II. Thực trạng công tác kế toán nhập,xuất và bảo quản Nguyên
2. Công tác kế toán
2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu
Phòng kế toán đảm nhiệm việc mua Nguyên vật liệu. Khi Nguyên vật liệu mua về ngời mua sẽ mang hoá đơn GTGT, hoá đơn cớc phí vận chuyển, phiếu chi lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra số liệu, số l- ợng, quy cách Nguyên vật liệu so với hoá đơn, nếu đúng mới nhập kho và kế toán viết phiếu nhập kho.Trờng hợp Nguyên vật liệu mua về với khối lợng lớn, giá trị cao thì công ty kiểm nghiệm vật t. Thủ kho sẽ căn cứ vào số lợng Nguyên vật liệu thực nhập để ghi vào thẻ kho cho từng loại Nguyên vật liệu.
- Sự luân chuyển của chứng từ:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t cả về số lợng, chất lợng và chủng loại. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào biên bản kiểm nghiệm, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t,
hàng hoá trên cơ sởhoá đơn, biên bản rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi vào sổ thực tế nhập kho rồi chuyển cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của Nguyên vật liệu, có thể mở cho từng loại, từng nhóm, từng thứ... tuỳ theo yêu cấu quản lý và phơng tiện kế toán.
Tài khoản 152 có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại Nguyên vật liệu phù hợp với phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:
. TK 1521: Nguyên vật liệu chính. . TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. . TK 1523: Nhiên liệu.
. TK 1524: Phụ tùng thay thế.
. TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. . TK 1528: Vật liệu khác.
+ Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đờng”: TK này dùng để phản ánh Nguyên vật liệu mua đã có hoá đơn cuối tháng nhng cha về nhập kho hoặc đã về nhng doanh nghiệp cha làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho.
+ Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: 133, 331, 111, 112....
- Trình tự kế toán:
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo có... để ghi sổ.
Ví dụ 2: Có tài liệu về giấy Cutchet 100g/m2 khổ 65x86 cm:
Ngày 03/02/2005 Anh Nguyễn Văn Nam phòng kế hoạch vật t mua giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) nhập kho theo hoá đơn số 4302 của công ty Tân Mai số lợng là 1500 kg với đơn giá 11818 đ/kg, thuế xuất thuế GTGT 10%.
Hoá đơn ( GTGT )
Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 03/02/2005.
No: 4320
Đơn vị bán hàng : Công ty giấy Tân Mai.
Địa chỉ : 20 – Hàng chiếu – Hà Nội.
Họ tên ngời mua hàng:Ông Nguyễn Văn Nam.
Đơn vị : Công ty In Hàng không.
Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chơng Dơng.
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản.
STT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86) Kg 1500 11818 17.727.000 Cộng 17.727.000 Cộng tiền hàng: 17.727.000 Tiền thuế GTGT 10%: 1.772.700
Tổng số tiền thanh toán: 19.499.700
Số tiền viết bằng chữ: Mời chín triệu bốn trăm chín mơi chín nghìn bảy trăm đồng chẵn.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Biên bản kiểm nghiệm
Ngày: 03/02/2005
Căn cứ vào hoá đơn số 4302 ngày 03/02/2005 của công ty giấy Tân Mai.
Ban kiểm nghiệm gồm có:
- Ông: Lê Xuân Tuấn – Trởng ban.
- Ông: Nguyễn Minh Tuấn – Kế toán, uỷ viên. - Ông: Nguyễn Duy Thái – Kỹ thuật, uỷ viên. - Bà: Nguyễn Thị Lan – Thủ kho, uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t: Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86 ).
Phơng thức kiểm nghiệm : Cân, đo.
STT Tên, quy cách nhãn hiệu vật t Đơn vị tính Số lợng
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng sai quy cách A B C 1 2 3 1 Giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) Kg 1500 1500 0
Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm là giấy do ông Nguyễn Văn Nam nhập của công ty Giấy Tân Mai đủ số lợng, đứng kích cỡ và đạt tiêu chuẩn chất lợng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán Trởng ban
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN–
Phiếu nhập kho
Số: 328. Ngày: 03/02/2005.
Nhập của: Ông Nguyễn Văn Nam.
Lý do : Nhập giấy của công ty giấy Tân Mai.
Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
STT Tên hàng ĐVT Số
lợng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Giấy Cutchet 100g/m2 (65 x 86) Kg 1500 11818 17.727.000 Cộng 17.727.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Mời bảy triệu bảy trăm hai mơi bảy nghìn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời viết phiếu Thủ kho Ngời giao
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Ngày 05/02/2005 anh Nguyễn Văn Xê mua giấy Đài Loan 70g/m2 (84 x 123) nhập kho theo hoá đơn số 1024 của công ty TNHH Đồng Xuân. Số lợng 2000 kg với đơn giá 15.875 đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 400.000.
Trình tự nhập kho đợc tiến hành nh sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật t. Thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho.
Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 05/02/2005.
No: 1024.
Đơn vị bán : Công ty TNHH Đồng Xuân.
Địa chỉ : 162A – Tôn Đức Thắng – Hà Nội.
Số tài khoản : 03035230101 – 4 Ngân hàng Hàng Hải TP. Hồ Chí Minh.
Họ tên ngời mua : Ông Nguyễn Văn Xê.
Đơn vị : Công ty In Hành không.
Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy Đài Loan 70g/m2 (84x123)
Kg 2000 15.875 31.750.000
Cộng 31.750.000
Cộng tiền hàng: 31.750.000
Tiến thuế GTGT 10%: 3.175.000
Tổng số tiền thanh toán: 34.925.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi t triệu chín trăm hai mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ kho đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sân bay Gia Lâm HN–
Biên bản kiểm nghiệm
Ngày 05/02/2005.
Căn cứ vào hoá đơn số 1024 ngày 05/02/2005 của công ty TNHH Đồng Xuân. Ban kiểm nghiệm gồm có:
- Ông: Lê Xuân Tuấn – Trởng ban.
- Ông: Nguyễn Minh Tuấn – Kế toán, uỷ viên. - Ông: Nguyễn Duy Thái – Kỹ thuật, uỷ viên. - Bà: Nguyễn Thị Lan – Thủ kho, uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t: Giấy Đài Loan 70g/m2 ( 84 x 123 ). Phơng thức kiểm nghiệm : Cân, đo.
STT nhãn hiệu vật tTên, quy cách Đơnvị tính
Số lợng
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng
đúng quy cách
Số lợng Sai quy cách
A B C 1 2 3
1 Giấy Đài Loan
70 g/m2 (84x123) Kg 2000 2000 0
Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm là giấy do ông Nguyễn Văn Xê nhập của công ty TNHH Đồng Xuân đủ số lợng, đúng kích cỡ, chuẩn chất lợng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán Trởng ban
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sân bay Gia Lâm HN–
Phiếu nhập kho
Số: 330. Ngày: 05/02/2005.
Nhập của : Ông Nguyễn Văn Xê.
Đơn vị : Phòng kế hoạch vật t.
Lý do : Nhập vật t của công ty TNHH Đồng Xuân.
Nhập vào kho: Chị Lan – Công ty In Hàng không.
STT Tên hàng ĐVT Số
lợng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Giấy Đài Loan 70 g/m2 (84x123 )
Kg 2000 16.075 32.150.000
Cộng 32.150.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Ba mơi hai triệu một trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị Ngời viết phiếu Thủ kho Ngời giao
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)