30 Sổ chi tiết cỏc tài khoản 15 S38-DN x x x x
Cỏc sổ chi tiết khỏc theo yờu cầu quản lý của DN
Cỏc Sổ kế toỏn quản trị HTK khỏc gồm
1. Cỏc sổ chi tiết theo đối tượng kế toỏn HTK , cần chi tiết ở mức độ cao nhất mà khụng thể mở TK chi tiết. Việc ghi chộp trờn cỏc sổ chi tiết này theo chỉ tiờu tiền tệ và phi tiền tệ. Chỉ tiờu tiền tệ được tổng hợp lại để đối chiếu với phần kế toỏn tổng hợp thuộc kế toỏn tài chớnh. Trong sổ chi tiết cú thể sử dụng chỉ tiờu tiền tệ theo giỏ ước tớnh để phục vụ cho việc cung cấp thụng tin nhanh, cuối kỳ sẽ điều chỉnh về chỉ tiờu giỏ thực tế để đối chiếu.
2. Cỏc sổ TK cấp 3, cấp 4 v.v …sử dụng trong trường hợp cỏc đối tượng kế toỏn cú yờu cầu chi tiết khụng cao.
3. Cỏc bảng tớnh,cỏc biểu đồ, sử dụng trong trường hợp cần phải tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu, biểu diễn cỏc chỉ tiờu, phục vụ cho việc khảo sỏt cỏc tỡnh huống để làm căn cứ cho việc ra cỏc quyết định ngắn hạn, dài hạn.
I.3.4 Tổ chức hệ thống bỏo cỏo
Bỏo cỏo HTK cú ý nghĩa rất lớn để người quản lý DN biết được số vốn đang ứ đọng trong kho, mặt hàng nào chậm tiờu thụ... Hơn nữa, bỏo cỏo HTK cũn là tài liệu quan trọng để cú thể lập dự phũng giảm giỏ HTK tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh trong kỳ, giảm được số thuế thu nhập DN phải nộp theo quy định của phỏp luật. Tiếc
thay, hiện nay, phần lớn cỏc chủ DN, đặc biệt là cỏc chủ DN nhỏ và vừa, lại rất ớt quan tõm đến bỏo cỏo này, coi nú là một thủ tục hành chớnh phải cú cho đủ để nộp cho cơ quan thuế và khụng ớt vṍn đờ̀ đĩ xảy ra từ đú.
Trước hết, với cụng tỏc quản lý DN, do bỏo cỏo tồn kho khụng chớnh xỏc nờn khụng ớt trường hợp đĩ ký hợp đồng bỏn hàng, nhận tiền ứng trước nhưng sau đú mới "giật mỡnh" vỡ trong kho khụng cũn hoặc khụng đủ hàng để giao. Thế là phải chạy đụn, chạy đỏo đi mua đắt để bỏn rẻ hoặc chịu phạt vi phạm hợp đồng.
Sử dụng bỏo cỏo HTK để kiểm tra, xỏc định lại doanh thu bỏn hàng trong kỳ là biện phỏp rất hữu hiệu của cơ quan thuế nhưng ớt cú DN nào biết điều đú. Một DN kinh doanh xăng, dầu đĩ bị truy thu và phạt vi phạm hành chớnh trong lĩnh vực thuế gần ba tỷ đồng chỉ vỡ cỏi bỏo cỏo tồn kho đĩ... "lạy ụng, tụi ở bụi này". Kết quả là, DN đành ký biờn bản nộp truy thu và phạt vi phạm hành chớnh trong lĩnh vực thuế tới hàng tỷ đồng.
Trờn thực tờ́ trong DN có các loại báo cáo liờn quan HTK sau:
Bỏo cỏo HTK
Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư. Hỏi số tồn kho của một vật tư. Tổng hợp nhập xuất tồn. Bỏo cỏo tồn kho. Bỏo cỏo tồn theo kho. Bỏo cỏo tồn kho hiện thời. Bỏo cỏo tồn kho đầu kỳ.
Bỏo cỏo tồn kho theo phiếu nhập (giỏ NTXT). Bảng giỏ trung bỡnh thỏng.
Sổ chi tiết của một tài khoản.
Bỏo cỏo động
Phõn tớch HTK ...
Cho phộp người sử dụng tạo ra những bỏo cỏo đặc thự theo bất kỳ tiờu thức nào. Truy vấn hàng hoỏ theo yờu cầu nghiệp vụ
Bờn cạnh cỏc bỏo cỏo kế toỏn theo mẫu quy dịnh của chế độ kế toỏn DN cần rất nhiều mẫu bỏo cỏo khỏc nhằm phục vụ cho nhu cầu thụng tin về HTK của mỡnh như cỏc bỏo cỏo dự toỏn, bỏo cỏo phõn tớch ... Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn của DN nếu được thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi đỏnh giỏ lựa chọn phần mềm kế toỏn phự hợp với quy mụ cũng như sự đa đạng HTK của DN .
I.3.5 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK
Vai trũ của tài chớnh DN và bộ mỏy kế toỏn trong mỗi cụng ty là rất quan trọng, nú tồn tại và tũn theo quy luật khỏch quan,bộ mỏy kế toỏn sẽ điều hành tồn bộ hoạt đụng tài chớnh DN nhưng bờn cạnh đú tài chớnh DN và bộ mỏy kế toỏn cũn bị chi phối bởi cỏc mục tiờu và phương hướng kinh doanh của DN. Theo cỏc chuyờn gia tài chớnh thỡ bộ mỏy kế toỏn cú tỏc dụng huy động khai thỏc nguồn tài chớnh nhằm đảm bảo yờu cầu kinh doanh, tổ chức sử dụng vốn cú hiệu quả nhất của DN . Bộ mỏy kế toỏn sẽ xỏc định đỳng nhu cầu cần huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ, lựa chọn phương tức đũn bẩy kinh doanh để huy động vốn, để nguồn vốn bảo tồn và phỏt triển, nõng cao thu nhập của DN . Bởi vỡ thụng tin kế toỏn là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra cỏc chiến lược và quyết định kinh doanh do đú nếu thụng tin kế toỏn sai lệch sẽ dẫn đến cỏc quyết định của nhà quản trị khụng phự hợp, DN cú thể rơi vào tỡnh trạng khú khăn. Do vậy, một bộ mỏy kế toỏn mạnh, sổ sỏch kế toỏn rừ ràng, phõn tớch thấu đỏo sẽ giỳp cho người điều hành đưa ra cỏc quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khỏc sổ sỏch rừ ràng thỡ việc quyết toỏn về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giỳp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tựy theo quy mụ và lĩnh vực hoạt động, phũng kế toỏn cú thể chia ra làm cỏc bộ phận như: kế toỏn cụng nợ và thanh toỏn, kế toỏn nguyờn liệu vật tư, kế toỏn giỏ thành,kế toỏn kho, kế toỏn tổng hợp, kế toỏn quản trị...
Bộ mỏy kế toỏn HTK giỳp ghi nhận, xử lý và cung cấp cỏc thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc về sự biến động, tỡnh hỡnh sử dụng hàng hoỏ, vật tư, sản phẩm của DN , đồng thời chi tiết theo từng chủng loại, nhúm vật tư, hàng hoỏ,… làm cơ sở cho việc quản lý dự trữ, nhập xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ tồn kho. Vai trũ kớch thớch và điều tiết hoạt động kinh doanh là vai trũ quan trọng nhất của Kế toỏn HTK và bộ mỏy kế toỏn vỡ nú thực hiện được mục tiờu cụng cụ quản lý kinh doanh. Bộ mỏy kế toỏn HTK được tổ chức khoa học hợp lý sẽ giỳp hệ thống thụng tin kế toỏn HTK đỏp ứng được cỏc yờu cầu quản lý của DN trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thụng tin và đảm bảo an tồn cho HTK.
Trải qua nhiều vụ bờ bối tài chớnh lớn giờ đõy cỏc DN trờn thế giới đĩ chỳ trong hơn bộ mỏy kế toỏn của DN . Điều này cũng là hợp lý bởi nếu cứ tiếp tục “xem thường bộ mỏy kế toỏn như trước đõy” thỡ chắc hẳn sẽ khụng trỏnh khỏi những vụ bờ bối tài chớnh tương tự sẽ xảy ra.
Việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK chớnh là một phần trong việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn núi chung. Tuỳ theo từng mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn(Bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn, tập trung, hay hỗn hợp) mà tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK sao cho phự hợp nhất.
Việc tổ chức lao động kế toỏn trong bộ mỏy cũng rất quan trọng. Vấn đề này bao gồm:
+ Xõy dựng đội ngũ lao động kế toỏn về HTK( tiết kiệm, cú chuyờn mụn, đạo đức, cú chất lượng).
+ Phõn cụng lao động kế toỏn HTK trong bộ mỏy phự hợp (phõn cụng rừ ràng, cụ thể,cú bảng mụ tả cụng việc và quản lý chặt chẽ, bất kiờm nhiệm, bất vị thõn, hữu hiệu và hiệu quả...).
+ Tạo lập mối quan hệ giữa cỏc lao động kế toỏn HTK với nhau, KT HTK với cỏc lao động kế toỏn khỏc trong bộ mỏy bao gồm : quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
quan hệ tỏc nghiệp và quan hệ ghi chộp, cung cấp số liệu, đối chiếu kiểm tra số liệu, kỹ năng làm việc nhúm...
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn HTK cũn phải đảm bảo tớnh kiểm soỏt cao, tũn thủ quy chế trong và ngồi DN .
I.3.6.Tổ chức hạch toỏn HTK :
Tổ chức hạch toỏn HTK là thiết kế khối lượng cụng tỏc hạch toỏn trờn hệ thống cỏc loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và bỏo cỏo kế toỏn nhập- xuất- tồn cho cỏc loại vật tư, sản phẩm hàng hoỏ tăng giảm trong kỳ kế toỏn. Hạch toỏn HTK bao gồm hạch toỏn chi tiết và hạch toỏn tổng hợp:
+ Hạch toỏn chi tiết HTK : DN cú thể ỏp dụng một trong ba phương phỏp sau: - Phương phỏp thẻ song song.
- Phương phỏp sổ đối chiếu lũn chuyển. - Phương phỏp sổ số dư.
+ Hạch toỏn tổng hợp HTK : Để hạch toỏn HTK kế toỏn cú thể ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn hoặc phương phỏp kiểm kờ định kỳ. Việc ỏp dụng phương phỏp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của DN vào yờu cầu quản lý và trỡnh độ nghiệp vụ của kế toỏn viờn cũng như quy định của chế độ kế toỏn hiện hành. - Phương phỏp kờ khai thường xuyờn: Là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của HTK một cỏch thường xuyờn liờn tục trờn cỏc tài khoản phản ỏnh từng loại HTK .
- Phương phỏp kiểm kờ định kỳ: là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn liờn tục về tỡnh hỡnh biến động của vật tư, hàng hoỏ trờn cỏc tài khoản phản từng loại HTK mà chỉ phản ỏnh giỏ trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trờn cơ sở kiểm kờ cuối kỳ, xỏc định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế.
I.4 Tổ chức phõn tớch thụng tin kế toỏn HTK tại cỏc DN .
Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện cú của cụng ty do đú nhà quản trị phải kiểm soỏt tồn kho thật cẩn thận thụng qua việc xem xột xem lượng tồn kho cú hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bỏn hàng cú sụt giảm nếu khụng cú đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như cỏc biện phỏp cần thiết để nõng hoặc giảm lượng HTK .
I.4.1 Phõn tích Vũng quay của HTK
+ Vũng quay HTK = Giỏ vốn hàng bỏn/ HTK bỡnh qũn
í nghĩa : Hệ số này cho biết số lần HTK lũn chuyển bỡnh qũn trong kỳ. Hệ số vũng quay HTK giảm thụng thường là do hàng hoỏ bị ứ đọng khụng tiờu thụ được hay do cụng ty mở rộng kinh doanh, tăng tồn kho.
Như vậy chỉ tiờu này cho biết việc lưu chuyển vốn dự trữ cho kinh doanh cú hợp lý và hiệu quả hay khụng. Thụng thường hệ số vũng quay càng cao thỡ việc kinh doanh thường là tốt, DN bỏn hàng tốt và sử dụng HTK hiệu quả (DN cú hệ số vũng quay cao thường đũi hỏi đầu tư thấp cho HTK so với DN cú cựng mức doanh thu nhưng cú hệ số vũng quay thấp). Mặt khỏc hệ số vũng quay HTK càng cao thỡ càng làm cho DN được củng cố lũng tin về khả năng thanh toỏn. Tuy nhiờn, chỉ số quỏ cao cũng cú
thể cú nghĩa rằng DN đang đỏnh mất một số cơ hội doanh thu bởi vỡ những mặt hàng khỏch hàng đang cú nhu cầu khụng cũn để bỏn.
Ngược lại nếu hệ số vũng quay HTK thấp núi lờn HTK cú thể bị ứ đọng vỡ dự trữ quỏ mức, thu mua chưa sỏt với nhu cầu sản xuất hoặc DN tiờu thụ kộm., HTK đang vượt mức cho phộp.
Từ hệ số vũng quay HTK , cú thể tớnh được một chỉ tiờu tương đương là thời gian lũn chuyển tồn kho hay cũn gọi là số ngày tồn đọng HTK
ngaứy moọt quãn bỡnh baựn haứng voỏn Giaự quãn bỡnh kho Tồn kho tồn haứng chuyeồn luãn gian Thụứi =
Tốc độ lũn chuyển HTK tăng thể hiện cụng ty hoạt đụng tốt, việc gia tăng khối lượng sản phẩm tiờu thụ sẽ làm tăng giỏ vốn hàng bỏn đồng thời làm giảm tồn kho. Lượng hàng húa tồn kho được giải phúng nhanh sẽ rỳt ngắn thời gian lũn chuyển vốn và tăng khả năng thanh toỏn của cụng ty.
Trờn cơ sở nắm được tốc độ quay vũng của HTK nhà quản trị cú thể phõn tớch những nhõn tố ảnh hưởng tới dự trữ HTK từ đú cú cỏc quyết định điều chỉnh mức dự trữ cho hợp lý và đảm bỏo hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
I.4.2. Phõn tớch tỷ suất chu chuyển HTK .
Nếu DN trữ quỏ nhiều hàng tồn thỡ vốn đỏng lẽ ra được đầu tư để thu lợi nhuận đ ĩ bị mắc kẹt lại ở số lượng hàng tồn. Ngồi ra, để lưu trữ hàng hoỏ phải tốn nhiều chi phớ kho bĩi và cũn phải chịu rủi ro hàng hoỏ đú bị lỗi thời. Mặt khỏc, nếu HTK quỏ ớt, cú nghĩa là cụng ty cú thể đỏnh mất khỏch hàng bởi vỡ hàng hoỏ khụng đủ để bỏn. 2 tỷ lệ chớnh đỏnh giỏ lượng HTK là tỷ suất chu chuyển tồn kho và thời gian tồn kho trung bỡnh.
Tỷ suất chu chuyển HTK = Chi phớ hàng hoỏ bỏn ra/HTK trung bỡnh Thời gian tồn kho trung bỡnh = 365/Tỷ suất tồn kho.
Hai cụng thức trờn bản chất là cụng thức tớnh vũng quay HTK và thời gian lưu chuyển HTK ở trờn thụi.
Tuy nhiờn trong phần này xin đề cập thờm một cụng thức nữa là chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động là số ngày cần thiết để chuyển HTK và cỏc khoản phải thu thành tiền mặt. Chu kỳ hoạt động ngắn là tốt.
Chu kỳ hoạt động = Thời gian tồn kho trung bỡnh + Thời gian thu nợ trung bỡnh
I.4.3.Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện định mức HTK
Trờn cơ sở bỏo cỏo tồn kho do kế toỏn cung cấp nhà quản lý cú thể nắm được tỡnh hỡnh thực hiện định mức HTK để cú phương ỏn tỏc nghiệp trongquản trị HTK
Tồn kho quỏ nhiều tới mức dư thừa sẽ trở nờn lĩng phớ nhưng nếu quỏ ớt cũng dẫn đến tốc độ tăng chi phớ cao hơn tốc độ tăng doanh thu, điều này sẽ khụng đảm bảo cho HĐKD được đều đặn và hiệu quả.
Khi mức tồn kho nờn cao quỏ hoặc thấp quỏ cần phải cú động thỏi điều chỉnh để đảm bảo đỏp ứng kịp thời đầy đủ hoặc duy trỡ mức tồn kho hợp lý, đồng thời phõn tớch nguyờn nhõn dẫn đến chờnh lệch đú làm cơ sở lập dự toỏn phự hợp cho cỏc kỳ tiếp theo.
Để thực hiện được điều này đũi hỏi kế toỏn thường xuyờn phõn tớch cung cấp thụng tin cho nhà quản trị bằng cỏc bỏo cỏo như : bỏo cỏo HTK theo thời điểm, bảng kờ nhập xuất theo nguồn hàng.... Lượng HTK nờn được giỏm sỏt liờn tục hoặc theo định k tuỳ thuộc vào kế hoạch đặt hàng, mua hàng của DN .
I.4.4. Phõn tớch tỷ trọng HTK
Nhà quản lý cần xỏc định được trị giỏ từng loại HTK trong DN để cú thể phõn tớch và điều chỉnh từng loại hàng cho hợp lý. Nhà quản lý cần xem xột trờn tổng thể từng loại HTK , từ đú xỏc định tỷ trọng của từng mặt HTK , của HTK so với tổng vốn lưu động. Nhà quản lý cũng cần theo dừi được dũng tiền trong kinh doanh và khả năng chuyển đổi HTK thành tiền mặt ở mức độ nào.
Việc tớnh tỷ trọng này đũi hỏi kế toỏn luụn đảm bảo cung cấp kịp thời cỏc thụng tin về HTK và tổng vốn lưu động bằng cỏc bỏo cỏo như: bỏo cỏo chi tiết theo từng mặt hàng, bảng cõn đối thử.
1.5 Kinh nghiệm kế toỏn HTK và tổ chức quản trị HTK trờn thế giới [4, 5] I.5.1 Mụ hỡnh kế toỏn dạng Anglo-Saxon
Anglo-Saxon là một bộ tộc người Đức, di chuyển sang Anh vào thế kỷ V và trở thành bộ phận cư dõn chủ yếu của Anh quốc ngày nay.
Kế toỏn dạng Anglo-Saxon khỏc biệt với kế toỏn của cỏc nước lục địa Tõy Âu, chõu Á, Mỹ La Tinh và nhiều khu vực khỏc trờn thế giới. Kế toỏn dạng Anglo-Saxon khụng những được ỏp dụng ở Anh và Mỹ mà cũn được ỏp dụng ở những nứoc khỏc và cỏc khu vực chịu sự ảnh hưởng của Anh như Úc, Canada, Hongkong, Ấn Độ, Ai- Len, Kenya, Malaysia, New Zealand, Nigeria, Singapo và Nam Phi.
Nhỡn chung, kế toỏn dạng Anglo-Saxon cú xu hướng kộm thận trọng và cụng khai nhiều hơn so với hệ thống kế toỏn Đức, cỏc nước Latinh và Nhật Bản.
Kế toỏn Mỹ:
Là một nước thuộc khối cỏc nước theo hợ̀ thụ́ng kờ́ toán Bắc Mỹ , kế toỏn Mỹ là mụ