Do quá trình sản xuất của Công ty diễn ra ngoài trời, lợng tiêu hao vật t vào từng công trình, hạng mục công trình tơng đối lớn. Vì vậy, các đội thi công phần lớn mua nguyên vật liệu chuyển thẳng đến chân công trình không cho qua kho nhằm giảm bớt các chi phí bốc xếp không cần thiết.
Căn cứ vào khối lợng công việc đợc giao, nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, từng đội công trình sẽ phải xác định số nguyên vật liệu cần mua rồi lập "phiếu yêu cầu" xin mua vật liệu phòng kinh tế - kế hoạch, bộ phận vật t thực hiện mua vật liệu (hoặc thảo hợp đồng nếu cần) hàng về, phòng kinh tế - kế hoạch lập phiếu nhập kho. Bên cung cấp giao hoá đơn GTGT (HĐBH) cho ngời thực hiện mua hàng. Các chứng từ liên quan đến mua, nhập kho vật liệu đợc chuyển lên phòng tài vụ. Căn cứ vào các chứng từ nhận đợc (phiếu nhập kho, hoá đơn phí vận chuyển, hoá đơn GTGT), kế toán tiến hành nhập số liệu.
Từ nhu cầu sử dụng vật liệu "phiếu yêu cầu" xuất vật liệu. Phiếu yêu cầu đợc chuyển đến phòng kinh tế kế hoạch và giám đốc duyệt. Phiếu đợc duyệt, phòng tổng hợp viết phiếu xuất kho. Khi nhận đợc phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ký vào thẻ kho. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, sau đó thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng tài vụ. Kế toán tiến hành nhập liệu.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên:
- Một liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho và theo dõi.
- Một liên giao cho kế toán theo dõi vật liệu công cụ dụng cụ.
- Một liên dùng để thanh toán kèm với hoá đơn bán hàng lu lại bộ phận theo dõi công nợ.
- Một liên lu tại công sở.
Trờng hợp nguyên vật liệu mua về không qua kho mà vận chuyển thẳng đến chân công trờng (trờng hợp này Công ty rất hay sử dụng), kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi:
Nợ TK 620
Có TK liên quan
Các loại vật liệu phụ nh cọc tre, chất phụ gia…, các công cụ sản xuất nhỏ nh xẻng, xà beng…khi mua một phần hạch toán trực tiếp vào TK 621 (nếu mua tại công trình) một phần nhập kho rồi mới xuất cho công trình sử dụng (nếu đợc mua tại Công ty). ở phòng kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho, tiến hành tập
hợp và phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình để phản ánh trên bảng phân bổ số liệu, công cụ dụng cụ…
Khi công trình (cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C) hoàn thành, kế toán lập bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình (cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C).
Bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình, sản phẩm: 01 CTNBC - cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C.
Từ ngày 01/01/2004 đến ngày 31/05/2004
STT Nội dung Tiền
A-Tổng số phát sinh nợ TK 621 trong kỳ 1.558.140.459 B- Tổng số giảm trừ NVL không sử dụng vào
xây lắp trong kỳ
C- Chi phí vật liệu phân bổ kỳ này (C = A - B) 1.558.140.459 F- Đối tợng phân bổ
Tổng cộng 1.558.140.459
Cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C 1.558.140.459 Ngày…..tháng…..năm….
Kế toán trởng Kế toán ghi sổ
Trên cơ sở hoá đơn chứng từ hợp lệ đã đợc duyệt, kế toán tập hợp chi phí sữ lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ
Số 26 Ngày 31 tháng 05 năm 2004
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi
chú
Nợ Có Nơ Có
1 2 3 4 5 6
1. Thanh toán hoàn ứng 621 1.558.140.459
141 1.558.140.459
Cộng
Kèm theo….chứng từ gốc
Ngời lập Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau đó chứng từ ghi sổ này sẽ đợc ghi vào sổ: Đăng ký chứng từ ghi sổ theo đúng số hiệu, ngày tháng lập, tài khoản liên quan, số tiền.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Tháng 5/2004
STT Sổ CTGS Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Số Ngày
1 2 3 4 5 6 7 8
1 26 31/5 Xuất thẳng NVL thị trờng cho công trình cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C
621 1.558.140.459
141 1.558.140.459
Cộng
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Đồng thời số liệu này đợc ghi váo ổ chi tiết và sổ cái tài khoản 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Sổ chi tiết 621
Công trình: Cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C Quý II năm 2004
ĐVT: đồng
Ngày tháng ghi sổ
Nội dung Số hiệu TK d Số tiền
Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ 31/5 NVL mua xuất thẳng 141 1.558.140.459 31/5 Kết chuyển chi phí NVL TT 154 1.558.140.459 Cộng phát sinh D cuối kỳ 1.558.140.459 1.558.140.459
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Sổ cái tài khoản 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2004
ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 31/05 26 31/05 NVL mua xuất thẳng - công trình cải tạo và nâng cấp nhà làm việc B và C 141 1.558.140.459 31/05 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 154 1.558.140.459 Cộng PS 32.327.124.165 32.327.124.165
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị