III. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự 1.Tình hình dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
1.Những thành tựu đạt đợc
Kể từ khi nền kinh tế thị trờng ra đời, hệ thống kinh tế cũ không còn đáp ứng đợc yêu cầu của doanh nghiệp trong hạch toán và cung cấp thông tin, bộ máy kinh tế của công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã nhanh chóng thích ứng và áp dụng hệ thống kế toán mới ban hành theo Quyết định 1141 ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính. Đến khi có quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và Thông t số 89/2002/TT-BTC về việc ban hành và hớng
dẫn thực hiện 04 chuẩn mực kế toán (trong đó có chuẩn mực 02 về Hàng tồn kho-nguyên vật liệu), kế toán vật liệu của công ty lại thêm một lần nữa chứng tỏ vai trò của mình bằng việc học hỏi và tiếp thu, áp dụng chuẩn mực kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty và chế độ của Bộ tài chính.
1.1.Đối với khâu thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
* Khâu thu mua: Đánh giá đợc sự cần thiết của công tác thu mua nguyên vật liệu ảnh hởng chính đến chất lợng và giá thành của sản phẩm sản xuất ra, công ty đã tổ chức đợc một đội ngũ cán bộ cung ứng năng động, có trình độ hiểu biết về các loại nguyên vật liệu của công ty và am hiểu về giá cả thị trờng. Thêm vào đó bộ phận này lại trực thuộc Phòng kế hoạch đầu t là nơi trực tiếp lập ra kế hoạch thu mua. Điều này có lợi là công tác thu mua có thể thực hiện kịp thời và có sự thống nhất, nắm rõ nhu cầu về thời gian thu mua, giao hàng. Ngoài ra Phòng kế hoạch và Phòng kế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ, cung cấp trao đổi thông tin thờng xuyên nên luôn đa ra những quyết định thu mua vật t hợp lí về chủng loại và số lợng mặt hàng cần mua. Nguyên vật liệu về nhập kho luôn có sự kiểm nghiệm chất lợng của phòng Khoa học công nghệ trớc khi đợc nhập kho khiến chất lợng nguyên vật liệu sản xuất đợc đảm bảo. Phòng Khoa học công nghệ (tức Phòng kỹ thuật cũ) có nhiệm vụ lập ra định mức tiêu hao vật t tính cho đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Khi có kế hoạch sản xuất hoặc nhận đợc đơn đặt hàng sản xuất sản phẩm, dựa trên định mức, dự toán vật t, Phòng kế hoạch có nhiệm vụ thu mua vật t và ra lệnh xuất cho phân xởng tuỳ thuộc vào khối lợng sản phẩm đơc giao sản xuất. Nhờ áp dụng cách lập định mức nguyên vật liệu này mà doanh nghiệp có thể kiểm soát đợc số lợng và chủng loại vật t xuất dùng tránh tình trạng xuất dùng tràn lan, sử dụng không hiệu quả nguyên vật liệu. Trong quá trình xuất nguyên vật liệu, các phòng ban nh kế hoạch đầu t, phòng kế toán và thủ kho luôn kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng để thời gian luân chuyển chứng từ là ngắn nhất, đảm bảo xuất nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất liên tục.
* Khâu dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tơng đối hợp lí. Do nguồn vốn có hạn cộng với đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất chủ yếu khi có đơn đặt hàng. Lúc này nguyên vật liệu sẽ đợc thu mua và dự trữ để phuc vụ sản xuất cho đơn đặt hàng đó.Đối với những mặt hàng truyền thống đợc doanh nghiệp sản xuất theo kế hoạch thì doanh nghiệp không dự trữ nguyên vật liệu mà thu mua nguyên vật liệu về thực hiện sản xuất rồi dự trữ thành phẩm. Công tác dự trữ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có u điểm là hạn chế đợc số vốn lu động nhàn rỗi và tiết kiệm đợc công sức bảo quản nguyên vật liệu, tránh những thiệt hại do nguyên vật liệu để trong kho quá lâu có thể gây hỏng hoặc giảm chất lợng nguyên vật liệu.
Đối với những nguyên vật liệu mua về dự trữ phục vụ sản xuất cho các đơn đặt hàng thờng đợc thủ kho xếp gọn gàng lên giá theo từng loại ở nơi thoáng mát để tránh hiện tợng ẩm mốc ảnh hởng đến chất lợng nguyên vật liệu.
1.2.Tính giá nguyên vật liệu
Công ty đã tuân thủ phơng pháp tính giá nhập nguyên vật liệu theo chế độ ban hành từ đó giúp cho việc quản lí và xác định chính xác số chi phí đầu vào cho sản xuất.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho, doanh nghiệp sử dụng giá thực tế đích danh để hạch toán, điều này giúp cho công việc phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào giá thành một cách chính xác nhất và đã giúp cho công tác quản lí chi phí của công ty đợc thực hiện một cách có hiệu quả.
1.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ thống nhất theo mẫu in sẵn của Bộ tài chính ban hành do đó thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán. Để phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp về số lợng, chủng loại, kế toán công ty đã sử dụng hình thức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d. Nhờ đó công tác quản lí nguyên vật liệu đã tận dụng đợc những u điểm của phơng pháp này nh công việc theo dõi nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu đợc phân công lao động hoá giữa kho và phòng kế toán, tránh tình trạng trùng lặp trong
1.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phơng pháp này giúp cho cán bộ quản lí có thể nắm rõ tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu tại mọi thời điểm. Từ đó giúp cho việc đa ra những quan điểm về nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
1.5.Sổ sách sử dụng:
Doanh nghiệp áp dụng mẫu sổ sách in sẵn cho hình thức Nhật ký chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Đây là một hệ thống sổ phù hợp với quy mô của doanh nghiệp đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ sách kế toán, phù hợp với yêu cầu phân công lao động và trình độ cao của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, vừa phát huy tính độc lập lại vừa kết hợp khả năng làm việc theo nhóm của từng cá nhân.
Nói chung, công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự cơ bản đợc thực hiện theo đúng chế độ kế toán đồng thời đă đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu xét về mặt tổng thể thì nó vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần phải đợc khắc phục, hoàn thiện hơn