Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phản ánh các thủ tục áp dụng, các thử nghiệm thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận tương thích trong quá trình kiểm toán. Mỗi một khách hàng kiểm toán có một hồ sơ kiểm toán riêng, bao gồm hai loại hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Thứ nhất: Hồ sơ kiểm toán chung: Hồ sơ kiểm toán chung chứa đựng những thông tin chung về khách thể kiểm toán liên quan tới nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm của cùng một khách thể kiểm toán. Các thông tin đó được khái quát qua bảng 2.4.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các thông tin chung mà kiểm toán viên bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng. Phần lớn các
thông tin trong hồ sơ kiểm toán chung là do khách hàng cung cấp hoặc do kiểm toán viên thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân về những vấn đề này. Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiên thì kiểm toán viên phải thu thập toàn bộ các thông tin trong hồ sơ kiểm toán chung còn với những khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên cần cập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung vào hồ sơ kiểm toán chung. Việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán chung giúp các kiểm toán viên biết được những đặc điểm chung nhất của khách hàng cùng những vấn đề đặc biệt liên quan đến khách hàng để lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán một cách tốt nhất. Đối với mỗi chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán chung là những thông tin quan trọng về khách hàng.
Bảng 2.4 Ký hiệu các thông tin chung Tên khách hàng:……….
Ký hiệu:………...
Mã khách hàng:………
I Các thông tin chung
II Các tài liệu pháp luật
III Các tài liệu về thuế
IV Các tài liệu nhân sự
V Các tài liệu kế toán
VI Các tài liệu về hợp đồng
VII Các thủ tục
Thứ hai: Hồ sơ kiểm toán năm: Trong hồ sơ kiểm toán năm có lưu giữ những bằng chứng của cuộc kiểm toán được thực hiện trong năm, và kết luận kiểm toán cho năm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán năm chứa đựng các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm hiện hành. Hồ sơ kiểm toán năm được chia thành hai phần: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
Một là hồ sơ tổng hợp: Hồ sơ tổng hợp bao gồm các thông tin tổng hợp liên quan đến năm kiểm toán hiện hành. Đây chủ yếu là những ghi chép của
kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán viên thu thập được. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm các phần được khái quát qua bảng 2.5.
Hai là hồ sơ làm việc: Hồ sơ làm việc ghi lại quá trình thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty khách hàng đối với mỗi phần hành cụ thể. Mỗi thành viên trong đoàn kiểm toán phụ trách một số phần hành và lưu lại giấy tờ làm việc của mình. Các giấy tờ này là bằng chứng chứng minh rằng phần hành đó đã được kiểm tra và cũng là cơ sở để các cấp soát xét lại báo cáo trước khi phát hành.
Bảng 2.5 Ký hiệu các thông tin năm Khách hàng:………
Ngày kết thúc niên độ:….
Mã khách hàng:…………..
I Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã được kiểm toán, thư quản lý
II Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
III Kế hoạch kiểm toán
IV Các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước
V Bản ghi nhớ những sửa chữa của kiểm toán
VI Những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết, các vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau
VII Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước khi phát hành báo cáo kiểm toán
VIII Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc
IX Các tài liệu khác
Trong công tác kiểm toán, các kiểm toán viên đã tiến hành sắp xếp tài liệu, hồ sơ kiểm toán theo trình tự thích hợp, thuận tiện cho công tác kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo từng tài khoản và trong một tài khoản thì các giấy tờ làm việc lại được sắp xếp theo thứ tự như
Trang tổng hợp; Trang kết luận;
Trang chương trình kiểm toán; Trang giấy làm việc;
Trong quá trình cuộc kiểm toán diễn ra, kiểm toán viên tiến hành thu thập bằng chứng kiểm toán, từ đó sắp xếp các tài liệu này theo trình tự tham chiếu do Công ty quy định, theo đó, các giấy tờ làm việc trong phần chung, khái quát được sắp xếp ngay trong phần đầu của hồ sơ kiểm toán. Trong cách đánh tham chiếu, mỗi một phần hành kiểm toán bao gồm: Kết luận kiểm toán cho phần hành kiểm toán và tiếp sau đó là các giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập được. Trên mỗi trang giấy làm việc của AASC bao gồm các thông tin bắt buộc sau: tên khách hàng, niên độ kế toán, khoản mục, bước công việc, tham chiếu, người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra, ngày kiểm tra. Phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, theo quy định tại AASC được đánh tham chiếu là R, doanh thu tài chính được đánh tham chiếu là T.
Bên cạnh đó AASC còn tự thiết kế cho mình một hệ thống các câu hỏi để người lập hồ sơ kiểm toán xác định xem hồ sơ kiểm toán đã đầy đủ và hợp lý chưa. Nếu như tất cả các câu hỏi đặt ra đều được thỏa mãn thì chứng tỏ hồ sơ kiểm toán được lập là đầy đủ. Hệ thống các câu hỏi này như sau:
Các giấy tờ làm việc trong hồ sơ được tham chiếu logic và hợp lý không; Các yếu tố bắt buộc của giấy làm việc có được ghi đầy đủ không;
Các ký hiệu trên giấy tờ làm việc đã được chú thích hết chưa;
Trên giấy tờ làm việc đã thể hiện được đầy đủ mục tiêu kiểm toán, công việc thực hiện, kết quả và kết luận của tất cả các khoản mục không;
Kiểm toán viên đã thực hiện đối chiếu giữa số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trước, giữa số dư cuối kỳ này với số dư trên bảng cân đối phát sinh hay bảng cân đối kế toán chưa;
Việc lập các bút toán điều chỉnh, đưa ra các nhận xét kiểm toán có được ghi chép đầy đủ, có căn cứ và tham chiếu chéo một cách thức hợp lý không;
Việc thực hiện các thủ tục kiểm toán đã đầy đủ và hoàn thành chưa;
Đã thu thập đầy đủ các thông tin cho phần lập thuyết minh báo cáo tài chính và thư quản lý chưa;
Tất cả các vấn đề chưa được làm rõ, các vướng mắc chưa được giải quyết có thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc không;
PHẦN III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY