I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.3.1. Hồ sơ kiểm toán của Công ty A:
Công ty A là một công ty cổ phần, đây là một khách hàng thờng xuyên của AASC từ năm 2000 cho đến nay. Tuân thủ đúng theo mẫu chung do công ty quy định, hồ sơ kiểm toán, các giấy tờ làm việc xây dựng cho khách hàng A cũng đợc lập và lu trữ theo quy định. Hồ sơ kiểm toán của công ty A cũng gồm 2 phần là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Giống nh mọi hồ sơ khác thì trong hồ sơ kiểm toán chung của công ty A cũng có những thông tin về khách hàng, địa chỉ,
loại hình doanh nghiệp, ban giám đốc, các quyết định về thành lập, bổ nhiệm... Ngoài ra còn có thêm một số giấy tờ khác đó là :
- Bản quy chế tài chính của công ty khách hàng: Vì khách hàng là một công ty cổ phần có cổ phiếu niêm yết trên thị trờng chứng khoán nên có nhiều những đặc điểm đặc thù riêng. Bản quy chế tài chính này gồm 61 điều quy định một cách rõ ràng về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động tài chính của công ty.
- Công văn đề nghị xem xét việc áp dụng luật thuế GTGT của Tổng giám đốc công ty A và công văn phúc đáp của Cục trởng Cục thuế Hải Phòng.
- Bản công bố thông tin chung về công ty khi tham gia vào thị trờng chứng khoán gồm : cơ cấu bộ máy tổ chức, cổ phiếu xin đăng ký niêm yết, các nhân tố ảnh hởng đến giá cả cổ phiếu, các báo cáo tài chính,..
Trong hồ sơ năm :
Cũng giống nh những quy định trong hồ sơ chuẩn AASC hồ sơ năm của công ty A cũng đợc chia thành 2 loại : hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
Trong hồ sơ tổng hợp cũng có những thông tin bắt buộc nh Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các sự kiện phát sinh , những điểm cần theo dõi,..Trên cơ sở những thông tin đợc lu trong hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên vừa mới thu thập đợc kiểm toán viên đã đa ra kế hoạch kiểm toán cho công ty khách hàng và đề xuất giá phí kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán đợc lập riêng cho công ty cổ phần A nh sau :
Sơ đồ phơng pháp tiếp cận trong quá trình kiểm toán của AASC đối với Công ty cổ phần A
64 Báo cáo Lập kế toán tổng hợp Xem xét hoạt động kinh doanhvà chiến lược kinh doanh Tìm hiểu môi trường hoạt động Thu thập thông tin Chương trình kiểm toán Kiểm toán báo cáo tài
chính Rà soát tình hình kiểm soát nội bộ Rà soát hệ thống Kiểm toán
Bên cạnh đó kiểm toán viên còn đa ra bản chi tiết về tiến độ thực hiện bao gồm các bớc công việc, dự kiến thời gian, địa điểm thực hiện,..
Trong hồ sơ làm việc :
Gồm tất cả các tài liệu giống nh quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn nh: Trang chi tiết, Trang tổng kết, Trang chơng trình làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã đợc áp dụng kiểm toán các chu trình kinh doanh của công ty A và các khoản mục chi tiết nh : Khoản mục tiền mặt, khoản mục thuế, khoản mục đầu t dài hạn, khoản mục nợ phải trả, ..
Giấy tờ làm việc trong hồ sơ làm việc đợc thể hiện nh sau :
Trang 1 : Trang tổng hợp chung:
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Niên độ : 31/12/2000 Tham chiếu : C1/1 Khoản mục : 111 Ngời thực hiện: VTTH Bớc công việc : Tổng hợp phát sinh Ngày thực hiện : 31/12/2000
D đầu kỳ Tổng phát sinh D cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
15.000 250.000 260.000 14.000
^ f f L
^ : Khớp với Báo cáo kiểm toán năm trớc (f) : Cộng dọc trên Sổ chi tiết đúng
Trang 2: Trang tổng hợp nhận xét
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Tên khách hàng : Công ty cổ phần A
Niên độ: 31/12/2000 Tham chiếu: C1/2 Khoản mục : 111 Ngời thực hiện: VTTH Bớc công việc : Tổng hợp chung Ngày thực hiện : 31/12/2000
Hệ thống chứng từ của Công ty cổ phần A khá đầy đủ. Tuy nhiên một số chứng từ vẫn cha hợp lý nh :
+ Một số phiếu chi không có đủ chữ ký của những ngời GĐ, và thủ quỹ ( PC số...)
+ Một số phiếu chi không có phần định khoản( PC số ...)
+ Một số hoá đơn không ghi ngày tháng và có ngày tháng bị sửa chữa (PC số ...)
+ Một số phiếu chi không có hoá đơn hoặc phiểu thu đi kèm ( PC số ...) + Một số phiếu chi không có chữ ký ngời nhận tiền ( PC số...)
+ Một số phiếu chi tiền tạm ứng không có giấy đề nghị tạm ứng Kiến nghị:
+ Đề nghị đơn vị chặt chẽ hơn trong khâu phê duyệt, tránh các trờng hợp có hoá đơn nhng không có chứng từ đi kèm.
+ Thực hiện ghi chép và định khoản trên chứng thừ theo đúng mẫu quy định của Nhà nớc.
+ Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của ngời nhận tiền, các phiếu chi tạm ứng phải có đầy đủ giấy đề nghị tạm ứng nhằm đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý tiền tại đơn vị.
Trang 3: Trang chi tiết
Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC)
Tên khách hàng : Công ty cổ phần A
Niên độ : 31/13/2000 Tham chiếu : C1/3 Khoản mục : 111 Ngời thực hiện:VTTH Bớc công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện: 31/12/2000
Chứng từ SH NT PC 01 1/6 Trả tiền mua VPP 642 133 60.000 6.000
Hoá đơn GTGT không ghi ngày tháng
PC không có chữ ký của ngời nhận tiền
PC15 7/6 Trả tiền mua
hàng
331 15.000.000 Không lu kèm phiếu thu
Không có chữ ký của giám đốc trong PC
PC 27 15/6 Tạm ứng 141 2.000.000 Không có giấy đề nghị tạm ứng
… … …. …
Đây là mô hình hồ sơ kiểm toán điển hình và phổ biến cho các khách hàng thờng xuyên đợc lập theo mô hình hồ sơ chuẩn của Công ty. Việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cho Công ty cổ phần A nh trên là hợp lý, đầy đủ và khoa học bảo đảm cho việc tra cứu cũng nh soát xét đợc dễ dàng. Tuy nhiên, mô hình hồ sơ kiểm toán vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nh thông tin chỉ đợc lu trong hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ mà không đợc lu bằng hệ thống máy vi tính, thông tin đợc lu trữ còn bị trùng lặp,...