a. Kế toán giai đoạn thu lãi
2.4.2- Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu
a. Những tồn tại
Sau hơn 1 năm chính thức đi vào hoạt động, đợc sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên, hoạt động của phòng giao dịch đã dần đi vào nề nếp. Tuy nhiên, phòng cũng không tránh khỏi sự bỡ ngỡ của mình cùng với sự cạnh tranh giữa các ngân hàng trên địa bàn nên nhiều chỉ tiêu không đạt đợc mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đối với hoạt động kế toán cho vay của phòng, mặc dù đã có nhiều tiến bộ song vẫn còn tồn tại một số hạn chế cha giải quyết đợc. Đó là:
- Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ của cán bộ kế toán cho vay cha rõ ràng. Tại phòng giao dịch số 6 hiện đang áp dụng mô hình giao dịch một cửa. Điều đó giúp cho các giao dịch của khách hàng diễn ra nhanh chóng thuận tiện hơn. Điều đó đem đến cho các giao dịch viên một khối lợng công việc khá lớn. Tuy nhiên, hiện nay tại phòng giao dịch số 6 chỉ có 1 cán bộ phụ trách kế toán cho vay nhng đôi khi kiêm luôn công việc của một giao dịch viên.
- Công việc của kế toán viên phụ trách cho vay còn đơn điệu. Công việc chủ yếu của kế toán viên phụ trách kế toán cho vay tại phòng là việc hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi căn cứ vào những chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Ngoài ra những công việc khác sẽ do cán bộ tín dụng có trách nhiệm làm nh việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro.
- Sắp xếp phòng ban cha hợp lý nên đôi khi còn làm mất nhiều thời gian của khách hàng. Cụ thể, khi khách hàng có nhu cầu vay vốn sẽ phải gặp gỡ cán bộ tín dụng trên tầng 3. Sau khi hồ sơ vay vốn đợc phê duyệt, để có thể đợc giải ngân, khách hàng sẽ phải xuống tầng 1 để kế toán viên hạch toán giải ngân. Phòng giao dịch 6 mới đi vào hoạt động nên cha có hớng dẫn cho khách hàng.
- Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động ngân hàng là rất cần thiết. Nó không chỉ giúp cho thao tác của cán bộ ngân hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác, mà còn giúp cho cán bộ nhiều về nghiệp vụ. Tuy nhiên, hệ thống máy tính truyền tải số liệu nhiều khi còn trục trặc, nhất là trong thời gian những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ.
- Vấn đề lu trữ hồ sơ khách hàng: Do quy mô hoạt động còn nhỏ, nên phòng giao dịch 6 cha có bộ phận riêng biệt phụ trách quản lý, lu trữ hồ sơ khách hàng. Toàn bộ hồ sơ gốc của khách hàng vay vốn đợc lu trữ trong tủ hồ sơ của kế toán viên cho vay. Khi cần lấy hồ sơ, kế toán viên phải dừng các công việc khác để tìm lấy hồ sơ. Việc làm này không chỉ làm mất thời gian
chờ đợi của cán bộ tín dụng mà còn ảnh hởng đến công việc chung của phòng.
- Các phơng thức cho vay của ngân hàng còn đơn giản, chủ yếu là các phơng thức cho vay truyền thống nh là cho vay từng lần, cho vay theo hạn mức... Các hình thức cho vay khác manh nha xuất hiện nhng phòng cha có biện pháp tuyên truyền đến với khách hàng nh: cho vay thấu chi, cho vay trả góp...
b. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại
* Nguyên nhân khách quan:
- Cơ sở pháp lý: Trong những năm qua, mặc dù đã nhận thức đợc sự cần thiết về việc đa chế độ kế toán của Việt Nam tiến đến với các chuẩn mực của thế giới. Song sự thay đổi trong chế độ cha đáng kể. Những văn bản hớng dẫn thi hành còn thiếu, cha đầy đủ gây khó khăn trong việc thực hiện của cán bộ.
- Sự tăng trởng của nền kinh tế: trong những năm gần đây, tốc độ tăng trởng kinh tế của nớc ta luôn ở mức cao, đặc biệt năm 2007 là 8.5%, đã làm hấp dẫn các nhà đầu t đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng. Hàng loạt các ngân hàng cổ phần mọc lên đã làm tăng sự cạnh tranh giữa các ngân hàng với nhau.
- Công nghệ phát triển nhng những công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực ngân hàng nói chung và trong lĩnh vực kế toán cho vay nói riêng còn cha nhiều. Hiện nay, các ngân hàng còn đang sử dụng các phần mềm đã quá cũ, không còn phù hợp với thực tiễn phát triển ngày nay. Với những phần mềm này, thật khó để ngân hàng có thể triển khai các phơng thức cho vay mới hiện đại hơn.
* Nguyên nhân chủ quan:
-Về đội ngũ cán bộ:
+ Số lợng cán bộ của phòng còn mỏng. Biên chế của Phòng giao dịch số 6 chỉ gồm 15 ngời trong đó có 1 trởng phòng. Bộ phận quan hệ khách
hàng gồm 3 cán bộ, bộ phận kế toán cho vay chỉ có 1 ngời. Trong khi đó, địa bàn hoạt động rộng, số lợng doanh nghiệp khá nhiều, lại đối mặt với sự cạnh tranh của các ngân hàng khác cùng hoạt động trên địa bàn hoạt động quận Thanh Xuân. Vì vậy với số lợng cán bộ mỏng nh vậy thì không thể đáp ứng đợc yêu cầu đạt ra.
+ Về chất lợng cán bộ, đa số cán bộ công tác tại phòng là cán bộ trẻ, ít kinh nghiệm công tác, nhất là trong hoạt động tín dụng. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong hoạt động. Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách kế toán cho vay cha đợc đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán cho vay nên đôi khi còn nhiều lúng túng khi xử lý nghiệp vụ.
+ Về cơ cấu cán bộ, đa số cán bộ của phòng là nữ giới. Trong tổ quan hệ khách hàng chỉ có 1 cán bộ là nam giới. Bộ phận kế toán chỉ có 1 ngời cũng là nữ nên công việc ở cơ quan đôi khi bị chi phối bởi công việc gia đình.
- Về công nghệ: hệ thống máy tính truyền tải số liệu đôi lúc còn gặp trục trặc, nhất là trong thời gian gần những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ.
- Bố trí vị trí cha hợp lý, cán bộ phụ trách kế toán cho vay đợc xếp ngồi chung với những giao dịch viên khác. Do đó, ít khách hàng có thể biết đó là kế toán viên phụ trách kế toán cho vay để giao dịch.
- Cán bộ tại phòng còn kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Tại phòng giao dịch số 6, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay bên cạnh việc chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền vay nh giải ngân, thu nợ, thu lãi. Họ còn phải kiêm cả việc quản lý hồ sơ khách hàng là doanh nghiệp. Đó là những doanh nghiệp có quan hệ tài khoản với phòng. Thông qua đó, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay phải thực hiện cả việc trả lơng hộ doanh nghiệp đó, in sao kê...Ngoài ra, do số lợng cán bộ còn mỏng, ít giao dịch viên nên đôi khi, kế toán viên phụ trách tiền vay phải thực hiện công việc của một giao dịch viên.
- Thiếu phòng ban phụ trách chuyên môn. Thông thờng ở các chi nhánh khác của NHNT, hồ sơ vay vốn của khách hàng đợc lu ở ít nhất 3 nơi, đó là: Bộ phận kế toán, bộ phận tín dụng, và bộ phận quản lý lu trữ. Nhng hiện nay ở phòng giao dịch số 6, hồ sơ vay vốn của khách hàng chỉ đợc lu trữ ở 2 nơi là bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán nên đôi khi còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khách hàng vay vốn.
Nh vậy, qua phân tích thực trạng kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội cho ta thấy: Bên cạnh những kết quả mà Phòng giao dịch số 6 đã đạt đợc thì vẫn còn rất nhiều những tồn tại nhiều hạn chế trong hoạt động kinh doanh của phòng cần phải đợc giải quyết, cả trong hoạt động kế toán cho vay. Từ việc phân tích thực trạng công tác kế toán cho vay của phòng giao dịch số 6. Chúng ta đã chỉ ra đợc một số nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại đó. Đó là cả những nguyên nhân chủ quan của chính bản thân ngân hàng và cả những nguyên nhân khách quan. Đối với những nguyên nhân khách quan, ta cần phải có biện pháp để phòng ngừa bằng cách dự báo chính xác biến động của những nhân tố đó. Bên cạnh đó cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có chức năng để có phơng hớng giải quyết. Đối với những nguyên nhân chủ quan mà bản thân ngân hàng có thể khắc phục đợc thì cần có những biện pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền cao hơn để đợc giúp đỡ.
Chơng 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại
phòng giao dịch số 6- NHNT hà nội