ty AASC thực hiện
Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty AASC đợc tiến hành qua năm giai đoạn:
2.2.2.1. Khảo sát và đánh giá khách hàng
AASC với vị trí là một trong các Công ty đầu ngành cùng đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt và kinh nghiệm quý báu đã thực sự đạt đợc vị thế cao trên thị trờng trong nhiều năm hoạt động. Khách hàng của Công ty ngày càng mở rộng nhờ uy tín của Công ty. Hàng năm, ngoài những khách hàng lâu năm đợc kiểm toán bởi Công ty, AASC vẫn thờng tiến hành gửi th chào hàng tới những khách hàng mới có nhu cầu kiểm toán. Th chào hàng của Công ty thờng nêu lên nguyện vọng kiểm toán của Công ty tới khách hàng, nêu lên một số thông tin về Công ty Sau khi đơn chào hàng đ… ợc phát hành thì đơn vị có nhu cầu kiểm toán sẽ có thông tin phản hồi.
Thông thờng việc tiếp cận khách hàng đối với các khách hàng truyền thống và các khách hàng mới là khác nhau.
Công ty ABC, một trong các khách hàng kiểm toán trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, là khách hàng truyền thống của AASC đã đợc kiểm toán bởi AASC từ năm 2002. Hàng năm, sau khi kết thúc kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán và th quản lý, AASC thờng bày tỏ nguyện vọng đợc tiếp tục kiểm toán đối với công ty. Nên tháng 2 năm 2005, sau khi đã hoàn thành kiểm toán năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2004, kiểm toán viên đã bày tỏ nguyện vọng muốn tiếp tục kiểm toán cho công ty trong năm tới và công ty đã chấp nhận.
Còn đối với công ty XYZ, loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, là khách hàng mới cho nên AASC gửi th chào hàng nêu rõ nguyện vọng muốn đợc kiểm toán của công ty, các loại hình dịch vụ mà AASC cung cấp AASC cũng tiến hành th… ơng lợng với khách hàng về những điều khoản trong hợp đồng nh về giá phí của cuộc kiểm toán, yêu cầu về kiểm toán viên, yêu cầu về công việc thực hiện và những thông tin cần thiết khác. Sau một thời gian ngắn thì AASC nhận đợc th mời kiểm toán.
2.2.2.2. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán
Hợp đồng kiểm toán là cơ sở pháp lý cho quyền và nghĩa vụ của Công ty kiểm toán cũng nh khách hàng, do đó tại AASC, hợp đồng kiểm toán đợc lập và ký kết tuân theo các quy định về pháp luật hợp đồng. Đây là điểm khởi đầu của cuộc kiểm toán. Thông qua việc tiếp cận khách hàng và xem xét về yêu cầu kiểm toán của khách hàng, Công ty sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm toán và phân công nhân sự thích hợp cho cuộc kiểm toán. Số lợng, chất lợng kiểm toán viên sẽ phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, tính phức tạp của công việc tiến hành…
Trong cuộc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty ABC, do ABC là khách hàng truyền thống cho nên việc lập kế hoạch kiểm toán đợc thiết lập đơn giản hơn. Theo sự phân công của Ban giám đốc AASC, kiểm toán viên ĐHC cùng hai trợ lý kiểm toán viên THP và NTD đợc cử đi kiểm toán tại công ty ABC từ ngày 24 tháng 2 đến ngày 03 tháng 03 năm 2006. Còn đối với công ty XYZ, kiểm toán viên TTL cùng hai trợ lý kiểm toán viên DMH và NQT đợc cử đến để kiểm toán từ ngày 27 tháng 2 đến ngày 06 tháng 03 năm 2006.
Trong hai cuộc kiểm toán thực hiện tại công ty ABC và công ty XYZ thì không cần có sự tham gia của các chuyên gia t vấn pháp cũng nh các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác.
2.2.2.3. Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chơng trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền
a. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Đây là bớc quan trọng cần thiết đối với mỗi cuộc kiểm toán. Thông qua những hiểu biết này kiểm toán viên có đợc thông tin phục vụ cho quá trình kiểm toán cũng nh việc đa ra kết luận kiểm toán. Đây cũng là căn cứ quan trọng đầu tiên để AASC có thể phân công những kiểm toán viên thích hợp và dự kiến chuyên gia bên ngoài. Đối với các khách hàng mới thì kiểm toán viên cần tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng còn đối với những khách hàng truyền thống thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm một số thông tin về những thay đổi trong năm tài chính đó nh việc mở rộng quy mô kinh
doanh, bổ sung thêm loại hình kinh doanh, thay đổi các chính sách còn những… thông tin khác đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng niên.
Đối với Công ty XYZ, do đây là khách hàng mới và công ty mới bắt đầu tiến hành kiểm toán năm đầu tiên do đó kiểm toán viên cần thu thập tất cả các thông tin có liên quan trong quá trình hoạt động kinh doanh kể từ khi bắt đầu thành lập cho đến khi lập báo cáo tài chính. Các thông tin có liên quan nh: điều kiện thành lập, đặc điểm về bộ máy tổ chức quản lý, hệ thống kế toán, kết quả kinh doanh và các thông tin liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
* Công ty ABC:
- Điều kiện thành lập:
Công ty ABC là một doanh nghiệp liên doanh giữa Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam với một doanh nghiệp nớc ngoài tại Hàn Quốc. Công ty có tên giao dịch là ABC.Co.Ltd, trụ sở tại Thanh Trì, Hà Nội. Công ty đợc thành lập theo Quyết định số 753/GP ngày 21 tháng 9 năm 1994, là công ty liên doanh có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và phải mở tài khoản tại Ngân hàng theo các quy định của pháp luật Việt Nam. Vốn đầu t của công ty liên doanh là 4.000.000 USD, vốn pháp định của công ty là 4.000.000 USD. Thời gian hoạt động của công ty là 10 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty là lắp ráp, sản xuất phần cứng và phần mềm của hệ thống tổng đài điện tử và thực hiện các dịch vụ kỹ thuật liên quan.
Đầu năm 2005, xét đề nghị của công ty về việc bổ sung mục tiêu hoạt động, Bộ trởng Bộ kế hoạch đầu t đã ban hành Quyết định số 753/GPĐC1 về việc bổ sung ngành nghề cũng nh về nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nớc Việt Nam.
Theo Giấy phép đầu t, mục tiêu và phạm vi hoạt động kinh doanh của Công ty:
+ Sản xuất, lắp ráp phần cứng và phần mềm của các hệ thống tổng đài điện tử kỹ thuật số dung lợng từ 10.000 số trở lên và công nghệ CDMA có khả năng cung cấp multimedia, sử dụng trong mạng thông minh (IN) và mạng số đa dịch vụ băng rộng, sản xuất, lắp ráp các loại điện thoại di động và cố định, các loại hệ thống và thiết bị đa phơng tiện, thiết bị đo lờng - điều khiển tự động...
+ Sản xuất, lắp ráp phần cứng và phần mềm các hệ thống tổng đài và các thiết bị mạng thế hệ mới, nghiên cứu, phát triển, sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính, các giải pháp mạng và hệ thống các dịch vụ công nghệ thông tin khác có liên quan.
- Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ABC
Hội đồng quản trị của Công ty là cơ quan lãnh đạo của Công ty ABC. Hội đồng quản trị gồm 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và 15 thành viên.
Tổng Giám đốc là ngời Hàn Quốc do Hội đồng quản trị bầu ra, tiến hành quản lý và điều hành công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và là ngời đại diện pháp lý cho Công ty. Phó Giám đốc là ngời Việt Nam do bên liên doanh Việt Nam đề cử. Phó Giám đốc trợ giúp cho Tổng Giám đốc trong quá trình quản lý và điều hành các công việc hàng ngày.
- Hệ thống kế toán áp dụng:
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty ABC áp dụng chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, tuân theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ Tài chính và các Thông t, Quyết định sửa đổi có liên quan.
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc
Phó Giám đốc Kế toán trưởng
Phòng Marketing Phòng kinh doanh Phòng HCTH Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch
Hình thức ghi sổ kế toán: Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Niên dộ kế toán: Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Quy đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi sang Đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỷ giá thực tế phát sinh nghiệp vụ. Số d vốn bằng tiền bằng ngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính.
* Công ty XYZ:
- Điều kiện thành lập:
Công ty XYZ là một công ty 100% vốn nớc ngoài đợc thành lập theo Giấy phép đầu t số 2079/GP ngày 01 tháng 02 năm 2005 do Bộ kế hoạch và đầu t cấp.
Mục tiêu hoạt động của Công ty:
+ Đào tạo ngắn hạn tiếng Anh, tin học và kỹ năng kinh doanh.
+ Cung cấp các dịch vụ phụ trợ cho việc giảng dạy gồm: cung cấp sách tham khảo cho học viên, cung cấp bữa ăn cho học viên và tổ chức các cuộc thi, dạ hội bằng tiếng Anh.
+ Cung cấp dịch vụ t vấn du học nớc ngoài.
Công ty có thời gian hoạt động 20 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phép đầu t. Vốn pháp định của Công ty là 100.000 USD.
- Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý:
Tổng giám đốc của XYZ là ngời nớc ngoài, giám đốc điều hành XYZ là ngời Việt Nam trực tiếp điều hành quá trình hoạt động của Công ty. Công ty có bộ phận bán hàng, bộ phận marketing, phòng hành chính tổng hợp, phòng kế toán...
Bộ phận bán hàng trực tiếp quản lý các lớp học tại các cơ sở của Công ty. Bộ phận marketing ngoài việc thực hiện chức năng của mình còn trực tiếp quản lý các lớp học theo hợp đồng. Phòng kế toán kết hợp với hai bộ phận trên để hạch toán doanh thu cũng nh chi phí, lơng giáo viên...
- Chế độ kế toán áp dụng:
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, tuân theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000, Thông t số 55/2002/TT – BTC ngày 26/06/2002 của Bộ Tài chính về hớng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức có vốn đầu t nớc ngoài hoạt động tại Việt Nam, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các Thông t sửa đổi, bổ sung, hớng dẫn thực hiện kèm theo.
Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ.
Niên độ kế toán: Do mới thành lập cho nên trong năm tài chính 2005 thì niên độ kế toán bắt đầu từ 01/02/2005 đến 31/12/2005 còn những năm sau niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
b. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Để có thể thu thập đợc các thông tin mang tính pháp lý của mỗi công ty, kiểm toán viên cần phải thu thập giấy phép thành lập, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, các hợp đồng bán hàng, cam kết quan trọng đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Kiểm toán viên cũng tiến hành thu thập các tài liệu liên quan nh:
- Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra năm trớc. - Các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền. - Sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
- Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ. - Các chứng từ kế toán liên quan.
c. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát là một thủ tục rất hữu hiệu đợc kiểm toán viên sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát có thể giúp kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết ít đi nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu.
Kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại hai công ty ABC và XYZ. Để đánh giá đợc rủi ro
kiểm soát thì kiểm toán viên phải tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các bớc công việc:
- Tìm hiểu các mặt hàng, loại dịch vụ mà công ty cung cấp. - Tìm hiểu các hợp đồng chính phát sinh trong năm
- Cơ cấu và các bộ phận tham gia doanh thu…
ABC là khách hàng lâu năm của AASC do đó việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ căn cứ vào hồ sơ kiểm toán năm trớc và những thông tin kiểm toán viên thu thập trong năm tài chính hiện hành nh những thay đổi và bổ sung về loại hình, lĩnh vực kinh doanh, thay đổi trong chính sách bán hàng năm nay, có sự thay đổi nào lớn trong bộ máy kế toán...
Còn đối với Công ty XYZ, do là khách hàng mới cho nên kiểm toán viên cần lập chơng trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chi tiết.
Trớc khi tìm hiểu chi tiết về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền, kiểm toán viên cần đánh giá về bộ phận kế toán tại hai Công ty để có đợc cái nhìn khái quát. Đối với ABC thì kiểm toán viên căn cứ vào hồ sơ kiểm toán năm trớc và thông qua phỏng vấn kế toán trởng đơn vị để tìm hiểu về những thay đổi trong bộ máy kế toán, những vị trí có liên quan đến việc bán hàng và thu tiền trong năm tài chính... Còn đối với XYZ, kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn thông qua bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Bảng 2.1: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Qua tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên thu thập đợc những thông tin cần thiết:
- Thời điểm hạch toán:
* Đối với Công ty ABC: Doanh thu đợc xác định khi hoá đơn bán hàng đợc giao nhận. Đối với một số hợp đồng cung cấp các tổng đài lớn SLT... thời gian
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Tên khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 2005
Bộ phận kế toán
Các chức danh hiện có (chức danh và người đảm nhận)
TTHọ tênChức danh đang giữMô tả công việc đảm nhậnThời gian đảm nhiệmThâm niên1Bùi Thị NgọcKế toán trưởng......2 Trương Ngọc LanKế toán thanh toán......3……………Câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ:
CóKhông Không áp dụng1. Các chức danh trong bộ máy kế toán có hợp lý không?V2. Công việc được phân công, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán có được quy định bằng văn bản không?V3. Những thay đổi trong công việc được phân công (nếu có) có được cập nhật thường
xuyên không?V4. Kế toán trưởng có được đào tạo theo đúng chuyên ngành kế toán, tài chính