III. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự 1.Tình hình dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
2. Những tồn tại hạn chế
2.1.Về phân loại nguyên vật liệu:
Do đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tơng đối phức tạp nh đã nói ở trên nên công ty cũng đã sử dụng cách phân loại vật liệu theo công dụng một cách tơng đối hợp lý. Với cách phân loại này những loại nguyên vật liệu nào có vai trò chức năng nh nhau trong việc cấu tạo nên sản phẩm sản xuất sẽ đ- ợc xếp vào cùng một nhóm. Tuy nhiên việc quản lý vật liệu theo các nhóm này vẫn cha đạt đợc hiệu quả cao nh mong muốn do doanh nghiệp cha thực hiện công việc lập Sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp và theo dõi các loại vật liệu theo một trình tự thống nhất. Sổ danh điểm vật liệu đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong công tác mã hoá nguyên vật liệu sử dụng trong kế toán máy-công tác cơ giới hoá kế toán mà doanh nghiệp hiện tại đang bắt đầu triển khai ứng dụng
2.2.Tính giá nguyên vật liệu
Doanh nghiệp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh. Theo cách tính này chi phí về nguyên vật liệu đợc phân bổ chính xác cho đối t- ợng sử dụng và nó rất phù hợp với những trờng hợp số vật liệu mua về đợc xuất hết ngay cho sản xuất. Tuy nhiên phơng pháp tính giá này lại khiến kế toán vật liệu khá vất vả nếu nguyên vật liệu đợc mua về với số lợng lớn và đợc xuất dùng thành nhiều lần trong kỳ, nhất là trong điều kiện chủng loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất trong doanh nghiệp đa dạng và phức tạp. Cách tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh đồng thời cũng gây khó khăn cho kế toán vật liệu trong việc phản ánh ghi cột đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ số d trong trờng hợp số lợng vật liệu tồn thuộc nhiều đơn giá khác nhau.
2.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Dựa vào đặc điểm về nguyên vật liệu ở công ty thì việc kế toán lựa chọn phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu là hoàn toàn phù hợp và phát huy đợc tính phân công lao động giữa kế toán vật liệu va thủ kho. Tuy nhiên kế toán chi tiết vật liệu ở doanh nghiệp vẫn tồn tại một số điểm sau:
* Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho để lấy phiếu nhập, phiếu xuất kho đồng thời đối chiếu với thẻ kho. Theo đúng quy trình thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ trớc khi chuyển giao chứng từ và đây đợc coi là bằng chứng pháp lý quy kết trách nhiệm đối với ngời giữ chứng từ. Tuy nhiên thủ kho và kế toán doanh nghiệp thờng không lập phiếu này mà kế toán chỉ ký nhận vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập về số lợng chứng từ mà mình nhận. Cách làm này tuy đơn giản nhng giá trị pháp lý không cao.
* Đối với những sản phẩm truyền thống doanh nghiệp thờng lập kế
hoạch sản xuất và giao sản lợng cho từng phân xởng cộng với định mức tiêu hao vật t. Tuy nhiên khi xuất vật t cho phân xởng để sản xuất các mặt hàng đó, doanh nghiệp không lập phiếu xuất vật t theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho bình thờng. Thực tế phiếu xuất kho vật t theo hạn mức thờng đợc lập một lần theo định mức nhng có thể xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận
sử dụng vật t tuỳ theo tiến độ sử dụng vật t. Nó là căn cứ quan trọng để kiểm tra việc sử dụng vật t theo định mức.
* Đối với trờng hợp khối lợng vật liệu nhập kho có giá trị lớn phải qua sự kiểm tra chất lợng của cán bộ phòng Khoa học công nghệ, tuy nhiên sau khi kiểm tra chất lợng nếu chất lợng vật t đạt yêu cầu thì cán bộ kiểm nghiệm chất l- ợng sẽ ký trực tiếp vào phiếu nhập kho mà không lập biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá. Đây là một chứng từ quan trọng để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
2.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sổ sách sử dụng:
* Công tác hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Đối với trờng hợp mua nguyên vật liệu cha thanh toán cho ngời bán, kế toán công ty đã mở Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Tuy nhiên quyển sổ này đợc sử dụng để theo dõi tình hình công nợ với tất cả các nhà cung cấp mà không phân biệt nhà cung cấp thờng xuyên và nhà cung cấp không thờng xuyên. Điều này cha đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý công nợ với những nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài cũng nh việc lên kế hoạch trả nợ.
* Công tác hạch toán tổng hợp xuất vật liệu:
Từ bảng kê nhập, xuất vật liệu công ty không vào bảng kê số 4,5 mà vào thẳng Nhật ký chứng từ số 7. Sự bỏ qua công đoạn này xem ra có phần nhanh chóng và tiện lợi bởi vì đỡ tốn thời gian và công sức vào việc lập bảng kê tuy nhiên nó không thuận lợi cho việc đối chiếu ngợc trở lại từ Nhật ký chứng từ về các bảng tổng hợp và sổ chi tiết tơng ứng.
2.5.Kiểm kê nguyên vật liệu:
Công ty chỉ thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu mỗi năm một lần vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên. Do thời điểm kiểm kê nh vậy nên cha khuyến khích nhân viên coi kho nâng cao tinh thần trách nhiệm trong suốt quá trình trông giữ bảo quản nguyên vật liệu.
2.6.Tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu -Tình hình dự trữ
Hiện tại trong doanh nghiệp vẫn còn tồn kho một số loại nguyên vật liệu mua về để sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên sau khi việc sản xuất đơn hàng đó kết thúc, còn thừa nguyên vật liệu nhng những nguyên vật liệu này lại là những loại có kích cỡ chủng loại đặc biệt hoặc là những vật liệu đặc chủng để sản xuất một mặt hàng nào đó, không thích hợp để sản xuất cho những đơn hàng sau nhng do số lợng ít nên doanh nghiệp vẫn cha đa ra quyết định xử lý gì, nếu để lâu có thể làm hỏng chất lợng của bản thân nguyên vật liệu đó.
-Tình hình thu mua:
Công ty cha xây dựng một định mức hao hụt vật t để xác định trách nhiệm của ngời đi mua đối với trờng hợp vật t thiếu. Đồng thời cũng cha đề ra quy định phạt đối với những cán bộ thu mua không đảm bảo thời gian, tiến độ mua hàng hay chế độ thởng phần trăm trên đơn hàng đối với cá nhân nào tìm đ- ợc nguồn nguyên liệu rẻ hơn mà chất lợng và thời gian giao hàng đảm bảo nhằm khuyến khích các cá nhân tích cực hơn với công việc đợc giao
-Tình hình sử dụng:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đợc xuất dùng chủ yếu dựa trên định mức tiêu hao vật t. Tuy nhiên những định mức này thờng đợc lập khi sản phẩm mới đợc đa vào sản xuất. Trải qua thời gian dài sản xuất, nhờ kinh nghiệm và tay nghề cao công nhân có thể có biện pháp nâng cao năng suất đồng thời tiết kiệm đợc nguyên vật liệu. Tuy nhiên định mức về nguyên vật liệu vẫn giữ nguyên nh ban đầu, ít có điều chỉnh dễ gây đến tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do định mức quá cao.