II. Các loại sản phẩm dịch vụ e-banking
4. Dịch vụ ngân hàng qua điện thoại (Telephone banking)
Trong phương thức giao dịch ngân hàng truyền thống, khách hàng khi cần thông tin về tài khoản của mình cũng như các thông tin khác về dịch vụ ngân hàng đều phải trực tiếp tới ngân hàng vào giờ giao dịch. Điều này thực sự tốn rất nhiều thời gian của khách hàng, nhất là những khách hàng ở xa hoặc không có điều kiện đến giao dịch trực tiếp. Thậm chí chỉ vì thiếu thông tin cập nhật về tỷ giá hối đoái hay lãi suất vay, nhiều doanh nghiệp bị tuột mất những cơ hội kinh doanh tốt hay dẫn đến các quyết định kinh doanh sai lầm.
Sự ra đời của dịch vụ telephone banking đã thực sự giải thoát cho các khách hàng nói chung và các doanh nghiệp nói riêng khỏi các vướng mắc trên.
4.1 Telephone banking là gì ?
Telephone banking là một tiện ích ngân hàng mà khi sử dụng nó khách hàng chỉ cần dùng hệ thống điện thoại thông thường. Với dịch vụ này, khách hàng có thể mọi lúc mọi nơi, dùng điện thoại cố định hay di động đều có thể nghe được các thông tin về sản phẩm dịch vụ ngân hàng, thông tin tài khoản của mình và thậm chí có thể thực hiện được một số loại giao dịch. Đây là hệ thống trả lời tự động, hoạt động 24/24 giờ trong ngày, 7 ngày trong một tuần, 365 ngày trong một năm nên khách hàng hoàn toàn chủ động sử dụng khi cần thiết.
4.2 Những tiện ích của telephone bankingKhi sử dụng telephone banking, khách hàng có thể: Khi sử dụng telephone banking, khách hàng có thể:
• Kiểm tra các thông tin về tài khoản của mình như số dư tài khoản, các
giao dịch trên tài khoản trong một khoảng thời gian nhất định (được quy định tùy theo từng ngân hàng - có ngân hàng cho phép khách hàng kiểm tra được các giao dịch trong vòng ba tháng gần nhất)
• Chuyển tiền giữa các tài khoản khác nhau của cùng khách hàng trong
cùng ngân hàng (một số ngân hàng còn cho phép khách hàng chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản của các thành viên khác trong gia đình nếu như họ cũng có tài khoản trong ngân hàng đó)
• Thanh toán các hoá đơn định kỳ như tiền điện, tiền điện thoại, phí truy
cập internet, thanh toán hoá đơn thẻ tín dụng, …
• Yêu cầu, sửa đổi hoặc hủy Lệnh Thanh toán định kỳ (Standing Orders)
telephone banking, khách hàng sẽ không phải nhớ các khoản thanh toán định kỳ với số tiền cố định như phí bảo hiểm, phí hội viên, tiền mua trả góp,… mà vẫn đảm bảo thanh toán đúng hạn.
• Yêu cầu phát hành lại thẻ hoặc PIN (mã số nhận dạng cá nhân)
• Yêu cầu một khoản vay cá nhân (personal loan) - tới một hạn mức xác
định của ngân hàng
• Yêu cầu rút thấu chi (overdraft) - tới một hạn mức xác định của ngân
hàng
• Thoả thuận các yêu cầu mới hoặc bổ sung về thế chấp
• Đặt mua ngoại tệ hoặc séc du lịch (travellers cheques)
• Yêu cầu chuyển tiền ra nước ngoài - tới một hạn mức xác định của
ngân hàng
• Đặt mua hối phiếu (bank drafts) - tới một hạn mức xác định của ngân
hàng
• Thông tin về số dư lưu ký chứng khoán
• Thông tin kết quả khớp lệnh của các phiên giao dịch gần nhất
• Thông tin về các lệnh đặt mua, đặt bán chứng khoán gần nhất
• Thay đổi địa chỉ liên lạc
• Yêu cầu báo cáo tài khoản, sổ séc…
• Yêu cầu ngân hàng fax bản tỷ giá, giá chứng khoán, bản lãi suất tiền
gửi…Khi dùng dịch vụ này, khách hàng cần liên hệ trước với ngân hàng để đăng ký số fax của mình.
Ngoài ra, các khách hàng chưa có tài khoản hoặc chưa sử dụng dịch vụ của ngân hàng cũng có thể sử dụng telephone banking để nghe giới thiệu về các dịch vụ ngân hàng, thông tin về tỷ giá hối đoái, lãi suất tiết kiệm, lãi suất vay, giá chứng khoán, …
4.3 Chi phí sử dụng
Telephone banking là một trong những dịch vụ ngân hàng đem lại nhiều tiện ích cho người sử dụng với chi phí thấp nhất. Để sử dụng dịch vụ này, khách hàng không cần mua thêm một thiết bị đặc biệt nào mà chỉ cần dùng hệ thống điện thoại thông thường. Hầu hết các ngân hàng cung cấp dịch vụ này miễn phí, khách hàng chỉ phải trả cước phí điện thoại cho bưu điện. Tuy nhiên nếu khách hàng sử dụng dịch vụ fax của telephone banking sẽ phải tính theo biểu phí cụ thể của ngân hàng.
Với hệ thống telephone banking, khách hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, không cần đến ngân hàng vẫn giám sát được các giao dịch phát sinh trên tài khoản của mình mọi lúc kể cả ngoài giờ hành chính, mọi nơi trong phạm vi cả nước và quốc tế. Dù khách hàng đang ở nhà, ở cơ quan hay đang đi công tác nước ngoài cũng có thể kiểm soát được các giao dịch trên tài khoản của mình, cập nhật thông tin về sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng vào bất cứ thời điểm nào thích hợp nhất với họ.
4.4 Cách thức sử dụng và tính an toàn:
Cách thức sử dụng dịch vụ này hoàn toàn đơn giản. Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ với ngân hàng, khách hàng sẽ được cấp mã số truy cập và mật khẩu. Mã số truy cập là cố định và thường có thể sử dụng cho cả internet banking. Độ dài của mật khẩu do từng ngân hàng quy định, thường nó là một số có độ dài tối thiểu 5 ký tự và tối đa 20 ký tự. Khách hàng có thể thay đổi mật khẩu bất cứ lúc nào để đảm bảo an toàn, bí mật cho các thông tin tài khoản.
Khi cần dùng telephone banking khách hàng chỉ cần gọi tới ngân hàng theo một số điện thoại đã được ngân hàng định trước cho từng khu vực. Sau khi
kết nối vào hệ thống, khách hàng có thể nghe máy hướng dẫn cách thức bấm mã dịch vụ hoặc bấm trực tiếp mã dịch vụ để yêu cầu hệ thống trả lời các thông tin cần thiết. Mã dịch vụ là các phím trên bàn phím điện thoại tương ứng với một dịch vụ do ngân hàng quy định. Ví dụ như: bấm phím 101 - mã dịch vụ nghe số dư; bấm phím 123 - mã dịch vụ liệt kê các giao dịch nợ gần nhất, …
Khách hàng cần chú ý, khi nhập mã số truy cập và mật khẩu khách hàng phải bấm liên tiếp, không bị ngắt quãng (giữa hai số liền nhau không được dừng quá 2 giây). Khi nhập xong mã số truy cập hoặc mật khẩu khách hàng cần báo cho hệ thống biết bằng cách bấm một phím kết thúc đã được quy định trước, như phím # chẳng hạn.
Ngoài ra để tiết kiệm thời gian cho khách hàng, ngân hàng còn có thể quy định thêm một số phím chức năng có tác dụng ngưng giải đáp giao dịch hiện thơì và chuyển sang giao dịch khác, nghe lại một giao dịch hoặc dừng ngay câu thoại đang đọc khi khách hàng không muốn nghe tiếp.
Dù đơn giản, nhưng tính bảo mật cho các thông tin tài khoản vẫn được đảm bảo vì mỗi khách hàng sẽ được ngân hàng cấp mã số truy cập, mật khẩu riêng. Khách hàng có thể tự động đổi mật khẩu bất cứ lúc nào muốn hoặc khi cho rằng có người đã biết mật khẩu của mình. Ngoài ra ngân hàng còn có hệ thống ngăn chặn các truy cập không hợp pháp.
Bất cứ khi nào gặp khó khăn trong sử dụng telephone banking, khách hàng cũng có thể gọi điện đến số điện thoại hỗ trợ khách hàng của ngân hàng để được giải đáp, giúp đỡ.