2. Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2.2.2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều các khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho…Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ chỉ tập trung tới nợ phải trả ngời bán (Bảng 1).
Nợ phải trả ngời bán là những món nợ cha thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nợ phải trả ngời bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị điện nớc, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm dịch vụ khác doanh nghiệp nhận đợc trớc ngày kết thúc năm.
Khả năng sai phạm đối với khoản phải trả ngời bán:
Phản ánh nợ phải trả ngời bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả ngời bán hoặc nhận hàng hoá hay dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả ngời bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thờng dẫn tới
sai lệch trên báo cáo tài chính, ảnh hởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Phản ánh nợ phải trả ngời bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện.
Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập báo cáo tài chính: sai sót này không gây ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nh- ng làm ngời sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị đợc kiểm toán.
Bảng 1: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán
Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán
Tính hợp lý chung:
Số d tài khoản nợ phải trả ngời bán, các số d chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý.
So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trớc.
Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi.
Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trớc (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động.
Các mục tiêu đặc thù
Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng đợc cộng đúng và thống nhất với Sổ cái tổng hợp.
Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả. Đối chiếu số tổng cộng với Sổ cái tổng hợp.
Đối chiếu các hoá đơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và số tiền.
Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.
Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và các bảng kê (nếu có) của ngời bán.
Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thờng.
Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ).
- Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn
Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) đợc đánh giá đúng đắn
- Thực hiện các thủ tục tơng tự nh đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý.
Các khoản phải trả trong danh sách đợc phân loại đúng đắn
- Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Việc phản ánh nợ phải trả ngời bán
trong chu kỳ mua hàng và thanh toán đợc vào sổ đúng kỳ
Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn
Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đờng
Tài khoản nợ phải trả ngời bán trong chu trình mua hàng và thanh toán đợc trình bày đúng đắn.
- Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả ngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc tách riêng
Tuỳ thuộc quy mô cuộc kiểm toán cũng nh việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các số d liên quan trong chu trình có thể mở rộng sang kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp nhà nớc. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các tài khoản trên sẽ đợc thiết kế trên cơ sở của việc đánh giá rủi ro kiểm soát tơng ứng đối với chu trình nghiệp vụ. Cũng nh các
chu trình khác, sự chú trọng trong phơng pháp luận ở chu trình mua hàng và thanh toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu, các khoản mục đợc chọn và thời gian thích hợp.