3.2.1 Mô tả bài toán
Do thực tế tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội không có các hoạt động liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý nên bài toán em đưa ra cũng sẽ không giải quyết các vấn đề về vàng bạc, đá quý, kim khí quý.
Khi có người đến nộp tiền, thủ quỹ kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu
đếm đủ số tiền, kiểm tra chất lượng tiền xem có đủ quy cách lưu thông không, nếu không thì yêu cầu người nộp tiền đổi sang tiền khác. Nếu người nộp tiền nộp bằng ngoại tệ thì giá trị của khoản ngoại tệ đó được tính theo tỷ giá thực tế của ngoại tệ đó trên thị trường trong ngày hôm đó. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã thu tiền” vào phiếu thu đồng thời yêu cầu người nộp tiền ký nhận vào phiếu thu. Phiếu thu được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu thu vào máy tính.
Khi nhân viên có nhu cầu đề nghị chi tiền, nhân viên đó cần trình bày lý do với giám đốc hoặc kế toán trưởng, nếu được chấp nhận, nhân viên viết giấy đề nghị (như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán …) rồi đưa thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền. Thủ quỹ phải kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi xem có đúng số tiền nhân viên đề nghị chi không sau đó tiến hành chi tiền, nếu sai thì yêu cầu kế toán lập lại phiếu chi. Trong trường hợp chi bằng ngoại tệ, trước khi chi, thủ quỹ phải tính toán tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ tại thời điểm chi rồi quy đổi ra tiền Việt Nam. Khi chi tiền, thủ quỹ phải đếm đủ số tiền và yêu cầu người nhận tiền kiểm tra lại và ký tên vào phiếu chi. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi. Phiếu chi được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu chi vào máy tính.
Sau mỗi lần thu chi, thủ quỹ và kế toán đều phải ghi sổ để cuối tháng hay cuối kì tổng hợp. Cuối mỗi kì kế toán, một số nhân viên lập thành ban kiểm kê tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu đã tổng hợp trên các chứng từ. Sau đó, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê để gửi lên Lãnh đạo. Nếu như số tiền kiểm kê không phù hợp
với số tiền ghi trên sổ sách (thừa hoặc thiếu) thì Ban lãnh đạo sẽ có quyết định xử lý đối với khoản tiền chênh lệch.
Đối với tiền gửi ngân hàng, khi rút tiền về nhập quỹ hoặc đem tiền gửi vào ngân hàng, kế toán cần có Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) để giao dịch với ngân hàng. Sau khi giao dịch, kế toán nhận lại 1 liên Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) và ngân hàng sẽ gửi Giấy báo nợ (hoặc Giấy báo có) về cho công ty.
Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc trả nợ qua chuyển khoản thì ngân hàng cũng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Khi khách hàng yêu cầu chi tiền (ví dụ trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hay khách hàng được chiết khấu sau khi đã thanh toán tiền hàng), nếu chi bằng tiền mặt thì cũng tương tự như chi cho nhân viên, nếu họ yêu cầu chi qua chuyển khoản thì kế toán phải viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để nhờ họ chuyển khoản.
Trong trường hợp ngược lại, công ty thanh toán nợ phải trả người bán bằng chuyển khoản thì phải viết Ủy nhiệm chi và mang tới ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển khoản để trả người bán. Sau khi chuyển khoản cho người bán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để xác nhận số tiền đã chuyển của công ty.
Kế toán và thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên Giấy báo do ngân hàng gửi về, nếu có sai sót thì vẫn phải ghi chép theo chứng từ của ngân hàng đồng thời có thông tin phản hồi cho phía ngân hàng để ngân hàng xác minh lại.
Cuối mỗi kì hoặc khi có yêu cầu, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập các báo cáo cần thiết gửi lên Ban lãnh đạo và gửi cho Ngân hàng.
3.2.2 Xác định yêu cầu
Qua những mô tả chi tiết ở trên ta rút ra một số kết luận sau:
• Đầu vào của hệ thống là các chứng từ thu/chi, Giấy báo nợ/có, quy trình nghiệp vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách, ...
• Đầu ra của hệ thống là các Sổ và Báo cáo.
• Yêu cầu của hệ thống mới:
- Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.
- Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo, Sổ sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năng cần thiết khác như: kiểm tra lượng tiền mặt tồn quỹ tức thời, đưa ra bảng tổng hợp tình hình thu chi, tình hình tạm ứng…
- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.
3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra hệ thống:
3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 3.3.2.1 Biểu đồ 3.3.2.1 Biểu đồ
Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đường nối giữa các nút.
3.3.2.2 Mô tả chức năng lá
(1.1) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán. Nếu hợp lệ, đầy đủ các nội dung, chữ ký thì tiến hành lập phiếu thu (phiếu chi). Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
(1.2) Xác định tỷ giá
Đối với hoạt động thu ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ được xác định theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngoại tệ đó do ngân hàng trung ương công bố trong ngày hôm đó.
Đối với hoạt động chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp nhập trước xuất trước tức là Tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ là tỷ giá của lần nhập đầu tiên trong kì, nếu như số ngoại tệ xuất lớn hơn số ngoại tệ nhập lần đầu tiên thì số chênh lệch lại được tính theo tỷ giá của lần nhập tiếp theo. Cứ làm như thế cho đến khi tính được tỷ giá của toàn bộ số ngoại tệ cần xuất quỹ.
(1.3) Lập phiếu thu /chi: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu sẽ tiến hành viết phiếu thu (chi) với số liệu như đã kiểm tra.
(2.1) Viết ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng)
(2.2) Cập nhật nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có về hoặc kế toán lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thông tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không.
(3.1) Lập biên bản kiểm kê: biên bản kiểm kê thống kê các loại tiền với các mệnh giá có trong quỹ cùng với số tiền tương ứng
(3.2) Lập biên bản đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê, sau đó lập biên bản đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong
(3.3) Lập báo cáo tăng giảm : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu,căn cứ vào số liệu thực tế thu được, ban kiểm kê tiến hành lập báo cáo về số tiền chênh lệch để gửi lên ban lãnh đạo.
(3.4) Cập nhật quyết định xử lý tăng giảm: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó.
( 4.1): Cập nhập tỷ giá: kê toán theo dõi và ghi lại tỷ giá hối đoái ( do ngân hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng.
( 4.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
( 5): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban lãnh đạo, bao gồm: Báo cáo tiền mặt, Báo cáo tiền gửi ngân hàng ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng cho ngoại tệ).
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:
1. Phiếu thu, phiếu chi 2. Giấy đề nghị tạm ứng
3. Giấy thanh toán tiền tạm ứng 4. Giấy đề nghị thanh toán 5. Giấy báo nợ, giấy báo có 6. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi 7. Biên bản kiểm kê quỹ 8. Sổ quỹ tiền mặt
9. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
10. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 11. Sổ cái
3.3.3 Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể a
b cd e f g i j k l m
a. Phiếu thu, phiếu chi b. Giấy đề nghị tạm ứng
c. Giấy thanh toán tiền tạm ứng d. Giấy đề nghị thanh toán e. Giấy báo nợ, giấy báo có f. Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi g. Bảng kiểm kê quỹ
h. Sổ quỹ tiền mặt
i. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt j. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng k. Sổ cái
l. Báo cáo tiền mặt
m. Báo cáo tiền gửi ngân hàng
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m
1. Thu chi tiền mặt C R R R U U U U U
2. Thu chi tiền gửi ngân hàng R R U U U U
3. Kiểm kê, đối chiếu R R R C
4. Đánh giá R C
3.3.4 Phân tích mô hình
3.3.4.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 13.3.4.2.1 Tiến trình “Thu chi tiền mặt” 3.3.4.2.1 Tiến trình “Thu chi tiền mặt”
3.3.4.2.4 Tiến trình “Đánh giá lại”
3.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU3.4.1 Danh mục dữ liệu 3.4.1 Danh mục dữ liệu
STT Thông tin đầu vào
PHIẾU THU/CHI 1 Số phiếu 2 Ngày tháng lập phiếu 3 Tài khoản nợ 4 Tài khoản có 5 Họ và tên 6 Địa chỉ 7 Lý do 8 Số tiền 9 Số chứng từ gốc 10 Giám đốc 11 Kế toán trưởng 12 Người lập phiếu 13 Người nộp tiền 14 Thủ quỹ 15 Tỷ giá ngoại tệ 16 Số tiền quy đổi
ỦY NHIỆM THU/CHI
1 Số phiếu
2 Ngày
3 Tên đơn vị trả tiền
4 Số tài khoản
5 Tại ngân hàng
6 Tên đơn vị nhận tiền
7 Số tài khoản
8 Tại ngân hàng
9 Số tiền
10 Đơn vị trả tiền (Ký tên)
11 Ngân hàng A
GIẤY BÁO NỢ/CÓ
1 Số phiếu
2 Ngày giấy báo
3 Tên ngân hàng 4 Tên khách hàng 5 Địa chỉ 6 Mã số thuế 7 Số tài khoản 8 Số tiền 9 Phí 10 Thuế 11 Tỷ giá
12 Nội dung báo nợ 13 Khách hàng (ký) 14 Giao dịch viên 15 Người có thẩm quyền GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG 1 Số 2 Ngày đề nghị 3 Họ tên người đề nghị 4 Địa chỉ 5 Số tiền đề nghị tạm ứng 6 Lý do tạm ứng
7 Thời hạn thanh toán
8 Giám đốc
9 Kế toán trưởng
10 Phụ trách bộ phận
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
1 Số
2 Ngày
3 Tài khoản nợ
4 Tài khoản có
5 Họ tên người thanh toán
6 Bộ phận
7 Số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 8 Số tiền tạm ứng kỳ này
9 Phiếu chi (số, ngày) 10 Số tiền đã chi 11 Chứng từ (số, ngày) 12 Số tạm ứng không chi hết 13 Chi quá số tạm ứng 14 Giám đốc 15 Kế toán trưởng 16 Kế toán thanh toán 17 Người thanh toán
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
1 Số
2 Ngày
3 Họ tên
4 Lý do
5 Số tiền
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
1 Đại diện kế toánD 2 Đại diện thủ quỹ 3 Đại diện bộ phận khác
4 Số dư theo quỹ
5 Số kiểm kê thực tế
6 Chênh lệch
7 Lý do
8 Kế toán trưởng
9 Thủ quỹ
SỔ CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT 1 Loại quỹ 2 Năm 2 Ngày tháng lập 3 Ngày tháng chứng từ 4 Ngày tháng ghi sổ 5 Dư đầu kỳ 6 Phát sinh trong kỳ 7 Dư cuồi kỳ
8 Tài khoản đối ứng
9 Giám đốc
10 Kế toán trưởng 11 Người ghi sổ
BÁO CÁO THU CHI
1 Ngày tháng 2 Số chứng từ 3 Nội dung 4 Số tiền 5 Ghi chú 3.4.2 Xác định các thực thể, các mối liên kết 3.4.2.1 Xác định các thực thể
- Họ tên (trong phiếu thu, phiếu chi) => NHÂN VIÊN (Họ tên, Mã nhân viên, Địa chỉ, Sđt)
- Tên khách hàng => KHÁCH HÀNG (Họ tên, Mã khách hàng, Địa chỉ, Sđt, Số tài khoản)
- Tên ngân hàng => NGÂN HÀNG ( Tên NH, Mã NH, địa chỉ, sđt, sốTK)
- Tài khoản nợ, tài khoản có => TÀI KHOẢN(Tên tài khoản, Loại TK, Mã tài khoản, cấp TK)
- Số chứng từ => CHỨNG TỪ (Số CT, tên CT, ngày CT, TK nợ, TK có, Số tiền, Nội dung) và LOẠI CHỨNG TỪ (Tên loại, số CT)
3.4.2.2 Mối liên hệ giữa các thực thể
Các quan hệ phụ thuộc :
TÀI KHOẢN <Thuộc > QUỸ
NHÂN VIÊN <Có > CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG <Có > CHỨNG TỪ NGÂN HÀNG <Có > CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ <Thuộc> LOẠI CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN <Thuộc> BỘ PHẬN
3.6 MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
3.6.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể 3.6.1.1 Biểu diễn các thực thể
- NHÂN VIÊN => DANH MỤC NV (Họ tên, Mã nhân viên, Địa chỉ, Sđt) - KHÁCH HÀNG =>DANH MỤC KH (Họ tên, Mã khách hàng, Địa chỉ, Sđt, Số tài khoản)
- BỘ PHẬN => BỘ PHẬN (Tên bộ phận, Mã bộ phận)
- TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN(Tên tài khoản, Mã tài khoản, LoạiTK, CấpTK)
- NGÂN HÀNG =>DANH MỤC NGÂN HÀNG( Tên NH, Mã NH , Địa chỉ, Sđt, SốTK)
3.6.1.2 Biểu diễn các mối quan hệ
<CÓ 1 > => GIẤY BÁO (Số phiếu, ngày báo, Số tài khoản, mã NH, số tiền, mã
tiền, phí, thuế, nội dung)
<CÓ 2>, <CÓ 3> => PHIẾU THU CHI (Số phiếu , Ngày , mã đối tượng thu chi, lý do, số tiền, TK nợ, TK có )
3.6.3 Cơ sở dữ liệu vật lý
Từ biểu đồ mô hình quan hệ, áp vào nghiệp vụ thực tế của hệ thống ta giữ lại: DANH MỤC NHÂN VIÊN, DANH MỤC KHÁCH HÀNG, BỘ PHẬN, TÀI KHOẢN, DANH MỤC NGÂN HÀNG, GIẤY BÁO, PHIẾU THU CHI.
Ngoài các quan hệ trên, ta đưa thêm 2 quan hệ mới: DANH MỤC NGOẠI TỆ, TTĐƠNVỊ (lưu các thông tin của đơn vị), ỦY NHIỆM TC, TỶ GIÁ và NGƯỜI DÙNG (đảm bảo an toàn hệ thống).
Như vậy sau quá trình phi chuẩn hoá các quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 9.0, ta xây dựng cơ sở dữ liệu vật lý, gồm các bảng sau:
1. Bảng: Dm_nv
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích
Madt Character 10 Khóa chính Mã đối tượng
Tendt Character 40 Tên đối tượng
Địa chỉ Character 60 Địa chỉ
2. Bảng Dm_kh
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa Chú thích