3.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần khách sạn Hoàng Cung
Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
SVTH: HỒ THỊ ƯỚC MƠ 33
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng
mas sage S âun casi no imp erial res piano bar pano bar royar spa offic e rent al bus sine ss Cen ter tour desk room charge descrept ion GIÁM ĐỐC PGĐ LƯU TRÚ PGĐ NHÀ HÀNG PHÒNG TỔ
CHỨC HC & KH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ
secu rity
yoshihaa
res sage mas
casi no imp erial restau ran piano bar pano bar royar spa office rental bussi ness tour desk room charge descrept ion GIÁM ĐỐC PGĐ LƯU TRÚ PGĐ NHÀ HÀNG PHÒNG TỔ
CHỨC HC & KH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ
secu rity
yoshihara restaurant
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc khách sạn:
Giám đốc khách sạn là người có quyền hành và trách nhiệm cao nhất, điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn, theo dõi kiểm tra việc thực hiện của từng bộ phận.
Giám đốc khách sạn có trách nhiệm vạch ra các mục tiêu kinh doanh, tổ chức, thực hiện các kế hoạnh, thường xuyên nắm bắt thông tin về thị trường để có các quyết định tối ưu trong kinh doanh.
Giám đốc khách sạn có quyền phê duyệt các kế hoạch bồi dưỡng, quản lý, tuyển chọn, đề bạt cán bộ và kỹ luật đối với cán bộ công nhân viên cũng như quản lý tài sản, chất lượng phục vụ.
Phó giám đốc phụ trách lưu trú:
Giúp giám đốc khách sạn điều hành hoạt động kinh doanh lưu trú, chịu trách nhiệm điều hành quản lý trực tiếp đối với bộ phận lễ tân, phòng, buồng. Phó giám đốc phải nắm được tình trạng phòng và dự tính số phòng cho thuê trong tuần, tháng, nhận các thông tin từ các tổ chức gửi khách, liên hệ với khách hàng nếu xảy ra các khiếu nại.
Phó giám đốc phụ trách nhà hàng:
Giúp giám đốc khách sạn điều hành hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống của khách sạn, quản lý trực triếp bộ phận nhà hàng và bộ phận bếp; đề ra các quy chế, điều lệ, quy trình và tiêu chuẩn thao tác ăn uống, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc khách sạn về hiệu quả kinh doanh của bộ phận này.
Phòng tổ chức hành chính và kế hoạch:
Thực hiện công tác tổ chức và quản lý nhân sự khách sạn, tổng hợp lại số ngày công, số ngày nghỉ của công nhân viên…đồng thời bộ phận kế hoạch xem xét tình hình hoạt động của khách sạn, thông tin về thị trường để lập kế hoạch hoạt động cho khách sạn trong tuần, tháng, quý, năm.
Phòng kế toán:
Theo dõi tình hình thu chi của khách sạn, thực hiện việc thu chi theo quyết
định của giám đốc và kết quả lãi lổ của khách sạn. Ngoài ra còn có nhiệm vụ tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho công ty, có quan hệ với các đơn vị hoạt động tài chính trên địa bàn.
Bộ phận lễ tân:
Nhận đăng kí phòng, đặt phòng, hủy phòng của khách, làm thủ tục khai báo tạm trú của khách theo đúng quy định. Kết hợp với các bộ phận có liên quan đáp ứng kịp thời các dịch vụ mà khách yêu cầu với khả năng của khách sạn, nhận các thông tin khiếu nại (nếu có) của khách. Phối hợp với nhân viên kế toán và các bộ phận phòng ngủ để lập hoá đơn thanh toán.
Bộ phận buồng:
Có nhiệm vụ phục vụ khách đến lưu trú tại khách sạn, làm vệ sinh phòng hằng ngày, bảo quản tài sản cho khách, lập hoá đơn thanh toán các dịch vụ mà khách đã tiêu dùng trong thời gian lưu trú để tiện cho việc liên hệ thanh toán tại bộ phận lễ tân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận bảo vệ:
Có trách nhiệm hướng dẩn cho khách nơi giữ xe, vận chuyển, mang hành lý cho khách từ khi đến cho đến khi rời khỏi công ty. Có trách nhiệm bảo quản tài sản chung cho khách sạn, tình hình an ninh của khách sạn cũng như tài sản và tính mạng của khách lưu trú.
Bộ phận nhà hàng:
Phục vụ cho khách đến ăn uống tại nhà hàng, phục vu các tiệc cưới, hỏi, hội nghị…
Bộ phận bếp:
Liên hệ với bộ phận nhà hàng để phục vụ ăn uống theo đơn đặt hàng tại nhà hàng, đảm bảo an toàn về vệ sinh thực phẩm và chế biến đúng yêu cầu của khách.
Bộ phận bảo trì: Chịu trách nhiệm duy tu, bảo dưỡng, sữa chữa máy móc thiết bị tạo điều kiện sử dụng tối đa công suất, tiết kiệm chi phí kinh doanh cho khách sạn.
Bộ phận Casino: chịu trách nhiệm phục vụ vui chơi giải trí cho khách. Đặc biệt
bộ phận này chỉ phục vụ cho khách nước ngoài.
Bộ phận Massage sauna: chịu trách nhiệm phục vụ cho khách khi khách có nhu cầu thư giản, tạo cảm giác thoải mái khi khách đến với dịch vụ.
3.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần khách sạn Hoàng Cung3.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Ở bất cứ một doanh nghiệp nào, thì bộ máy kế toán là một phần không thể thiếu được. Và ở khách sạn Hoàng Cung cũng thế, nó đóng một vai trò hết sức quan trọng, đảm nhiệm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng cho đến việc tiêu thụ và xác định được kết quả sản xuất kinh doanh. Công việc kế toán được ghi chép hằng ngày nhằm phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ lập báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc và các cơ quan của nhà nước. Tại khách sạn Hoàng Cung, tổ chức bộ máy kế toán đơn vị được thể hiện trên sơ đồ sau:
: Quan hệ chỉ đạo SVTH: HỒ THỊ ƯỚC MƠ KẾ TOÁN TRƯỞNG Giám sát thu ngân, công nợ phải thu
Kiểm soát doanh thu, đối chiếu hàng hoá
bán ra Kế toán chi phí, giá thành Kế toán tiền mặt, kế toán thuế Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toán ngân hàng giám sát thu mua Kiểm toán đêm, công nợ phải trả Thủ quỹ
Thu ngân lễ tân Thu ngân nhà
hàng Thu ngân quầy
bar
Kế toán bếp Kiểm soát giá
thực phẩm
Kế toán hàng hoá, vật liệu
Kho bếp Kho hàng hoá
Phụ trách thu mua
Nhân viên thu mua B ản g 2: S ơ đ ồ tổ c hứ c bộ m áy k ế to án 37
Chức năng nhiệm vụ của từng chức danh như sau:
♦ Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng Kế toán, có quyền hạn và nghĩa vụ điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong Công ty. Đây là người tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán tài chính, chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán.Tổ chức bộ máy kế toán, triển khai bộ máy kế toán đã được TGĐ và GĐTC phê duyệt. Trực tiếp điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước ban TGĐ về những sai phạm của nhân viên kế toán. Lập các báo cáo tài chính cho công ty, các báo cáo thuế theo luật định. Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán. Kiểm soát công tác thu tiền hằng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng. Kiểm tra và ký các chứng từ kế toán. Kiểm soát các hợp đồng liên quan đến chi phí của khách sạn: phụ trách quyết toán các hợp đồng, tổng hợp đầu tư giá trị với thuế, ngân hàng, xây dựng và kiểm soát các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán. Kế toán tổng hợp: xử lý và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành. Thực hiện các bút toán ghi sổ tổng hợp cuối tháng. Hoàn tất các báo cáo của công ty hàng tháng. Quyết toán các hợp đồng còn lại. Tổng hợp quyết toán giá trị đầu tư. Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình.
♦ Kế toán tiền măt, kế toán thuế:
Đối với kế toán tiền mặt: Theo dõi tiền mặt VNĐ, tiền măt ngoại tệ các loại. Lập phiếu thu chi hằng ngày. Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ. Kiểm kê quỹ hàng quý. Theo dõi và báo cáo thu chi tiền mặt. Báo cáo luân chuyển tiền tệ. In các bảng kê chứng từ hàng tháng giao cho bộ phận quản lý chứng từ
Đối với kế toán thuế: Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra trước ngày 20 hàng tháng. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trước ngày 08 hàng tháng. Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước. Soạn thảo các công văn liên quan các văn đề về thuế. Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hổ trợ và giải trình các cơ quan thuế.
♦ Kế toán chi phí, giá thành và công nợ phải trả: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với kế toán chi phí, giá thành: Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức chi phí. Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất cho Ban Giám Đốc các biện pháp quản lý chi phí, tài sản. Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí. Kết sổ các tài khoản trên định kỳ hàng tháng. Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ chi phí theo đúng nguyên tắc trích trước (TK 335). Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hoá (trừ thực phẩm) nếu phát hiện tăng so với hợp đồng và bản báo giá gần nhất, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận có liên quan giải trình. Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập xuất của nhân viên cấp dưới. Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hoá, vật liệu định kỳ. Hạch toán và phân bổ chi phí giá vốn thích hợp. Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp. Phân tích lãi gộp của từng nhóm dịch vụ, nắm rõ các nguyên nhân tăng tỷ lệ lãi gộp
Đối với kế toán công nợ phải trả: Theo dõi hàng hoá mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng. Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ. Kết hợp với các kế toán thuộc phân hệ khác để kiểm tra, đối chiếu các công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Báo cáo tình hình công nợ và thời gian thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng. ♦ Kế toán TSCĐ, CCDC: Tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động theo các trung tâm chi phí. Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC. Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng
♦ Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau. Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay
tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác. Lên bảng kê vay vốn, thu hồi và kiểm tra các chứng từ gốc vay vốn, sắp xếp và hoàn trả chứng từ gốc cho bộ phận lưu trữ chứng từ. Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác. Lập uỷ nhiệm chi thanh toán cho các nhà cung cấp. Theo dõi tình hình thanh toán bằng thẻ tín dụng của khách hàng, lập bút toán điều chỉnh chêch lệch tỷ giá.
♦ Giám sát thu mua: Giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thu mua theo quy trình được phê duyệt. Điều phối hoạt động, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Hướng dẫn công tác mua hàng, nhập hàng, cân đối với hạn mức tồn kho từng loại vật liệu. Kiểm tra chọn mẫu hàng tháng về giá, chất lượng.
♦ Kiểm soát doanh thu: Kiểm tra việc hoạch toán, nhập liệu doanh thu hằng ngày của các thu ngân. Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày. Kiểm soát giá cả hàng hoá, dịch vụ bán ra. Hỗ trợ công tác thu hồi công nợ với kế toán công nợ. ♦ Thống kê, đối chiếu hàng hoá bán ra: Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên captain order (từ FB và Bếp) với guest check, guest check với hoá đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán của số liệu.
♦ Kế toán công nợ phải thu: Theo dõi, cập nhật công nợ phải thu hàng ngày (TK 131) dựa trên báo cáo doanh thu, báo cáo thu tiền mặt, báo cáo ngân hàng. Thực hiện việc đối chiếu công nợ và phát hành thư đòi nợ đến khách hàng hàng tháng. Phân tích tình hình công nợ để đưa các chính sách thu hồi nợ hoặc trả nợ hoặc trả nợ và lập dự phòng nợ khó đòi. Liên lạc trực tiếp với khách hàng và nhân viên phòng Sales, đốc thúc khách hàng trả nợ. Liên kết với kế toán ngân hàng, kế toán tiền mặt và kế toán doanh thu để lên báo cáo công nợ phải thu hàng tháng.
♦ Giám sát thu ngân: Lập lịch làm việc của nhân viên thu ngân hàng tuần. Giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của các thu ngân. Lập biên bản những trường hợp sai phạm của nhân viên thu ngân đồng thời đề xuất biện pháp kỹ luật thích hợp. ♦ Kế toán công nợ phải trả, kiểm toán đêm:
Đối với kế toán công nợ phải trả: Theo dõi hàng hoá mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng. Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp. Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ. Kết hợp với các kế toán thuộc phân hệ khác để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp. Báo cáo tình hình công nợ và thời hạn thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng. Đối với kiểm toán đêm: Kiểm tra chứng từ, sổ sách và kiểm kê bàn giao tiền mặt tại các quầy thu ngân. Chuyển hồ sơ chứng từ đến nhân viên kiểm soát doanh thu. Phụ trách thu ngân các quầy từ 23h hàng ngày. Kiểm kê và xác nhận hàng huỷ tại bếp mở tầng 3. Phụ trách kho thực phẩm từ 21h đến 4h hàng ngày. Báo cáo doanh thu từng vụ việc trong ngày. Báo cáo hàng bể vỡ. Báo cáo sự cố, tai nạn và an ninh khách sạn. Đóng hệ thống POS.
♦ Kế toán hàng hoá, vật liệu: Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ nhập xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho tổng. Đối chiếu với các báo cáo sử dụng của các bộ phận. Đối chiếu hoá đơn hợp đồng của nhà cung cấp. Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng. Lập báo cáo nhập xuất tồn tại kho tổng. Báo cáo nhập xuất tồn tại các quầy. Báo cáo tình hình hàng tồn kho bán chậm, hàng đến hạng cần xử lý. Kiểm tra các biên bản xử lý hàng, hàng trả lại, chuyển kế toán thanh toán. Kết hợp với kế toán công nợ để kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp.
♦ Kế toán bếp, kiểm soát giá thực phẩm:
Đối với kế toán bếp: Kiểm tra, kiểm soát giá vốn trước khi xuất hàng cho bộ phận bếp. Nếu giá trị hàng hoá yêu cầu chêch lệch thấp hơn hoặc vượt quá mức 5% định mức, yêu cầu sự giải thích của bộ phận bếp. Kiểm tra hàng tồn kho trước khi kiểm phiếu yêu cầu qua thủ kho. Lập phiếu yêu cầu mua hàng để chuyển đến tổ mua hàng. Kiểm tra, kiểm soát chứng từ nhập, xuất điều chuyển hàng phát sinh tại kho bếp. Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng, lập báo cáo nhập, xuất tồn, báo cáo chênh