3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra hệ thống:
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 3.3.2.1 Biểu đồ 3.3.2.1 Biểu đồ
Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đường nối giữa các nút.
3.3.2.2 Mô tả chức năng lá
(1.1) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán. Nếu hợp lệ, đầy đủ các nội dung, chữ ký thì tiến hành lập phiếu thu (phiếu chi). Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
(1.2) Xác định tỷ giá
Đối với hoạt động thu ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ được xác định theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngoại tệ đó do ngân hàng trung ương công bố trong ngày hôm đó.
Đối với hoạt động chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp nhập trước xuất trước tức là Tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ là tỷ giá của lần nhập đầu tiên trong kì, nếu như số ngoại tệ xuất lớn hơn số ngoại tệ nhập lần đầu tiên thì số chênh lệch lại được tính theo tỷ giá của lần nhập tiếp theo. Cứ làm như thế cho đến khi tính được tỷ giá của toàn bộ số ngoại tệ cần xuất quỹ.
(1.3) Lập phiếu thu /chi: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu sẽ tiến hành viết phiếu thu (chi) với số liệu như đã kiểm tra.
(2.1) Viết ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng)
(2.2) Cập nhật nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có về hoặc kế toán lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thông tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không.
(3.1) Lập biên bản kiểm kê: biên bản kiểm kê thống kê các loại tiền với các mệnh giá có trong quỹ cùng với số tiền tương ứng
(3.2) Lập biên bản đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê, sau đó lập biên bản đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong
(3.3) Lập báo cáo tăng giảm : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu,căn cứ vào số liệu thực tế thu được, ban kiểm kê tiến hành lập báo cáo về số tiền chênh lệch để gửi lên ban lãnh đạo.
(3.4) Cập nhật quyết định xử lý tăng giảm: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó.
( 4.1): Cập nhập tỷ giá: kê toán theo dõi và ghi lại tỷ giá hối đoái ( do ngân hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng.
( 4.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
( 5): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban lãnh đạo, bao gồm: Báo cáo tiền mặt, Báo cáo tiền gửi ngân hàng ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng cho ngoại tệ).
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:
1. Phiếu thu, phiếu chi 2. Giấy đề nghị tạm ứng
3. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 4. Giấy đề nghị thanh toán 5. Giấy báo nợ, giấy báo có 6. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi 7. Biên bản kiểm kê quỹ 8. Sổ quỹ tiền mặt
9. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
10. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 11. Sổ cái
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể a
b cd e f g i j k l m
a. Phiếu thu, phiếu chi b. Giấy đề nghị tạm ứng
c. Giấy thanh toán tiền tạm ứng d. Giấy đề nghị thanh toán e. Giấy báo nợ, giấy báo có f. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi g. Bảng kiểm kê quỹ
h. Sổ quỹ tiền mặt
i. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt j. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng k. Sổ cái
l. Báo cáo tiền mặt
m. Báo cáo tiền gửi ngân hàng
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m
1. Thu chi tiền mặt C R R R U U U U U
2. Thu chi tiền gửi ngân hàng R R U U U U
3. Kiểm kê, đối chiếu R R R C
4. Đánh giá R C
3.3.4 Phân tích mô hình
3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 13.3.4.2.1 Tiến trình “Thu chi tiền mặt” 3.3.4.2.1 Tiến trình “Thu chi tiền mặt”
3.3.4.2.4 Tiến trình “Đánh giá lại”
3.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU3.4.1 Danh mục dữ liệu 3.4.1 Danh mục dữ liệu
STT Thông tin đầu vào
PHIẾU THU/CHI 1 Số phiếu 2 Ngày tháng lập phiếu 3 Tài khoản nợ 4 Tài khoản có 5 Họ và tên 6 Địa chỉ 7 Lý do 8 Số tiền 9 Số chứng từ gốc 10 Giám đốc 11 Kế toán trưởng 12 Người lập phiếu 13 Người nộp tiền 14 Thủ quỹ 15 Tỷ giá ngoại tệ 16 Số tiền quy đổi
ỦY NHIỆM THU/CHI
1 Số phiếu
2 Ngày
3 Tên đơn vị trả tiền
4 Số tài khoản
5 Tại ngân hàng
6 Tên đơn vị nhận tiền
7 Số tài khoản
8 Tại ngân hàng
9 Số tiền
10 Đơn vị trả tiền (Ký tên)
11 Ngân hàng A
GIẤY BÁO NỢ/CÓ
1 Số phiếu
2 Ngày giấy báo
3 Tên ngân hàng 4 Tên khách hàng 5 Địa chỉ 6 Mã số thuế 7 Số tài khoản 8 Số tiền 9 Phí 10 Thuế 11 Tỷ giá
12 Nội dung báo nợ 13 Khách hàng (ký) 14 Giao dịch viên 15 Người có thẩm quyền GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG 1 Số 2 Ngày đề nghị 3 Họ tên người đề nghị 4 Địa chỉ 5 Số tiền đề nghị tạm ứng 6 Lý do tạm ứng
7 Thời hạn thanh toán
8 Giám đốc
9 Kế toán trưởng
10 Phụ trách bộ phận
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
1 Số
2 Ngày
3 Tài khoản nợ
4 Tài khoản có
5 Họ tên người thanh toán
6 Bộ phận
7 Số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 8 Số tiền tạm ứng kỳ này
9 Phiếu chi (số, ngày) 10 Số tiền đã chi 11 Chứng từ (số, ngày) 12 Số tạm ứng không chi hết 13 Chi quá số tạm ứng 14 Giám đốc 15 Kế toán trưởng 16 Kế toán thanh toán 17 Người thanh toán
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
1 Số
2 Ngày
3 Họ tên
4 Lý do
5 Số tiền
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
1 Đại diện kế toánD 2 Đại diện thủ quỹ 3 Đại diện bộ phận khác
4 Số dư theo quỹ
5 Số kiểm kê thực tế
6 Chênh lệch
7 Lý do
8 Kế toán trưởng
9 Thủ quỹ
SỔ CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT 1 Loại quỹ 2 Năm 2 Ngày tháng lập 3 Ngày tháng chứng từ 4 Ngày tháng ghi sổ 5 Dư đầu kỳ 6 Phát sinh trong kỳ 7 Dư cuồi kỳ
8 Tài khoản đối ứng
9 Giám đốc
10 Kế toán trưởng 11 Người ghi sổ
BÁO CÁO THU CHI
1 Ngày tháng 2 Số chứng từ 3 Nội dung 4 Số tiền 5 Ghi chú 3.4.2 Xác định các thực thể, các mối liên kết 3.4.2.1 Xác định các thực thể
- Họ tên (trong phiếu thu, phiếu chi) => NHÂN VIÊN (Họ tên, Mã nhân viên, Địa chỉ, Sđt)
- Tên khách hàng => KHÁCH HÀNG (Họ tên, Mã khách hàng, Địa chỉ, Sđt, Số tài khoản)
- Tên ngân hàng => NGÂN HÀNG ( Tên NH, Mã NH, địa chỉ, sđt, sốTK)
- Tài khoản nợ, tài khoản có => TÀI KHOẢN(Tên tài khoản, Loại TK, Mã tài khoản, cấp TK)
- Số chứng từ => CHỨNG TỪ (Số CT, tên CT, ngày CT, TK nợ, TK có, Số tiền, Nội dung) và LOẠI CHỨNG TỪ (Tên loại, số CT)
3.4.2.2 Mối liên hệ giữa các thực thể
Các quan hệ phụ thuộc :
TÀI KHOẢN <Thuộc > QUỸ
NHÂN VIÊN <Có > CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG <Có > CHỨNG TỪ NGÂN HÀNG <Có > CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ <Thuộc> LOẠI CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN <Thuộc> BỘ PHẬN
3.6 MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
3.6.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể 3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể
- NHÂN VIÊN => DANH MỤC NV (Họ tên, Mã nhân viên, Địa chỉ, Sđt) - KHÁCH HÀNG =>DANH MỤC KH (Họ tên, Mã khách hàng, Địa chỉ, Sđt, Số tài khoản)
- BỘ PHẬN => BỘ PHẬN (Tên bộ phận, Mã bộ phận)
- TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN(Tên tài khoản, Mã tài khoản, LoạiTK, CấpTK)
- NGÂN HÀNG =>DANH MỤC NGÂN HÀNG( Tên NH, Mã NH , Địa chỉ, Sđt, SốTK)
3.6.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ
<CÓ 1 > => GIẤY BÁO (Số phiếu, ngày báo, Số tài khoản, mã NH, số tiền, mã
tiền, phí, thuế, nội dung)
<CÓ 2>, <CÓ 3> => PHIẾU THU CHI (Số phiếu , Ngày , mã đối tượng thu chi, lý do, số tiền, TK nợ, TK có )
3.6.3 Cơ sở dữ liệu vật lý
Từ biểu đồ mô hình quan hệ, áp vào nghiệp vụ thực tế của hệ thống ta giữ lại: DANH MỤC NHÂN VIÊN, DANH MỤC KHÁCH HÀNG, BỘ PHẬN, TÀI KHOẢN, DANH MỤC NGÂN HÀNG, GIẤY BÁO, PHIẾU THU CHI.
Ngoài các quan hệ trên, ta đưa thêm 2 quan hệ mới: DANH MỤC NGOẠI TỆ, TTĐƠNVỊ (lưu các thông tin của đơn vị), ỦY NHIỆM TC, TỶ GIÁ và NGƯỜI DÙNG (đảm bảo an toàn hệ thống).
Như vậy sau quá trình phi chuẩn hoá các quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 9.0, ta xây dựng cơ sở dữ liệu vật lý, gồm các bảng sau:
1. Bảng: Dm_nv
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Madt Character 10 Khóa chính Mã đối tượng
Tendt Character 40 Tên đối tượng
Địa chỉ Character 60 Địa chỉ
2. Bảng Dm_kh
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Ma_kh Character 10 Khóa chính Mã khách hàng
Ten_kh Character 40 Tên khách hàng
Diachi Character 100 Địa chỉ
Sdt Character 15 Số điện thoại
Sotk Character 20 Số tài khoản
3. Bảng Bophan
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Tenbp Character 100 Tên bộ phận
Mabp Character 10 Khóa chính Mã bộ phận
4. Bảng Dmtk
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Tentk Character 40 Tên tài khoản
Matk Character 10 Khóa chính Mã tài khoản
Loaitk Character 30 Loại tài khoản
5. Bảng Dm_nh
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Ma_nh Character 10 Khóa chính Mã ngân hàng
Ten_nh Character 60 Tên ngân hàng
Sotk Character 15 Số tài khoản
Địa chỉ Character 60 Địa chỉ
Sđt Character 15 Số điện thoại
6. Bảng Phieutc
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Sp Character 10 Khóa chính Số phiếu
Ngay Date 8 Ngày lập
Madt Character 10 Mã đối tượng
Tendt Character 40 Tên đối tượng
Điachi Character 100 Địa chỉ
Lydo Character 100 Lý do
Sotien Numberic 12,0 Số tiền
Tk_no Character 10 Tài khoản nợ
Tk_co Character 10 Tài khoản có
So_tk Character 15 Số tài khoản
Ma_nh Character 10 Mã ngân hàng
Sotien Numberic 12,0 Số tiền
Matien Character 10 Mã tiền
Phi Numberic 12,0 Phí
Thue Numberic 12,0 Thuế
8. Bảng Uynhiemtc
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Sp Character 10 Khóa chính Số phiếu
Ngay Date 8 Ngày viết ủy nhiệm
Sotien Numberic 12,0 Số tiền
Dvtien Character 10 Đơn vị tiền
Nd Character 100 Nội dung
Madv Character 10 Mã đơn vị
Tendv Character 60 Tên đơn vị
Ma_nhdv Character 10 Mã ngân hàng đơn vị
Nh_dv Character 100 Ngân hàng đơn vị
So_tkdv Character 15 Số tài khoản của đơn vị
Ma_kh Character 10 Mã khách hàng
Ten_kh Character 100 Tên khách hàng
Nh_kh Character 100 Ngân hàng khách hàng
9. Bảng Ttdonvi
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Tendv Character 100 Tên đơn vị
Madv Character 10 Khóa chính Mã đơn vị
Diachi Character 100 Địa chỉ
Sdt Character 15 Số điện thoại
10. Bảng Nguoidung
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Ten_nd Character 40 Tên người dùng
Mk Character 15 Khóa chính Mật khẩu
Quyen Character 20 Quyền
11. Bảng Dm_ngoaite
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Ten_ngte Character 40 Tên ngoại tệ
Ma_ngte Character 15 Khóa chính Mã ngoại tệ
Kh Character 20 Ký hiệu
12. Bảng Tygia
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Ma_ngte Character 10 Mã ngoại tệ
Ten_ngte Character 30 Tên ngoại tệ
3.7 XÁC ĐỊNH LUỒNG HỆ THỐNG
3.7.4 Luồng hệ thống tiến trình “4.0 – Đánh giá lại”
3.8 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM3.8.1 Giới thiệu tổng quát 3.8.1 Giới thiệu tổng quát
Phần mềm quản lý vốn bằng tiền tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội là kết quả triển khai bản phân tích thiết kế ở trên. Phần mềm gồm các chức năng chính sau:
1. Quản trị người dùng.
2. Quản lý các thông tin chung về chi nhánh 3. Quản lý, in, tra cứu các danh mục từ điển 4. Nhập và in ra các phiếu thu, phiếu chi.
5. Cập nhật thông tin từ các chứng từ tiền gửi ngân hàng. 6. Theo dõi tức thời số tiền tại quỹ tiền mặt (thu, chi, tồn quỹ). 7. Cập nhật tỷ giá ngoại tệ.
8. In các sổ kế toán về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, biên bản kiểm kê quỹ và các báo cáo như: Báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo tiền gửi ngân hàng
9. Bảo trì dữ liệu: Sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu. 10. Trợ giúp người dùng.
3.8.2 Yêu cầu cài đặt
• Máy tính: Tương thích Intel Pentium II 450 MHz hoặc cao hơn. • Bộ nhớ: 64MB RAM trở lên (tốt nhất 128 MB).
• Ổ đĩa cứng: Còn trống trên 50 MB.
• Màn hình: 256 color SVGA video, độ phân giải 800x600 hoặc tốt hơn. • Máy in: Khổ A4.
• CD-ROM tốc độ 12X hoặc nhanh hơn.
• Hệ điều hành: Windows 9x, Windows 2000 hoặc Windows XP
• Bộ gõ tiếng Việt: Chuẩn bộ mã TCVN 5712:1993 nên dùng Unikey 3.6 hoặc Vietkey 2000 trở lên.
3.8.3 Hướng dẫn sử dụng
Để sử dụng phần mềm, người sử dụng phải đăng nhập vào hệ thống thông qua form “Đăng nhập”:
Giao diện “Đăng nhập”
Sau khi đăng nhập thành công, để nắm được chi tiết cách thức sử dụng phần mềm, người dùng có thể tìm hiểu thông qua menu “Trợ giúp”.
3.8.4 Giao diện chính của chương trình
Sau khi nhập đúng tên và mật khẩu, giao diện chính của chương trình sẽ xuất hiện và người dùng sẽ thực hiện được các thao tác trong quyền hạn của mình:
3.8.5 Hệ thống menu của chương trình
* Menu “Hệ thống”
* Menu “Sổ sách và báo cáo”
* Menu “Bảo trì dữ liệu”
3.8.6 Một số form giao diện và một số báo cáo được in ra
* Form “Tỷ giá ngoại tệ”
* Form “Sao lưu dữ liệu”
* Form in Chứng từ ghi sổ
Với mong muốn xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vốn bằng tiền một cách toàn diện, thích ứng với nhiều đối tượng người dùng, trên cơ sở nghiên cứu về nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, em đã đi phân tích một cách cụ thể về mặt chức năng cũng như dữ liệu