Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh đã được giám đốc hay người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT, sau đó chuyển liên màu xanh xuống kho công ty. Thủ kho căc cứ vào đó viết phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng rồi ghi vào thẻ kho.
Từ hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán như phiếu thu, giấy báo nợ kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính và qua phần mềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan.
Ví dụ: Ngày 20/12/2007 Công ty CP Viễn Thông Phú Thái đặt mua một lô hàng gồm:
- Máy in Canon LBP 2900: 10 chiếc
- Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N): 4 chiếc - DDR 256Mb bus 400: 10 chiếc
Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho
Sau đó căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho do phòng kinh doanh lập kế toán căn cứ vào đó để lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên trong đó 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng và liên còn lại dùng để ghi sổ. Còn hoá đơn bán hàng thì được in ra hai bản 1 giao cho khách hàng để làm căn cứ bảo hành sản phẩm, 1 công ty giữ làm căn cứ đối chiếu.
Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Phiếu đề nghị xuất kho
Tên người đề nghị: Nguyễn Tường Long Bộ phận: KD Xuất bán cho đv: Công ty CP Viễn thông Phú Thái
Địa chỉ: 186 - Trường Chinh - Đống Đa- Hà Nội
Phương thức thanh toán: TM MST:0100109106
STT Tên hàng hoá ĐVT lượngSố Đơn giá Thành tiền 01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.143.260 21.432.600 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.532.410 14.129.640 03 DDR 256Mb bus 400 C 10 227.083,5 22.708.350 Tổng cộng 37.833.075
Người mua hàng NV kinh doanh PT Kinh doanh P.Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007B Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006340
Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Mạnh Hùng
Đơn vị: Công ty CP Viễn thông Phú Thái
Địa chỉ: 186- Trường Chinh - Đống Đa - HN Điện thoại: 266.1399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0100109106
Cộng tiền hàng: 36.031.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.801.575
Tổng cộng tiền thanh toán: 37.833.075
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu tám trăm ba mươi ba nghìn không trăm bảy mươi lăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT
STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.041.200 20.412.000 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.364.200 13.456.800
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập bảng kê bán hàng, bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng hàng hoá, bảng này được lập dùng để theo dõi số lượng cũng như doanh số bán ra của từng loại hàng hoá trong ngày. Bảng kê bán hàng là căn cứ để kế toán lên sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng.
Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội