: Ghi hàng ngày Ghi cuối quý, năm
1.2.2.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh, bao gồm: giá trị thực tế của vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng lao động…cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành sản phẩm.
Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 là doanh nghiệp sản xuất đặc biệt, sản phẩm chính của Công ty là bản vẽ thiết kế, tài liệu thuyết trình và dự toán công trình cho các công trình nguồn và lưới điện…Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu của Công ty phát sinh ít trong giá thành khảo sát và thiết kế (chỉ chiếm khoảng 2-8%). Tuy nhiên việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu là yêu cầu cần thiết nhằm tránh lãng phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Nguyên vật liệu trực tiếp ở Công ty bao gồm chủ yếu các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Cần khoan, ống khoan, mũi khoan, dụng cụ vẽ kỹ thuật, giấy vẽ, mực in, văn phòng phẩm khác…
- Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu điện, sắt thép các loại và các vật tư khác. - Dụng cụ phụ tùng: Phụ tùng khoan đào, phụ tùng ô tô…
- Nhiên liệu: Xăng ô tô, dầu diezel, dầu mỡ phụ…
- Phế liệu thu hồi: Phụ tùng hỏng thay ra khi sửa chữa, máy tính thanh lý, máy chữ thanh lý…
Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành thực thể của sản phẩm, vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. Nhiên liệu và phụ tùng có chức năng tương tự như vật liệu phụ, tuy nó chiếm tỷ lệ nhỏ nhưng không thể thiếu trong quá trình sản xuất.
Trước đây nguyên vật liệu được nhập kho của Công ty và được cấp theo dự toán, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường Công ty không những chỉ nhận các công trình được giao mà còn tham gia đấu thầu, nhận thầu, gia công ngoài nên mọi nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất đều tự mua sắm.
Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
Giấy đề nghị tạm ứng, Hợp đồng mua bán, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu chi, Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng cơ chế khoán cho các đơn vị nên chi phí nguyên vật liệu phát sinh một phần tại các đơn vị và một phần trên Công ty. Nguyên vật liệu phát sinh tại đơn vị nào sẽ do đơn vị đó tự mua sắm, còn trên Công ty sẽ do phòng Văn phòng (P1) đảm nhiệm.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư hàng tháng của đơn vị hoặc nhu cầu sử dụng vật tư thực tế, nhân viên Công ty sẽ làm Giấy đề nghị tạm ứng trong đó nêu rõ các thông tin như: Tên, bộ phận công tác, lý do tạm ứng và số tiền tạm ứng. Sau đó giấy đề nghị tạm ứng sẽ được trình lên trưởng phòng (nếu tại đơn vị khoán) hoặc ban Giám đốc (nếu tại Công ty) phê duyệt. Căn cứ trên Giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán ghi vào sổ tạm ứng và hạch toán vào sổ chi tiết TK 141, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 141. Khi nhân
viên trình đầy đủ Hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì kế toán mới tiến hành hoàn ứng hay thanh toán và viết phiếu chi.
Nếu vật tư mua về được nhập vào kho thì sau khi tiến hành thủ tục kiểm nhận số lượng, chất lượng, thủ kho sẽ tiến hành viết Phiếu nhập kho và ghi chép vào Thẻ kho. Khi có nhu cầu sử dụng, người có nhu cầu sẽ tiến hành lập Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư trình lên trưởng phòng hay cấp có thẩm quyền phê duyệt sau đó sẽ chuyển cho kế toán để lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển xuống thủ kho để thủ kho tiến hành kiểm kê và giao vật tư, ký vào phiếu xuất, và sau đó chuyển lại cho kế toán để tiến hành ghi sổ.
Nếu vật tư mua sắm được sử dụng trực tiếp không qua kho thì căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho xuất thẳng, kế toán tiến hành hạch toán nhập dữ liệu vào máy.
Công ty áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi mua vật tư về, phần thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn được tập hợp vào TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ để tách riêng phần thuế GTGT đầu vào, làm cơ sở khấu trừ thuế GTGT phải nộp.
Tại Đoàn 1, vật tư mua về được căn cứ vào nhu cầu thực tế và chủ yếu là văn phòng phẩm. Do đơn vị thường mua của nhà cung cấp quen thuộc nên không cần ứng trước cho cán bộ vật tư mà gọi điện cho nhà cung cấp mang hàng đến. Sau đó Hóa đơn sẽ được đơn vị chuyển lên cho Phòng Tài chính- Kế toán để hạch toán và thanh toán với nhà cung cấp thông qua Tiền gửi ngân hàng của Công ty. Vật tư mua về thường xuất dùng ngay trong kỳ nên kế toán sử dụng Phiếu nhập kho xuất thẳng, và tính giá xuất theo phương pháp giá thực tế đích danh.
Ví dụ: ngày 06 tháng 12 năm 2007, đơn vị đã mua hàng của nhà cung cấp là Công ty cổ phần Thanh Hà, và xuất dùng ngay trong quý IV/2007, công ty đã sử dụng những chứng từ sau để hạch toán:
Đơn vị bán: Công ty cổ phần Thanh Hà Địa chỉ: Số 12 Trưng Trắc- Hà Đông- Hà Tây
Số tài khoản: 710A-0014 Ngân hàng Công thương Hà Đông MST: 0500355802
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng
Tên đơn vị: Đoàn 1, Công ty Tư vấn xây dựng điện 1 Địa chỉ : Km 9+200 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS: 0100100953 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Mực in HP Lọ 02 1.211.000 2.422.000
2 Mực in màu HP 1180 L ọ 02 1.185.000 2.370.000
3 Mực HP 1200 Hộp 02 940.000 1.880.000
4 Giấy A3 ngoại Tập 40 80.000 3.200.000
5 Giấy photo màu Tập 10 85.000 850.000
6 Bìa A4 ngoại Tập 10 35.000 350.000
7 Bìa A3 ngoại Tập 05 70.000 350.000
8 Dập ghim đại Chiếc 03 285.000 855.000
Cộng tiền hàng: 12.277.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.227.700
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.504.700 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, năm trăm không bốn nghìn, bảy trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: Địa chỉ: PHIẾU NHẬP KHO Xuất thẳng Mẫu số: 01- VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006