(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Đây là văn bản do Phó chủ tịch ký thay chủ tịch. Tại Điểm b, Khoản 7, mục 2 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Như vậy, lỗi sai phạm của văn bản này là không ghi chữ “KT.” trước chức vụ Chủ tịch mà lại ghi trực tiếp chức vụ phó chủ tịch.
Tại phần nơi nhận rất nhiều VBQPPL không ghi tên cơ quan có thẩm quyền kiểm tra văn bản trong khi đây là quy định bắt buộc của pháp luật. Ngoài ra, vẫn còn tồn tại một số VBPL sai về kết cấu, bố cục văn bản. Một số Quyết định trình bày theo bố cục mục, khoản, điểm. Trong khi đó, theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì quyết định phải được bố cục theo Điều, Khoản, Điểm. Như vậy, những văn bản này có bố cục không đúng quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, một dạng sai sót khá phổ biến là việc sử dụng ngôn ngữ soạn thảo văn bản chưa chuẩn xác, một số văn bản do địa phương ban hành sử dụng từ ngữ địa phương. Có văn bản sử dụng thuật ngữ chuyên môn nhưng giải thích không rõ hoặc thuật ngữ được giải thích không giống nhau, thiếu thống nhất ví dụ như: “hộ gia đình”, “cộng đồng dân cư”, “đấu thầu dự án có sử dụng đất”...được giải thích không giống nhau tại các VBQPPL trong lĩnh vực đất đai. Nhiều văn bản còn viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng; viết sai chính tả, sử dụng từ ngữ đa nghĩa làm cho nội dung văn bản được hiểu không chính xác và thống nhất; trong cách diễn đạt nhiều khi dài dòng, trừu tượng gây khó khăn cho người áp dụng thi hành văn bản.