Sơ đồ 2.1.3:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy
Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Nhà máy sản xuất ô tô 3/2 thì bộ máy quản lý gồm có 1 Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình quản lý của Nhà máy dựa theo mô hình trực tuyến – chức năng.
Theo điều lệ về tổ chức và hoạt động của Nhà máy sản xuất ô tô 3/2 Phó Giám đốc PT.KT Giám đốc Phó Giám đốc PT.KD Phó Giám đốc PT.SX Ban dự án P. Kỹ thuật Phòng KCS Phòng KD Ban bảo vệ Phòng NC P. Kế Toán Phòng KHSX
* Giám đốc Nhà máy do HĐQT Tổng Công ty công nghiệp ô tô Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Là đại diện pháp nhân của Nhà máy và chịu trách nhiệm trớc HĐQT, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Nhà máy. Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất trong Nhà máy. Giúp việc cho Giám đốc là 3 Phó Giám đốc và các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ để tham mu giúp Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc.
* Phó Giám đốc : Là ngời giúp việc của Giám đốc trong quản lý và điều hành Nhà máy. Nhà máy có 3 Phó Giám đốc : Phó Giám đốc phụ trách Kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách sản xuất và Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh.
- Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật : Phụ trách mặt kỹ thuật, chất lợng của sản phẩm do nhà máy chế tạo ra và quản lý các phòng ban sau :
+ Ban Dự án + Phòng Kỹ Thuật + Phòng KCS
- Phó Giám đốc phụ trách sản xuất : Phụ trách mảng sản xuất của Nhà máy và quản lý các Phòng và Phân xởng sau :
+ Phòng Kế hoạch sản xuất + Phân xởng ô tô 1 + Phân xởng ô tô 2 + Phân xởng cơ khí 1 + Phân xởng cơ khí 2 + Phân xởng cơ khí 3
- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh: Phụ trách và quản lý trực tiếp Phòng Kinh doanh
- Các phòng ban chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc: + Phòng Nhân Chính (Tổ chức hành chính)
+ Phòng Kế Toán + Ban Bảo Vệ
Để phục vụ cho yêu cầu quản lý sản xuất, kinh doanh Nhà máy đã quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:
• Phòng Kế toán 06 ngời : Tham mu cho Giám đốc về quản lý các mặt công tác kế toán - tài chính, về sử dụng nguồn vốn và khai thác khả năng vốn của Nhà máy để đạt hiệu quả cao nhất. Tham mu cho Giám đốc về biện pháp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với Nhà nớc. Luôn luôn chủ động chăm lo bằng mọi biện pháp để có đủ vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh của nhà máy.
Ngoài ra chức năng quan trọng của phòng kế toán là quản lý, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, quản lý chặt chẽ chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong toàn nhà máy.
• Phòng Nhân Chính 12 ngời: Quản lý và điều hành toàn bộ công tác tổ chức lao động và công tác tiền lơng. Xây dựng các định mức lao động, hình thức trả lơng và tính lơng, lập báo cáo tiền lơng theo quy định.
• Phòng Kinh Doanh 13 ngời: Tạo thị trờng tiêu thụ sản phẩm do nhà máy sản xuất, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm. Lập kế hoạch lu chuyển hàng hoá tiêu thụ, quản lý kho thành phẩm thực hiện bán lẻ sản phẩm…
• Phòng Kế hoạch sản xuất: Lập các kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn của nhà máy. Kế hoạch sản xuất từng loại sản phẩm trong năm, điều tiết
sản xuất theo kế hoạch. Lên các kế hoạch chi tiết để cung ứng vật t cho từng phân xởng, từng loại sản phẩm, đồng thời khai thác thị trờng để ký kết các hợp đồng thu mua vật t nhằm cung cấp kịp thời các yếu tố đầu vào đảm bảo cho nhu cầu sản xuất của nhà máy đợc diễn ra liên tục.
• Phòng Kỹ thuật 06 ngời : Trực tiếp xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật, các chỉ tiêu kiểm tra kỹ thuật, định mức về vật t, suất lao động trong sản xuất sản phẩm nhằm tiết kiệm vật t, hạ giá thành sản phẩm, hợp lý hoá sản xuất, cải tiến kỹ thuật và quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu đã đợc ban hành. Chủ động chăm lo đổi mới công nghệ, đổi mới mặt hàng, đổi mới tổ chức sản xuất, chăm lo đến công tác quản lý kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị và an toàn lao động.
• Phòng KCS 07 ngời: Quản lý, kiểm tra chất lợng sản phẩm do nhà máy sản xuất trớc khi xuất bán. Xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001:2000, tham mu cho Giám đốc trong công tác quản lý chất lợng sản phẩm, duy trì và từng bớc nâng cao uy tín của nhà máy đối với khách hàng, để đủ sức cạnh tranh với các thành phần kinh tế khác.
• Ban dự án 02 ngời: Đây là ban mới đợc thành lập dới sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật. Ban này ra đời với mục đích xây dựng các dự án cho việc xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng quy mô hoạt động cho nhà máy nh: Dự án xây dựng thêm cơ sở sản xuất tại khu công nghiệp Phố Nối A – Văn Lâm – Hng Yên, xây dựng các hạng mục công trình tại nơi sản xuất mới.
• Ban Bảo vệ 14 ngời: Có chức năng bảo vệ sản xuất, phòng chống cháy nổ, phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ tài sản của nhà máy và của khách hàng đến liên hệ công tác. Ban bảo vệ có chức năng duy trì việc mang mặc và chấp hành giờ giấc lao động của công nhân.
2.1.4.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại Nhà máy cơ khí ô tô 3/2