Hệ thống sổ sách - Đặc điểm tổ chức hạch toán kế t- 123docz.net

2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị

2.2.5. Hệ thống sổ sách

Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Để thực hiện được hạch toán kế toán phải sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quy định. Sổ kế toán có những tác dụng khác nhau trên nhiều lĩnh vực quản lý cũng như thực hiện nghiệp vụ kế toán. Đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức ghi sổ kế toán như: nhật ký chung, nhật ký - sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ.

Tổng công ty đường sông Miền Bắc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán. Các loại sổ sách gồm có: Bảng cân đối tài khoản, sổ cái, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

a. Hệ thống sổ sách

* Sổ cái

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng phản ánh. Sổ được đóng thành quyển và mở riêng cho từng đối tượng. Mỗi tài khoản được mở trên từng trang hoặc trên một số trang và mở cho từng tháng một. Cuối tháng kế toán viên khoá sổ, tổng hợp số phát sinh trong tháng, tính số dư cuối tháng và cộng luỹ kế từ đầu năm. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ ghi sổ.

Sổ Cái có kết cấu như sau: - Cột 1: ngày tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ - Cột 4: nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: số hiệu tài khoản đối ứng

- Cột 6, 7: số tiền ghi Nợ, Có của tài khoản * Sổ kế toán chi tiết

Là sổ phản thông tin chi tiết về một đối tượng mà trên sổ cái chưa phản ánh được. Các chứng từ gốc là căn cứ để ghi sổ. Tổng công ty sử dụng các loại sổ theo đúng mẫu quy định và gồm có:

- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: Được mở chi tiết theo từng loại vật tư, sản phẩm, phản ánh số hiệu, ngày tháng chứng từ, nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh, tài khoản đối ứng, tình hình nhập, xuất, tồn. Đồng thời phản ánh tình hình vật liệu, sản phẩm, hàng hoá theo từng tháng. Căn cứ để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh: Căn cứ vào các tài kiệu tổng hợp của các đơn vị thành viên để ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh.

- Sổ giá thành sản phẩm, dịch vụ: Căn cứ vào các bảng tính giá thàng sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị thành viên và các chứng từ có liên quan được đối chiếu để ghi sổ.

- Sổ chi tiết các tài khoản: TK 136, 138, 141, 142, 333, 334 ,335, 336, 411, 421, 811, 911. Các sổ này được mở theo từng tài khoản chi tiết, theo từng tháng. Kết cấu sổ gồm các cột: ngày tháng ghi sổ; số hiệu, ngày tháng chứng từ ghi sổ; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tài khoản đối ứng; số phát sinh ghi Nợ, Có; số dư ghi Nợ, Có.

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: Dùng cho các tài khoản 131,331, phản ánh công nợ phải thu, phải trả bằng VNĐ. Kết cấu sổ tương tự như sổ chi tiết các tài khoản co thêm cột thời hạn chiết khấu và phương thức thanh toán. Căn cứ để ghi sổ là các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi…

- Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi; ghi sổ tiền gửi ngân hàng là các giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng.

b. Mở và khoá sổ kế toán

Sổ được mở vào đầu niên độ, đủ số lượng, loại sổ theo nội dung, kết cấu của sổ. Các sổ được mở đã đăng ký với cơ quan thuế và tài chính.

Khoá sổ được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ tài chính; giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả (tháng, quý, 6 tháng) trong niên độ.Trước khi khoá sổ kế toán kiểm tra đối chiếu để xác định đúng các chỉ tiêu.

c. Trình tự ghi sổ

Hàng ngày nhân viên kế toán các phần hành kiểm tra các chứng từ gốc sau đó lập các bảng tổng hợp chứng từ gốc cho từng loại nghiệp vụ một. Bảng tổng hợp chứng từ kèm theo các chứng từ gốc sẽ được gửi cho kế toán tổng hợp. Căn cứ vào đó kế toán tổng hợp sẽ lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ có thể được lập cho từng chứng từ gốc hoặc cho một số chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế phát sinh trong tháng. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập

xong và được kế toán trưởng ký duyệt thì kế toán viên sẽ sử dụng để ghi vào sổ cái.

Chứng từ gốc, sau khi lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái sẽ được chuyển đến kế toán các phần hành để ghi sổ chi tiết các tài khoản. Đến cuối tháng, kế toán viên các phần hành sẽ cộng số phát sinh sổ kế toán chi tiết, tính số dư cuối thang và cộng luỹ kế từ đầu năm, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp.

Cuối tháng sẽ khoá sổ, tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, Có trong tháng và số dư của các tài khoản trên sổ cái, cộng số luỹ kế từ đầu năm. Kế toán tổng hợp căn cứ tổng số phát sinh và số dư trên sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.

Tổng số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng, số luỹ kế, số dư cuối tháng ghi Nợ, Có trên bảng cân đối tài khoản phải khớp nhau. Đối chiếu sổ cái, bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết, tổng số dư Nợ, dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối tài khoản phải khớp với số dư Nợ, Có của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng các số liệu trên, kế toán trưởng trực tiếp lập các báo cáo tài chính.

Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán Tổng công ty

2.3. Hạch toán kế toán tại Tổng công ty

Tổng công ty tiến hành hạch toán các phần hành kế toán bao gồm: TSCĐ, tiền lương, công nợ, nguồn vốn, doanh thu và chi phí tính giá thành theo đúng quy định của luật, chế độ, chuẩn mực kế toán.

3. Thực trạng lập Báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán tại Tổng công ty toán tại Tổng công ty

3.1. Tổng quan về tình hình lập báo cáoa. Mục đích của báo cáo tài chính a. Mục đích của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu của người sử

Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc

Sổ

quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản Sổ đăng ký

CTGS

dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:

- Tài sản

- Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

- Doanh thu và thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác - Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh

- Thuế và các khoản nộp Nhà nước

- Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán - Các luồng tiền

Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong bản thuyết minh báo cáo tài chính nhằm giải trình thêm về các chi tiêu đã phản ánh trên các báo cáo tài chính tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày báo cáo tài chính.

Trên thực tế hiện nay, tại Tổng công ty báo cáo tài chính được lập để phục vụ nhu cầu quản lý của đơn vị và thực hiện trách nhiệm với cơ quan Nhà nước như: Bộ Tài Chính, Bộ GTVT và các cơ quan chức năng khác.

b.Thời hạn nộp báo cáo Tài chính - Báo cáo quý

Tổng công ty được phép nộp báo cáo quý chậm nhất là 45 ngày, đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nộp báo cáo quý cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định là không được chậm quá 15 ngày.

- Báo cáo năm

Tổng công ty nộp báo cáo năm chậm nhất là 90 ngày, đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nộp báo cáo năm cho Tổng công ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định là không được chậm quá 40 ngày.

Tổng công ty nộp báo cáo cho các đơn vị sau: Tổng cục thuế, Tổng cục thống kê, Bộ tài chính, Bộ GTVT. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty đóng trên địa bàn nào thì nộp cho cơ quan tài chính trực thuộc trên địa bàn.

c. Các loại báo cáo của Tổng công ty

Tổng công ty phải lập báo cáo tài chính riêng và báo cáo tài chính hợp nhất.

* Báo cáo tài chính hợp nhất

Tổng công ty có trách nhiệm lập báo cáo tài chính hợp nhất để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính; tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của đơn vị.

Hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất gồm 4 biểu mẫu báo cáo nhưng chuyên đề chỉ đề cập đến 2 biểu mẫu đó là:

- Bảng cân đối kế toán hợp nhất. Mẫu số B01-DN/HN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất. Mẫu số B02- DN/HN

Nội dung,phương pháp tính toán, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp và công khai báo cáo tài chính hợp nhất Tổng công ty thực hiện đúng theo quy định tại thông tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” và chuẩn mực kế toán số 25 “ Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con” và thông tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 11 ”Hợp nhất kinh doanh”.

* Báo cáo tài chính tổng hợp (Báo cáo riêng)

Báo cáo tổng hợp được lập trước khi lập báo cáo hợp nhất để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của toàn đơn vị.

Hệ thống báo cáo gồm 4 biểu mẫu báo cáo nhưng chuyên đề chỉ đề cập đến 2 biểu mẫu đó là:

- Bảng cân đối kế toán tổng hợp. Mẫu số B01-DN

3.2. Báo cáo tài chính tổng hợp của Tông công ty

Báo cáo tài chính tổng hợp được lập và trình bày theo đúng quy định. Chuyên đề chỉ trình bày 2 biểu mẫu trong hệ thống báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán và Báo cáo KQKD của Tổng công ty. Thực chất báo cáo tổng hợp của Tổng công ty chình là báo cáo của bộ phận văn phòng Tổng công ty.

a. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định (Cuối quý, cuối năm). Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại, sắp xếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ.

Cơ sở số liệu để lập Bảng cân đối kế toán là: - Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước

- Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích - Bảng cân đối tài khoản

- Các tài liệu liên quan khác (Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê…)

Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán. Bảng được hcia làm 2 phần, kết cấu 1 bên: Phần tài sản và phần nguồn vốn.

* Phần tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kỳ đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn.

- Về mặt kinh tế: Thể hiện giá trị tài sản theo kết cấu hiện có tại doanh nghiệp đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ vào nguồn số liệu này, trên cơ sở tổng tài sản và kết cấu tài sản hiện có mà đánh giá một cách tổng quát quy mô tài sản, năng lực và trình độ sử dụng vốn của đơn vị.

- Về mặt pháp lý: Số liệu bên chỉ tiêu tài sản phản ánh toàn bộ số tài sản hiện có thuộc quyền quản lý, sử dụng của Tổng công ty.

* Phần nguồn vốn: Phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của đơn vị đến cuối kỳ hạch toán. Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị.

- Về mặt kinh tế: Thể hiện quy mô, nội dung và thực trạng tài chính của đơn vị

- Về mặt pháp lý: Số liệu của các chỉ tiêu thể hiện trách nhiệm pháp lý của đơn vị về số tài sản đang quản lý, sử dụng đối với Nhà nước, các tổ chức tín dụng…

Một chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán liên quan đến tài khoản nào thì căn cứ vào số dư của tài khoản đó để phản ánh. Số dư bên Nợ sẽ ghi vào bên tài sản và số dư bên Có sẽ ghi vào bên nguồn vốn, trừ một số trường hợp TK 129, TK 139, TK 159, TK 214, TK 229 có số dư Có nhưng được ghi đỏ bên tài sản (giảm trừ).

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2005 ĐVT: đồng TÀI SẢN Mã số Thuyết

minh Số đầu kỳ Số cuói kỳ

1 2 3 4 5

A- TÀI SẢN NGẮN HẠN (100=110+120+130+140+1 50)

100 49429186643

I. Tiền và các khoản tương đương tiền

110 5746917276

1. Tiền 111 413910696

2. Các khoản tương đương tiền

112 5333006580

3. Tiền đang chuyển 113

II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn

120

1. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

121 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn

129

III. Các khoản phải thu 130 8033306397 37185370845

1. Phải thu khách hàng 131 70708338201 32512047639 2. Trả thước cho người bán 132 20000000 32512047639 3. Thuế GTGT được khấu

trừ

133 1946992684

4. Phải thu nội bộ 134 1145514800

- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

135 - Phải thu nội bộ khác 136

5. Các khoản phải thu khác 138 942468196 1581815722 6. Dự phòng các khoản phải

thu khó đòi (*)

139

1. Hàng mua đang đi đường 141 2235757435

2. Nguyên vật liệu tồn kho 142 153304953

3. Công cụ, dụng cụ tồn kho 143 207679764

4. Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 144 2876230330 5. Thành phẩm tồn kho 145 6. Hàng hoá tồn kho 146 1121480480 7. Hàng gửi bán 147 8. Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho (*) 149 V. Tài sản lưu động 150 1938584078 2138202995 1. Tạm ứng 151 1507619140 586993858 2. Chi phí trả trước 152 102270738 8121000