Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của các vật liệu chính, vật liệu phụ, vật kết cấu, giá trị thiết bị kèm theo công trình, hạng mục công trình… cần thiết để tham gia cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp. Chi phí này không kể vật liệu phụ dùng cho máy móc, phương tiện thi công, những vật liệu tính trong chi phí chung.
Tại Công ty CPXD số 4 Thăng Long Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành của công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành, vậy nên việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán vật tư chính xác hay không ảnh hưởng rất lớn đến quy mô giá thành của công trình, hạng mục công trình.
Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty bao gồm nhiều loại như đá, cát, xi măng, sắt, thép, nhựa đường, diezel, phụ gia bê tông… Trong đó, mỗi chủng loại lại bao gồm nhiều loại như đá gồm có đá hộc, đá 8x12, đá 8x6… và mỗi loại đó lại có những công dụng khác nhau, sử dụng cho các công trình, hạng mục công trình khác nhau.
Do có quá nhiều loại vật liệu, trong khi đó các công trình thi công thường không ở gần nhau, vì vậy việc theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu chỉ được theo dõi tại công trình. Và ở trên Công ty chỉ làm thủ tục nhập xuất thẳng mà không theo dõi khối lượng tồn vật tư.
* Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu:
TK 621: Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sử dụng để tập hợp các khoản chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ liên quan đến công trình, hạng mục công trình. Tài khoản 621 không được mở chi tiết theo từng loại vật liệu mà dùng để phản ánh chung tất cả các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ.
TK 1413: Tài khoản tạm ứng đơn vị, đội, xưởng nhận khoán. Dùng để phản ánh các khoản tạm ứng chi phí nguyên vật liệu.
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK liên quan đến kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như: TK 152, TK 141, TK 133, TK 111, TK 112, TK 331, TK 341, TK 311.
* Phương pháp tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu phát sinh liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì chi phí được tập hợp trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó theo giá thực tế của vật tư xuất kho hoặc theo giá mua chuyển thẳng đến chân công trình mà không qua kho.
* Trình tự kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Công ty CPXD số 4 Thăng Long áp dụng phương thức khoán xuống cho các Đơn vị, Đội công trình. Công ty chịu trách nhiệm cấp vốn cho các Đơn vị, Đội tiến hành thi công các công trình. Do đặc thù của ngành xây dựng các công trình thi công thường nằm ở nhiều địa điểm khác nhau và xa trụ sở Công ty cho nên Công ty không có kho chứa vật tư để xuất cho các Đơn vị, Đội thi công. Tại Công ty vật tư mua về được xuất thẳng đến chân công trình, điều này đã giúp cho Công ty giảm bớt được khoản chi phí vận chuyển từ kho của Công ty đến các công trình, giảm bớt được chi phí lưu kho tại Công ty, giúp cho các Đội chủ động trong quản lý và điều hành thi công đảm bảo tiến độ thi công của công trình. Đồng thời, ở trên Công ty vẫn có một xưởng cơ khí sửa chữa chuyên cung cấp các nguyên vật liệu như bu lông, ốc vít, nhíp… phục vụ cho việc sửa chữa máy móc, thiết bị ở các công trình, Công ty trực tiếp theo dõi cả về khối lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho của những nguyên vật liệu này.
Tại các Đơn vị, Đội xây dựng công trình tiến hành triển khai công việc được giao dưới sự chỉ đạo, giám sát của đội trưởng đội công trình và các cán bộ kỹ thuật.
Tại công trình, khi có nhu cầu về vật tư, đội trưởng Đội thi công trình sẽ cử nhân viên cung ứng trực tiếp đi mua vật tư. Để có kinh phí thu mua vật tư cho công trình nhân viên cung ứng sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng trình ban lãnh đạo Công ty xét duyệt, và được cấp vốn nằm trong giá trị phần giao khoán cho các Đội công trình theo đúng hợp đồng.
Khi nhân viên cung ứng thu mua vật tư về sẽ làm thủ tục nhập kho, thủ kho công trường cùng đội trưởng và nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng số vật tư được nhập kho.
Sau đó, khi có nhu cầu sử dụng vật tư để thi công công trình, thủ kho công trường tiến hành xuất vật tư dưới sự giám sát của đội trưởng đội thi công công trình đó.
Hàng tháng, các Đội công trình báo cáo sản lượng thực hiện của từng công trình, lúc này Phòng Kỹ thuật bóc tách giá trị sản lượng theo giá dự toán để tính ra tiên lượng vật tư. Cuối tháng nhân viên thống kê đội mang các chứng từ, hoá đơn mua vật tư về phòng Vật tư để phòng Vật tư làm thủ tục nhập xuất thẳng vật tư. Phòng Vật tư căn cứ vào tiên lượng vật tư viết 3 liên phiếu nhập, 3 liên phiếu xuất tương ứng với mỗi lần nhập xuất nguyên vật liệu cho công trình: 1 liên lưu lại Phòng Vật tư, 1 liên trả cho các Đội, và 1 liên giao cho Phòng Tài chính - kế toán để hạch toán.
Còn đối với những nguyên vật liệu do xưởng cơ khí xuất cho các Đội công trình để sửa chữa máy móc thiết bị tại công trình thì cuối tháng nhân viên thống kê của xưởng cũng mang hoá đơn mua vật tư, biên bản và các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu cho các đội công trình, để Phòng Vật tư làm thủ tục nhập xuất và theo dõi số lượng tồn kho.
Cuối quý, nhân viên thống kê ở các Đội công trình lấy 1 liên phiếu xuất kho ở Phòng Vật tư tập hợp lại cùng các chứng từ gốc có liên quan của từng công trình và chuyển về Phòng Tài chính - kế toán. Lúc này, kế toán vật tư tiến hành tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình theo Bảng kê xuất vật liệu, lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào bảng phân bổ này Kế toán tổng hợp định khoản và ghi váo sổ cái TK 621, đồng thời lập Bảng phân bổ loại 621, từ đó lập tờ kê chi tiết TK 154.
Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
TK152 TK 621 TK 152 Vật liệu xuất kho dùng trực tiếp Vật liệu không sử dụng
cho sản xuất sản phẩm hết nhập lại kho
TK 111, 112, 1413, 331… TK 154
Mua vật liệu không qua kho, sử Kết chuyển chi phí NVL dụng ngay cho sản xuất SP theo đối tượng
TK 133 Thuế GTGT
Đối với công trình Đường Thung Khe – Hoà Bình chi phí nguyên vật liệu được tập hợp như sau:
Biểu số 2.2:
Công ty CPXD số 4 Thăng Long Mẫu số: 02-VT
Đội Đường 3 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 31 tháng 08 năm 2008 Nợ:……
Số: 251 Có:……
Họ và tên người nhận hàng: Ông Cường. Địa chỉ (BP): Đội Đường 3 Lý do xuất kho: Thi công CT đường Thung khe – Mai Châu – Hoà Bình. Xuất tại kho: Vật tư giao thẳng. Địa điểm: Tại CT Thung Khe
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật Mã số ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực xuất 1 Dầu diezel Lít 6411 6411 14.506,09 93.017.776 2 Mogan A92 Lít 164 164 16.236,36 2.662.763
3 Dầu phanh 32 Chai 1 1 43.636,36 43.636
4 Dầu cầu Lít 20 20 13.636,36 272.727
Tổng cộng 95.996.902
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): Chín mươi lăm triệu chín trăm chín mươi sáu nghìn chín trăm linh hai đồng.
Xuất, ngày 31 tháng 08 năm 2008
Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Từ các phiếu xuất kho kế toán vật tư tiến hành tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình trên Bảng kê xuất vật tư của từng quý như sau:
Biểu số 2.3:
Công ty CPXD số 4 Thăng Long Đội Đường 3
BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ
Công trình: Đường Thung Khe – Hoà Bình Quý 3 năm 2008
Số Ngày
1 238 31/07/2008 Lốp ô tô 245/75 1.500.000
2 239 31/07/2008 Dầu diezel + PXD 8.051.454 3 251 31/08/2008 Dầu diezel + dầu phanh +
Dầu cầu + Mogan 95.996.902 4 252 31/08/2008 Điều hoà Sam sung 12.651.436 5 263 30/09/2008 Dầu diezel + Mogan + HD 80.614.955
Tổng cộng 198.814.747 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Sau khi lập Bảng kê xuất vật liệu kế toán vật tư lấy số liệu trên cột tổng cộng trên Bảng kê xuất vật liệu của từng công trình để lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như sau:
Biểu số 2.4:
Công ty CPXD số 4 Mẫu số 06 – VT
Thăng Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Quý 03 năm 2008
TK 152 TK 153
I TK 621 41.318.337.646
1 CT Bắc Ninh - Nội Bài 677.787.234
2 CT Thung Khe – Hoà Bình 198.814.747
3 CT Cầu Sông Chảy – Lào Cai 934.842.280 …
II TK 623 267.439.244
1 CT Bắc Ninh - Nội Bài
2 CT Thung Khe – Hoà Bình
3 CT Cầu Sông Chảy – Lào Cai 52.030.000 …
III TK 627 73.754.023
1 CT Bắc Ninh - Nội Bài
2 CT Thung Khe – Hoà Bình
3 CT Cầu Sông Chảy – Lào Cai
4 CT Cầu Tân Hà – Tuyên Quang 336.000 … Tổng Cộng 41.659.530.913 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Sau khi lập xong Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng phân bổ này để lập Bảng phân bổ loại 621:
Biểu số 2.5: BẢNG PHÂN BỔ LOẠI 621 Quý 3 năm 2008 STT TK 621 Số tổng hợp trực tiếp Số phân bổ thêm Cộng 1 XN bê tông 1 9.536.956.000 9.536.956.000 2 XN bê tông 2 11.021.671.178 11.021.671.178
3 Thung Khe – Hoà Bình 198.814.747 198.814.747
4 Cầu Sông Chảy – Lào Cai 934.842.280 934.842.280 … Tổng cộng 41.318.337.646 41.318.337.646 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Công ty không sử dụng sổ chi tiết theo dõi tài khoản 621 cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Vì vậy, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và Bảng phân bổ loại 621 để định khoản và lập chứng từ ghi sổ liên quan đến xuất vật tư. Chứng từ ghi sổ xuất nguyên vật liệu được lập chung cho tất cả các công trình của Công ty như sau:
Biểu số 2.6:
Tổng công ty XD Thăng Long Mẫu số S02a – DN
Công ty CPXD số 4 Thăng Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 350
Nội dung Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng để
sản xuất 621 152 42.612.882.211 … Tổng cộng 42.954.075.478 Kèm theo: 01 bộ chứng từ gốc Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào số liệu trên chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp tiếp tục vào Sổ cái cho TK 621 như sau:
Biểu số 2.7:
Tổng công ty XD Thăng Long Mẫu số S02c1 – DN
Công ty CPXD số 4 Thăng Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm 2008
Tên tài khoản: Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu tài khoản: 621
Trang số:
Ngày ghi
sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/09/08 350 30/09/08 Chi phí vật liệu xuất dùng trong quý 3/08 152 41.318.337.616
30/09/08 456 30/09/08 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu 154 41.318.337.616 … Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)