Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đô thị, với kiến thức được trang bị trong thời gian học tập nghiên cứu tại trường đại học, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán của công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán, để đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp cũng như những bên quan tâm
Ý kiến thứ nhất: Về bộ máy kế toán của công ty
Mặc dù các nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, hiểu biết về nguyên tắc hạch toán chung và có kinh nghiệm làm việc tại công ty, nhưng các nhân viên cũng nên thường xuyên tự học hỏi để đáp ứng được yêu cầu mới trong nền kinh tế thị trường. Công ty sử dụng kế toán máy vào trong hạch toán kế toán nên tất cả các nhân viên cũng cần phải học hỏi để sử dụng phần mềm kế toán thành thạo cả những phần hành mà mình không trực tiếp theo dõi, hạch toán để khi cần vẫn có thể hỗ trợ và làm thay công việc của người khác khi cần. Công ty cũng nên thường xuyên có những khóa tập huấn nghiệp vụ cho kế toán đội, xí nghiệp để hướng dẫn cách hạch toán, cập nhật chế độ kế toán mới, cách làm báo cáo cần thiết, nhất là trong giai đoạn hiện nay khi công ty để cho các xí nghiệp tự hạch toán chi phí, lập báo cáo riêng của xí nghiệp (không bao gồm hoạt động xây lắp) để nộp về công ty. Như thế công việc của kế toán công ty được giảm xuống song ban đầu cũng cần phải chú ý, đối chiếu kiểm tra số liệu của xí nghiệp tránh việc ghi chép không đúng do kế toán xí nghiệp mới tiếp cận hạch toán riêng.
Ý kiến thứ hai: Tổ chức chứng từ kế toán
Việc lưu các chứng từ kế toán trong công ty cần được tiến hành một cách khoa học hơn giúp cho việc tra cứu tài liệu một cách thuận tiện. Công ty nên theo dõi các hợp đồng kinh tế theo số của hợp đồng, những hợp đồng nào đã tất toán nên sắp xếp theo số để dễ dàng tra cứu lại. Công ty cũng nên mở bản theo dõi tiến độ hợp đồng trên Excel để khi cần thi mở ra xem để tìm kiếm thông tin dễ dàng.
Công ty hiện nay công việc bị dồn vào những ngày cuối tháng do công tác chuyển chứng từ được tập hợp vào cuối tháng. Để giảm bớt khối lượng công việc, công ty có thể yêu cầu xí nghiệp, kế toán từng đội có thời gian giao nhận chứng từ, báo cáo nhất định. Đối với xí nghiệp, các đội ở gần công ty thì có thể quy định định kỳ nửa tháng tập hợp chi phí lên phòng kế toán. Công ty cũng quy định hạn cuối phải hoàn chứng từ về công ty một ngày cố định và có chế tài tài chính nhất định trong việc chậm trễ này. Thông qua các quy định cụ thể như thế, kế toán đội sẽ biết sắp xếp thời gian hợp lý để tập hợp chứng từ cũng như các báo cáo liên quan để hoàn chứng từ về công ty đúng quy định. Đối với những công trình thi công xa, kế toán đội có thể giao nộp chứng từ với thời gian dài hơn hoặc có thể sử dụng phương tiện công nghệ hiện đại như gửi qua Fax, E - mail để công ty theo dõi kịp thời rồi định kỳ khoảng hai tháng gửi chứng từ gốc về hoàn trả cho công ty.
Ý kiến thứ ba: Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: chi phí này chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong tất cả các khoản mục chi phí của công trình, nên việc sử dụng chi phí này hợp lý góp phần rất lớn trong công tác giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của công ty. Công ty một mặt phải đảm bảo chất lượng của công trình, một mặt phải giảm được chi phí, tránh tình trạng lãng phí. Muốn vậy công ty nên có chính sách kiểm soát hợp lý. Công ty có thể xây dựng mối quan hệ lâu năm với nhà cung cấp vật liệu đầu vào, có kỹ thuật viên luôn theo sát công trình để kiểm tra việc sử dụng chi phí nguyên vật liệu có đảm bảo về số lượng và chất lượng theo yêu cầu thi công không. Khi phát hiện ra sự cố thì phải yêu cầu chủ công trình làm lại đảm bảo tiến độ thi công. Khi nguyên vật liệu mua về cho công trình sử dụng không hết thì phải có khu kho bãi để đảm bảo cho công tác bảo quản chất lượng cũng như tránh hiện tượng mất cắp vật tư.
- Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
Công ty không nên chỉ quan tâm đến số lượng lao động thuê ngoài mà nên quan tâm đến cả trình độ tay nghề cũng như thái độ, ý thức làm việc của họ. Công ty cũng nên có chính sách khuyến khích họ lao động hết mình vì chính lợi ích của họ và cũng vì công ty. Đồng thời các chủ công trình cũng nên giám sát hoạt động của họ chặt chẽ, đảm bảo chất lượng xây dựng, có hình thức kỷ luật thích đáng với những người có hành vi vi phạm quy định chung.
Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương phép cho công nhân trực tiếp trong danh sách theo dự toán:
Hạch toán chi phí này như sau: Nợ TK 622
Có TK 335
Khi chi phí này thực tế phát sinh thì hạch toán: Nợ TK 335
Có TK 1412
- Chi phí sử dụng máy thi công: các đội nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công vào từng công trình, hạng mục công trình.
Nợ TK 623
Có TK 335
- Chi phí sản xuất chung: Khoản mục này thường bao gồm nhiều chi phí, nên cần quản lý chặt chẽ, khoản mục chi phí vận chuyển nguyên vật liệu công ty nên hạch toán và TK 621 chứ không nên hạch toán vào TK 6277 như hiện nay.
Ý kiến thứ tư: Việc hạch toán chi phí thi công vượt định mức hiện nay công ty tiến hành hạch toán như sau:
Mức trích lương
phép hàng tháng = phải trả trong thángTiền lương thực tế x Tỷ lệ trích trước
Tỷ lệ trích trước Tiền lương nghỉ phép của CN theo kế hoạch năm
Tiền lương chính của CN theo kế hoạch năm =
Nợ TK 1541 Có TK 1412
Theo quy định hiện nay việc hạch toán chi phí vượt định mức như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung cố định vượt định mức tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 632
Có TK 621, 622, 623, 627
Do công ty tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh sang TK 1541 nên khi phát sinh chi phí vượt định mức theo “Bảng chênh lệch vật tư”,… khi quyết toán giá trị công trình với các đội. Kế toán cần theo dõi chi phí này tốt hơn để hạch toán chi phí này theo đúng quy định hiện nay.
Kết luận
Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng yếu tố vật chất, vốn và nguồn nhân lực trong công ty. Công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp cung cấp thông tin cần thiết cho cả nhà quản trị doanh nghiệp, lẫn những đối tác, những người quan tâm.
Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ của thầy cô giáo và sự chỉ bảo các kế toán viên, em đã tìm hiểu được cách thức hạch toán chi phí và tính giá thành sản xuất của công trình xây dựng.
Thời gian thực tập để cho sinh viên hoàn thiện kiến thức thực hành thực tế mà khi học tập hàn lâm chúng em chưa có được. Tìm hiểu thông tin về công ty, em thấy cơ cấu tổ chức kế toán công ty có sự phân công công việc theo từng phần hành riêng, tìm hiểu công tác hạch toán kế toán các phần hành và đặc biệt là hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán trong doanh nghiệp áp dụng hệ thống kế toán máy chuyên nghiệp đã làm giảm bớt công việc của kế toán viên, nâng cao hiệu quả các kế toán tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, hệ thống sổ sách cũng như báo cáo theo chế độ kế toán hiện hành của quyết định số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Hạch toán kế toán tại doanh nghiệp tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hiện hành cùng văn bản liên quan khác