Hiện nay, ở Cụng ty khụng lập bảng phõn bổ vật tư mà chỉ sử dụng bảng kờ tổng hợp vật tư xuất dựng cú mẫu sổ gần phự hợp với bảng phõn bổ vật tư, tuy nhiờn, nội dung bảng kờ thỡ chỉ phản ỏnh được quỏ trỡnh tập hợp chi phớ chứ nú khụng phản ỏnh được quỏ trỡnh phõn bổ chi phớ cho từng cụng trỡnh. Để giỳp kế toỏn thuận lợi trong quỏ trỡnh tập hợp chi phớ
sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm, Cụng ty nờn lập bảng phõn bổ vật tư theo mẫu sau:
Biểu số 25:
Đơn vị: Cụng ty cơ khớ- Điện Thuỷ Lợi
Bảng phõn bổ nguyờn liệu, vật liệu cụng cụ, dụng cụ
Thỏng 12 năm 2006 (Đơn vị tớnh: đồng) STT Ghi Cú cỏc TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 1. TK 621 1.501.680.000 - Cụng trỡnh Hoà An 252.959.314 - Cụng trỡnh Quảng Bỡnh 51.511.599 - Cụng trỡnh Tiờu Nam 104.173.620 ………. ………….. 2. TK 627 5.857.700 11.450.000 3. TK 642 966.600 Cộng 1.508.504.300 11.450.000 Ngày 31 thỏng 12 năm 2006 Người lập bảng Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Số liệu để phản ỏnh vào bảng phõn bổ vật tư được tổng hợp từ cỏc chứng từ xuất kho vật liệu và cỏc bảng kờ chi tiết vật tư xuất dựng. Sau đú, số liệu ở bảng phõn bổ vật tư được dựng làm căn cứ ghi sổ chi tiết TK 621 cho từng đơn đặt hàng, vào bảng kờ nhập - xuất - tồn, lập chứng từ ghi sổ.
3.2.2.2. Về cụng tỏc ghi chộp ban đầu
Hiện nay Cụng ty đang sử dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Chứng từ ghi sổ nhưng đến cuối thỏng kế toỏn mới lập chứng từ ghi sổ và nhập cỏc chứng
từ ghi sổ vào mỏy nờn toàn bộ cụng việc bị dồn vào cuối thỏng. Tuy nhiờn, tồn tại này là do đặc điểm sản xuất của Cụng ty chi phối. Theo em, để hạn chế tồn tại này, Cụng ty nờn trang bị mỏy vi tớnh cho nhõn viờn kế toỏn tại xớ nghiệp. Việc trang bị này là cú tớnh khả thi vỡ hầu hết cỏc nhõn viờn kế toỏn của Cụng ty đều đó biết sử dụng mỏy vi tớnh. Mặt khỏc, xu hướng trong những năm tới của Cụng ty là sẽ để cỏc xớ nghiệp thực hiện hạch toỏn độc lập và chỉ trớch nộp lợi nhuận về Cụng ty theo một tỷ lệ nhất định. Hơn thế nữa, cụng việc kế toỏn được thực hiện trờn hệ thống mỏy vi tớnh ở cỏc xớ nghiệp cú nối mạng với mỏy chủ sẽ cho phộp bộ phận kế toỏn tại phũng kế toỏn thu thập, xử lý, cung cấp thụng tin cho ban lónh đạo Cụng ty một cỏch nhanh chúng giỳp lónh đạo ra cỏc quyết định kinh tế kịp thời.
3.2.2.3. Về hệ thống tài khoản sử dụng
• Trong quỏ trỡnh tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành sản phẩm, chi phớ sản xuất của Cụng ty được tập hợp sang bờn Nợ TK 154. Sau đú từ TK 154 toàn bộ chi phớ đú được kết chuyển ngay sang TK 911 để xỏc định kết quả. Đõy là bước làm tắt của Cụng ty nhằm làm giảm bớt khối lượng cụng việc kế toỏn nhưng bước làm tắt này là khụng hợp lý. Vỡ khi Cụng ty kết chuyển từ TK 154 sang ngay TK 911 sẽ khú khăn cho kế toỏn chi phớ - giỏ thành trong việc kiểm soỏt giỏ vốn hàng bỏn. Theo em, để thuận lợi cho kế toỏn trong việc tập hợp chi phớ - tớnh giỏ thành và xỏc định kết quả thỡ Cụng ty nờn sử dụng TK 632- Giỏ vốn hàng bỏn. Khi sử dụng tài khoản này, toàn bộ chi phớ sản xuất tập hợp được trờn TK 154, sau khi đó loại trừ cỏc khoản giảm chi phớ, số cũn lại sẽ được kết chuyển sang TK 632 để xỏc định giỏ thành thực tế của sản phẩm, cụng trỡnh hoàn thành. Sau đú, kế toỏn mới kết chuyển giỏ vốn thực tế sang TK 911 để xỏc định kết quả.
Phương phỏp tập hợp và phõn bổ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp và chi phớ sản xuất chung tại Cụng ty hiện nay là hợp lý. Tuy nhiờn về tập hợp và phõn bổ chi phớ nhõn cụng trực tiếp cũn cú những điểm chưa thật hợp lý. Chi phớ nhõn cụng trực tiếp phỏt sinh trong kỳ sau khi tập hợp, được phõn bổ cho từng cụng trỡnh theo chi phớ nhõn cụng trực tiếp định mức:
Hệ số phõn bổ Tổng chi phớ nhõn cụng thực tế phỏt sinh trong kỳ chi phớ nhõn cụng =
trực tiếp Tổng chi phớ nhõn cụng trực tiếp định mức Chi phớ nhõn cụng Hệ số phõn bổ Chi phớ nhõn cụng trực tiếp phõn bổ t = chi phớ nhõn cụng ì định mức cho từng cho từng cụng trỡnh trực tiếp cụng trỡnh
Theo em, nếu chi phớ đú mà khú tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng thỡ mới dựng phương phỏp phõn bổ giỏn tiếp. Trong trường hợp này, Cụng ty cú thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phớ nghĩa là tập hợp theo từng đơn đặt hàng thỡ Cụng ty nờn tập hợp trực tiếp. Để tập hợp chi phớ nhõn cụng trực tiếp theo từng cụng trỡnh, từng đơn đặt hàng, Cụng ty nờn yờu cầu cỏc nhõn viờn kế toỏn xớ nghiệp mở sổ chi tiết chi phớ nhõn cụng trực tiếp cho từng cụng trỡnh. Khi phỏt sinh chi phớ cho cụng trỡnh nào thỡ sẽ được tập hợp trực tiếp vào sổ chi tiết mở cho cụng trỡnh đú. Mẫu sổ chi tiết chi phớ nhõn cụng trực tiếp mở tại cỏc xớ nghiệp theo em cú thể mở như sau:
Biểu số 26:
Cụng ty Cơ khớ - Điện Thủy lợi Xớ nghiệp: ……….. Sổ chi tiết TK 622 - Chi phớ nhõn cụng trực tiếp Thỏng …. năm .… NT GS
Chứng từ Diễn giải TK Tổng số Ghi Nợ TK 622
S N Cụng trỡnh H - Chan CT. Tiờu Nam CT. Ka Long …. . Số dư đầu kỳ PS trong kỳ ………… ………….. Cộng PS Ghi Cú TK Dư cuối kỳ
Thực chất là kế toỏn chỉ tập hợp cỏc chi phớ nhõn cụng liờn quan đến từng cụng trỡnh cũn kế toỏn chưa phải tiến hành một thao tỏc phõn bổ nào. Sổ chi tiết TK 622 tại cỏc xớ nghiệp mở theo dừi từng cụng trỡnh cuối kỳ được kế toỏn chi phớ - giỏ thành tập hợp để hạch toỏn riờng chi phớ nhõn cụng trực tiếp cho từng cụng trỡnh. Cỏch làm này sẽ cho phộp Cụng ty hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp vào từng cụng trỡnh chớnh xỏc hơn. Từ đú tạo điều kiện để kế toỏn đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cỏc định mức chi phớ đảm bảo nguyờn tắc khỏch quan, đỏnh giỏ hiệu quả quỏ trỡnh sản xuất, giỳp ban lónh đạo Cụng ty biết được mặt mạnh cần khai thỏc, phỏt huy và mặt tồn tại yếu kộm cần tỏc động để đảm bảo tiết kiệm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm.
Xuất phỏt từ thực trạng ở Cụng ty là chỉ mới hạch toỏn phế liệu thu hồi ở cỏc cụng trỡnh mà Cụng ty lắp đặt tại chõn cụng trỡnh, trong khi đú khoản phế liệu tại cỏc xớ nghiệp hầu như khụng được hạch toỏn. Đõy cú thể coi là một thiếu sút trong quản lý chi phớ của Cụng ty. Bởi lẽ, là một doanh nghiệp sản xuất, chế tạo chủ yếu là thủ cụng như gũ, hàn, doa, rốn…thỡ hiện tượng cú phỏt sinh phế liệu trong quỏ trỡnh sản xuất là khụng thể trỏnh khỏi. Nếu Cụng ty tận thu được khoản phế liệu này sẽ là một nhõn tố làm giảm chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp tớnh vào giỏ thành sản phẩm, gúp phần hạ giỏ thành sản phẩm sản xuất. Phế liệu của Cụng ty tại cỏc xớ nghiệp sản xuất chủ yếu bao gồm: thộp phế liệu, sắt mẩu, tụn…. Khoản thu hồi này sẽ làm giảm chi phớ, cụ thể: Cuối kỳ, kế toỏn căn cứ vào phiếu thu, biờn bản thanh lý hoặc phiếu nhập kho (đối với phế liệu thu hồi cú thể dựng lại được để hạch toỏn:
Nợ TK 111, 112: Nếu bỏn phế liệu thu tiền. Nợ TK 152: Nếu phế liệu nhập kho
Cú TK 154: Ghi giảm chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang
3.2.2.6. Về ỏp dụng mỏy vi tớnh vào cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty Cơ khớ - Điện Thủy lợi
Hiện nay, Cụng ty chưa sử dụng một phần mềm kế toỏn nào mà chỉ mới sử dụng cỏc cụng thức, cỏc lệnh sẵn cú trong Excel như Vlookup, Sort, Auto filter, Advanced filter, Consolidate, Pivot Table, Subtotal….để xử lý số liệu và lờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết, cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Cỏch làm này rất mất thời gian và khụng đồng bộ. Mặt khỏc, trong điều kiện khoa học về cụng nghệ thụng tin ngày càng phỏt triển và để đỏp ứng yờu cầu thụng tin cho việc ra cỏc quyết định quản lý, Cụng ty nờn
cài đặt một phần mềm kế toỏn. Cỏc giải phỏp Cụng ty cú thể lựa chọn là: mua phần mềm của cỏc Cụng ty sản xuất phần mềm hoặc thuờ chuyờn gia đến thiết kế một phần mềm riờng dựa trờn những đặc thự của Cụng ty. Tuy vậy, về cơ bản, cỏc phần mềm kế toỏn được thiết kế phải đảm bảo sau khi nhập dữ liệu vào mỏy (chỉ phải nhập một lần c), mỏy sẽ xử lý và cung cấp cỏc thụng tin chi tiết cho cỏc sổ chi tiết, cỏc thụng tin tổng hợp cho cỏc sổ tổng hợp cũng như việc lờn cỏc bỏo cỏo kế toỏn theo yờu cầu của người sử dụng.
Riờng đối với kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm thỡ quy trỡnh kế toỏn trờn mỏy phải thoả món một số điều kiện sau:
- Việc tập hợp chi phớ sản xuất hoàn toàn do mỏy tự nhận dữ liệu từ cỏc bộ phận liờn quan và tự mỏy tớnh toỏn, phõn bổ chi phớ sản xuất trong kỳ.
- Căn cứ kết quả kiểm kờ, đỏnh giỏ sản phẩm dở cuối kỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất và nhập dữ liệu sản phẩm dở cuối kỳ vào mỏy.
- Lập cỏc bỳt toỏn điều chỉnh, bỳt toỏn khoỏ sổ, kết chuyển cuối kỳ và nhập vào mỏy.
- Căn cứ vào yờu cầu của người sử dụng thụng tin, người sử dụng khai bỏo với mỏy tờn đối tượng tớnh giỏ thành (sản phẩm, cụng trỡnh) hoặc là tờn của đối tượng phỏt sinh chi phớ (xớ nghiệp, tổ…) và tờn bỏo cỏo cần lấy. Mỏy sẽ tự xử lý và kết xuất ra cỏc thụng tin theo yờu cầu quản lý của Cụng ty.
Hiện nay Cụng ty cú thể lựa chọn một trong 2 phần mềm kế toỏn sau: Phần mềm kế toỏn FAST của cụng ty phần mềm tài chớnh hoặc Phần mềm kế toỏn EFFECT của cụng ty BSC, tuỳ theo đặc điểm của Cụng ty. Theo em, cụng ty nờn sử dụng phần mềm kế toỏn EFFECT bởi vỡ đõy là một
phần mềm cú tớnh động cao, đỏp ứng được yờu cầu biến động của Cụng ty. Do đú, sử dụng phần mềm EFFECT sẽ giỳp doanh nghiệp hạn chế được sự phụ thuộc vào cụng ty phần mềm khi doanh nghiệp cú một số thay đổi về nghiệp vụ kế toỏn.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh thỡ vấn đề tối đa húa lợi nhuận là vấn đề mấu chốt và cuối cựng mà doanh nghiệp cần đạt tới. Điều này đũi hỏi cỏc doanh nghiệp phải tổ chức tất cả cỏc khõu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh với chi phớ là tối ưu nhất. Nhưng để đạt được hiệu quả cao nhất trờn cơ sở vật chất sẵn cú, doanh nhiệp phải làm tốt cụmg tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh và tớnh giỏ thành sản phẩm, rồi tiến hành phõn tớch hoạt động sản xuất kinh doanh. Thụng qua nội dung này nhà quản lý cú thể nhận ra những việc đó làm và chưa làm được trong quỏ trỡnh quản lý. Từ đú, đưa ra những biện phỏp quản lý phự hợp hơn.
Trong thời gian thực tập tại cụng ty Cơ khớ - Điện Thủy Lợi, đó tỡm hiểu cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm của Cụng ty, em nhận thấy cụng tỏc này về cơ bản đó đỏp ứmg được yờu cầu quản lý và gúp phần nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng ty. Tuy nhiờn, qua thực tế cho thấy rằng cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm ở Cụng ty vẫn cũn một số hạn chế và cần phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa. Cựng với sự giỳp đỡ của phũng tài vụ Cụng ty, sự hướng dẫn chỉ bảo tận tỡnh của thầy giỏo hướng dẫn em đó hoàn thành chuyờn đề thực tập chuyờn ngành.
Trong chuyờn đề thực tập chuyờn ngành em đó trỡnh bày tổng quan về Cụng ty và thực tế trong hạch toỏn kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm ở Cụng ty Cơ khớ - Điện Thủy lợi, đồng thời đưa ra một số ý kiến đề xuất để cụng ty tham khảo. Em hy vọng rằng những ý kiến trờn sẽ được Cụng ty nghiờn cứu ỏp dụng gúp phần hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm ở Cụng ty vỡ
những ý kiến đề xuất đều xuất phỏt từ thực tiễn của cụng ty và chế độ kế toỏn hiện hành.
Do thời gian và nhận thức cũn hạn chế nờn bỏi viết chuyờn đề của em khụng trỏnh khỏi những thiếu sút nhất định. Em rất mong được những ý kiến đúng gúp của cỏc thầy cụ giỏo, cỏc cụ chỳ phũng Tài vụ Cụng ty và cỏc bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn và giỳp cho em nhận thức được đầy đủ hơn.
Em xin chõn thành cảm ơn sự giỳp đỡ nhiệt tỡnh của cỏc thầy giỏo hướng dẫn Nguyễn Năng Phỳc cựng cỏn bộ trong phũng tài vụ của Cụng ty Cơ khớ - Điện Thủy lợi để em hoàn thành chuyờn đề thực tập chuyờn ngành.
Hà Nội, ngày 20 thỏng 05 năm 2008
Sinh viờn Cao Thuỳ Dương
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Một số tài liệu trờn mỏy tại Cụng ty Cơ khớ - Điện Thuỷ lợi 2. Giỏo trỡnh “Kế toỏn tài chớnh”
3. Giỏo trỡnh “Tổ chức hạch toỏn kế toỏn” 4. Một số webside:
- Ketoan.com.vn - Kiemtoan.com.vn