2. Tình hình thực tế về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty
2.3.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Khi tiến hành kiểm toán tại một khách hàng, kiểm toán viên nhất thiết phải hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Một mặt giúp kiểm toán viên thu thập đợc đầy đủ thông tin hỗ trợ cho ý kiến kết luận sau này, mặt khác đây cũng là căn cứ quan trọng để AASC xem xét kiểm toán viên phù hợp và dự kiến chuyên gia bên ngoài. Tuỳ thuộc là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới mà kiểm toán viên phải thu thập một phần hay toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với công ty ABC là khách hàng truyền thống nên mọi thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng niên. Tuy nhiên kiểm toán viên phải thờng xuyên bổ sung thông tin về khách hàng nếu khách hàng có sự thay đổi hay mở rộng ngành nghề kinh doanh, áp dụng những chế độ, chính sách mới bởi những thay… đổi này ảnh hởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng nh cách thức hoạch toán kế toán. Khác với công ty ABC, công ty XYZ là công ty mới thành lập lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ
và trình bày chi tiết các thông tin có liên quan từ khi công ty đi vào hoạt động đến khi lập Báo cáo tài chính.
Thông thờng kiểm toán viên tập trung vào các thông tin sau: Điều kiện thành lập
Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Hệ thống kế toán
Các khoản phải trả ngời bán
Công ty ABC
Điều kiện thành lập
Công ty ABC là một doanh nghiệp Nhà nớc, là thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Giấy Việt Nam đợc thành lập theo Quyết định số 2006 BCN/CN ngày 21 tháng 10 năm 1996 của Bộ công nghiệp, Quyết định số1014/QĐ-TCLĐ ngày 28 tháng7 năm 1997 của Bộ công nghiệp nhẹ và Quyết định số 1131/QĐ-HĐQT ngày 31 tháng 12 năm 1998, phê chuẩn điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Kể từ ngày 23 tháng 10 năm 1996 công ty đợc cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 036844 của Sở kế hoạch và Đầu t Hà Nội với thời gian hoạt động là 30 năm. Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nớc. Công ty có trụ sở chính ở số 2- Phố hàng Bài-Hà nội. Theo đăng ký kinh doanh thì công ty kinh doanh những ngành nghề sau: Sản xuất các sản phẩm Văn phòng phẩm
Sản xuất các sản phẩm từ nhựa Sản xuất các sản phẩm từ kim loại Sản xuất các sản phẩm từ giấy Đại lý bán buôn, bán lẻ, ký gửi…
Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy quản lý của công ty gồm một giám đốc, 2 phó giám đốc, 1 kế toán trởng và các đơn vị phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ (nh sơ đồ 4)
Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ABC
Trong đó:
Giám đốc do HĐQT Tổng Công ty bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trớc HĐQT, Tổng giám đốc Tổng Công ty và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trong công ty.
Phó giám đốc do Tổng Giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th- ởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty. Phó giám đốc là ngời giúp việc Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền.
Kế toán trởng do Tổng giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th- ởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc công ty. Kế toán trởng là ngời giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty và có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Các đơn vị, phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc.
Hệ thống kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Các chính sách kế toán đợc áp dụng nhất quán trong công ty và nhất quán với chế độ kế toán áp dụng trong cả nớc, không có sự thay đổi gì so với những niên độ trớc. Trong kỳ không có thay đổi lớn trong chính sách kế toán áp dụng tại công ty. Đơn vị cha cập nhật những thay đổi chế độ kế toán ban hành theo 6 Chuẩn mực kế toán mới. Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán E plus 3.0 do AASC cung cấp.
Giám đốc
Phó giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc
Phòng
Hình thức ghi sổ: Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Niên độ kế toán: Từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Phơng pháp hạch toán Hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo ph- ơng pháp kiểm kê thờng xuyên. Hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá thực tế. Giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo giá thực tế đích danh.
Tỷ giá sử dụng: Các giao dịch bằng ngoại tệ đợc quy đổi về VNĐ theo tỷ giá thực tế của ngân hành tại ngày phát sinh giao dịch đó. Chênh lệch tỷ giá đợc xử lý theo Thông t 44TC/TCDN ngày 07/8/1997 và Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 9 tháng 10 năm 2002 của Bộ tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty gồm: 1kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, thủ quỹ, kế toán, kế toán mua hàng và thanh toán, kế toán tiêu thụ và thanh toán.
Các khoản phải trả ngời bán tại thời điểm 31/12/2004
Tính đến ngày 31/12/2004 công ty phải trả cho các nhà cung cấp sau: Công ty TNHH Long Thành : 56.734.019đ Công ty TN Ngọc Khánh : 102.897.000đ Công ty CPTM Hùng Vơng : 260.520.107đ Công ty Đức Thịnh : 200.000.000đ Công ty XYZ Điều kiện thành lập
Công ty XYZ là một doanh nghiệp liên doanh giữa một doanh nghiệp Nhà nớc- là thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Bu chính viễn thông Việt Nam với một doanh nghiệp tại Hàn Quốc chuyên kinh doanh hàng điện tử. Công ty có tên giao dịch là XYZ. Co. Ltd. Công ty đợc thành lập theo Quyết định số 121/QĐ-TCCB ngày 7 tháng 4 năm 2004. Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phép đầu t và công ty hoạt động theo Luật Đầu t nớc ngoài tại Việt Nam. Trụ sở chính tại tầng 2 toà nhà Vietcombank. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm:
Xuất nhập khẩu vật t thiết bị công nghệ viễn thông, điện tử tin học Chuyển giao công nghệ, khảo sát, thiết kế các công trình viễn thông T vấn kỹ thuật chuyên ngành bu chính viễn thông, điện tử tin học...
Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty XYZ
Do công ty XYZ là khách hàng mới lại tiến hành kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ và trình bày chi tiết về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hết sức cần thiết. Qua đó kiểm toán viên nắm bắt đợc sự phù hợp và tính hiệu quả của bộ máy quản lý này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Hội đồng quản trị (HĐQT) của công ty là cơ quan lãnh đạo của công ty. HĐQT gồm 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 20 thành viên.
Tổng giám đốc là ngời Hàn Quốc do HĐQT bầu, tiến hành quản lý và điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp và là đại diện pháp lý cho doanh nghiệp.
Phó tổng giám đốc là ngời Việt Nam do bên liên doanh Việt Nam đề cử. Phó giám đốc cũng tiến hành quản lý và điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp và trợ giúp cho Tổng giám đốc.
Theo quy chế của doanh nghiệp thì mỗi năm Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc đợc thay đổi vị trí cho nhau để cùng điều hành công ty.
Hệ thống kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam tuân theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính và chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trởng Bộ tài chính và các Thông t, Quyết định sửa đổi có liên quan.
Hình thức ghi sổ: Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó giám đốc Kế toán trưởng
Phòng Mar
Phòng HCTH
Phòng kinh
Niên độ kế toán: Do đây là năm tài chính đầu tiên nên niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm nay là từ ngày 07 tháng 4 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên từ năm sau niên độ kế toán công ty áp dụng sẽ từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho đợc trình bày theo giá gốc và hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Phơng pháp tính giá hàng tồn kho là phơng pháp thực tế đích danh. Giá trị hàng tồn kho ngày 31/12/2004 đợc xác định trên cở sở theo dõi và ghi chép của thủ kho và kế toán.
Quy đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi sang Đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ. Số d vốn bằng tiền bằng ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính, chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d cuối kỳ đợc trình bày trên Bảng cân đối kế toán.
Các thay đổi trong chính sách kế toán: Trong năm công ty không có sự thay đổi nào trong chính sách kế toán.
Các khoản phải trả ngời bán tại thời điểm 31/12/2004
Công ty Hanel : 11.074.359.800đ Công ty XNK Bắc Hà : 769.300.421đ Công ty LG Electronics Hàn Quốc : 20.246.931.506đ Công ty TM Ngọc Linh : 2.041.552.875đ Công ty XNK Minh Anh : 989.721.344đ
2.3.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Qua tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC, XYZ, kiểm toán viên thấy rằng: Công ty ABC tiến hành nghiệp vụ mua hàng và thanh toán chủ yếu phục vụ sản xuất kinh doanh nên kế toán chi phí rất coi trọng. Còn việc thực hiện nghiệp vụ mua hàng và thanh toán ở công ty XYZ chủ yếu là hoạt động kinh doanh th- ơng mại hàng hoá thông qua việc xuất nhập khẩu nên kế toán hàng tồn kho lại đợc coi trọng hơn. Tuy nhiên kiểm toán viên xác định kiểm toán các khoản phải trả ở 2 công ty là chủ yếu và cần kiểm tra chi tiết.
Nhằm thu thập các thông tin mang tính pháp lý của mỗi công ty, kiểm toán viên cần thu thập giấy phép thành lập, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, các hợp đồng mua hàng, cam kết quan trọng có liên
quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên công ty ABC là khách hàng truyền thống nên các tài liệu này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng niên.
Ngoài ra, kiểm toán viên cần yêu cầu công ty ABC, XYZ cung cấp các tài liệu sau:
Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm trớc.
Các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán của năm hiện hành nh:
+ Bảng cân đối kế toán; + Báo cáo kết quả kinh doanh; + Sổ Cái TK331, 152, 156; + Sổ chi tiết TK331, 152, 156;
+ Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ;
+ Chứng từ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán…