IV- Một số thuật toán của chơng trình 1.Thuật toán login chơng trình:
3. Thuật toán báo cáo:
-68-
Bắt đầu
Mở form chọn báo Chọn báo cáo cần Xem báo cáo In
báo cáo In báo cáoKết thúcY
1.Giao diện đầu của chơng trình:
2.Menu chơng trình:
Sau khi bạn đã điền đúng username và password, bạn sẽ truy nhập vào chơng trình hệ thống nh sau:
Sau đó bạn có thể thao tác sử dụng các công việc mà bạn muốn theo thực đơn sổ xuống nh sau:
Danh mục:
1. Đối tác.
Mỗi hợp đồng xuất, nhập khẩu làm phát sinh đối tác mới. Khi đó bạn sẽ muốn thêm mới hoặc sửa, xoá đối tác cũ. Khi đó trên menu bạn chọn: cập nhật \
Tuy nhiên danh mục này chỉ cho phép bạn xem chứ không thể trực tiếp thêm , sửa hay xoá một đối tác nào đó. Bạn có thể sử dụng các phím chức năng để thực hiện các công việc mà bạn muốn:
− Khi bạn nhấn phím F3 thì Form thêm đối tác mới sẽ đợc mở cho phép bạn thêm một hay nhiều đối tác mới:
Sau khi điền các thông tin cần thiết về đối tác mới bạn click vào nút nhận thì thông tin sẽ đợc lu vào danh mục đối tác.
− Nếu bạn muốn sửa thông tin chi tiết về một đối tác thì bạn phải chọn dòng chứa thông tin đó trong danh mục đối tác sau đó nhấn phím F4 trên màn hình sẽ xuất hiện Form sửa đối tác nh sau:
Sau khi sửa thông tin mà bạn muốn, bạn nhấn nút nhận ngay lập tức thông tin mà bạn vừa sửa sẽ đợc lu vào danh mục đối tác.
− Để xoá thông tin về đối tác mà bạn không cần lu nữa thì bạn cũng chọn đến dòng chứa dối tác đó rồi nhấn phím F5, trên màn hình sẽ xuất hiện Form xoá đối tác nh sau:
Click vào nút nhận ,chơng trình sẽ xuất hiện thông báo hỏi bạn có chắc chắn xoá không? Nếu bạn chắc chắn xoá thì Nhấn OK. Ngợc lại bạn click Huỷ bỏ.
2. Danh mục hàng hoá 3. Danh mục kho
4. Danh mục loại hình xuất nhập 5. Danh mục loại xuất nhập 6. Danh mục ngoại tệ 7. Danh mục thị trờng .
Để xem, thêm mới, sửa hoặc xoá bất kỳ thông tin nào trong các danh mục này bạn cũng thực hiện tơng tự nh đối với danh mục đối tác đã trình bày ở trên.
Cập nhật:
Để thuận tiện cho ngời sử dụng trong việc cập nhật chứng từ xuất nhập khẩu các Form cập nhật Hợp đồng, Tờ khai xnk, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho d- ới đây đợc thiết kế giống với mẫu chứng từ trong thực tế.
*Chú ý: Khi cập nhật các chứng từ này ngời sử dụng phải điền thông tin về số hợp đồng( đối với hợp đồng), Số tờ khai( đối với tờ khai hàng hoá xnk), Số phiếu nhập(đối với phiếu nhập kho),Số phiếu xuất (đối với phiếu xuất kho) và mã chứng từ nếu không chơng trình sẽ báo lỗi yêu cầu ngời dàng nhập lại.
1.Hợp đồng.
Bạn muốn quản lý các thông tin chi tiết về hợp đồng để có thể sử dụng về sau, chẳng hạn nh tìm kiếm nhanh thông tin về hơp đồng hoặc báo cáo việc thực hiện hợp đồng. Bạn sẽ chọn mục cập nhật trên menu sổ xuống và chọn hợp đồng, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện form hợp đồng nh sau:
Sau khi đã điền các thông tin về hợp đồng bạn click vào nút lu ngay lập tức thông tin về hợp đồng mà bạn vữa thêm sẽ đợc cập nhật vào cơ sở dữ liệu.Bạn có thể xem thông tin đã đợc cập nhật cha bằng cách click vào nút Xem.Ngợc lại nếu bạn không muốn lu thì bạn có thể click vào nút thoát(hoặc nhấn tổ hợp phím
nóng CTRL+T)
Đế sửa, xoá thông tin về bất kỳ hợp đồng nào đã lu trớc đó bạn sử dụng các nút đầu, trớc, kế, cuối ở bên trái Form để di chuyển đến bản ghi bạn muốn thao tác. Khi đó thông tin về Hợp đồng sẽ hiện lên Form cho phép bạn sửa hoặc xoá .
2. Cập nhật tờ khai xuất nhập khẩu.
Đối với mỗi hợp đồng đều có tờ khai xuất nhập khẩu, để cập nhật thông tin cho tờ khai bạn chọn trên menu mục cập nhật\ tờ khai. Sau đó bạn cũng thao tác t- ơng tự nh đối với Form Hợp đồng.
3.Cập nhật phiếu nhập kho.
Để lu thông tin về hàng hoá nhập vào kho nh số lợng nhập, ngày nhập chơng trình cung cấp Form phiếu nhập kho nh sau:
4.Cập nhật phiếu xuất kho:
Tơng tự cách thao tác nh phiếu nhập kho ta có Form phiếu xuất kho nh sau:
Tìm kiếm:
Muốn biết thông tin về hàng hoá, hợp đồng, đối tác... ngời sử dụng có thể dùng chức năng tìm kiếm của chơng trình.Trên menu chính của chơng trình bạn chọn mục tra cứu, sau đó chọn tiêu thức tìm kiếm mà bạn muốn qua thực đơn sổ xuống.
1. Tìm kiếm hàng hoá.
Nh bạn đã biết với một khối lợng giao dịch xuất nhập khẩu rất lớn thì tệp hàng hoá bạn lu cũng gồm rất nhiều bản ghi do vậy mỗi khi xem thông tin về một loại hàng hoá bất kỳ mà phải xem toàn bộ tệp thì rất mất thời gian mà có thể khó tìm thấy. Bạn cần một chức năng tra cứu trợ giúp. Với chức năng tìm kiếm này bạn chỉ cần nhập đúng giá trị tìm kiếm bạn sẽ nhận đợc thông tin về riêng hàng hoá bạn cần. Nếu không nhớ giá trị tìm kiếm chơng trình sẽ liệt kê toàn bộ giúp bạn.
Sau khi nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút Tìm bạn sẽ có đợc thông tin về hàng hoá cần tìm dới dạng bảng.
2. Tìm kiếm hợp đồng.
Bạn muốn biết một khách hàng nào đó đã ký bao nhiêu hợp đồng, những hàng hoá nào đợc xuất khẩu hay nhập khẩu nhiều nhất ,thuộc những hợp đồng nào phục vụ cho mục đích quản lý của bạn thì bạn có thể tra cứu nhanh bừng cách chọn mục tra cứu\hợp đồng . Khi đó Form tìm kiếm thông tin hợp đồng sẽ hiện ra.
Bạn có thể chọn một trong các tiêu thức tìm kiếm có ở trên Form. Sau khi nhập giá trị tìm kiếm bạn click vào nút tìm ngay lập tức bạn sẽ nhận đợc thông tin mà bạn muốn.
Báo cáo:
Cuối mỗi tháng nhân viên xuất nhập khẩu phải báo cáo cho trởng phòng biết về tình hình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu trong tháng, hàng năm phòng xuất nhập khẩu phải báo cáo xuất nhập khẩu năm lên lãnh đạo công ty, hoặc đột xuất bạn cần phải báo cáo về danh sách đối tác để chuẩn bị th chúc mừng năm mới chẳng hạn. Chơng trình sẽ cung cấp chức năng báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào bạn muốn.
1. Báo cáo danh sách đối tác.
Khi bạn muốn báo cáo về danh sách đối tác, trên menu bạn chọn báo cáo\đối
tác.Trên màn hình sẽ xuất hiện Form Báo cáo đối tác cho phép bạn chọn tiêu thức
Nếu bạn muốn xem báo cáo trớc khi in bạn click vào nút Xem. Sau đó bạn có thể chọn in hay không. Nếu bạn chọn tất cả thì sẽ nhận đợc một báo cáo về danh sách đối tác nh sau:
Khi bạn chọn tiêu thức báo cáo nào thì trên màn hình sẽ xuất hiện thông tin về báo cáo tơng ứng. Chẳng hạn bạn muốn báo cáo về hàng hoá tồn kho, bạn tích vào ô hàng tồn kho sau đó click nút xem báo cáo sẽ có dạng nh sau:
Cuối mỗi tháng nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng trong tháng đó cho trởng phòng. Bạn chỉ cần chọn mục báo cáo tháng trên menu báo cáo/ baocaothang ngay lập tức sẽ hiện trên màn hình Form báo cáo tháng cho phép bạn chọn hình thức xem hay in báo cáo đó. giao diện nh sau:
Nếu bạn chọn tháng báo cáo là tháng 4 và click vào nút xem bạn sẽ thấy báo nh sau:
Cuối mỗi năm phòng xuất nhập khẩu phải báo cáo về kim nghạch xuất nhập khẩu lên cấp lãnh đạo trong năm đó. Chơng trình cung cấp một số loại báo nh sau:
+Báo cáo xuất nhập khẩu theo năm
+Báo cáo xuất khẩu kinh tế
+Báo cáo nhập khẩu uỷ thác.
Để chọn đợc loại báo cần thiết bạn chỉ cần vào menu/ báo cáo/ hợp đồng , khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện một Form cho phép bạn chọn loại báo cáo bạn muốn.
Sau khi chọn tiêu thức báo cáo cần thiết bạn có thể chọn xem trớc hoặc in ngay báo cáo mà bạn muốn. Chẳng hạn bạn chọn báo cáo nhập khẩu uỷ thác và chọn Xem bạn sẽ thấy báo cáo có dạng sau:
VI- Cài đặt phần mềm: 1.Phần cứng: − Pentium 233 - support MMX − 32 MB Ram − SVGA monitor − 20 MB ổ cứng còn trống. 2.Phần mềm: − Windows 98/ Me/2000/ XP − Font .VnTime − Bộ gõ tiếng Việt.
− Thiết lập Font .Vntime cho menu, Active Title Bar, Message Box Bằng cách chọn Setting/Control Panel/Display/Appearance.
Kết luận
Trên đất nớc ta kể từ khi thực hiện nghị quyết 49/CP của chính phủ, tất cả các cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện việc đa máy vi tính vào công tác văn phòng và quản lý. Nhng mỗi cơ quan doanh nghiệp bên cạnh những hình thức quản lý chung lại có những đặc trng quản lý khác nhau. Để phát huy tốt và có hiệu quả công tác quản lý mỗi tổ chức, cơ quan đều cần có phần mềm quản lý của mình.
Trong thời gian thực tập tại phòng xuất nhập khẩu thuộc công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu, Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng em đã đợc các anh chị trong phòng hớng dẫn tìm hiểu về hoạt động xuất nhập khẩu để trên cơ sở đó xây dựng đề tài:
" Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu tại phòng xuất nhập khẩu, Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu"
Chơng trình đã hoàn thành và thử nghiệm tại phòng xuất nhập khẩu. Chơng trình ban đầu đã hoạt động tốt các chức năng nh cập nhật lu trữ thông tin, tra cứu thông tin cần thiết và tạo một số báo cáo phục vụ mục đích quản lý. Do bản thân kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm viết phần mềm ít, thời gian xây dựng chơng trình còn ngắn nên không tránh khỏi nhiều sai sót. Bên cạnh đó trong quá trình vận hành hệ thống chắc sẽ nảy sinh những vấn đề mà bản thân trong lúc xử lý cha đề cập đến. Vì vậy trong thời gian tới với kiến thức thực tế đợc bổ sung đồng thời tiếp thu những ý kiến từ phía ngời sử dụng sẽ giúp em hoàn thiện chơng trình này hơn nữa. Dự kiến chơng trình sẽ phát triển thêm những khía cạnh sau:
• Xây dựng báo cáo chi tiết và đầy đủ hơn.
• Xây dựng giao diện Web để tiến hành cập nhật số liệu trên Website nhằm cung cấp cho khách hàng những thông tin chính xác nhất đến khả năng cung cấp.
Mục lục
Trang
Lời nói đầu 1
Chơng I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các đặc 3 trng của hoạt động xuất nhập khẩu.
I- Giới thiệu chung về công ty. 3
II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Xuất Nhập khẩu: 7
1. Bộ phận nhập khẩu. 7
2. Bộ phận xuất khẩu. 10
III- Vấn đề ứng dụng tin học hiện nay ở phòng xuất nhập khẩu và định 13
hớng đề tài nghiên cứu:
Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức. 15
1. Tổ chức và thông tin: 15
2. Hệ thống thông tin 16
3. Phơng pháp phát triển Hệ thống thông tin. 21
4. Các giai đoạn phát triển HTTT. 24
5. Phân tích HTTT 29
6. Thiết kế CSDL 37
Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động 42 xuất nhập khẩu:
I- Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT. 42
II- Phân tích hệ thống. 42
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống. 42
2. Sơ đồ luồng fthông tin . 43
3. Sơ đồ ngữ cảnh. 46
III- Thiết kế CSDL 54
1. Thông tin đầu ra của hệ thống. 54
2. Chuẩn hoá CSDL 56
3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống. 60
V- Một số giao diện của chơng trình. 68
VI- Cài đặt chơng trình. 83
Kết luận 84