2. Quỏ trỡnh triển khai ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Cụng ty
3.2.Hệ thống văn bản tài liệu chất lượng
3.2.1. Cấu trỳc của hệ thống tài liệu theo ISO 9000 : 2000
Hệ thống tài liệu rất quan trọng đối với Cụng ty, chỳng giỳp người quản lý hiểu được những gỡ đang xảy ra và chất lượng thực hiện của chỳng, qua đú cú thể đo lường, theo dừi được hiệu năng của quỏ trỡnh hiện tại, những gỡ cần cú cải tiến và kết quả của những cải tiến đó đạt được. Đồng thời duy trỡ những cải tiến nhận được nhờ cỏc quy tắc điều hành được tiờu chuẩn hoỏ dưới dạng tài liệu.
ISO 9001:2000 bắt buộc Cụng ty phải cú một hệ thống được lập thành văn bản. Tuy nhiờn, số lượng cỏc văn bản bắt buộc phải xõy dựng đó được cắt giảm đỏng kể so với yờu cầu trong phiờn bản 1994. Cỏc tài liệu bắt buộc phải tồn tại khụng phụ thuộc vào loại hỡnh và quy mụ tổ chức cũng như đặc thự của sản phẩm, dịch vụ, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng
- Chớnh sỏch chất lượng và mục tiờu chất lượng - Cỏc thủ tục bằng văn bản quy định cỏch thức: + Kiểm soỏt tài liệu
+ Kiểm soỏt hồ sơ + Đỏnh giỏ nội bộ
+ Kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp + Hành động khắc phục
Việc tồn tại cỏc tài liệu khỏc trong hệ thống là hoàn toàn do tổ chức quyết định căn cứ vào nhu cầu hoạch định, vận hành và kiểm soỏt một cỏch hiệu lực cỏc quỏ trỡnh. Cỏc văn bản của hệ thống quản lý chất lượng phụ thuộc vào:
- Quy mụ của tổ chức và loại hỡnh hoạt động - Sự phức tạp và tương tỏc giữa cỏc quỏ trỡnh - Năng lực của cỏn bộ thực hiện
- Cỏc đặc điểm đặc thự khỏc của tổ chức
Tiờu chuẩn cũng cho phộp tổ chức linh hoạt lựa chọn cho việc quản lý chất lượng của mỡnh, cỏc bước tuần tự được kiểm soỏt bằng mỏy tớnh, danh mục kiểm tra, biểu đồ, hỡnh ảnh hay đoạn phim…
3.2.2. Hệ thống văn bản tài liệu của Cụng ty
Cụng ty nờu rừ quỏ trỡnh của hệ thống quản lý chất lượng, xỏc định mối tương tỏc giữa chỳng, xỏc định cỏc chuẩn mực và phương phỏp cần thiết để đảm bảo việc ỏp dụng chỳng cú hiệu quả, chuẩn bị cỏc nguồn lực để thực hiện, đo lường giỏm sỏt và phõn tớch cỏc quỏ trỡnh này, kịp thời đề ra cỏc hành động khắc phục, phũng ngừa và cải tiến để đạt được cỏc kết quả dự kiến, khụng ngừng nõng cao hiệu quả quỏ trỡnh và hệ thống.
Biện phỏp thực hiện:
+ Xỏc định cỏc quỏ trỡnh của hệ thống chất lượng, trỡnh tự và mối tương tỏc trong việc ỏp dụng kiểm soỏt và hoàn thiện chỳng
+ Tiến trỡnh xõy dựng cỏc cụng trỡnh và cung ứng sản phẩm ra thị trường - Trỡnh tự mối tương tỏc giữa cỏc quỏ trỡnh, nguồn lực để thực hiện,
phương phỏp, chuẩn mực để đo lường kiểm soỏt, thụng tin cần thu thập, phõn tớch được thể hiện rừ trong cỏc tài liệu, bằng sư viện dẫn hoặc tham chiếu giữa cỏc văn bản của hệ thống chất lượng trong quỏ trỡnh tương ứng.
- Cụng ty ỏp dụng và duy trỡ một hệ thống quản lý chất lượng đỏp ứng cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn quốc tế ISO 9000:2000, của luật phỏp và của Cụng ty cú hiệu lực va hiệu quả nhằm mục đớch đảm bảo chất lượng cho mọi sản phẩm của cụng ty. Hệ thống chất lượng được mụ tả chi tiết bằng văn bản cú sự kiểm soỏt chặt chẽ và hiệu chỉnh kịp thời để thực hiện.
Hệ thống tài liệu của Cụng ty bắt đầu là chớnh sỏch chất lượng và mục tiờu chất lượng. Một số doanh nghiệp khỏc, đõy là một loại tài liệu độc lập, khụng nằm trong cỏc loại tài liệu khỏc. Đối với Cụng ty chớnh sỏch chất lượng và mục tiờu chất lượng đưa vào trong sổ tay chất lượng.
Sổ tay chất lượng bao trựm toàn bộ hệ thống phõn cấp tài liệu, nhằm túm tắt hay đưa ra một cỏch nhỡn tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng trong Cụng ty. Sổ tay chất lượng nờu định hướng chung và cỏc cụng việc được thực hiện tương ứng với từng yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001: 2000. Dưới sổ tay chất lượng là cỏc tài liệu thủ tục, quy trỡnh chung, bản hướng dẫn cụng việc. Cụng ty vẫn đảm bảo 6 quy trỡnh bắt buộc là: quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu, kiểm soỏt hồ sơ, kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp, hành động khắc phục, đỏnh giỏ chất lượng nội bộ. Ngoài ra Cụng ty cũn cú cỏc quy trỡnh khỏc như quy trỡnh đỏnh giỏ người cung ứng, mua hàng, tổ chức đào tạo, kiểm tra và hiệu chuẩn thiết bị, xỏc định nguồn gốc cỏc sản phẩm.
Cỏc quy trỡnh bắt buộc hay tự nguyện ỏp dụng được thực hiện tại Cụng ty nhỡn chung là đỳng yờu cầu. Tuy nhiờn vẫn cũn một số hạn chế như quy trỡnh mua nguyờn vật liệu, phương phỏp kiểm tra nguyờn vật liệu sử dụng phương phỏp cảm quan là chủ yếu nờn độ chớnh xỏc chưa cao. Việc kiểm soỏt tài liệu chưa được thụng suốt do hệ thống ISO chưa được giao cho nhiều bộ phận khỏc nhau phụ trỏch.
Một loại tài liệu đặc biệt là hồ sơ chất lượng, hồ sơ chất lượng là kết quả của cỏc hoạt động được ghi lại, vớ dụ như cỏc mẫu biểu hay phiếu hạng mục kiểm tra đó được điền đầy đủ thụng tin, cỏc bỏo cỏo, biển bản họp. Hồ sơ chất lượng cung cấp cỏc bằng chứng khỏch quan về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
Cỏc tài liệu của ISO 9001: 2000 nờu trờn được giao cho Trưởng cỏc phũng ban quản lý trong phạm vi bộ phận mỡnh, đảm bảo mọi tài liệu cần thiết đều sẵn cú tại mọi thời điểm và chỉ những tài liệu được phờ duyệt mới được sử dụng. Cỏc tài liệu sao chụp đều được đúng dấu “ tài liệu được kiểm soỏt” lờn trang bỡa. Cụng ty cũng thực hiện tốt khõu kiểm soỏt. Hồ sơ chất lượng được lưu giữ dưới hai hỡnh thức là cỏc bản viết tay và theo dạng điện tử. Hồ sơ phải được sắp xếp theo bảng chữ cỏi để người sử dụng dễ tỡm kiếm. Khi khụng dựng hồ sơ được lưu giữ trong cỏc tủ hồ sơ.
Ban lónh đạo cụng ty đó đưa ra chớnh sỏch chất lượng và mục tiờu chất lượng như sau:
Mục tiờu chất lượng: Cung cấp từng phần hoặc toàn bộ cỏc cụng việc về thi cụng xõy lắp một cụng trỡnh xõy dựng theo đỳng yờu cầu kỹ thuật, đỳng thời gian được thoó thuận như trong hợp đồng đó ký kết, đảm bảo nột đẹp kiến trỳc và mang lại niềm vui cho khỏch hàng. Cụng ty cổ phần và đầu tư xõy dựng số 4 xin cam kết:
- Áp dụng duy trỡ cú hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo cỏc yờu cầu của ISO 9001: 2000 thụng qua việc tham gia của tất cả cỏc cỏn bộ cụng nhõn cú liờn quan.
- Đào tạo và cung cấp cỏc nguồn lực cho mọi nhõn viờn để họ cú khả năng thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
- Liờn tục cải tiến chất lượng thi cụng, thường xuyờn tỡm hiểu nguyện vọng và ý kiến của khỏch hàng dể thoó món nhu cầu ngày càng cao của khỏch hàng.
Chớnh sỏch chất lượng
- Áp dụng, duy trỡ cú hiệu quả hệ thống quản lý chất lương theo tiờu chuẩn ISO 9001: 2000.
- Phải cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, chuyển đổi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo phiờn bản 2000. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khụng cú khiếu nại của khỏch hàng cho đến hết thời gian bảo hành. - Khụng cú hạng mục cụng trỡnh nào phải phỏ đi làm lại do làm sai thiết kế khụng đảm bảo chất lượng.
3.3.Quản lý chất lượng trong thi cụng cỏc cụng trỡnh.
Trong cơ chế thị trường khỏch hàng là người chấp nhận và tiờu dựng sản phẩm. Khỏch hàng đề ra cỏc yờu cầu về sản phẩm, chất lượng, giỏ cả sản phẩm. Do đú quản lý chất lượng phải hướng tới khỏch hàng và nhằm đỏp ứng tốt nhu cầu của khỏch hàng.
Trong hoạt động thi cụng thỡ con người giữ một vị trớ quan trọng trong quỏ trỡnh hỡnh thành, đảm bảo chất lượng cỏc cụng trỡnh. Do đú, Cụng ty cần cú cỏc biện phỏp và phương phỏp thớch hợp để huy động nguồn lực, tài năng của cỏn bộ cụng nhõn viờn ở cỏc cấp, mọi ngành vào việc đảm bảo chất lượng và nõng cao chất lượng cỏc cụng trỡnh thi cụng.
Những người quản lý chung gian phải thực hiện tốt mục tiờu chất lượng và chớnh sỏch chất lượng của Cụng ty, và họ phải cú trỏch nhiệm hướng dẫn cụng nhõn thực hiện cụng tỏc thi cụng đỳng với yờu cầu đó đặt ra.
3.3.1. Cụng tỏc thiết kế sản phẩm mới.
Việc đầu tiờn mà Cụng ty cần làm trước khi bắt tay vào thi cụng cỏc cụng trỡnh mới là thiết kế sản phẩm đỏp ứng yờu cầu sơ bộ của khỏch hàng.
Ngoài ra cũn tư vấn cho khỏch hàng cỏc kiểu dỏng phự hợp nhưng đảm bảo tớnh thẩm mỹ và tớnh hiện đại. Cụng tỏc này cũng là một khõu quan trọng vỡ nú giỳp cho Cụng ty thể hiện năng lực và tớnh sỏng tạo của mỡnh, tăng khả năng cạnh tranh so với cỏc đối thủ hoạt động trong cựng lĩnh vực. Trưởng phũng thiết kế ngoài việc phổ biến cho cỏc nhõn viờn trong Cụng ty hiểu và làm đỳng theo qui trỡnh của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 để tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Cú như vậy mới đỳng tiến độ thi cụng và thoó món yờu cầu của khỏch hàng. Vỡ vậy, phũng thiết kế cú nhiệm vụ phải liờn tục tỡm tũi và khỏm phỏ ra những kiểu dỏng mới phự hợp với xu hướng của thời đại và phự hợp với cụng nghệ thi cụng mà cụng ty đang ỏp dụng. Trưởng phũng cú thể hướng dẫn cỏc nhõn viờn của mỡnh dựng một trang Web hay la cataloge với mục đớch giới thiệu với khỏch hàng cỏc kiểu dỏng đó thi cụng và đạt giải để quảng bỏ thương hiệu của Cụng ty.
3.3.2. Bảo đảm nguyờn vật liệu đầu vào
Trước khi ỏp dụng ISO 9001: 2000, Cụng ty chưa coi trọng việc theo dừi năng lực cung cấp của cỏc nhà cung ứng qua cỏc thời kỳ. Từ lỳc ỏp dụng ISO 9001: 2000 hoạt động đỏnh giỏ, lựa chọn người cung ứng và hoạt động kiểm tra nguyờn vật liệu mua vào được thực hiện tốt. Việc đỏnh giỏ đỳng năng lực người cung ứng đó tạo cho Cụng ty cú được nhiều nguồn nguyờn vật liệu cú chất lượng đảm bảo với giỏ thành rẻ, phục vụ tốt cho quỏ trỡnh thi cụng cỏc cụng trỡnh. Nguyờn vật liệu nhập vào được Cụng ty kiểm tra một cỏch chặt chẽ, nếu đạt yờu cầu mới được nhập kho. Việc kiểm tra nguyờn vật liệu gồm hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: Phụ trỏch người cung ứng xem xột tài liệu chứng từ liờn quan đến nguyờn vật liệu nhập kho, đồng thời bỏo cỏo cho tổ kỹ thuật để kiểm tra ngoại quan.
Giai đoạn 2: Nếu giai đoạn 1 khụng đạt yờu cầu, thụng số kỹ thuật phải được tiến hành kiểm tra bằng phương phỏp thử nghiệm.
3.3.3. Cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt.
Trong quỏ trỡnh thi cụng cỏc cụng trỡnh, Cỏn bộ phũng kỹ thuật thi cụng cựng với quản đốc phõn xưởng xuống cỏc phõn xưởng sản xuất để theo dừi, kiểm tra chất lượng ở cỏc cụng đoạn của quỏ trỡnh thi cụng, phỏt hiện ra những trục trặc kỹ thuật nhằm hạn chế những sai phạm về kỹ thuật một cỏch tối đa nhằm nõng cao chất lượng cỏc cụng trỡnh thi cụng. Cỏc cỏn bộ này sẽ t heo dừi, kiểm tra cỏc hoạt động phối trộn nguyờn liệu cũng như tỷ lệ nguyờn vật liệu đầu vào, sự vận hành mỏy múc thiết bị kỹ thuật, cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật và cỏc thao tỏc của cụng nhõn ở cỏc cụng trường. Cụng trỡnh thi cụng xong sẽ được bàn giao lại cho chủ đầu tư xột duyệt kỹ để sản phẩm đến tay khỏch hàng cú chất lượng tốt thoó món tối đa nhu cầu của họ.
3.3.4. Quản lý hoạt động thi cụng
Hoạt động thi cụng cỏc cụng trỡnh là một trong những khõu quan trọng cần được kiểm soỏt chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa những sai phạm về mặt kỹ thuật ảnh hưởng đến chất lượng của cỏc cụng trỡnh. Vỡ thời gian thi cụng cỏc cụng trỡnh thường dài chịu sự tỏc động của cỏc yếu tố khỏch quan và chủ quan do đú phũng kỹ thuật thi cụng phải zkết hợp với cỏc phũng ban chức năng kiểm tra từng cụng đoạn thi cụng cỏc cụng trỡnh nhằm trỏnh những sai sút về mặt kỹ thuật. Vỡ cụng nhõn kỹ thuật thực hiện quỏ trỡnh này phần lớn đều là lao động tự do nờn cần cú sự kiểm soỏt chặt chẽ và hướng dẫn họ làm theo cỏc quy trỡnh đó quy định, giỳp họ ý thức được trỏch nhiệm về cụng việc mỡnh phải làm.