I: Nhập khẩu ( bao hàm cả )
2.4.3 -Thực trạng thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu của EMJ.
a. Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu.
EMJ là công ty trực thuộc Bộ Thương mại, nay là Bộ Công Thưong, nên việc xin giấy phép nhập khẩu của công ty là thuận lợi, bởi công ty đã có sự am hiểu về cơ quan cấp trên của mình. yếu tố quan trọng là công ty có đủ nguồn lực thực hiện nhập khẩu hay không?. Căn cứ vào hố sơ xin giấy phép nhập khẩu của công ty như: kế hoạch ( mặt hàng nhập khẩu, thị trường nhập khẩu, phương thức nhập khẩu ), Các giấy tờ chứng minh về khả năng có thể thực hiện hoạt động nhập khẩu, cũng như những chỉ tiêu về nhập khẩu mà Bộ giao cho công ty để Bộ cấp giấy phếp cho công ty thực hiện hoạt động nhập khẩu.
b. Hoạt động giao nhận, vận chuyển qua hải quan.
EMJ chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF hoặc CFR nên quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá thuộc về phía người bán. Giá hàng bán đã bao gồm cả chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm hàng hoá. Công ty chỉ phải tiếp nhận hàng tại cảng đến Việt Nam. Khi nhận được thông báo nhận hàng cùng một số chứng từ liên quan công ty sẽ cử nhân viên đến tận cảng để làm thủ tục thông quan và nhận hàng, sau đó đưa hàng hoá về kho và các XN kinh doanh. Hiện nay điều kiện về phương tiện vận tải riêng của công ty còn thiếu nên khi vận chuyển hàng hoá nhập khẩu từ cảng về kho
hoặc các xí nghiệp kinh doanh EMJ đều phải thuê phương tiện vận chuyển là chủ yếu. Vì vậy chi phí vận chuyển thuê ngoài của công ty cũng khá cao, năm 2007 chi phí này là 331.650.000đ.
Hoạt động giao nhận, vận chuyển qua hải quan hàng hoá nhập khẩu của EMJ gồm những bước sau:
- Bước 1: Nhân viên công ty trao cho cảng tờ Lược khai hàng hoá, sơ đồ xếp hàng, chi tiết hàm hàng để cảng có thể bốc dỡ.
- Bước 2: Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để nhận hàng. - Bước 3: Nhân viên công ty nhận hàng từ tàu, lập các chứng từ cần thiết trong giao nhận hàng như: biên bản dỡ hàng, bản kế toán nhận hàng với tàu, biên bản giám định hầm tàu, các giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hoá… Đồng thời, công ty phải làm các thủ tục hải quan như: khai báo hải quan, tính và nộp thuế nhập khẩu. Cuối cùng công ty mời các cơ quan có thẩm quyền đến để kiểm tra, kiểm định số lượng, phẩm chất hàng hoá và nếu có gì sai sót so với hợp đồng công ty có thể khiếu nại bên liên quan bồi thường tổn thất.
- Bước 4: Công ty dỡ hàng ra khỏi tàu đưa hàng về kho và các xí nghiệp kinh doanh của mình.
c. Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng.
Trong hoạt động ngoại thương có nhiều phương thức thanh toán tiền hàng khác nhau, tại EMJ có 3 phương thức thanh toán được sử dụng để thanh toán tiền hàng cho đối tác là: nhờ thu, điện chuyển tiền và phương thức tín dụng chứng từ ( L/C ). Trong đó phương thức thanh toán bằng L/C là chủ yếu. Đây là sự thoả thuận giữa người xin mở thư tín dụng với ngân hàng mở tín dụng đứng ra phát hành thư tín dụng để cam kết trả một số tiền nhất định hoặc chấp nhận trả tiền lên hối phiếu trong phạm vi số tiền thư tín dụng cho người thứ 3 ( người hưởng lợi L/C ) nhưng với điều kiện họ phải xuất trình
được bộ chứng từ phù hợp với các quy định được ghi trên L/C. Công ty lựa chọn phương thức thanh toán này có lợi cho cả 2 bên mua & bán. Do ngân hàng trong phương thức thanh toán này là ngân hàng phát hành L/C để thanh toán cho người bán, là người kiểm tra chứng từ và ra quyết định thanh toán nên có trách nhiệm và sự ràng buộc cao hơn. Mặt khác, với phương thức thanh toán bằng L/C thì chỉ khi công ty mở được L/C và người bán chấp nhận nó thì mới có giá trị giao hàng và thực hiện thanh toán. Do đó 2 bên hoàn toàn yên tâm về việc thực hiên hợp đồng của nhau.
Theo phương thức này, xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển qua phòng Hành chính tổng hợp để trình lên Ban giám đốc phê duyệt, sau đó đến ngân hàng có tài khoản của công ty để mở L/C thanh toán cho người bán( Hiện nay, công ty mở L/C nhiều nhất tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ( Vietcombank ) và ngân hàng Công thương việt Nam ( Incombank ) ). Phòng kế toán sau khi nhận được bộ chứng từ mà ngân hàng mà công ty mở L/C gửi đến, nếu các nội dung trên bộ chứng từ phù hợp với các yêu cầu của công ty thì thanh toán cho ngân hàng để nhận bộ chứng từ.
Phòng kế toán tài chính có trách nhiệm thu xếp tiền, chuyển tiền để mở L/C, xí nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển đến phòng hành chính tổng hợp để cân đối với kế hoạch nhập hàng và trình lên ban giám đốc để L/C được mở theo đúng kế hoạch.
Đối với các phương thức thanh toán khác thì cũng chỉ được thực hiện khi các phòng ban làm nhiệm vụ nhập khẩu báo cáo và được sự phê duyệt của ban giám đốc. Riêng đối với phương thức điện chuyển tiền thì công ty chỉ thanh toán khi hàng hoá được các cơ quan giám định xác nhận đúng, đủ theo hợp đồng.