Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của PJICO
2.3.1. Quy trình khai thác
2.3.1.1. Điều tra, nghiên cứu và tiếp cận khách hàng
Để khai thác cĩ hiệu quả bất cứ một nghiệp vụ bảo hiểm nào thì cơng việc đầu tiên mà chúng ta cần phải làm là điều tra, nghiên cứu thị trường và tiếp cận được với khách hàng. Trong bảo hiểm hàng hố xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển thì cơng ty bảo hiểm phải nắm bắt, cập nhật các thơng tin về kim ngạch các mặt hàng và số lượng nhập khẩu hàng năm từ các nguồn vốn xuất nhập khẩu của các đơn vị xuất nhập khẩu (nguồn vốn từ Trung ương, địa phương, viện trợ, tự cĩ, đi vay,...) để từ đĩ cĩ kế hoạch khai thác cụ thể. Chẳng hạn đầu năm cĩ thể thơng qua các đơn vị xuất nhập khẩu của từng đơn vị, sau đĩ tách riêng kim ngạch của khu vực theo giá CIF,CF
và FOB để cĩ kế hoạch khai thác phù hợp. Cần chú ý tới các mặt hàng cĩ tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu, qua đĩ phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đĩ tới phí thu.
Sau khi đã điều tra, nghiên cứu và thu thập được các thơng tin về thị trường và các đối tượng khách hàng thì cơng ty (cán bộ, đại lý) phải cĩ những biện pháp tiếp cận với khách hàng để quảng cáo, giới thiệu về cơng ty và sản phẩm.
Tuỳ từng đơí tượng, tuỳ từng trường hợp mà cĩ những cách tiếp cận khác nhau chẳng hạn như:
− Đối với những khách hàng chưa từng mua bảo hiểm tại cơng ty trước hết phải vận động họ nhập hàng theo giá FOB hoặc CF và làm cho họ thấy được những lợi ích khi tham gia bảo hiểm tại các cơng ty bảo hiểm trong nước.Sau đĩ quảng bá hình ảnh cơng ty mình, chất lượng sản phẩm, các dịch vụ chăm sĩc khách hàng của cơng ty để làm sao cho khách hàng tin tưởng khi tham gia bảo hiểm tại cơng ty mình.Tuyệt đối khơng được nĩi xấu cơng ty khi chào bán sản phẩm tới khách hàng mà chỉ được phép nêu những mặt tích cực hơn so với đối thủ cạnh tranh.
− Đối với những khách hàng đã tham gia bảo hiểm tại cơng ty thì dịch vụ chăm sĩc khách hàng là rất quan trọng bởi vì khi họ đã hài lịng và tin tưởng vào cơng ty thì họ sẽ trở thành khách hàng truyền thống của cơng ty trong thời gian tới.Vì vậy, để cĩ thể giữ được những khách hàng này chỉ cĩ bằng cách nâng cao chất lượng dịch vụ .
Phải thường xuyên quan hệ tốt với những khách hàng bởi đây cũng là một kênh để cĩ thể khai thác được những khách hàng mới.
Việc biết được những thơng tin về phía đối thủ cạnh tranh như phí bảo hiểm , chất lượng dịch vụ ... cũng rất quan trọng.Nếu cơng ty khơng những
cung cấp chất lượng dịch vụ tốt mà cịn cĩ thể đưa ra mức phí cạnh tranh thì chắc chắn sẽ giành được khách hàng
2.3.1.2. Đánh giá rủi ro và chào phí
Sau khi đã xác định được đối tượng khách hàng thì cơng ty phải đánh giá rủi ro của đối tượng này nhằm mục đích xác định được những thiệt hại mà cơng ty cĩ thể sẽ phải chấp nhận khi đưa ra phương thức bảo hiểm cho nhĩm đối tượng này.Từ việc đánh giá đĩ sẽ giúp cho cơng ty cĩ thể đưa ra được mức phí bảo hiểm phù hợp với yêu cầu của khách hàng .Một mặt được khách hàng chấp nhận mặt khác vẫn đem lại hiệu quả kinh doanh cho cơng ty .Trên thực tế mức chào phí ban đầu là rất khĩ xác định vì nĩ chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố trong đĩ việc đánh giá rủi ro là yếu tố quan trọng, nĩ giúp cơng ty đưa ra được quyết định chính xác hơn.Vì tính phức tạp đĩ nên mức chào phí cần được xem xét một cách kĩ lưỡng tránh sự phản hồi khơng tốt từ phía khách hàng ;cơng ty cần phải lấy ý kiến từ các chuyên gia trong vấn đề này cũng như phải thực hiện một cách bài bản ngay từ khâu đánh giá rủi ro .
2.3.1.3. Cấp đơn
Khi đã thuyết phục được khách hàng tham gia bảo hiểm tại cơng ty thì cán bộ khai thác yêu cầu khách hàng làm giấy yêu cầu bảo hiểm để xem xét cấp đơn bảo hiểm.Quá trình cấp đơn bảo hiểm bao gồm bốn bước:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận dược giấy yêu cầu bảo hiểm (đã kê khai rõ tất cả các đề mục đã in sẵn trên đơn) cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra xem chứng từ đĩ cĩ hợp lệ khơng ? Trường hợp thiếu những đề mục như: Số B/L mã kí hiệu, trọng lượng, số kiện...thì vẫn cĩ thể chấp nhận đơn nhưng phải yêu cầu khách hàng bổ sung ngay sau khi nhận được thơng báo.Nếu thiếu một trong các thơng tin cơ bản như STBT (trị giá FOB hoặc C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thì giấy yêu cầu bảo hiểm
đĩđược xem như khơng hợp lệ cần phải trả lại cho khách hàng đồng thời phải hướng dẫn họ khai đủ mới được cấp đơn.
Phải xem xét kỹ tính chất và phương thức xếp hàng của từng mặt hàng cĩ phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn hay khơng để yêu cầu và giải thích để khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đĩ .
Lưu ý: + Giấy yêu cầu bảo hiểm thì phải cĩ đầy đủ tên,dấu, chữ kí của
khách hàng , giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh đủ 8 bản.
+ Cần xem xét kĩ tàu vận chuyển (nếu là tàu chuyến) phải yêu cầu khách hàng kê khai rõ quốc tịch tàu, tuổi tàu.Nếu là tàu già phải thu thêm phí căn cứ theo biểu tính phí bảo hiểm .
+ Trường hợp giá trị hàng hố bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của cơng ty trước khi cấp đơn cần trao đổi ý kiến với phịng tái bảo hiểm để cĩ kế hoạch phân tán rủi ro.
Bước 2: Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp theo chuyến tàu
− Sau khi kiểm tra đơn xong thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ.
− Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn
− Xếp chuyến tàu theo thứ tự trong đăng ký số chuyến tàu
Bước 3: Tính phí bảo hiểm,sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm
−Trước khi tính phí bảo hiểm ta phải xác định được GTBH, GTBH được tính theo cơng thức sau:
CIF R F C − + = 1
Trong đĩ: C là giá trị của hàng (tức giá FOB) F là cước phí vận chuyển
Trưịng hợp khách hàng nhập theo giá FOB nếu họ khơng xác định được phí vận tải thì bảo hiểm ước tính như sau:
+ Đối với luồng châu Á cước phí vận tải F=5%giá FOB + Đối với luồng châu Âu cước phí vận tải F=10%giá FOB
R là tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm .
R = R1+R2.
Trong đĩ, R1 bao gồm tỷ lệ chính và tỷ lệ theo luồng; R2 là tỷ lệ phụ. Tỷ lệ phụ được cộng thêm vào khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như: bảo hiểm chiến tranh, đình cơng, thiếu nguyên kiện , hụt trọng lượng...
Lưu ý: Mỗi mặt hàng cĩ tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều
kiện bảo hiểm. Do đĩ khi tính phụ phí phải xem xét kỹ lưỡng tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn cĩ phù hợp với quy định của bảo hiểm đối với mỗi loại mặt hàng đĩ hay khơng, trên cơ sở đĩ để xác định tỷ lệ phí bảo hiểm cho phù hợp, chính xác.
−Sau khi đã xác định được GTBH hay STBH và tỷ lệ phí thì ta mới xác định được phí bảo hiểm
I = STBH x R I = GTBH x R