D T, GVHB ,L N: oanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định
quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex
Để quá trình hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong đơn vị đạt kết quả cao nhất, trong quá trình hoàn thiện nhất thiết phải nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản sau :
Nguyên tắc tuân thủ : Quá trình hoàn thiện phải đảm bảo hoàn toàn việc tuân thủ các quy định, các thủ tục của Nhà nước, các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành ,các nguyên tắc chung do Bộ tài chính ban hành. Đây là những văn bản có tính chất bắt buộc và doanh nghiệp không được phép thay đổi.
Nguyên tắc phù hợp : Việc hoàn thiện đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hoàn thiện tuân thủ nguyên tắc tuân thủ, tuy nhiên không phải là cứng nhắc, doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng những chính sách ấy một cách sáng tạo, linh hoạt sao cho một mặt, không trái với các quy định pháp luật, nhưng mặt khác, vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác, tạo sự thuận tiện trong quá trình áp dụng và phù hợp với điều kiện có sở vật chất trong đơn vị cũng như trình độ của Bộ máy kế toán.
Nguyên tắc hiệu quả : Sản phẩm cuối cùng của kế toán chính là các thông tin tài chính. Sau mỗi bước hoàn thiện, yêu cầu về hiệu quả đạt được ở việc cung cấp thông tin sẽ phải cao hơn trước.
Ngoài ra hoàn thiện cũng phải đảm bảo cả nguyên tắc tiết kiệm (kết quả mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra), nguyên tắc khả thi (việc hoàn thiện đó có thể áp dụng được vào trong thực tế), nguyên tắc đồng bộ (việc hoàn thiện phải được đặt trong mối quan hệ với các phần hành, nghiệp vụ kế toán khác)…
Đó chính là những nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải nắm rõ để không áp dụng sai mà vẫn đạt được hiệu quả.
3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex.
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đòi hỏi phải trải qua từng bước nhất định, cần có những khoảng thời gian để chuẩn bị bởi điều này đòi hỏi nhiều yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất, tiềm lực kinh tế, hay cả sự cố gắng, nỗ lực, đoàn kết của cả một tập thể, …Từ những ý
kiến xây dựng hay những biện pháp được đưa ra cho đến khi hoàn thiện những giải pháp đó là cả một quá trình lâu dài và sẽ gặp rất nhiều khó khăn chưa kể đến những yếu tố khách quan liên tục tác động. Tuy nhiên hoàn thiện lại là yếu tố tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vì thế em muốn đưa ra một số ý kiến như sau :
* Về hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty
Đê đảm bảo tính chính xác và kịp thời, trong quá trình xuất hàng cho mỗi khách hàng công nghiệp công ty có thể viết riêng một Phiếu xuất kho để ghi nhận luôn số hàng gửi bán cho từng lần xuất. Cuối tháng sẽ căn cứ cả vào các phiếu này để xác định tổng số hàng đã được tiêu thụ trong kỳ.
* Về hoàn thiện hệ thống tài khoản ở công ty.
Để có thể phản ánh đầy đủ nhất các thông tin về kế toán cũng như tuân thủ chặt chẽ theo các quy định của nhà nước, trong quá trinh hạch toán công ty cần cân nhắc và đưa thêm vào các tài khoản :
Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá
Khi sử dụng tài khoản này công ty sẽ tách bạch đựơc rõ hơn các chi phí đã thu mua, việc xem xét, quản lý, phân bổ chi phí thu mua sẽ hữu hiệu hơn. Khi có một mặt hàng nào đó, hoặc một phương thức nào đó mà chi phí thu mua lại cao hơn ngưỡng quy định, công ty có thể dựa vào đó để có những điều chỉnh kịp thời, để đồng vốn trong kinh doanh luôn đạt đựơc hiệu quả cao nhất.
Tài khoản 157 : Hàng gửi bán
Ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán riêng cho mỗi lần xuất bán. Nếu sử dụng tài khoản 157 trong phương thức này tình hình thực tế tồn kho ở công ty sẽ được phản ánh chính xác theo mỗi lần nhập xuất mà không cần đợi đến cuối tháng, khi tổng hợp lại mới biết kết quả cụ thể như theo cách hạch toán công ty đang sử dụng.
Tài khoản 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Thực chất giá LPG trên thế giới liên tục tăng, và tăng nhanh, tuy vậy công ty vẫn nên sử dụng tài khoản này để khi rủi ro xảy ra không làm ảnh hưởng nhiều đến những chính sách mà công ty đã xây dựng như chính sách giá cả …
Tài khoản 136 : Phải thu nội bộ
Để phản ánh rõ hơn quan hệ giữa công ty với các chi nhánh, công ty nên đưa tài khoản này vào sử dụng. Vì trong một số trường hợp có những nghiệp vụ rất khó để bù trừ.
Tài khoản 521 : Chiết khấu thương mại
Tài khoản Chiết khấu thương mại cũng nên được công ty đưa vào sử dụng vì số hàng bán ra của công ty là rất lớn, đặc biệt là khối lượng hàng hoá bán buôn, điều này kéo theo những khoản chiết khấu là không nhỏ. Nếu công ty hạch toán riêng những khoản này theo một tài khoản thì việc hạch toán như vậy sẽ hoàn toàn hợp lý, lại thuận lợi cho việc so sánh và điều chỉnh giữa các kỳ kinh doanh.
* Hoàn thiện phương phương hạch toán ở công ty
Đối với một số nghiệp vụ
-- Đối với nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp
Trường hợp này công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 để thuận tiện hơn cho việc hạch toán.
BT1 : Sau mỗi lần xuất hàng Nợ TK 157
Có TK 15651
BT2 : Cuối tháng khi phát hành Hoá đơn giá trị gia tăng, tiếp tục phản ánh doanh thu và giá vốn. Doanh thu : Nợ TK 13113 Có TK 51115 Có TK 3331 Giá vốn : Nợ TK 632115 Có TK157
-- Đối với nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh:
Để đỡ phức tạp hơn cho quá trinh hạch toán, công ty có thể hạch toán luôn như sau : BT1 : Phản ánh Giá vốn
Nợ TK 632115
Có TK 151 BT2 : Phản ánh doanh thu
Nợ TK 136
Có TK 512215 Có TK 3331
-- Đối với nghiệp vụ hàng đổi hàng.
Ở nghiệp vụ này công ty nên chấp hành theo những quy định, chuẩn mực đã đề ra để hạch toán đúng theo quy định. Mặc dù khi hàng đựơc cho vay, rồi trả lại, dù hạch toán theo cách nào giá trị thu được cũng là không đổi nhưng để phản ánh đúng bản chất, việc hạch toán có thể dựa theo các nghiệp vụ sau :
BT1 : Khi xuất hàng cho vay Nợ TK 1388
Có TK 15615 BT2 : Khi được trả lại hàng vay
Nợ TK 15615 Có TK 1388
Đối với một số cách hạch toán -- Phân bổ chi phí vào Giá vốn hàng bán
Thay vì tính tất cả chi phí mua hàng vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), công ty có thể đưa số chi phí đó vào tài khoản 1562 (Chi phí mua hàng) và sau đó tiến hành phân bổ số chi phí đó theo quy định.
+ Cách phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
=
Chi phí thu mua ĐK + PS trong kỳ
x Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua HTK cuối kỳ + Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ
Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ bao gồm tổng trị giá hàng hoá trên các tài khoản TK 151,TK 156,TK 157 (Hàng mua đang đi đường + Hàng hoá còn lại trong kho + Hàng gửi bán)
+ Cách hạch toán chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632
Có TK 1562 --Lập dự phòng
Khi có các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho, công ty có thể thực hiện việc lập dự phòng.
+ Cách lập dự phòng Mức DP cần lập cho giảm giá HTK = SL HTK bị giảm giá tại thời điểm
lập BCTC x (giá gốc đơn vị của HTK ghi trên sổ KT -
Giá trị thuần đơn vị của HTK tại thời
điểm lập BCTC)
+ Cách hạch toán
- Cuối niên độ kế toán (cuối quý), xác định mức DP giảm giá hàng tồn kho cần lập lần đầu:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Niên độ kế toán sau hoăc quý sau xác định mức dự phòng cần lập.
Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này lớn hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì phải lập bổ sung số thiếu:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì hoàn nhập số chênh lệch :
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
* Hoàn thiện hệ thống sổ sách ở công ty.
Hiện nay phần lớn sổ sách ở công ty liên quan đến quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đều được thiết kế trên phần mềm kế toán của công ty. Vì thế hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán của công ty cũng đồng nghĩa với việc hoàn thiện phần mềm kế toán Gas Accounting Solution.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ nên lượng sổ sách là rất lớn. Để tiện nhất cho quá trình quản lý, khi thiết kế phần mềm công ty cần đặc biệt lưu ý đến những thông tin hay những sổ sách trùng lặp để yêu cầu bên thiết kế, quản lý phần mềm xem xét, đưa ra cách giải quyết. Do những nhà thiết kế phần mềm là những người không chuyên sâu nhiều đến lĩnh vực kế toán và cũng không có quá trình lâu dài làm việc trên phần mềm này như các nhân viên kế toán của công ty, do vậy phần mềm mà họ thiết kế ra có thể có những phần chưa thực sự phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty hoặc cũng có thể quá cồng kềnh hay trùng lặp… Trong trường hợp này công ty có thể cử ra một nhân viên kế toán tổng hợp có kinh nghiệm, am hiểu ngành nghề trợ giúp cho bên thiết kế để có được một phần mềm hoàn thiện nhất, nhất là trong giai đoạn đầu khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng.
Bên cạnh việc giảm bớt một số những sổ sách không cần thiết cho quá trình quản lý, công ty cũng nên xem xét để đưa thêm vào một số sổ sách trong quy trình hạch toán để phát huy tối đa hiệu quả của hình thức Nhật ký - Chứng từ .
BẢNG KÊ SỐ 9
Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá Tháng … năm
STT Chỉ tiêu Giá hạch toánTK 156 – Hàng hoáGiá thực tế
A B 1 2 1 2 3 4 … I. Số dư đầu tháng
II. Số phát sinh trong tháng
- Từ NKCT số … - Từ NKCT số … - …
5 6 7 8
III. Cộng (I) và (II) IV. Hệ số chênh lệch V. Xuất trong tháng
VI. Tồn kho cuối tháng (III-V)
BIỂU SỐ 2.50
Đồng thời trong quá trình hạch toán kế toán cần chú ý đưa đầy đủ thông tin quản lý cho mỗi mẫu sổ để hiệu quả quản lý là tối ưu nhất.
KẾT LUẬN
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty cổ phần Gas Petrolimex cũng không nằm ngoài số đó, điều đặc biệt hơn đây lại là một công ty lớn, số lượng giao dịch là những con số khổng lồ, những vấn đề phát sinh là không hề nhỏ hay đơn giản. Với tính chất và tầm quan trọng như vậy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá càng cần phải được quan tâm, đòi hỏi công ty phải có những chiến lựơc, quyết sách phù hợp trong quá trình hạch toán để có thể phát huy được vai trò thực sự của khâu này trong mắt xích chung của cả quá trình.
Hoàn thiện và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và cả bộ máy kế toán nói chung cũng là một cách để các doanh nghiệp duy trì và có thể đứng vững được trên thương trường đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, “không thay đổi đồng là nghĩa với chậm phát triển”.
Trong một thời gian không lâu thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, tìm hiểu tình hình thực tế kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS Trần Thị Nam Thanh và của các cô, chú anh, chị tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em đã thu nhận thêm được một số những kiến thức rất bổ ích, bổ trợ thêm rất nhiều cho những lý thuyết đã được học ở Nhà trường. Qua đó em cũng đã tìm ra được những định hướng quan trọng để phát triển và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện luận văn, mặc dù đã có những cố gắng để nghiên cứu, tìm hiểu đề tài nhưng do còn có những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm… nên bài làm của em sẽ không thể tránh được các sai sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của cô và những người quan tâm đến đề tài để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
Đ/CP : Đồng/ cổ phiếu
TK : Tài khoản
PS : Phát sinh
ĐK, CK : Đầu kì, cuối kỳ
XD : Xây dựng SXKD : Sản xuất kinh doanh
DT , GVHB ,LN : Doanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận GG, CKTM,… : Giảm giá, chiết khấu thương mại,… ĐL, TĐL : Đại lý, Tổng đại lý PTNB : Phải trả nội bộ GTGT, VAT : Giá trị gia tăng, Thuế giá trị gia tăng HH, DV : Hàng hoá, Dịch vụ NKCT, CT : Nhật ký chứng từ, Chứng từ DP : Dự phòng HTK : Hàng tồn kho SL : Số lượng BCTC : Báo cáo tài chính CN : Công nghiệp TSCĐ, CCDC :Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ TT : Thanh toán VP, CH, Cty : Văn phòng, Cửa hàng, Công ty KH : Khấu hao VKT : Vật kiến trúc … PTKH : Phải thu khách hàng
C/phí : Chi phí,
S/chữa : Sữa chữa …
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lý thuyết thực hành Kế toán tài chính - Tác giả: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
2. Các tài liệu của Công ty cổ phần Gas Petrolimex ( Số 175- Đường Giải Phóng – Hà nội)
3. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QDD- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
4. Các chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standards) xuất bản bởi Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia
5. Luận văn tốt nghiệp các khoá trước và một số tài liệu trên thư viện trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân.
6. Các trang web về kế toán như : Tapchiketoan.com, …