Hỡnh thức tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng. Lónh đạo cao nhất của cụng ty là giỏm đốc cụng ty.
Chức năng và nhiệm vụ của từng phũng ban.
Hội đồng quản trị: Cú toàn quyền nhõn danh cụng ty quyết định đến mọi vấn đề liờn quan đến cụng ty.
Giỏm đốc cụng ty : chịu trỏch nhiệm về quản lý hoạt động kinh doanh của cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị về hiệu quả hoạt động của cụng ty.
Phú giỏm đốc tài chớnh: Chịu trỏch nhiệm quản lý tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty.
Phú giỏm đốc kinh doanh: Chịu trỏch nhiệm về hoạt động quản lý kinh doanh của cụng ty như tỡm kiếm khỏch hàng, tỡm kiếm nguồn nguyờn liệu đầu vào và tiờu thụ sản phẩm đầu ra.
Phũng kế hoạch: Hỗ trợ giỏm đốc trong vịờc nghiờn cứu thị trường,tỡm kiếm khỏch hàng, tổ chức kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
Phũng kế toỏn: Chịu trỏch nhiệm về việc tổ chức hạch toỏn kế toỏn –tài chớnh của cụng ty, thực hiện việc hạch toỏn theo quy định của nhà nước về điều lệ của cụng ty, lập bỏo cỏo tài chớnh theo từng quý, thỏng, năm.
Phũng hành chớnh nhõn sự: Thực hiện cụng việc về hành chớnh, quản trị, văn thư, nhõn sự.
2.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty.
Hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu là hỡnh thức bộ mỏy kế toỏn tập trung. Theo hỡnh thức này, chức năng nhiệm vụ từng thành viờn trong phũng được quy định rừ ràng,từ đú nõng cao hiệu quả làm việc. Hỡnh thức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lónh đạo tập trung thống nhất của kế toỏn trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lónh đạo cụng ty đối với hoạt động kinh doanh núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng.
Sơ đồ 2.1. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty.
Kế toỏn trưởng: Cú nhiệm vụ tổ chức cụng tỏc kế toỏn và bộ mỏy kế toỏn ở cụng ty. Tổ chức hướng dẫn thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch về kinh tế tài chớnh do bộ tài chớnh quy định như chế độ chứng từ kế toỏn, hệ thống tài khoản kế toỏn, chế độ sổ kế toỏn, chế độ bỏo cỏo kế toỏn và cỏc thụng tư hướng dẫn thi hành chế độ kế toỏn.
Kế toỏn TSCĐ và XDCB : cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm tài sản cố định thụng qua sổ cỏi tài khoản 211 “ Tài sản cố định hữu hỡnh”, tài
khoản 213 “Tài sản cố định vụ hỡnh” và cỏc biờn bản giao nhận, cỏc biờn bản thanh lý tài sản cố định, cụng ty ỏp dụng phương phỏp khấu hao theo đường thẳng. Theo dừi việc sửa chữa lớn tài sản cố định và xõy dựng cơ bản phỏt sinh trong cụng ty.
Kế toỏn TGNH, tiền mặt và tạm ứng : Theo dừi số dư tài khoản 112 tại ngõn hàng mà cụng ty mở giao dịch và tỡnh hỡnh thu chi tiền mặt, cỏc khoản tạm ứng cho cụng nhõn viờn.
Kế toỏn vật tư và thanh toỏn với người bỏn : Theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất nguyờn vật liệu, tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn TSCĐ và XDCB Kế toỏn TGNH,tiền mặt và tạm ứng Kế toỏn vật tư và thanh toỏn với người bỏn Kế toỏn tiền lương
Kế toỏn tiền lương : Phụ trỏch việc tớnh lương phõn bổ lương và cỏc khoản trớch theo lương, chịu trỏch nhiệm về trớch nộp và thu BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đỳng quy định, việc sử dụng thu chi cỏc quỹ của cụng ty đỳng với chế độ.
2.2.4. Đặc điểm về tổ chức cụng tỏc kế toỏn và hỡnh thức ghi sổ.
Chế độ kế toỏn: Cụng ty thực hiện theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chớnh và cỏc thụng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toỏn của bộ tài chớnh.
Kỳ kế toỏn: Cụng ty thực hiện kỳ kế toỏn theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 thỏng 01 và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng(VNĐ). Đối với cỏc nghiệp vụ phỏt sinh bằng ngoại tệ thỡ quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định của chuẩn mực Việt Nam số 10 “ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giỏ”.
Tổ chức kế toỏn tại cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung, mọi nghiệp vụ phỏt sinh đều được gửi về phũng kế toỏn để kiểm tra, xử lý và ghi vào sổ kế toỏn.
Cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty được thực hiện hoàn toàn trờn mỏy vi tớnh, kế toỏn chỉ việc nhập số liệu từ chứng từ ban đầu mỏy sẽ tự động lờn sổ theo chu trỡnh đó cài đặt sẵn. Chương trỡnh phần mềm kế toỏn cụng ty sử dụng là phần mềm kế toỏn Visoft Accounting 2003.
Cụng ty ỏp dụng chế độ hạch toỏn kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn “ chứng từ ghi sổ”. Đặc trưng của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ là căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toỏn tổng hợp, chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cựng loại cú cựng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong cả năm( theo số thứ tự trờn sổ đăng ký chứng từ ) và cú chứng từ gốc đớnh kốm đó được kế toỏn trưởng phờ duyệt trước khi ghi sổ.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn của cụng ty đang sử dụng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi tài khoản, sổ chi tiết, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.3. Thực trạng về kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu. cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu.
2.3.1. Quỹ tiền lương, cỏc hỡnh thức trả lương tại cụng ty.
2.3.1.1. Đặc điểm về lao động và quản lý lao động .
Tổng số cụng nhõn viờn được quản lý theo những loại sau: lao động theo hợp đồng dài hạn là số cụng nhõn viờn do cụng ty tớnh lương và đồng thời phải trớch cả BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ, lao động theo hợp đồng ngắn hạn( dưới một năm), loại này khụng được cụng ty trớch BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ.
Bảng 2.3. Bảng cơ cấu lao động của cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu.
STT Phân loại Năm 2008 Năm 2009
SL TT % SL TT% 1 Tổng số lao động 170 100 210 100 2 Theo giới tính +Nam giới 97 57 125 59,52 +Nữ giới 73 43 85 40,48 3 Theo biên chế +Lao động dài hạn 80 47 95 45,2 +Lao động hợp đồng 90 53 115 54,3 4 Theo hình thức làm việc +Lao động trực tiếp 93 54,7 122 58,2
+Lao động gián tiếp 77 45,3 88 41,9
2.3.1.2. Nội dung quỹ tiền lương tại cụng ty
Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu đó xõy dựng được một hệ thống quỹ lương ổn định, đảm bảo chi trả cho người lao động. Về chỉ tiờu quỹ lương, mỗi thỏng cụng ty trớch 25% doanh thu tớnh lương để lập quỹ lương. Quy mụ quỹ lương phụ thuộc vào quy mụ của lao động và doanh thu đạt được của doanh nghiệp. Trong đú việc xỏc định quỹ lương như sau: - Lương cỏn bộ trong cụng ty (giỏm đốc, phú giỏm đốc) được trả theo doanh thu, khi doanh thu tăng lờn thỡ tiền lương của cỏn bộ cũng tăng lờn.
- Đối với cụng nhõn viờn bảo vệ, nhõn viờn hợp đồng thỡ được hưởng lương khoỏn, lương làm thờm.
- Đối với những nhõn viờn làm việc ở văn phũng thỡ được hưởng lương theo thời gian.
- Đối với lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm cho cụng ty thỡ được hưởng lương theo thời gian và phụ cấp trỏch nhiệm tuỳ theo doanh thu của từng thỏng, sau khi đó trừ cỏc khoản trả lương cho cỏc nhõn viờn, tiền lương làm thờm giờ, tiền ăn ca và tiền thưởng.
Hiện nay cụng ty ỏp dụng 2 hỡnh thức trả lương cơ bản đú là:
- Hỡnh thức trả lương theo thời gian: ỏp dụng đối với người làm cụng tỏc quản lý, hành chớnh, nghiệp vụ và khối trực tiếp.
- Hỡnh thức trả lương khoỏn: ỏp dụng đối với nhõn viờn bảo vệ, nhõn viờn hợp đồng.
Ngoài ra cụng ty cũn xõy dựng những quy định riờng về chớnh sỏch thưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Tiền thưởng thường xuyờn được cụng ty thực hiện từng quý, cũn tiền thưởng theo sỏng kiến và thưởng đột xuất được căn cứ theo kết quả lao động cụ thể, mức thưởng này do giỏm đốc và ban lónh đạo cụng ty quyết định. Cụ thể như sau:
- Tiền thưởng thi đua ( khụng thường xuyờn ): Loại này khụng lấy từ quỹ lương mà được trớch từ quỹ khen thưởng. Khoản này được trả dưới hỡnh thức bỡnh xột trong một kỳ.
- Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thường xuyờn ): Hỡnh thức thưởng này cú tớnh chất lương. Đõy thực chất là một phần của quỹ lương được tỏch ra để thưởng cho người lao động dưới hỡnh thức tiền thưởng cho một tiờu chớ nhất định. Trong đú: tiền thưởng về chất lượng sản phẩm được tớnh trờn cơ sở tỷ lệ quy định chung ( khụng quỏ 40% chờnh lệch giỏ giữa sản phẩm cú phẩm cấp cao so với sản phẩm cú phẩm cấp thấp ). Tiền thưởng về tiết kiệm vật tư được tớnh trờn cơ sở giỏ trị tiết kiệm được so sỏnh với định mức ( tỷ lệ quy định khụng vượt quỏ 40% ).
Quý khen thưởng được trớch lập từ lợi nhuận cũn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toỏn cụng nợ, tiền phạt...tối đa khụng quỏ 5% quỹ lương thực hiện của doanh nghiệp.
2.3.2. Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu. TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu.
* Chứng từ kế toỏn.
Cụng ty đang ỏp dụng một số chứng từ sau:
+ Biờn bản bàn giao, thanh lý nhượng bỏn TSCĐ. + Phiếu thu.
+ Phiếu chi.
+ Giấy bỏo cú, giấy bỏo nợ. + Bảng chấm cụng.
+ Bảng thanh toỏn tiền lương. +Hoỏ đơn mua hàng.
+ Phiếu xuất kho. + Phiếu nhập kho.
+ Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toỏn tạm ứng. * Hệ thống tài khoản.
Cụng ty đó và đang ỏp dụng hệ thống tào khoản kế toỏn ban hành theo quyết định số 1141 TCQĐ ngày 1/11/1995 của Bộ tài chớnh và những thụng tư sửa đổi của Bộ tài chớnh.
2.3.2.1. Kế toỏn chi tiết tiền lương tại cụng ty.
* Hạch toỏn thời gian lao động và kết quả lao động tại cụng ty. - Hạch toỏn thời gian lao động.
Cụng tỏc quản lý lao động trong cụng ty được thực hiện ở tất cả cỏc phũng ban của cụng ty. Hằng ngày cỏc bộ phận phũng ban phải nắm rừ số lượng cỏn bộ, tỡnh hỡnh nghỉ phộp, nghỉ ốm... Để cú thể tớnh chớnh xỏc và cụng bằng tiền lương phải trả cho người lao động thỡ thời gian lao động phải được ghi chộp kịp thời chớnh xỏc.
Để hạch toỏn thời gian lao động cụng ty sử dụng bảng chấm cụng. “ Bảng chấm cụng” do cỏc tổ trưởng, trưởng phũng căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của bộ phận mỡnh mà phụ trỏch chấm cụng cho từng ngươỡ theo từng ngày. “ Bảng chấm cụng” nhằm theo dừi số ngày cụng thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ phộp, nghỉ hưởng BHXH... để làm cơ sở tớnh lương phải trả, BHXH phải trả cho người lao động. Cuối thỏng cỏc trưởng phũng, tổ trưởng tổng hợp bảng chấm cụng để tớnh ra tổng số ngày làm việc nghỉ việc, nghỉ phộp, nghỉ hưởng BHXH...và chuyển cỏc chứng từ liờn quan về bộ phận kế toỏn tiền lương để kiểm tra và tớnh lương, BHXH.
- Hạch toỏn kết quả lao động.
Đi đụi với việc hạch toỏn số lượng lao động và thời gian lao động, hạch toỏn kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn cụng tỏc quản lý và hạch toỏn lao động tại cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu. Để hạch toỏn kết quả lao động cho cỏn bộ cụng nhõn viờn ở mỗi bộ phận phũng ban lập “ bảng tổng hợp năng suất lao động ngày cụng” và nộp về cho phũng kế toỏn lao động tiền lương. Bảng tổng hợp này bao gồm tất cả cỏc thụng tin về kết quả lao động của cụng nhõn viờn trong cụng ty. Đõy là căn cứ để tớnh lương sản phẩm cho từng cỏn bộ cụng nhõn viờn và lập bỏo cỏo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lý cú liờn quan.
2.3.2.2. Kế toỏn tổng hợp tiền lương tại cụng ty
Quỹ lương của cụng ty được tớnh trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn theo hỡnh thức trả lương theo thời gian cú thưởng căn cứ vào tổng số ngày cụng thực tế,
Hàng thỏng, kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương phải theo dừi một cỏch chớnh xỏc “ bảng chấm cụng” của cỏn bộ từ đú tớnh ra lương cơ bản, BHXH được hưởng và cỏc khoản trớch theo lương của mỗi nhõn viờn theo quy định của nhà nước và của cụng ty về cỏc khoản phải trả cho cụng nhõn viờn.
Sơ đồ 2.4. Trỡnh tự hạch toỏn tiền lương tại cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Thanh Lưu.
giấy nghỉ ốm,học,họp,phộp bảng chấm cụng chứng từ về kết quả lao động
bảng thanh toỏn tiền lương bộ phận
bảng thanh toỏn tiền lương tổng hợp
bảng phõn bổ tiền
lương bảng thanh toỏn tiền lương
sổ chứng từ ghi sổ sổ chi tiết TK 334,338
Hằng ngày căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và giấy nghỉ ốm, học, họp, phộp. Tổ trưởng cỏc phũng ban cú trỏch nhiệm vào bảng chấm cụng. Cuối thỏng căn cứ vào bảng chấm cụng và cỏc chứng từ về kết quả lao động để lập bảng thanh toỏn lương bộ phận và bảng thanh toỏn lương tổng hợp. Số liệu tổng cộng từ cỏc bảng thanh toỏn lương bộ phận, tổng hợp và số liệu trờn bảng thanh toỏn lương toàn cụng ty là căn cứ để lập bảng phõn bổ tỡờn lương và cỏc khoản trớch theo lương. Số liệu từ bảng phõn bổ tiền lương là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ chi tiết TK 334, 338 sau đú vào sổ cỏi TK 334, 338.
Thủ tục thanh toỏn tiền lương.
Cụng ty thanh toỏn lương được tiến hành 2 lần trong thỏng:
Lần 1: Tạm ứng lương: Tạm ứng lương cho cụng nhõn viờn khoảng 50% - 60% lương cấp bậc cho những người làm việc trong thỏng vào ngày 15 hàng thỏng.
Lần 2: Thanh toỏn lương: Sau khi tớnh lương và cỏc khoản phải trả cụng nhõn viờn cụng ty sẽ thanh toỏn nốt số cũn lại cho cụng nhõn viờn vào ngày 10 hàng thỏng.
Lương lần 2 = tổng lương - tạm ứng lần 1 – cỏc khoản khấu trừ lương.
Cuối thỏng, kế toỏn tiền lương nhận được số liệu tổng hợp về cỏc khoản tiền lương ở cỏc phũng ban, căn cứ vào đú để tớnh ra tổng quỹ lương thỏng. Sau đú kế toỏn tiền lương lập bảng phõn bổ tiền lương và BHXH rồi định khoản kế toỏn và từ cỏc chứng từ ghi sổ đưa vào sổ chi tiết TK 334 sau đú đưa vào sổ cỏi 334.
Khi thanh toỏn lương cho cụng nhõn viờn: Căn cứ vào bảng tớnh lương của cac phũng ban, kế toỏn tớnh lương thực nhận của cụng nhõn viờn theo cụng thức sau:
Lương = tổng lương – BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương – cỏc khoản khấu trừ vào lương.
Bảng 2.5:
C ụng ty TNHH th ư ơng m ại v à x õy d ựng Thanh L ưu Mẫu Số: 01a- L ĐTL
Bộ phận : Phòng tài chính kế toán (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC) Bảng chấm công
Tháng 12 năm 2009
Số ngày làm việc trong tháng Quy ra công ca 1 2 3 4 5 ... 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Số công lơng thời gian Số công nghỉ việc h-