II. Quy trình kiểm toán chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tà
3. Quy trình kiểm toán chi phí hoạt động do AASC thực hiện tại Công ty
3.2. Tóm tắt các bớc lập kế hoạch
Cũng nh ABC, PEN là khách hàng thờng xuyên của AASC nhiều năm nay nhng khác với ABC, PEN là một khách hàng lớn với doanh thu hàng năm gần 100 triệu USD, phí kiểm toán thực hiện cho PEN cũng lớn hơn rất nhiều so với ABC. Mặt khác việc kiểm toán cho PEN đợc thực hiện hợp tác bởi hai Công ty kiểm toán là AASC và Earnst & Young. Do đó, khi tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính cho PEN, cả hai nhóm kiểm toán của hai Công ty thảo luận rất kỹ về tình hình hoạt động kinh doanh, bản chất hoạt động kinh doanh, rủi ro kinh doanh, hay tất cả các yếu tố về Ban giám đốc nh tính liêm chính, sự quan tâm của Ban giám đốc đối với hoạt động kiểm soát nội bộ hay các dấu hiệu bất thờng có thể gây áp lực cho Ban giám đốc dẫn đến sự không trung thực khi trình bày các thông tin trên Báo cáo tài chính.
Kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn các nhân viên kế toán cũng nh Ban giám đốc để đánh giá rủi ro kiểm toán cho khách hàng PEN. Kiểm toán viên đa ra kết luận về mức rủi ro kiểm toán là thấp.
Sau khi tìm hiểu các thông tin chung về khách hàng, kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo trình tự nh hớng dẫn quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ của PEN đợc đánh giá là hiệu quả, các hoạt động kiểm soát của công ty có khả năng ngăn ngừa đợc các gian lận và sai sót ở mức cao, nhân viên kế toán có năng lực do đó sổ sách kế toán của khách hàng nói chung rất đầy đủ, rõ ràng.
Ngoài ra, vì PEN là một doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài và là một Công ty thành viên của một Công ty đa quốc gia. Do đó, hàng năm Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty mẹ sang Việt Nam và thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho PEN. Báo cáo của kiểm toán viên nội bộ đợc đánh giá là đáng tin cậy và Kiểm toán viên có thể sử dụng thông tin trên Báo cáo kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ.
Cơ sở mà kiểm toán viên sử dụng để xác định mức trọng yếu cho PEN là dựa vào chỉ tiêu lợi nhuận trớc thuế vì theo các kiểm toán viên, mức lợi nhuận tr- ớc thuế là ổn định qua các năm. Mức trọng yếu là 5% lợi nhuận trớc thuế tức là
600.000 USD. Theo đó mức sai số có thể chấp nhận (tolerable error) đợc xác định là 75% mức trọng yếu là 400.000 USD.
3.3. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Theo quy trình kiểm toán chung, khi bắt đầu kiểm toán bất kỳ phần hành nào kiểm toán viên thu thập tất cả sổ sách kế toán liên quan đến phần hành kiểm toán cũng nh các chính sách, chế độ của Nhà nớc và của doanh nghiệp để thực hiện so sánh, đối chiếu. Đối với chi phí hoạt động của PEN, kiểm toán viên thực hiện các bớc kiểm toán nh sau:
Sau khi thực hiện đối chiếu tổng số phát sinh chi phí tại Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với Sổ tổng hợp chi phí hoạt động, thấy hoàn toàn khớp đúng, kiểm toán viên tiếp tục thực hiện các công việc sau:
Phân tích tổng quát về Báo tổng hợp chi phí:
Kiểm toán viên lập Bảng tổng hợp chi phí trong đó có cột năm trớc và năm nay, sau đó thực hiện tính toán số biến động giữa năm trớc và năm nay và tìm hiểu nguyên nhân. Bảng tổng hợp chi phí trang 64.
Thực hiện phân tích sơ bộ Bảng tổng hợp chi phí hoạt động, kiểm toán viên phát hiện rất nhiều các biến động. Trớc khối lợng các biến động lớn nh vậy, kiểm toán viên không thể thực hiện ngay các bớc kiểm tra chi tiết, vì khách hàng này quy mô rất lớn, số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Thông thờng bớc công việc đầu tiên kiểm toán viên làm là thực hiện phỏng vấn kế toán viên để tìm hiểu nguyên nhân, thì đợc biết:
-Về chi phí dịch vụ thuê ngoài: trớc đây công ty thuê lái xe trả lơng tháng nay chuyển một phần sang thuê ngoài (ký hợp đồng với công ty vận tải) để phục vụ cho việc đa đón công nhân.
-Chi phí vận chuyển hàng bán chịu ảnh hởng của việc bán hàng trong nớc và ngoài nớc theo giá FOP hay CIF.
-Phí thành viên: phí đóng góp cho Ban giám đốc tham gia một số hiệp hội. -Phí hàng mẫu: khoản phí này phát sinh là do gửi hàng mẫu cho khách hàng. -Chi phí đào tạo nhân viên: trong năm 2002 công ty có gửi cán bộ đi đào tạo ở nớc ngoài.
-Các khoản chi khác cho nhân viên năm nay cao hơn năm trớc vì năm 2002 tạm tính dự phòng về thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên nớc ngoài với số tiền 151.739,42USD và một số đợc tăng lơng.
Sau khi thu thập đợc các thông tin ban đầu về nguyên nhân biến động, kiểm toán viên sẽ tiếp tục làm rõ hơn bằng các thủ tục kiểm toán bổ sung. Kiểm toán viên sẽ xác nhận độ tin cậy của các thông tin mà kế toán viên đa ra bằng cách yêu cầu cung cấp các chứng từ chứng minh nh hợp đồng thuê xe đa đón công nhân, thẻ hội viên Câu lạc bộ của Ban giám đốc,.. Tiếp theo, kiểm toán viên sẽ chọn mẫu một số khoản mục để kiểm tra chi tiết. Nếu có nghi ngờ về rủi ro của các biến động này thì số mẫu kiểm tra chi tiết sẽ càng cao.
Do đánh giá ban đầu là hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả và có thể sử dụng t liệu của kiểm toán viên nội bộ nên kiểm toán viên chỉ kiểm tra chi tiết chi phí tiền lơng, chi phí vận chuyển và chi phí hoa hồng. Sau đây trích trình tự các thủ tục kiểm toán chi tiết áp dụng đối với khoản mục chi phí vận chuyển hàng bán.
Kiểm tra tổng hợp chi phí vận chuyển Tên khách hàng: PEN
Niên độ kế toán: 31/12/2002
Bớc công việc: thực hiện thủ tục phân tích
Ngời thực hiện: Hà Ngày thực hiện: 03/02/03 Bảng tổng hợp chi phí theo tháng 1 133.317,96 2 70.806,63 3 98.171,18 4 101.801,48 5 108.801,02 6 92.897,17 7 114.196,33 8 126.533,37 9 99.765,00 10 114.924,27 11 112.200,09 12 80.755,09 Cộng 1.283.667,38(f) f: cộng dọc đúng
Nhận xét: - Chi phí các tháng biến động lớn phụ thuộc nhiều vào lợng hàng bán ra (xuất khẩu).
- Thực hiện kiểm tra chi tiết các tháng: 1, 5, 10, 12.
- Tổng số mẫu phải kiểm tra là 467.296,13 chiếm 36.4% tổng chi phí hoạt động phát sinh.
- Kiểm tra chứng từ tháng 1/03 để xem việc chia cắt niên độ.
Kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ, xem xét biến động qua các tháng của chi phí vận chuyển hàng bán, thấy chi phí giữa các tháng có biến động và đã giải thích đợc nguyên nhân biến động là do chi phí vận chuyển phụ thuộc vào lợng hàng xuất khẩu trong tháng. Bớc phân tích sơ bộ này còn giúp kiểm toán viên xác định đợc các khoản mục cần kiểm tra chi tiết.
Thực hiện thủ tục phân tích đối với chi phí vận chuyển hàng bán Tên khách hàng: PEN
Niên độ kế toán: 31/12/2002
Bớc công việc: thực hiện thủ tục phân tích
Ngời thực hiện: Hà Ngày thực hiện: 03/02/03
- Theo Sổ Cái chi tiết chi phí vận chuyển phát sinh là 1.247.994,14 USD cho cả vận chuyển trong và ngoài nớc. Cụ thể:
- Vận chuyển bằng đờng biển: 616.163,85 USD - Vận chuyển bằng đờng bộ: 201.629,91 USD - Hà Nội – TP Hồ Chí Minh: 20.476,78 USD - TP Hồ Chí Minh – Hà Nội: 409.733,60 USD
Nh vậy chi phí vận chuyển ra nớc ngoài chiếm 65,528%, trong nớc là 34,472%. - Theo sổ chi tiết Tài khoản doanh thu thì:
- Tổng doanh thu hàng xuất khẩu là: 65.123.965,9 USD - Doanh thu hàng bán nội địa: 34.247.502,68 USD - Tổng: 99.371.468,9 USD
% doanh thu xuất khẩu là: 65,54% và doanh thu nội địa là 34,46%. Năm 2001: tỷ lệ giá trị hàng xuất khẩu trên doanh thu bán hàng là
75.104.167,5 103.828.658,28 Tỷ lệ này ở năm 2002 là
65.123.965,9 = 65% 99.371.468,58
Kết luận: Chi phí vận tải biến động phụ thuộc vào doanh thu bán hàng. Lợng hàng xuất khẩu năm 2002 giảm nên chi phí vận chuyển giảm theo.
Bớc thực hiện các thủ tục phân tích này là để xác minh lại nhận định ban đầu là chi phí vận chuyển thay đổi theo doanh thu bán hàng trong kỳ. Sau khi thực hiện xong thủ tục phân tích này, kiểm toán viên khẳng định tính hợp lý của sự biến động chi phí vận chuyển hàng bán.
Kiểm tra chi tiết các hợp đồng vận chuyển
Sau khi thực hiện thủ tục phân tích để tìm sự giải thích tính hợp lý cho việc biến động của chi phí vận chuyển, kiểm toán viên thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết các hợp đồng vận chuyển để kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ phát sinh. Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm tra hợp đồng.
Kiểm tra chi tiết sổ sách kế toán
Bớc tiếp theo kiểm toán viên thực hiện chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh trên sổ chi tiết để kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc.
Tên khách hàng: PEN
Niên độ kế toán: 31/12/2002 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Ngời thực hiện: Hà Ngày thực hiện: 03/02/02 Trích Bảng kê chi tiết các nghiệp vụ phát sinh: đơn vị: USD
Phỏng vấn kế toán viên về việc quản lý và hạch toán các khoản phí này thì đợc biết cơ sở để ghi nhận là dựa vào các phiếu chi có đầy đủ chữ ký của Ban giám đốc và kế toán và Báo cáo chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu do kế toán bán hàng lập (dựa vào các hợp đồng vận chuyển, hoá đơn tài chính)
: đã kiểm tra chứng từ, khớp đúng với các chứng từ kế toán, các hợp đồng và các bảng tổng hợp chi phí chi tiết theo từng tiểu khoản.
: các chi phí hạch toán vào tháng 1/03 đều là hàng hoá bán ra trong năm 2003, không có các chi phí vận chuyển của năm 2002.
Sau khi hoàn thành các bớc kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên tiến hành tập hợp số liệu và điều chỉnh. Việc kiểm tra chi tiết các khoản mục chi phí hoạt động của PEN, không phát hiện đợc sai sót nào, Báo cáo chi phí đợc lập phản ánh trung thực, hợp lý thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty.