29. Biểu 2.23: Mẫu sổ chi tiết tài khoản
2.3.3. Hạch toỏn kết quả kiểm kờ kho
Tiến hành kiểm kờ kho vật liệu là nhằm xỏc định chớnh xỏc số lượng, chất lượng, giỏ trị của từng loại nguyờn vật liệu hiện cũn lại trong kho. Bờn cạnh đú việc kiểm kờ giỳp cho Cụng ty kiểm tra tỡnh hỡnh bảo quản, phỏt hiện và cú biện phỏp xử lý kịp thời cỏc trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mỏt.
Để thực hiện kiểm kờ, Cụng ty thường lập ra một Ban kiểm kờ gồm ba người: thủ kho, thống kờ và kế toỏn vật tư. Phương thức kiểm kờ là thực hiện so sỏnh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tỡm ra nguyờn nhõn dẫn đến dư thừa hay thiếu hụt. Kết quả kiểm kờ được ghi vào “Biờn bản kiểm kờ” do phũng Kinh doanh lập.
Kết quả kiểm kờ cho thấy nguyờn vật liệu chớnh ở Cụng ty khụng hề bị thiếu hụt, điều đú cho thấy hệ thống kho được trang bị cỏc điều kiện bảo quản rất tốt. Do thủ kho và kế toỏn thường xuyờn đối chiếu kiểm tra nờn sự mất mỏt, hao hụt cũng ớt xảy ra. Một năm ở cụng ty tiến hành đối chiếu sổ sỏch và kiểm kờ kho 2 lần. Việc xõy dụng hệ thống quản lý vật tư của Cụng ty như hiện nay là rất tụt. Hệ thống kho tàng được bố trớ thuận tiện, an toàn kịp thời, phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất.
Độ chờnh lệch thừa thiếu vật liệu được xỏc định cho từng loại theo cụng thức: Chờnh lệch Thừa thiếu = Số lượng tồn kho kiểm kờ - Số lượng tồn kho sổ sỏch
Kết quả kiểm kờ được hạch toỏn như sau:
- Thừa phỏt hiện qua kiểm kờ Nợ TK 152, 153 Cú TK 3381
- Thiếu phỏt hiện qua kiểm kờ Nợ TK 1388
Căn cứ vào nguyờn nhõn thiếu hụt ghi Nợ TK 632, 334, 111…
Cú TK 1381
Vớ dụ: Biờn bản kiểm nghiệm kho Vải thờu vào ngày 31/12/2007
Biểu 2.22: CễNG TY
TNHH TÂM HỒN VIỆT
Mẫu số S05-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM Kấ KHO VẢI THấU
Thời điểm kiểm kờ 0 giờ 00 ngày 31/12/2004 Thành phần tham gia kiểm kờ:
1.Thủ kho: Bựi Đức Vinh 2. Kế toỏn: Nguyễn Thị Thanh 3. Thống kờ: Trần Thị Tõm STT Tờn vật tư Đvt Tồn sổ Tồn thống kờ Chờnh lệch Giỏ trị Ghi chỳ 1 Vải thờu IQF cấp 1 Kg 727150.45 727 150 446 0
2 Vải thờu IQF cấp 2 Kg 18 410 260 18410 260 0
3 Vải thờu TR cấp 1 Kg 151 271 151 271 0 4 … 15 Vải thờu F1 Kg 1 203 1 203 0 Thủ kho (Kớ, Họ tờn) Thống kờ (Kớ, Họ tờn) Kế toỏn (Kớ, Họ tờn) Phũng KHTT (Kớ, Họ tờn) Phũng KTTC (Kớ, Họ tờn)
PHẦN III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU Ở CễNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu
Hạch toỏn kế toỏn là bộ phận cấu thành của hệ thống cụng cụ quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của cỏc doanh nghiệp, đồng thời cũng là cụng cụ đắc lực của Nhà nước trong việc quản lý, chỉ đạo nền kinh tế quốc dõn. Cựng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một cụng cụ phục vụ quản lý doanh nghiệp, kế toỏn ngày càng phỏt triển và hoàn thiện.
Qua sự nghiờn cứu về thực trạng hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH Tõm Hồn Việt ta càng thấy rừ vai trũ quan trọng của nguyờn vật liệu và hạch toỏn nguyờn vật liệu. Một mặt nú giỳp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng cú hiệu quả tài sản của đơn vị. Mặt khỏc, nú giỳp cho Nhà nước quản lý chặt chẽ quỏ trỡnh sử dụng vốn của doanh nghiệp và việc chấp hành phỏp luật thuế của doanh nghiệp nhằm đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc, phự hợp với doanh nghiệp và với nền kinh tế quốc dõn.
Hạch toỏn nguyờn vật liệu cung cấp kịp thời và đồng bộ những nguyờn vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giỏm sỏt việc chấp hành cỏc định mức dự trữ, tiờu hao nguyờn vật liệu, ngăn ngừa cỏc hiện tượng hư hao, mất mỏt, lóng phớ trong quỏ trỡnh sản xuất. Qua đú gúp phần giảm bớt chi phớ, nõng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giỏ thành sản phẩm...Đõy là một phương phỏp để tồn tại trong mụi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và hoàn thiện hạch toỏn nguyờn vật liệu là một yếu tố để đỏp ứng yờu cầu đú.
Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và kinh tế quốc tế đũi hỏi hệ thống kế toỏn trong đú cú kế toỏn nguyờn vật liệu ở Việt Nam ngày phải càng hoàn thiện.
3.2. Đỏnh giỏ chung cụng tỏc quản lý và kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH Tõm Hồn Việt ty TNHH Tõm Hồn Việt
3.2.1. Đỏnh giỏ khỏi quỏt về bộ mỏy quản lý và cụng tỏc kế toỏn
Sau hơn năm năm xõy dựng và trưởng thành, Cụng ty TNHH Tõm Hồn Việt đó khụng ngừng hoàn thiện về mọi mặt. Nhỡn chung, Cụng ty cú một bộ mỏy quản lý chặt chẽ, cỏc phũng ban được phõn cụng nhiệm vụ một cỏch rừ ràng, chớnh xỏc và phối hợp nhịp nhàng.
Cựng với sự phỏt triển của cụng ty, cụng tỏc tổ chức quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu núi riờng và hạch toỏn núi chung cũng khụng ngừng được hoàn thiện để phự hợp với quy mụ sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đú sẽ gúp phần tớch cực hạ giỏ thành sản phẩm, từ đú tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trờn thị trường.
v Về cụng tỏc quản lý:
Bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng là phự hợp với đặc điểm và qui mụ của cụng ty. Như vậy, mọi cụng việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giỏm sỏt chặt chẽ từ trờn xuống dưới. Cỏc quyết định chỉ đạo của ban giỏm đốc sẽ nhanh chúng chuyển tới đối tuợng thực hiện, ngược lại cỏc thụng tin bỏo cỏo thực hiện cũng được phản hồi lại một cỏch nhanh chúng để Ban giỏm đục kiểm tra, điều chỉnh kịp thời giỳp những người chịu trỏch nhiệm thực hiện hoàn thành tụt cụng việc và kế hoạch của cụng ty được triển khai tụt.Tổng giỏm đốc cú thể chỉ đạo và nắm nắm bắt được bao quỏt được toàn bộ cỏc vấn đề của cụng ty qua ba phú tổng giỏm đốc và bộ phận tài chớnh kế toỏn của cụng ty qua kế toỏn trưởng.
Với mụ hỡnh tổ chức này cỏc phũng, cỏc bộ phận được quy đinh rừ ràng về chức năng, nhiệm vụ, ớt xảy ra chồng chộo trong cụng việc, ớt gõy ra lóng phớ tạo điốu kiện đạt hiệu quả cao trong cụng việc
v Về cụng tỏc kế toỏn
* Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung. Toàn bộ cụng việc kế toỏn được ttõp trung tại phũng kế toỏn, ở cỏc Nhà mỏy khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn chỉ bố trớ nhõn viờn hạch toỏn thống kờ hướng dẫn hạch toỏn ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong phạm vi Nhà mỏy, phục vụ yờu cầu quản lý, lập bỏo cỏo vật tư…định kỳ chuyển cỏc chứng từ và cỏc bỏo cỏo đú về phũng kế toỏn tài chớnh cụng ty để xử lý và tiến hành cụng việc kế toỏn trong toàn bộ cụng ty . Võn dụng hỡnh thức này đảm bảo lónh đạo tập trung đối với cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty, đảm bảo chức năng cung cấp thụng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chớnh xỏc.
* Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản của cụng ty được xõy dựng khỏ chi tiết, phự hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toỏn của Cụng ty. Tạo điều kiện vừa theo dừi tổng hợp vừa theo dừi chi tiết cỏc đối tượng hạch toỏn một cỏch chớnh xỏc.
* Về tổ chức hệ thống chứng từ và luõn chuyển chứng từ:
Cụng ty đó sử dụng đầy đủ cỏc chứng từ bắt buộc theo qui định và thực hiện nghiờm tỳc tất cả cỏc bước trong qui trỡnh luõn chuyển chứng từ tạo điều kiện cho cụng việc hạch toỏn được chớnh xỏc.
* Về hỡnh thức sổ
Cụng ty sử dụng hỡnh thức nhật ký chứng từ. Đõy là một hỡnh thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chộp trựng lặp và phự hợp với qui mụ của cụng ty. Việc sử dụng hỡnh thức sổ này đảm bảo tớnh chuyờn mụn hoỏ cao của sổ kế toỏn, phự hợp với chuyờn mụn hoỏ và phõn cụng lao động kế toỏn tại Cụng ty. Tuy nhiờn, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, qui mụ lớn về số lượng và chủng loại, khụng thuận tiện cho việc cơ giới hoỏ tớnh toỏn và hoàn
thiện kế toỏn mỏy trong xử lý số liệu. Nhưng tại cụng ty cỏc sổ sỏch nhật ký và bảng biểu đó được ghi chộp đầy đủ, cẩn thận, rừ ràng và cú hệ thống, bỏm sỏt chế độ qui định của Bộ tài chớnh và Nhà nước ban hành. Ngoài ra kế toỏn cũn xõy dựng thờm hệ thống sổ theo dừi chi tiết, cỏc bảng kờ, bảng biểu theo yờu cầu quản lý giỳp kế toỏn dễ theo dừi, tỡm kiếm thụng tin một cỏch nhanh chúng kịp thời.
Với việc ứng dụng phần mềm kế toỏn đó giảm nhẹ bớt cụng việc cho kế toỏn cỏc phần hành. Việc lập và in ra cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo cũng được thực hiện một cỏch đơn giản, kịp thời khi cần thiết.
* Về phõn cụng lao động kế toỏn.
Qui trỡnh sản xuõt kinh doanh tại cụng ty TNHH Tõm hồn Việt đa dang và phức tạp, sản xuất ra nhiều loại sản phẩm. Số lượng cụng việc cần hạch toỏn nhiều nờn việc phõn cụng như vậy giỳp cho kế toỏn viờn chuyờn mụn húa trong từng phần hành của mỡnh, tớch lũy kinh nghiệm, giải quyết cỏc cụng việc thuộc phần hành của mỡnh một cỏch nhanh chúng. Số lượng kế toỏn viờn đảm nhiệm phần hành đú phụ thuộc vào khối lượng cụng việc phỏt sinh. Việc bố trớ số lượng kế toỏn như hiện nay là tương ứng với cỏc phần hành kế toỏn là tương đối hợp lý. Bờn cạnh đú, đội ngũ kế toỏn đa phần là những người trẻ tuổi, cú trỡnh độ chuyờn mụn, nhiệt tỡnh với cụng việc, luụn cú ý thức giỳp đỡ lẫn nhau tạo ra mụi trường làm việc tốt giỳp cho mọi cụng việc đều được hoàn thành đỳng thời gian qui định.
Việc chuyờn mụn húa trong kế toỏn là cần thiết và cú nhiều ưu điểm tuy nhiờn đụi khi cũng gõy khú khăn cho người phụ trỏch cỏc phần hành vỡ một lý do nào đấy phải nghỉ làm thỡ người làm thay phải mất một thời gian để làm quen với cụng việc, hơn nữa do đặc trưng của ngành kế toỏn là nhõn viờn kế toỏn đa phần là nữ . Vỡ vậy cũng khụng thể trỏnh khỏi những mặt hạn chế trong cụng việc như: tốc độ trong cụng việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ
khỏm thai…là khú trỏnh khỏi vỡ vậy nờn năng suất làm việc cũng giảm. Cụng việc dồn lờn những người cũn lại nờn đụi khi sai sút là đIều khú trỏnh khỏi.
* Về trang thiết bị: Cụng ty đó trang bị khỏ đầy đủ về mỏy múc thiết bị cho bộ mỏy kế toỏn, phần đa mỗi người đều được sử dụng riờng một mỏy, cú mỏy photocopy, mỏy in giỳp cho cụng việc kế toỏn. Tuy nhiờn chất lượng mỏy chưa đỏp ứng đủ yờu cầu. Do đó được trang bị từ lõu nờn đó giảm chất lượng. Phần lớn mỏy đều chạy quỏ chậm làm giảm bớt năng suất lao động của cỏn bụn nhõn viờn trong phũng.
3.2.2. Đỏnh giỏ về cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu
Trong nền kinh tế thị trường cú nhiều cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xột đến cựng thỡ cỏc mục tiờu của cỏc doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa húa lợi nhuận và ngày càng nõng cao lợi ớch kinh tế xó hội. Để đạt được mục tiờu này, cỏc doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện phỏp tổ chức kỹ thuật, quản lý... Trong đú một trong những biện phỏp cơ bản được nhiều doanh nghiệp ỏp dụng và tiết kiệm hơn cả là khụng ngừng tiết kiệm chi phớ và hạ giỏ thành sản phẩm.Trong đú, chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện cụng tỏc quản lý vật liệu là một trong những vấn đề được đặt lờn hàng đầu. Trong bối cảnh chung là cú nhiều doanh nghiờp cạnh tranh thỡ sự đứng vững và phỏt triển của Cụng ty TNHH Tõm hồn Việt là một thành tớch đỏng ghi nhận. Chớnh sự cải tiến, hoàn thiện trong cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng đó gúp phần quan trọng vào sự thành cụng đú
3.2.2.1. Những ưu điểm của cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu
Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành cụng nghiệp nhẹ, sản phẩm của Cụng ty TNHH Tõm Hồn Việt đó đứng vững trờn thị trường hơn năm năm vừa qua. Mặc dự gặp nhiều khú khăn trong kinh tế thị trường, nhưng Cụng ty rất nhạy bộn trong cụng tỏc quản lý và đang tỡm cho mỡnh những bước đi mới. Hiện nay, Cụng ty đó ỏp dụng nhiều chớnh sỏch để nõng cao uy tớn với khỏch hàng về chất lượng sản phẩm trong đú việc thực hiện tốt cụng tỏc quản lý núi chung và cụng tỏc quản lý vật liệu núi riờng. Cụ thể, Cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh một mụ hỡnh quản lý nguyờn vật liệu từ khõu thu mua, sử dụng đến khõu dự trữ, bảo quản. Cụng ty cú một đội ngũ cỏn bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học với đầy đủ phương tiện cõn đong, đo, đếm, phũng chỏy chữa chỏy... đỏp ứng yờu cầu dự trữ, kiểm kờ và sử dụng của cụng ty. Việc xuất kho vật liệu được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và cú hiệu quả.
+ Đối với cụng tỏc thu mua vật liệu, cụng ty cú một đội ngũ cỏn bộ thu mua hoạt bỏt, nhanh nhẹn, nắm bắt được giỏ cả trờn thị trường, đảm bảo cung cấp đủ nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất thụng qua đầy đủ hoỏ đơn, chứng từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đỏp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh cuả Cụng ty khụng bị ngừng trệ, khụng lóng phớ vốn vỡ dự trữ vật liệu tồn kho khụng cần thiết.
+ Đối với khõu kiểm tra vật liệu nhập kho:
Nguyờn vật liệu về tới cụng ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trỏch nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, thụng số kỹ thuật, chủng loại, quy cỏch phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy chất lượng khụng đảm bảo yờu cầu nhõn viờn cung ứng đổi lại hoặc giảm giỏ vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thỡ ban kiểm nghiệm lập biờn bản kiểm nghiệm, vỡ thế chất lượng
của vật liệu nhập kho luụn được đảm bảo. Từ đú sẽ trỏnh được vật liệu bị hư hỏng hay mất mỏt gõy giỏn đoạn cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
+ Đối với khõu bảo quản vật tư: Cụng ty đó xõy dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản hợp lý theo tớnh năng, cụng dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoỏng, cao trỏnh cho nguyờn liệu bị ẩm mốc hư hỏng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kờ vật liệu để nguyờn vật liệu được phản ỏnh trung thực về mặt số lượng và giỏ trị.
+ Đối với khõu sử dụng vật liệu: Cụng ty đó xõy dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đú vật liệu được xuất đỳng mục đớch sản xuất và quản lý dựa trờn định mức vật liệu định trước. Khi cú nhu cầu về vật liệu thỡ cỏc bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lờn phũng kinh