Do đặc điểm riêng của nghiệp vụ Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp KTS và KSTV, Bảo Việt Hà nội được phép ký kết các hợp đồng có giá trị không quá lớn. Nếu các hợp đồng có giá trị quá lớn muốn tham gia bảo hiểm tại Bảo việt Hà nội thì Bảo Việt Hà nội phải tiến hành khai thác theo quy trình khai thác trên phân cấp.
Đối với những hợp đồng bảo hiểm trong phân cấp tại Bảo Việt Hà nội được thực hiện theo các bước sau đây:
Đây chính là quy trình khai thác Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp KTS và KSTV theo tiêu chuẩn ISO đã được Bảo Việt thông qua.
Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng
- Khai thác viên có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi hoặc trao đổi các thông tin về bảo hiểm nhăm giới thiệu nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
- Khai thác viên chủ động khai thác nguồn tin từ khách hàng. - Kiểm tra các thông tin do khách hàng trả lời trong bản câu hỏi.
Bước 2: Phân tích,tìm hiểu và đánh giá rủi ro.
- Thông qua các số liệu thống kê về khách hàng để tư vấn cho lãnh đạo về chính sách khách hàng, công tác quản lý rủi ro.
- Căn cứ vào các thông tin được cung cấp, khai thác viên tự đánh giá rủi ro để có thể đưa ra một mức chào phí bảo hiểm cho đối tượng được bảo hiểm.
- Đề xuất cho lãnh đạo phòng nghiệp vụ hoặc lãnh đạo đơn vị khi thấy cần thiết có sự tham gia của giám định viên đánh giá rủi ro từ các cơ quan chuyên môn khác hoặc tổ chức nước ngoài.
Bước 3: Xem xét đề nghị bảo hiểm
- Trên cơ sở các thông tin nhận được từ khách hàng kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và các số liệu thống kê cũng như các chính sách khách hàng, khai thác viên phải đề xuất và lập phương án bảo hiểm hoặc tờ trình từ chối nhận bảo hiểm để lãnh đạo phòng nghiệp vụ hoặc lãnh đạo Công ty duyệt cấp đơn bảo hiểm.
- Trong trường hợp không thuộc phân cấp khai thác của Công ty, các bước sẽ được tiến hành khai thác theo cách trên phân cấp.
Bước 4: Chào phí
Bước 5: Tiến hành kí kết hợp đồng Bước 6: Cấp đơn bảo hiểm
Bước 7: Theo dõi thu phí và giải quyết sự vụ mới
- Phòng khai thác lưu đơn và theo dõi các phát sinh mới - Phòng kế toán lưu đơn để theo dõi thu phí
- Chuyển đơn về Tổng công ty để thống kê và Tái bảo hiểm - Hồ sơ thuê giám định viên đánh giá rủi ro bên ngoài (nếu có). - Thông báo tái bảo hiểm.
Như đã nói ở trên, Bảo Việt Hà Nội chỉ thực hiện các hợp đồng trong phân cấp, còn đối với những hợp đồng bảo hiểm có giá trị lớn hoặc phức tạp như đã đề cập ở trên thì Công ty có thể chuyển lên trên để khai thác theo quy trình xử lý khai thác trên phân cấp theo các quy trình sau đây:
Sơ đồ 2: Quy trình khai thác trên phân cấp đối với nghiệp vụ Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp Kiến trúc sư và KSTV.
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc
- Khai thác viên
I
Nhận thông tin từ đơn vị cơ sở
- Ghi sổ theo dõi cá nhân
- Khai thác viên
- Lãnh đạo phòng nghiệp vụ Xem xét đề xuất
của đơn vị
- Tình hình thị trường, thống kê tổn thất của đối tượng bảo hiểm - Khai thác viên
- Lãnh đạo phòng nghiệp vụ Xem xét
Chào phí
- Phân cấp khai thác
- Hồ sơ, số liệu của khách hàng - Các bộ phận liên quan Ý kiến các bộ phận liên quan - Lãnh đạo Tổng công ty Chấp nhận BH - Khai thác viên phòng
nghiệp vụ Thông báo
cho đơn vị - Khai thác viên
- Lãnh đạo đơn vị II
Nguồn: Quy trình ISO, Bảo việt (+) Chấp nhận, (-) Từ chối
Dựa vào sơ đồ này, quy trình thực hiện công tác khai thác trên phân cấp thực hiện lần lượt như sau:
- Trường hợp trên phân cấp, Công ty phải có công văn thông báo về văn phòng Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo.
- Nội dung của công văn do lãnh đạo Công ty ký, gồm những điểm chính về: Số liệu khách hàng, ý kiến phân tích, đề xuất hướng giải quyết nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Khai thác viên nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết. Lãnh đạo Phòng quản lý nghiệp vụ xem xét, nếu thuộc phân cấp của Lãnh đạo phòng, có thể có ý kiến thông báo cho địa phương ngay.
- Trường hợp vượt mức được phân cấp của lãnh đạo phòng thì phòng nghiệp vụ tiếp tục làm tờ trình phương án giải quyết gửi các Phòng có liên quan (tái bảo hiểm…) và báo cáo lãnh đạo Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo. Nếu cần có thể tiến hành đàm phán với lãnh đạo đơn vị khách hàng
- Lãnh đạo Tổng công ty đồng ý với phương án của Phòng nghiệp vụ, Phòng nghiệp vụ thông báo cho Công ty để tiến hành cấp đơn bảo hiểm.
- Trường hợp không chấp nhận bảo hiểm, gửi thông báo cho Công ty và kết thúc vụ việc.