20 thỏng 12 năm 2009
Số: PC 1352 Nợ:
Cú:
Họ và tờn người nhận tiền: Nguyễn Thị Mai
Địa chỉ: Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Phỏt triển Cụng nghệ và Đầu tư Lý do chi: Chiết khấu thanh toỏn cho Cụng ty TNHH TM và XNK Viettel Số tiền: 495,000 đồng
Viết bằng chữ: Bốn trăm chớn mươi lăm ngàn đồng Kốm theo….chứng từ gốc: Ngày…..thỏng…… năm……… Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người lập
phiếu Người nhận tiền
(Đó ký và đúng dấu) (Đó ký) (Đóký) (Đó ký) (Đó ký)
Giấy bỏo cú: Phỏt sinh khi cú nghiệp vụ thanh toỏn tiền của khỏch hàng qua ngõn hàng, ngõn hàng phỏt hành giấy bỏo cú gửi về Cụng ty để thụng bỏo số tiền trong tài khoản của Cụng ty đó được tăng lờn. Giõy bỏo cú là căn cứ để kế toỏn ghi giảm khoản phải thu của khỏch hàng.
Phiếu xuất kho: Chứng từ được lập khi cú nghiệp vụ xuất kho hàng húa, đõy là căn cứ chứng thực hàng húa được giao cho khỏch hàng.
Biểu 2-16: Phiếu xuất kho
CễNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 thỏng 12 năm 2009
Số: ……… Nợ:…… Cú: ……….
Họ tờn người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam Địa chỉ (bộ phận):
Lý do xuất kho: Xuất hàng bỏn cho Cụng ty Cụng ty TNHH TM và XNK Viettel Xuất kho tại: KHO HN01
Địa điểm: Số 2 - Lụ F1 khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội
ST T Tờn hàng húa Mó số Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Mực in mó vạch RIBBON WAX RESIN 300m 100125 Cuộn 300 300 270,000 81,000,0 00 Cộng : 300 300 270,000 81,000,0 00
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tỏm mốt triệu đồng
Số chứng từ gốc kốm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
Sau khi số liệu được nhập vào mỏy vi tớnh phần mềm kế toỏn sẽ tự động lờn cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết.