1.5.1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”.
Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.
1.5.2. Hình thức kế toán nhật kí sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí - sổ cái. Căn cứ vào sổ nhật kí - sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng phân bổ chứng từ gốc.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật kí, trọng tân là sổ nhật kí chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức nhật kí chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ nhật ký chung (hay nhật ký đặc biệt), sổ cái, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.5.4. Hình thức kế toán nhật kí chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ki chứng từ là:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY
CPSXKD XNK LAM SƠN – THÁI BÌNH
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty CPSXKD XNK Lam Sơn - Thái Bình
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPSXKD XNK Lam Sơn - Thái Bình
Công ty cổ phần Sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Lam Sơn - Thái Bình tiền thân là Công ty Lam Sơn được thành lập ngày 2/4/1996 theo quyết định số 007181 của UBND tỉnh Thái Bình và được sở kế hoạch đầu tư Thái Bình cấp giấp phép kinh doanh số 049395 ngày 8/4/1996.
Ban đầu Công ty chỉ kinh doanh, hoạt động nhỏ lẻ. Cơ sở vật chất nghèo nàn đặc biệt khu sản xuất, chế biến không tập trung dẫn đến quản lý phân tán ở nhiều nơi nên việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Năm 2002 được sự quan tâm của UBND tỉnh Thái Bình, sự hỗ trợ của UBND huyện Đông Hưng, UBND xã Đông La, Công ty đã chuyển đến địa điểm mới sang cụm công nghiệp Đông La, Đông Hưng, Thái Bình với tổng diện tích trên 10.000 m2 để xây dựng cơ sở hạ tầng gồm nơi làm việc, khu sản xuất kinh doanh. Công ty đã từng bước đi vào ổn định và cũng từ đây Công ty có cơ sở hạ tầng vững chắc, với các kho tàng đủ sức chứa hàng nghìn tấn vật tư hàng hoá, nơi làm việc cho cán bộ công nhân viên đầy đủ tiện nghi, rộng rãi thoáng mát, phương tiện vận tải đa dạng, đủ sức đáp ứng nhu cầu hàng hoá vài trăm tấn mỗi ngày phục vụ đầy đủ kịp thời cho hàng trăm các đại lý của Công ty rải khắp các huyện thị trong và ngoài tỉnh. Các ngành nghề kinh doanh của công ty không những duy trì mà ngày càng phát triển. Doanh số bán hàng năm sau lớn hơn năm trước. Đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty ngày càng ổn định, giải quyết được công ăn việc làm cho hàng trăm lao động chủ yếu là con em trong huyện. Với phương châm phục vụ phát triển nông nghiệp cho tỉnh, Công ty luôn đa dạng hoá ngành nghề đảm bảo việc làm thường xuyên cho người lao động. Năm 2008 Công ty mua vào bán ra trên 16 ngàn tấn vật tư nông nghiệp, lương thực đạt 12 ngàn tấn, cám thức ăn gia súc đạt trên 8 ngàn tấn. Doanh
Đến năm 2009 công ty đã có 162 cán bộ công nhân viên. Cơ cấu tổ chức của công ty đã được sắp xếp lại để đủ sức quản lý điều hành công tác sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển. Các phòng ban có đầy đủ các trưởng phó phòng, quy định rõ ràng nhiệm vụ, chức năng của từng cá nhân.
Năm 2008 Công ty đạt doanh số gần 200 tỷ đồng. Mua vào bán ra gần 10 ngàn tấn lương thực, trên 20 ngàn tấn vật tư nông nghiệp, trên 30 ngàn tấn cám thức ăn chăn nuôi.
Đến tháng 4 năm 2006 Công ty TNHH Lam Sơn đổi tên thành công ty CP SXKD XNK Lam Sơn Thái Bình theo giấy phép kinh doanh số 0803000298 ngày 18/4/2006 của sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Bình.
Trụ sở làm việc: Cụm công nghiệp Đông La - Đông Hưng - Thái Bình Điện thoại: 036.3 851 289
Fax: 036.3 791 586
Tài khoản: 0211000000333 tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Thái Bình Email: Latexco6886@yahoo.com
Vốn điều lệ của Công ty: 1.300.000.000 VNĐ (Một tỷ ba trăm triệu đồng). Công ty được sở kế hoạch đầu tư Thái Bình cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh với các ngành nghề kinh doanh sau:
- Kinh doanh chế biến lương thực - Đại lý kinh doanh vật tư nông nghiệp - Kinh doanh vận tải hàng hoá
- Kinh doanh thức ăn chăn nuôi
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty CPSXKD XNK Lam Sơn - Thái Bình
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Hoạt động chủ yếu của Công ty là phân phối các sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Bên cạnh đó Công ty còn tiến hành thu mua thóc từ bà con nông dân rồi chế biến thành thành phẩm bán ra thị trường (các loại gạo...). Do đó để thuận lợi
cho việc cung cấp kịp thời thành phẩm gạo ra thị trường nên Công ty đã xây dựng phân xưởng chế biến xay xát. Bộ phận này gồm 33 người trong đó có:
1 Quản đốc phân xưởng 2 Thủ kho
3 Trực ca
27 Công nhân chia làm 3 tổ sản xuất
Việc sản xuất tại phân xưởng của công ty được thực hiện liên tục bởi 3 tổ sản xuất, mỗi tổ làm việc 8 tiếng/ngày. Trong phân xưởng lắp ráp một bộ máy liên hoàn xay sát thóc gạo 4 tấn/giờ.
2.1.2.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năn gần đây
Bảng 1 : Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty Lam Sơn giai đoạn 2007 – 2008
Đơn vị tính: Nghìn đồng
Các chỉ tiêu Năm
2007 2008 2009(*)
Doanh thu thuần 157.868.291 250.386.348 410.000.000 Giá vốn hàng bán 146.919.155 236.428.310 396.000.000 Chi phí quản lý KD 9.199.449 16.133.938 20.800.000 Chi phí tài chính 2.209.469 3.408.468 4.000.000 Lợi nhuận thuần từ hoạt
động KD
459.782 558.436 800.000
Lãi khác 616.522 866.471 1.250.000
Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN
156.740 308.045 450.000
Thuế thu nhập DN phải nộp
(Nguồn báo cáo quyết toán giai đoạn 2007 - 2008 của Công ty CP SXKD XNK Lam Sơn)
(*) Số liệu dự kiến năm 2009
Từ bảng trên ta thấy doanh thu hàng năm Công ty đều tăng năm sau cao hơn năm trước, chứng tỏ công tác tiêu thụ sản phẩm trong Công ty rất tốt. Hàng năm khối lượng sản phẩm tiêu thụ càng tăng. Có được điều đó thứ nhất là do Công ty có đội ngũ tiếp thị có khả năng, làm việc chăm chỉ, biết nắm bắt nhu cầu thị trường. Thứ hai là công ty đã tìm được những đối tác tốt cung cấp sản phẩm có chất lượng được người tiêu dùng ủng hộ như Công ty Phân bón miền Nam, Công ty Supe phốt phát và hoá chất Lâm Thao, Công ty TĂCN Lái Thiêu tỉnh Bình Dương. Đó là những cơ sở sản xuất có uy tín trên thị trường.
Hiện tại thức ăn chăn nuôi là mặt hàng tiêu thụ mạnh nhất tại Công ty, năm 2004 Công ty làm đại lý phân phối cho TĂCN Lái Thiêu, lúc đó mặt hàng này chưa có mặt tại thị trường miền bắc nên doanh thu còn thấp. Đến năm 2008 thì sản phẩm này đã có mặt ở hầu hết các tỉnh phía Bắc. Vì vậy mà so với năm 2007 thì doanh thu năm 2008 tăng lên gấp gần 2 lần. Cùng với việc tăng doanh thu lợi nhuận cũng tăng theo chứng tỏ Công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả đặc biệt năm 2008 lợi nhuận tăng gấp 2 lần so với năm 2007. Còn năm 2009 lúc này Công ty đã có cơ sở ổn định, mọi hoạt động đã đi vào nề nếp, mặt hàng thức ăn chăn nuôi công nghiệp do Công ty làm đại lý phân phối đang tiêu thụ mạnh trên thị trường...
Lợi nhuận tăng kéo theo thu nhập của người lao động tăng đồng thời góp phần nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên chức do vậy họ có niềm tin vào Công ty nên họ sẽ làm việc tốt hơn và gắn bó lâu dài với Công ty.
Năm 2007 2008 2009
Thu nhập bình quân 1.200 1.500 1.700
Nhìn chung hoạt động của Công ty đang có chiều hướng đi lên, kinh doanh có hiệu quả nhưng Công ty vẫn cần phải cố gắng nỗ lực hơn nữa để đạt được những kết quả tốt hơn phấn đấu trong năm sau đạt doanh thu trên 300 tỷ, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra toàn miền Bắc.
Sản phẩm mà phân xưởng chế biến ra chủ yếu là gạo. Các loại gạo được chế biến trên cùng một dây chuyền công nghệ nhưng tuỳ từng loại gạo mà quy trình công nghệ là dài ngắn khác nhau.
Quy trình sản xuất như sau:
Ví dụ: Chế biến ra gạo rượu
NVL đầu vào => Máy sàng lọc tạp chất => Đầu xay => Máy sàng lọc tách thóc Ví dụ: Sản xuất ra loại gạo trắng bóng với yêu cầu 15 % tấm
NVL đầu vào (thóc) => Máy sàng lọc tạp chất => Đầu xay => Máy xay tách trấu => Máy xát trắng gạo => Máy đánh bóng gạo => Phân loại hạt (Máy lọc tấm) (đặt 15%) => Đóng gói sản phẩm.
Do loại hình thóc gạo thay đổi theo thời vụ nên Công ty phải hạch toán theo từng lô nhất định, không có sản phẩm dở dang. Từ đó chủ động giá bán theo từng thời kỳ, thích hợp với nhu cầu thị trường.
Vai trò của quản đốc phân xưởng :
- Quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ tổ chức sản xuất theo kế hoạch của Công ty, theo dõi hoạt động sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, đồng thời phát triển sản phẩm mới tại phân xưởng.
- Quản đốc phân xưởng có quyền đề nghị công ty hỗ trợ về nhân lực, trang thiết bị, công nghệ, vật tư... cần thiết cho quá trình sản xuất của đơn vị mình được quyền phản đối những yếu tố gây bất lợi, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, đến việc hoàn thành kế hoạc, chất lượng sản phẩm, kịp thời báo cáo Giám đốc quyết định đề xuất và thực hiện các cải tiến thiết bị và công nghệ có lợi cho sản xuất.
2.1.2.4. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sàng lọc tạp chất Xay Sàng tách thóc Xát trắng Đánh bóng gạo Lọc tấm
Đứng đầu công ty là Ban Giám đốc gồm 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc. Dưới Ban Giám đốc có các phòng ban. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận: * Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và Kế toán trưởng.
- Giám đốc là người đại diện theo pháp lý của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Trong trường hợp cụ thể, Giám đốc có thể uỷ quyền cho thành viên khác đại diện cho Công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty kiêm luôn Giám đốc điều hành. Giám đốc có quyền cao nhất trong ban Giám đốc, được thực thi các quyền hạn: Quyết định tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý từ trưởng phó các phòng, ban trở xuống (Trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên). Quyết định các khoản chi phí hay đầu tư theo quy định của Hội đồng Quản trị và Đại hội cổ đông.
- Phó giám đốc điều hành sản xuất phụ trách về sản xuất có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra kế hoạch sản xuất, tình hình thu mua nguyên vật liệu đầu vào, điều độ xe chở hàng, và công tác tiêu thụ sản phẩm.
Giám đốc
Phó giám đốc điều h nhà
Phó giám đốc kinh doanh
Phòng kế hoạch sản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng thương mại Phòng kế toán tài chính Phòng kinh doanh vận tải
Phó giám đốc điều hành sản xuất có quyền hạn: Đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của phân xưởng; Ký các văn bản, hợp đồng theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc; Làm chủ tịch hội đồng thi đua, khen thưởng, hội đồng định mức.
- Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ đề ra kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng, tìm kiếm và lựa chọn hãng phân phối uy tín có khả năng cung cấp các sản phẩm mà Công ty cần dồng thời cũng là người đề ra các chính sách đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá.
Quyền hạn: Làm chủ tịch hội đồng thi đua khen thưởng; Ký duyệt văn bản, hợp đồng theo sự uỷ nhiệm của giám đốc
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung công tác kế toán kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành trong tháng, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi thanh toán với ngân sách, ghi sổ cái và lập báo cáo tài chính.
* Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có chức năng: Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành chính văn thư của Công ty; quản lý đất đai, nhà xưởng cùng trang thiết bị văn phòng, nhà xưởng và công tác xây dựng cơ bản của công ty. Quản lý nhân sự trong toàn Công ty, xác định yêu cầu cần thiết từng công việc, bố trí, sắp xếp nhân sự hợp lý.
Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác các tài liệu cùng công văn giấy tờ, chuyển hoặc truyền đạt thông tin tới các đơn vị, các cá nhân có liên quan. Định mức lương và trích BHXH, KPCĐ. Ngoài ra Phòng Tổ chức hành chính còn quản lý thêm cả tổ bảo vệ, bộ phận nhà bếp giữ gìn trật tự an ninh và an toàn vệ sinh cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cho công nhân viên trong toàn Công ty.
Phòng Tổ chức hành chính có quyền hạn là kiểm tra, kiểm soát tất cả công văn giấy tờ tài liệu thông tin đi và đến, từ chối yêu cầu cung cấp thông tin trái với quy định của công ty của pháp luật nhà nước; Soạn thảo ban hành các văn bản quản lý hành chính theo chức năng hoặc được sự uỷ quyền của giám đốc công ty, đề nghị giám đốc khen thưởng kỉ luật, xem xét điều chỉnh mức lương.
Phòng Kế hoạch điều vận có chức năng lập kế hoạch và điều độ sản xuất trong phân xưởng.
Nhiệm vụ: Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn; Cân đối các nguồn lực sản xuất để lập kế hoạch tác nghiệp sản xuất cho phân xưởng theo từng đơn đặt hàng, theo các hợp đồng. Ngoài ra phòng kế hoạch sản xuất còn phối hợp với phòng vận tải để điều độ xe đi lấy hàng, mang hàng đến