5.1 Các phơng pháp thu thập thông tin
-Phỏng vấn : Đây là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đợc những ngời chịu trách nhiệm trên thực tế mà có thể không đợc ghi trên văn bản tổ chức và thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà khó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. -Nghiên cứu tài liệu : Phơng pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về
nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t- ơng lai của tổ chức.
Tài liệu sử dụng cho đề tài này chủ yếu là những tài liệu liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu nh: Hợp đồng xuất nhập khẩu, tờ khai xuất nhập khẩu, báo cáo về tình hình xuất nhập khẩu...
-Sử dụng phiếu điều tra : Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi ghi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau và phiếu phải ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
-Quan sát : Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, bỏ ngăn kéo nào, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá. Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì đôi khi ngời bị quan sát không thực hiện giống nh ngày thờng.
Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý xuất nhập khẩu dới đây các thông tin đều đợc mã hoá để tiện cho việc xử lý chơng trình nhanh chóng hơn.
Việc mã hoá sẽ mang lại các lợi ích sau: - Nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng. - Mô tả nhanh chóng các đối tợng.
- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.
Mã hiệu đợc xem là sự biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn.
Các phơng pháp mã hoá cơ bản bao gồm:
- Ph ơng pháp mã hoá phân cấp : Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Ngời ta phân cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải, các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
- Ph ơng pháp mã hoá liên tiếp : Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu loại hình xuất nhập trớc mang mã số 1 thì loại hình tiếp theo sẽ mang mã 2 trong một dãy liên tiếp 10 loại hình xuất nhập.
- Ph ơng pháp mã hóa tổng hợp : Đây là phơng pháp kết hợp của mã hoá phân cấp và mã hoá liên tiếp.
- Ph ơng pháp mã hoá theo xeri : Phơng pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã qui định.
- Ph ơng pháp mã hoá gợi nhớ : Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu trong mã hoá tiền tệ quốc tế: VND, USD.
- Ph ơng pháp mã hoá ghép nối : Phơng pháp này chia mã thành nhiều trờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đợc mã hoá.
Tóm lại, để quản lý hoạt động xuất nhập khẩu với một số lợng lớn và phức tạp các đối tợng quản lý nh khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, kho hàng, thời hạn hợp đồng... các phơng pháp mã hoá đợc sử dụng trong hệ thống rất phong phú và là sự kết hợp của nhiều phơng pháp nh: mã hoá liên tiếp, mã hoá phân cấp, mã hoá tổng hợp, mã hoá gợi nhớ.
5.3. Các công cụ mô hình hóa HTTT
5.3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ( BFD - Bussiness Function Diagram)
Sơ đồ là một công cụ khá hữu hiệu, cho ngời đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc.
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mô tả việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Sơ đồ chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống, mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần sẽ đ- ợc bẻ thành các chức năng con, số mức bẻ ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
Sơ đồ BFD đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau. Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thờng liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánh đợc nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và ngời sử dụng quen dùng nó.
Mục đích của sơ đồ BFD của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu sẽ trình bày trong chơng sau (Chơng phân tích, thiết kế hệ thống) là nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích, chỉ ra vị trí miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.