2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua
2.2.2. Kiến nghị về quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và
toán
a. Đối với mua hàng và chi phí mua hàng
Mua hàng là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một mặt là bởi các nghiệp vụ mua hàng thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cho quá trình kinh doanh đồng thời cung cấp những yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kết quả của giai đoạn cung ứng có ảnh hởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, ảnh hởng đến việc phát sinh chi phí cũng nh việc ghi nhận chúng. Do đó cần kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ này và không ngừng hoàn thiện chúng.
AASC tiến hành kiểm toán theo các khoản mục cấu thành nên Báo cáo tài chính. Do đó khi kiểm toán viên tiến hành kiểm toán theo chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên cần kết hợp kiểm toán khoản mục Hàng tồn kho và kiểm toán Các khoản phải trả ngời bán.
Tại AASC có xây dựng chơng trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả ngời bán, tuy nhiên kiểm toán viên không thực hiện kiểm toán nghiệp vụ mua hàng, chi phí mua hàng ở chơng trình kiểm toán này mà chỉ thực hiện kiểm toán các khoản phải trả ngời bán. Còn nghiệp vụ mua hàng, chi phí mua hàng lại đợc thực hiện ở chơng trình kiểm toán Hàng tồn kho. Nh vậy ta thấy rằng có sự không đồng nhất giữa chơng trình kiểm toán và quy trình thực hiện kiểm toán. Hơn nữa, kiểm toán nghiệp vụ mua hàng không thực hiện riêng rẽ giữa giá mua và chi phí mua hàng nên có thể khó phát hiện sai sót xảy ra đối với nghiệp vụ mua hàng. Ta biết rằng, Tài khoản “Hàng hoá” bao gồm 2 tiểu khoản là “Giá mua hàng hoá” và “Chi phí thu mua hàng hoá”. Do đó để kiểm toán nghiệp vụ mua hàng kiểm toán viên cần kiểm tra chi tiết từng yếu tố cấu thành. Để nâng cao hiệu quả, chất lợng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên nên thực hiện kiểm toán giá mua và chi phí mua hàng tách biệt đồng thời luôn đặt trong mối quan hệ với các khoản phải trả ngời bán.
b. Đối với các khoản phải trả nhà cung cấp
Về xác nhận số d
Kiểm toán các khoản phải trả ngời bán đợc xác định là trọng tâm trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Do đó để đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các khoản phải trả ngời bán thì ngoài kiểm tra số phát sinh, kiểm toán viên
cần xem xét tính trung thực của số d đầu kỳ và số d cuối kỳ. Việc xác định số d đầu kỳ nợ phải trả ngời bán đối với khách hàng kiểm toán truyền thống thì kết quả kiểm toán năm trớc đợc kiểm toán viên của AASC cho là căn cứ đáng tin cậy, nh- ng đối với khách hàng mới thì việc xác định số d đầu kỳ là hết sức quan trọng. Kiểm toán viên có thể sử dụng kết quả kiểm toán năm trớc của kiểm toán viên tiền nhiệm. Tuy nhiên có thể kết quả của kiểm toán trớc là không chính xác, do vậy AASC nên xây dựng một chơng trình để kiểm tra số d các khoản phải trả nhà cung cấp. Kiểm toán viên có thể yêu cầu khách hàng kiểm toán cung cấp các biên bản xác nhận công nợ cuối niên độ trớc để kiểm toán viên kiểm tra hay yêu cầu khách hàng giải trình về tính trung thực của thông tin.
Đối với số d phải trả ngời bán cuối niên độ kế toán thờng thì kiểm toán viên của AASC yêu cầu phải có đầy đủ giấy xác nhận công nợ. Tuy nhiên trong trờng hợp khách hàng kiểm toán không có đủ những giấy xác nhận này thì kiểm toán viên yêu cầu đơn vị phải giải trình hợp lý nếu không kiểm toán viên sẽ đa ra ý kiến loại trừ trên Báo cáo kiểm toán.
Theo lý luận thì các khoản công nợ mà không có cơ sở rõ ràng thì kiểm toán viên trong quá trình tiến hành kiểm toán phải thực hiện xác nhận công nợ. Kiểm toán viên có thể sử dụng linh hoạt 2 loại xác nhận đó là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định. Lựa chọn một trong 2 loại th xác nhận này, kiểm toán viên tiến hành gửi th xác nhận. Nếu kiểm toán viên không nhận đợc th trả lời thì kiểm toán viên lại thực hiện gửi th xác nhận lần 2. Nếu lần này mà kiểm toán viên vẫn không nhận đợc th trả lời thì kiểm toán viên phải xác định các thủ tục kiểm toán bổ sung.
Tuy nhiên do hạn chế bởi thời gian tiến hành kiểm toán nên kiểm toán viên của AASC không thực hiện đợc đầy đủ các bớc công việc nh trên. Thay vào đó kiểm toán viên của AASC thờng thực hiện các thủ tục kiểm tra các nghiệp phát sinh sau ngày kết thúc niên độ. Chính vì vậy để thu thập các thông tin khách quan, kiểm toán viên của AASC nên gửi th xác nhận để xác nhận công nợ. Nếu việc gửi th xác nhận lần thứ nhất mà kiểm toán viên không nhận đợc th phúc đáp thì kiểm toán viên nên gửi th lần 2 và nếu lần này vần không nhận đợc th trả lời thì kiểm toán viên mới thực hiện thủ tục kiểm toán bổ sung.
Khi tiến hành kiểm toán, việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết là một việc làm hết sức quan trọng. Nó là thủ tục không thể thiếu tuy nhiên lại chiếm rất nhiều thời gian. Tổng thể để tiến hành kiểm tra chi tiết thờng rất lớn do đo để giảm thiểu công việc kiểm tra chi tiết mà vẫn đảm bảo chất lợng của cuộc kiểm toán kiểm toán viên tiến hành Lấy mẫu kiểm toán.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 530- Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác, thì lấy mẫu kiểm toán là áp dụng các thủ tục kiểm toán trên số phần tử ít hơn 100% tổng số phần tử của một số d tài khoản hay một loại nghiệp vụ, sao cho mọi phần tử đều có cơ hội để đợc chọn.
Mặt khác cũng theo Chuẩn kiểm toán Việt Nam số 530- Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác, quy định thì khi thiết kế các thủ tục kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định các phơng pháp thích hợp để lựa chọn các phần tử kiểm tra. Các phơng pháp có thể đợc chọn là: Chọn mẫu toàn bộ, lựa chọn các phần tử đặc biệt hay lấy mẫu kiểm toán. Khi tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, kiểm toán viên không bao giờ thực hiện đợc kiểm tra chi tiết 100% mà chỉ thực hiện chọn mẫu. Thực tế kiểm toán viên không thể thực hiện kiểm tra toàn bộ vì bị hạn chế bởi thời gian, hơn nữa kiểm tra toàn bộ vừa mất thời gian mà không hiệu quả. Do đó kiểm tra chọn mẫu là tất yếu. Trên thực tế AASC tiến hành chọn mầu theo quy luật số lớn. Đây là phơng pháp chọn mẫu đợc áp dụng phổ biến trong điều kiện số lợng các nghiệp vụ phát sinh hay các khoản mục cần chọn ở mức độ vừa phải, tuy nhiên kiểm toán viên chỉ chú ý đến các nghiệp vụ phát sinh có số tiền lớn để tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Qua thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 khách hàng ABC, XYZ thì những khoản phải trả nhà cung cấp nào lớn thì có cơ hội ở trong mẫu chọn hơn. Các khoản phải trả nhà cung cấp có giá trị lớn thì khi sai phạm xảy ra nó sẽ là sai phạm trọng yếu. Tuy nhiên không phải sai phạm chỉ xảy ra ở những số tiền lớn mà nó có thể xảy ra với những số tiền nhỏ nhng mang tính hệ thống. Do đó để đảm bảo chất lợng của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên nên kết hợp phơng pháp chọn mẫu ngầu nhiên và chọn mẫu theo kinh nghiệm.
Việc thực hiện các thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích không những giúp kiểm toán viên đánh giá khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mặt khác qua phân tích xu thế cũng nh phân tích tỷ suất, kiểm toán viên có thể dế dàng phát hiện ra những
điểm phù hợp cũng nh những điểm bất hợp lý liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên trên thực tế kiểm toán viên của AASC không thực hiện nhiều thủ tục phân tích này trong quá trình thực hiện kiểm toán. Do đó để nâng cao hiệu quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cần thực hiện thờng xuyên thủ tục phân tích trong tất cả các giai đoạn của quá trình kiểm toán.