Việc thoả thuận ký kết hợp đồng được tiến hành trên cơ sở lựa chọn nhà tư vấn của
Nhà thầu, các yêu cầu của bên giao thầu đề xuất của nhà tư vấn và các tài liệu khác có liên quan. Tại công ty việc ký kết các hợp đồng tư vấn thường được tiến hành trên cơ sở Công ty được các chủ đầu tư (hoặc đại diện hợp pháp của Chủ đầu tư) chỉ định
thầu tư vấn. Khi được chỉ định thầu tư vấn Công ty tiến hành thực hiện việc ký kết các hợp đồng tư vấn đầu tư theo các nguyên tắc sau:
Trước hết, Công ty tiến hành thương thảo ký kết hợp đồng tư vấn khi bên giao
thầu đã chỉ định Chọn Công ty là nhà tư vấn để giao thầu.
Thứ hai, Công ty tuân thủ các nguyên tắc theo quy định của pháp luật về hợp
đồng cũng như các quyết định của Tập Đoàn.
Thứ ba, Các hợp đồng tư vấn trong lĩnh vực xây dựng là một chủng loại của
Hợp đồng kinh doanh, do vậy việc ký kết hợp đồng tư vấn đầu tư của Công ty cũng tuân theo các nguyên tắc dựa trên những quy định tại điều., đó là hợp đồng tư vấn phải được lập bằng văn bản trên cơ sở nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi và bình đẳng về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Theo nguyên tắc này, khi xác lập quan hệ hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng, Công ty cũng như đối tác hoàn toàn tự do về ý trí và tự nguyện, bình đẳng trong thoả thuận để đi đến thông nhất nhằm đạt được mục đích của mỗi bên. Tự do, tự nguyện và việc ký hợp đồng là quyền của Công ty, song điều đó cũng phải gắn với những điều kiện nhất định đó là: Việc ký kết đó phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thuộc các lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đã đăng ký.
Công ty cũng như đối tác, trong khi ký hợp đồng ngoài việc có những quyền và lợi ích nhất định thì cũng có những nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc đảm bảo cho việc ký hợp đồng không trái với pháp luật hiện hành và phải có trách nhiệm về vật chất cũng như bồi thường thiệt hại (nếu có) xảy ra khi có vi phạm hợp đồng đã ký.
Thứ tư, nêu rõ trách nhiệm trước pháp luật trong nội dung của hợp đồng được
ký đối với:
- Các cam kết của bên nhận thầu (Công ty tư vấn đầu tư và dịch vụ tài chính ) theo mục tiêu của dự án và thời hạn hoàn thành công việc.
- Việc đảm bảo những điều kiện cần thiết để thực hiện của bên giao thầu, kể cả việc bảo đảm đủ vốn để thanh toán cho các hợp đồng.
- Các thỏa thuận cam kết của các bên liên quan trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng.
Công ty luôn đáp ứng và đảm bảo được yêu cầu của đối tác bằng nguồn lực vốn có của mình và luôn đảm bảo đủ vốn cho việc thực hiện hợp đồng trong trường hợp phải tạm ứng.
Thứ năm, đối với các hợp đồng đã ký với các chủ thầu nhưng kết quả lại phải
phụ thuộc vào quyết định của thủ Tướng hay Chủ Tịch tập đoàn phê duyệt thì nôi dung của hợp đồng phải do người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đây là những hợp đồng công ty thường được chỉ định vì mục tiêu hướng mở rộng trong giai đoạn phát triển theo mục đích của ngành Tàu Biển nước ta.
Thứ sáu, việc ký kết hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng chỉ thực hiện khi chủ
đầu tư đã hoàn thành việc lựa chọn được nhà tư vấn, đồng thời công ty cũng thực hiện nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng nếu bên giao thầu có yêu cầu.
Thứ bẩy, Bên giao thầu căn cứ vào khối lượng, tính chất, điều kiện, thời hạn
hợp đồng và mặt bằng giá cả thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng để xác định giá trị hợp đồng. Riêng đối với công trình xây dựng có sử dụng vốn nhà nước thì việc xác định giá phụ thuộc vào các định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các quy định về quản lý chi phí xây dựng của Nhà nước theo từng thời kỳ.
Thứ tám, Giá của hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng được hình thành thông
thường qua quá trình thương thảo hợp đồng, các bản chào giám, dự toán thực hiện của Công ty đã được bên giao thầu chấp thuận và phụ thuộc vào những công việc khác của công việc được giao thầu tư vấn.
Giá trị các hợp đồng tư vấn công ty đã ký được lập theo đúng những quy định về đơn giá của Nhà nước theo pháp luật hiện hành tại thời điểm ký kết. Trong trường hợp có sự điều chỉnh giá của hợp đồng thì việc điều chỉnh cũng được điều chỉnh theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Tuy nhiên, việc xác định giá của hợp đồng tư vấn được tính theo phần trăm giá trị công trình, muốn xác định giá trị công trình lại phụ thuộc vào việc sau khi đã có kết quả về tổng dự toán và dự toán công trình. Để có được tổng dự toán hay dự
toán thì phải hoàn thành một số khâu để có bản vẽ thiết kế kỹ thuật (đối với công trình phức tạp) và bản vẽ thiết kế thi công và phải căn cứ vào các Bảng định mức, Bảng báo giá…
Thứ chín, Việc thanh toán hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng được thực hiện
theo thời hạn hoặc theo từng giai đoạn cụ thể phù hợp với tính chất nguồn vốn sử dụng và điều kiện cụ thể của mỗi công trình xây dựng.
Cơ sở để thực hiện thanh toán hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng là khối lượng công việc được nghi trong hợp đồng hoặc trong biên bản nghiệm thu bàn giao công trình.
Thứ mười, Bên giao thầu có thể trực tiếp thanh toán hoặc ủy nhiệm thanh toán
cho Công ty thông qua tổ chức tín dụng hoặc ngân hàng do sự lựa chọn của các bên.
2.2.1.2.Chủ thể ký kết hợp đồng tư vấn đầu tư tại Công ty
Về chủ thể ký kết hợp đồng tại công ty là người đại diện hợp pháp của Công ty, có đủ năng lực cũng như các yêu cầu riêng của ngành (chứng chỉ hành nghề, năng lực thực hiện). Đối với những hợp đồng ký trước khi Bộ Luật Dân Sự 2005 Và Luật Thương Mại 2005 có hiệu lực thì chủ thể ký kết hợp đồng được thực hiện đúng theo Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 – Một doanh nghiệp tư vấn có đầy đủ tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật. Từ khi bộ Luật Dân Sự 2005 và Luật Thương Mại 2005 có hiệu lực Công ty thực hiện đầy đủ theo quy định của luật hiện hành.
Nhìn chung, trong các hợp đồng đã ký tại công ty hầu hết không có hợp đồng nào được thực hiện thông qua người ủy quyền bằng văn bản cho người khác mà do Giám Đốc : Ông Nguyễn Đức Vinh và Phó Giám Đốc: Ông Đỗ Bình Giang thực hiện. Trong những năm qua tại công ty chưa có tranh chấp nào xảy ra do thẩm quyền ký hợp đồng tại công ty.
Đối với bên Giao thầu thì là chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư có văn bản ủy quyền của Chủ đầu tư.