2. Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty AASC
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng, mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực riêng. Có sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty nh sau: (Sơ đồ 3). Tuy nhiên các phòng ban này không tồn tại biệt lập mà đợc tổ chức linh hoạt để kịp thời hỗ trợ lẫn nhau đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc, và 3 phó giám đốc
Giám đốc công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Bộ Tài chính là cơ quan Nhà nớc trực tiếp quản lý, và trớc pháp luật về hoạt động của công ty.
Phó giám đốc do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm giúp giám đốc điều hành hoạt động của công ty và quản lý các phòng nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trớc giám đốc và Bộ tài chính về nhiệm vụ đợc giao.
Phòng Hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ quyết định về công tác tổ chức của công ty, quản lý các công văn đến và đi. Ngoài ra phòng hành chính còn nghiên cứu, sắp xếp đề bạt cán bộ, phối hợp với phòng kế toán để tổ chức tiền lơng cho cán bộ công nhân viên, tổ chức bảo vệ an toàn tài sản cá nhân cho các nhân viên trong công ty, tổ chức bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi lại, công tác của công nhân viên, tổ chức bộ máy tin học, tổ chức bộ phận bán hàng (cung cấp các biểu mẫu sổ sách, chứng từ kế toán) cung cấp các tạp vụ ví dụ nh giấy tờ, mực in…
Phòng Tài chính kế toán: thực hiện việc quản lý và trợ giúp cho Ban Giám đốc điều hành công việc, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phát hành các báo cáo theo chế độ hiện hành. Chi tiết về phòng kế toán sẽ đợc đề cập đến ở phần Bộ máy tổ chức kế toán của công ty.
Các phòng ban nghiệp vụ
Hiện nay công ty có 7 phòng nghiệp vụ, bao gồm: phòng công nghệ thông tin, phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán xây dựng cơ bản, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán dự án, phòng đào tạo và quản lý chất lợng, phòng t vấn kiểm toán.
Các phòng nghiệp vụ đều phải cung cấp các dịch vụ chuyên môn mà công ty giao phó. Các dịch vụ này phải đảm bảo kịp thời và chất lợng, tuân thủ theo các Chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc thừa nhận tại Việt Nam. Cụ thể thì các phòng ban nghiệp vụ có chức năng cụ thể sau đây:
Phòng công nghệ thông tin: có nhiệm vụ cài đặt, bảo trì mạng máy tính của công ty, ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán và quản lý.
Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: cung cấp các dịch vụ t vấn về kế toán, dịch vụ kiểm toán liên quan đến các ngành sản xuất vật chất nh ngành sản xuất than, thuốc sát trùng, ngành bu điện... Ngoài ra phòng này còn thực hiện công tác tiếp thị hình ảnh cho công ty.
Phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ: thực hiện cung cấp các dịch vụ t vấn và kiểm toán liên quan đến các hoạt động thơng mại, dịch vụ nh kiểm toán ngân hàng, kiểm toán giao thông vận tải, kiểm toán bu điện và đôi khi thực hiện… kiểm toán các ngành không phải là thơng mại và dịch vụ.
Phòng kiểm toán XDCB: tiến hành kiểm toán các quyết toán các công trình xây dựng cơ bản.
Phòng đào tạo và quản lý chất lợng: có trách nhiệm tổ chức thi tuyển để tuyển dụng nhân viên cho công ty, đào tạo các nghiệp vụ mới, cập nhật các chủ trơng, chính sách mới của Nhà nớc, phổ biến cho nhân viên của công ty. Quản lý đào tạo, tiến hành các khoá học trực tiếp cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ soát xét chất lợng, kiểm soát chất lợng các báo cáo kiểm toán đã đợc lập.
Phòng t vấn kiểm toán: có nhiệm vụ cung cấp cho khách hàng những giải pháp tốt nhất giúp cho khách hàng cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lợng dịch vụ, giảm chi phí hoạt động, không ngừng tăng doanh thu.
Phòng kiểm toán dự án: có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu kiểm toán các dự án từ đó xây dựng các chơng trình kiểm toán thích hợp với từng dự án. Hiện nay, thị phần kiểm toán của AASC về các chơng trình dự án là 25% thị phần kiểm toán dự án của cả Nhà nớc.
Các chi nhánh của công ty: Các chi nhánh của công ty chính là mô hình thu nhỏ của công ty. Các chi nhánh đợc thiết lập nhằm tiếp cận với khách hàng một cách gần hơn với từng địa bàn. Đồng thời các chi nhánh đợc xây dựng nhằm cung cấp các dịch vụ của công ty ở địa bàn mình, hạn chế chi phí đi lại cho nhân viên trong công ty, đảm bảo các dịch vụ mà công ty cung cấp có thể đến với khách hàng một cách kịp thời nhất. Các chi nhánh hoạt động độc lập, có báo cáo tài chính riêng, báo cáo của công ty là hình thức hợp nhất của báo cáo.