: Quan hệ hỗ trợ
1.1. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
1.1.1. Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Trong quá trình tiếp cận, bộ phận Marketing tiến hành giao dịch với khách hàng, giới thiệu về các dịch vụ AISC cung cấp và năng lực kiểm toán. Hàng năm, AISC đều gửi th chào hàng đến những khách hàng mà Công ty dự định cung cấp dịch vụ. Sau khi nhận đợc lời mời của khách hàng, tiến hành khảo sát để đa ra quyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên, rồi tiến đến ký kết hợp đồng.
Công ty X là khách hàng mà AISC đã kiểm toán năm 2003. Năm 2004, do uy tín và chất lợng cuộc kiểm toán năm ngoái, Công ty X tiếp tục mời AISC thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2004. Vì đã kiểm toán cho Công ty X năm ngoái nên kiểm toán viên biết đợc Công ty X là công ty cổ phần, hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng luật định, hiệu quả. Ngoài ra, Công ty còn có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ đợc vận hành khá tốt. Vì vậy, AISC quyết định chấp nhận lời mời tiếp tục kiểm toán báo cáo tài chính của công ty X năm 2004.
Còn Công ty Y là Công ty 100% vốn nớc ngoài, là khách hàng năm đầu tiên. Sau khi nhận đợc th chào hàng thì Công ty Y đã đồng ý và gửi th mời kiểm toán, AISC xúc tiến gặp gỡ Ban Giám đốc khách hàng dể trao đổi và đi tới thoả thuận ký kết hợp đồng kiểm toán.
Công ty X là khách hàng thờng xuyên, các KTV đã có điều kiện tiếp xúc với khách hàng và khá hiểu biết về tình hình chung của khách hàng nên kiểm toán viên chỉ cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự, tình hình sãn xuất kinh doanh và những thông tin khác trên thị trờng có ảnh hởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của Công ty. Còn những thông tin chung về khách hàng thì đợc kiểm toán viên rút ra từ hồ sơ kiểm toán thờng niên. Kỹ thuật thu thập thông tin chủ yếu là tiếp xúc gặp gỡ Ban Giám đốc, kiểm tra sơ bộ sổ sách chứng từ,...Còn Công ty Y, vì là khách hàng năm đầu tiên nên việc thu thập thông tin không chỉ tiếp xúc, gặp gỡ Ban Giám đốc, thu thập tài liệu của khách hàng mà kiểm toán viên còn nghiên cứu các tạp chí, sách báo về nghành nghề của khách hàng xét trong mối quan hệ chung của nền kinh tế. Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty X và Công ty Y:
Công ty X:
Điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ:
Công ty X là công ty cổ phần do nhà nớc nắm giữ cổ phần chi phối, hoạt động theo luật doanh nghiệp, là Công ty con của Công ty A (Công ty mẹ nhà n- ớc). Đợc thành lập theo QĐ số 123/QĐ-BCN ngày 11/7/2003 về việc chuyển XN Y& Z thành Công ty cổ phần X. Công ty có t cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện hạch toán độc lập, có con dấu, có tài khoản ngân hàng.
Tên giao dịch quốc tế: JOINT-STOCK COMPANY X. Viết tắt là: PCC X
Vốn điều lệ của Công ty X: 6.087.100.000 đồng Trong đó:
-Vốn nhà nớc chi phối (Công ty mẹ): 3.738.100.000 đồng -Vốn của các cổ đông trong công ty : 1.814.000.000 đồng -Vốn của các cổ đông khác: 535.000.000 đồng Nguồn bổ sung vốn điều lệ của Công ty X là:
Phát hành thêm cổ phiếu Bổ sung từ lợi nhuận sau thuế
Các nguồn khác...
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
+ Xây lắp các công trình, nguồn điện, hệ thống lới điện và trạm biến áp đến 500 KV, công trình công nghiệp và dân dụng, công trình giao thông thuỷ lợi, viễn thông, văn hoá, thể thao.
+ Thiết kế, chế tạo và mạ kẽm nhúng nóng các kết cấu thép các sản phẩm cơ khí, các phụ kiện, cột điện bê tông và các sản phẩm bê tông đúc sẵn, khai thác kinh doanh cát đá, sỏi và các chủng loại vật liệu xây dựng.
+ Kinh doanh vật t, thiết bị điện, thiết bị phơng tiện vận tải, xe máy thi công.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gồm có: - Hội đồng quản trị.
- Ban kiểm soát
- Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc sản xuất kinh doanh, 1 phó giám đốc kỹ thuật và chiến lợc phát triển.
- 4 phòng chức năng gồm: phòng kế hoạch, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng thiết bị vật t.
- 3 đội sản xuất, 1 phân xởng và một số tổ trực thuộc
Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức tập trung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị có 5 ngời gồm: 1 trởng phòng, 1 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp và các kế toán viên phụ trách các phần hành.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: đơn vị sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc chung theo qui định.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: đơn vị áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 1141/TC/QĐ_CĐkiểm toán ngày 1/11/1995 và các văn bản bổ sung sửa đổi của Bộ tài chính, việc quy đinh chi tiết về hạch toán kế toán theo qui định chung của Công ty mẹ.
- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính: đơn vị tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo qui định 167/2000/QĐ _BTC.
- Chính sách kế toán của đơn vị:
• Niên độ kế toán: theo năm dơng lịch bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12
• Đơn vị tiền tệ: đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ (nếu có) đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nớc Việt Nam công tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán các khoản tiền và công nợ là ngoại tệ (nếu có) đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà Nớc Việt Nam công bố tại thời điểm 31 tháng 12 hàng năm. sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: VNĐ
• Hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ
• Phơng pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ đợc hạch toán theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế. Phơng pháp khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng theo tỉ lệ đợc quy định trong QĐ 206/2003/QĐ_BTC.
• Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo kiểm kê thực tế
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên • Kế toán chu trình mua hàng – thanh toán.
- Đối với nghiệp vụ mua hàng:
Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Khi nhận đợc hóa đơn, phiếu nhập kho kèm theo bản nghiệm thu, bàn giao, đánh giá chất lợng (nếu có) kế toán vật t đối chiếu, kiểm tra số lợng, giá cả hàng mua trên hóa đơn với hợp đồng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng đ- ợc thực hiện đúng theo đơn đặt hàng và số tiền phải trả ngời bán khớp với số lợng hàng mua. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ.
- Đối với nghiệp vụ thanh toán:
Thanh toán các khoản nợ nhà cung cấp ở Công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hóa đơn mua hàng, các chứng từ chứng minh kèm theo và căn cứ vào các quy định của hệ thống KSNB về việc thanh toán của Công ty. Có hai trờng hợp xảy ra:
+ Trờng hợp 1: Thanh toán tiền ngay khi mua hàng, thờng là những hóa đơn mua hàng với khối lợng nhỏ, thì kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hóa đơn và phê duyệt của Giám đốc để lập phiếu chi và ghi sổ.
+ Trờng hợp 2: Hàng mua trả chậm. Khi đó, kế toán công nợ sẽ hạch toán số tiền phải trả vào bên Có của sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp, sổ chi tiết này mở theo từng đối tợng.
Công ty Y:
Điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ:
Công ty Y là Công ty TNHH 100% vốn nớc ngoài, hoạt động theo quy định của luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, đợc đầu t bởi Công ty A (Trung Quốc). Công ty đợc thành lập theo Giấy phép đầu t số 25/GP – KCN – Hà Nội ngày 25 tháng 2 năm 2001 của Trởng ban Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội. Công ty có t cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện hạch toán độc lập, có con dấu, có tài khoản ngân hàng.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
• Sản xuất phụ tùng xe gắn máy bao gồm khung xe, động cơ để cung cấp theo hợp đồng kinh tế cho các nhà lắp ráp xe gắn máy có bản quyền đẫ đăng ký nhãn hiệu và đợc cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền cho phép thực hiện.
• Sản xuất mũ bảo hiểm cho ngời đi xe máy và hộp đựng bằng nhựa gắn trên xe máy.
• Pha chế sơn màu và sản xuất đèn xe máy.
Thời hạn hoạt động của doanh nghiệp: 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t.
Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty gồm:
- Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc
- 4 phòng chức năng gồm: phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch vật t, phòng kỹ thuật và phòng tài vụ.
Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 ngời gồm: 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán vật t, 1 kế toán tiền mặt, 1 kế toán TSCĐ và 1 thủ quỹ
Chế độ kế toán mà công ty áp dụng đợc Bộ Tài chính phê chuẩn theo công văn số 295 TC/ CĐKT ngày 18/02/1995.
Ngôn ngữ chính thức sử dụng trong kế toán: Trung Quốc, Việt Nam. Đơn vị tiền tệ chính thức: đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tẹ đợc qui đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán, tiền và công nợ thể hiện bằng ngoại tệ đợc qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán.
Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc xác định theo phơng pháp đích danh.
1.1.3 Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Kỹ thuật phân tích đợc sử dụng hầu hết trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán nhằm hiểu rõ hơn về tình hình thanh toán, tình trạng lãi lỗ cũng nh khả năng tiếp tục hoạt động của Công ty. Các thủ tục phân tích mà kiểm toán viên AISC thờng áp dụng là tính so sánh biến động của năm nay so với năm trớc về số d các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán và tính các tỷ suất thanh toán. Kết quả đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Công ty X
Bảngsố 5: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: phân tích
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
Khoản mục 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch % chênh lệch
I. TSLĐ và đầu t ngắn hạn 10,159,109,256 12,092,705,636 1,933,596,380 19 1. Tiền 36,489,382 596,412,563 (40,076,819) (6) 2. Đầu t ngấn hạn - - - - 3. Các khoản phải thu 1,819,758,376 6,024,224,354 4,204,465,979 231 4. Hàng tồn kho 7,005,245,609 4,555,080,441 (2,450,165,168) (35) 5. TSLĐ khác 697,840,889 916,988,277 219,147,388 31 II.TSCĐ, dầu t dài hạn ,349,332,228 2,249,372,554 (99,959,675) (4) 1. TSCĐ 2,313,224,228 2,168,473,081 (144,751,147) (6) TSCĐHH 2,313,224,228 2,168,473,081 (144,751,147) (6) TSCĐVH - - - - 2. Chi phí XDCB dd 36,108,001 80,899,473 44,791,472 124 Tổng tài sản 2,508,441,484 14,342,078,189 1,833,636,705 15 I. Nợ phải trả 7,689,640,193 7,438,069,069 (251,571,124) (3) 1.Nợ ngắn hạn 7,689,640,193 7,438,069,069 (251,571,124) (3) 2.Nợ dài hạn - - - - 3.Nợ khác - 1,712,036,389 1,712,036,389 - II. Nguồn vốn CSH 4,818,801,292 5,191,972,732 373,171,440 8 1.Nguồn vốn, quỹ 4,738,074,702 5,190,401,577 452,326,875 10 .Nguồn kinh phí, quỹ khác 80,726,590 1,571,155 (79,155,435) (98)
Tổng nguồn vốn 12,508,441,484 14,342,078,189 1,833,636,705 15
- Tổng tài sản tăng 15%, trong đó TSLĐ tăng 19%, TSCĐ giảm 6% là một phần do có một số tài sản cố định chuyển sang công cụ lao động theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC.
- Tiền giảm, các khoản phải thu tăng là do một số khách cha thanh toán một số công trình đã hoàn thành.
- Nợ phải trả giảm 3%, trong đó chủ yếu do giảm khoản phải trả ng- ời bán.
Tại Công ty Y:
Việc phân tích sơ bộ báo cáo tài chính cũng đợc tiến hành nh Công ty X. Kiểm toán viên nhận thấy các mục trên Bảng cân đối kế toán cũng nh trên
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhìn chung không có biến động nào bất thờng.
Sau khi thực hiện các công việc trên, kiểm toán viên tiến hành xác định mức trọng yếu.
1.1.4 Xác định mức trọng yếu.
Kết hợp các thông tin thu thập đợc ở trên và tiến hành nghiên cứu Báo cáo tài chính kiểm toán viên tiến hành đánh giá tính trọng yếu của các khoản mục, việc đánh giá này chủ yếu phụ thuộc vào các xét đoán nghề nghiệp cũng nh kinh nghiệm của kiểm toán viên. Tại Công ty X, kiểm toán viên xác định 1% tổng tài sản tơng ứng 143.420.781 đồng là mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, kiểm toán viên phân bổ mức trọng yếu cho khoản phải trả ngời bán của Công ty X là : 4.567.000đồng. Còn Công ty Y, kiểm toán viên xác định 2% doanh thu ( 2% x 7.526.898.000) tơng ứng 150.537.960 đồng là mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính, phân bổ cho khoản mục phải trả ngời bán là 13.260.500 đồng.
1.1.5 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đạt đợc sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên của AISC thờng dựa vào:
- Kinh nghiệm của kiểm toán viên đối với khách hàng
- Thẩm vấn nhân viên khách hàng: công việc này giúp kiểm toán viên thu thập đợc những thông tin cần thiết ban đầu (đối với khách hàng mới) và về những thay đổi trong chính sách của đơn vị (khách hàng thờng xuyên)
- Tham quan thực tế: nhằm đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà thông qua sổ sách không phản ánh hết, tuy nhiên công việc này kiểm toán viên ít thực hiện.
- Xác minh tài liệu: đối với khách hàng mới, kiểm toán viên yêu cầu đợc cung cấp các tài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đó là quy chế tài chính, kế toán, các quyết định bổ nhiệm nhân sự.
Qua tìm hiểu tại Công ty X, các kiểm toán viên thấy rằng không có thay đổi về mặt nhân sự, phòng ban, ban giám đốc của công ty là những ngời có trình độ, kinh nghiệm và có trách nhiệm cao. Đối với công tác thu mua vật t, hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, Công ty đã có những quy định rất rõ ràng (nh cơ chế thu mua, điều kiện thanh toán,...) đợc đề cập đầy đủ trong Quy chế kinh tế tài chính năm 2003 của Công ty (số 50/TC- KT