TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4.
3.1. Về công tác tổ chức quản lý:
3.1.1. Ưu điểm:
Xí nghiệp Xây dựng số 4 tuy là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp nhưng được Công ty giao quyền tự chủ trong hoạt động SXKD, không can thiệp quá sâu vào hoạt động của Xí nghiệp. Điều này tạo điều kiện cho Xí nghiệp phát huy được tính chủ động, sáng tạo, tìm được hướng đi riêng phù hợp với nguồn lực hiện có, từng bước phát triển đóng góp vào sự phát triển chung của Công ty.
Tổ chức bộ máy Xí nghiệp theo mô hình trực tuyến chức năng, trong đó Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm cao nhất trước Công ty trực thuộc quản lý cũng như trước Pháp luật. Bộ máy quản lý Xi nghiệp được tổ chức thành các phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban được giao nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, cụ thể theo quy định trong cơ chế hoạt động SXKD hàng năm. Do đó, tính chuyên môn hoá được nâng cao, tăng hiệu quả trong công tác quản lý. Mỗi phòng ban đều thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đảm bảo tính độc lập, chính xác dưới sự chỉ kịp thời đạo của cán bộ lãnh đạo cấp trên. Đồng thời, giữa các phòng ban có mối quan hệ tương hỗ chặt chẽ giúp cho bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả.
Cán bộ quản lý Xí nghiệp có đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm đáp ứng được yêu cầu thực tế cho hoạt động SXKD của Xí nghiệp trước mắt và lâu dài. Xí nghiệp luôn tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nâng cao trình độ cho các cán bộ CNV. Đồng thời, Xí nghiệp có chính sách thu hút tuyển chọn, đào tạo kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm để phục vụ cho công tác tìm kiếm thị trường xây dựng, công tác đấu thầu, thanh quyết toán và chỉ huy giám sát thi công tại các điểm công trình do Xí nghiệp quản lý.
Cơ cấu lao động tại Xí nghiệp được tổ chức phù hợp với đặc điểm đơn vị xây lắp nói chung và đặc điểm riêng của Xí nghiệp nói riêng. Đội ngũ công nhân trực tiếp làm việc tại các công trình chủ yếu được thuê trực tiếp tại nơi thi công công trình theo thời vụ nên tiếp kiệm được chi phí.
Bộ máy tổ chức thi công công trình của công ty gọn nhẹ và năng động, các phòng ban hoạt động liên tục có hiệu quả giúp Ban lãnh đạo công ty tổ chức quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công một cách có hiệu quả và khoa học.
3.1.2. Nhược điểm:
Tuy nhiên công tác tổ chức bộ máy vẫn còn hạn chế như khả năng phối hợp, chỉ đạo giữa cán bộ lãnh đạo cấp trên với các đội còn khó khăn, không thường xuyên do đặc điểm ngành nghề là xây dựng ở những địa điểm cách xa nhau về mặt địa lý. Xí nghiệp cần có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị.
3.2. Về bộ máy kế toán và công tác tổ chức kế toán tại Xí nghiệp.
3.2.1. Ưu điểm:
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của Xí nghiệp. Việc bố trí nhân lực trong bộ máy hợp lý. Mỗi cán bộ kế toán có thể đảm nhận một số phần hành kế toán nhưng không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Thủ quỹ tách biệt với kế toán phần hành vốn bằng tiền đảm bảo việc kiểm tra chéo giữa kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ. Tại các đội xây lắp có kế toán riêng theo dõi, số lượng một hoặc hai người tuỳ theo quy mô công trình thể hiện sự linh hoạt trong tổ chức bộ máy, đồng thời có sự kiểm tra, giám sát kịp thời, chính xác.
Về tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp thực hiện theo theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Xí nghiệp đã cập nhật kịp thời những chế độ chính sách và Quy định mới nhất.
Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp theo hình thức tập trung. Công tác kế toán được thực hiện chủ yếu tại phòng Tài chính kế toán tại Xí nghiệp theo các hoá đơn, chứng từ, bảng kê mà kế toán đội gửi lên. Kế toán tại các đội xây lắp không thực hiện hạch toán riêng mà chỉ theo dõi, tập hợp chứng từ khi có nghiệp vụ phát sinh tại công trường , đồng thời kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc. Trước khi nộp lên phòng kế toán Xí nghiệp, kế toán đội còn phải sắp xếp chứng từ gốc theo từng công trình. Nhờ đó, việc theo dõi, kiểm tra và sắp xếp chứng tử trước khi hạch toán được thực hiện ngay tạo điều kiện cho phòng kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí, tính giá thành dễ dàng và đầy đủ.
Xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán AC-NET, giúp cho khối lượng công việc của kế toán viên tại công ty được giảm nhẹ, đạt hiệu quả cao, tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.
Về trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật:
Phòng kế toán đã được trang bị khá đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kế toán, bao gồm máy tính, máy in, máy fax, điện thoại,...
Về lao động kế toán:
Công ty có đội ngũ kế toán viên có trình độ, nhiều kinh nghiệm đáp ứng đươc yêu cầu công việc kế toán tại Xí nghiệp. Xí nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cán bộ kế toán học tập nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật kịp thời chế độ, chính sách của Nhà nước.
Về tổ chức chứng từ kế toán:
Ngoài việc sử dụng những mẫu biểu chứng từ theo quy định của Bộ tài chính ban hành, Xí nghiệp còn thiết kế những mẫu chứng từ phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD riêng biệt tại Xí nghiệp. Các chứng từ sử dụng đều bảo đảm đầy đủ yếu tố, hợp lý và hợp lệ. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ tại các đội cũng như tại phòng Phòng kế toán Xí nghiệp được quy định rõ ràng, đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình.
Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty bao gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết được mở chi tiết tới từng đối tượng, đáp ứng nhu cầu phản ánh thông tin cho các đối tượng liên quan. Do đặc thù của Xí nghiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, quá trình thi công được thực hiện chủ yếu dưới hình thức khoán cho các đội thông qua quyết định giao việc cụ thể. Xí nghiệp thực hiện quy chế tài chính cho các Đội vay vốn để thi công công trình. Do vậy, Xí nghiệp mở TK 13881-Phải thu các đội để theo dõi chi tiết tiền vay và lãy vay của các đội thi công.
Về hệ thống sổ sách kế toán:
Về hình thức sổ kế toán, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Đây là hệ thống sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với hoạt động xây lắp tại Xí nghiệp. Trong hệ thống sổ được sử dụng, bên cạnh những mẫu sổ được quy định trong chế độ, kế toán còn thiết kế những mẫu sổ phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD riêng biệt tại Xí nghiệp (VD Sổ chi tiết TK 13881- Phải thu các đội, chi tiết cho từng đội xây lắp). Việc này đã tạo điều kiện cho kế toán theo dõi , phản ánh đầy đủ thông tin cung cấp cho các đối tượng quan tâm, đặc biệt là cán bộ quản lý.
Về hệ thống báo cáo tài chính:
Xí nghiệp sử dụng các hệ thống báo cáo tài chính theo đúng chế độ quy định, đặc biệt có thiết kế các báo cáo nội bộ phục vụ đắc lực cho quá trình quản trị nội bộ.
Về phương pháp hạch toán:
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, điều này cho phép ghi chép và phản ánh kịp thời thông tin của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.2.2. Nhược điểm:
Về công tác tập hợp và luân chuyển chứng từ, do đặc điểm của hoạt động xây lắp thường phát sinh tại các địa bàn khác nhau, địa điểm thi công ở xa trụ sở Xí nghiệp nên chứng từ không được cập nhật cho kế toán khi phát sinh để phản ánh kịp thời. Thường thì đầu tháng sau kế toán mới nhận được chứng từ hoá đơn của tháng trước đó do kế toán đội gửi lên, vì thế công tác hạch toán gặp nhiều khó khăn, công việc bị dồn vào cuối kỳ gây sức ép cho kế toán viên.
KẾT LUẬN
Trên đây là những tìm hiểu sơ bộ của em về Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp - Tổng công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam.
Qua quá trình thực tập tại Xí nghiệp, em đã tích luỹ thêm cho bản thân những kiến thức thực tế, bổ sung thêm những kiến thức đã học ở trường. Từ những hiểu biết tổng quan về Xí nghiệp, em đã mạnh dạn đưa ra những đánh giá khái quát của mình về bộ máy tổ chức cũng như công tác kế toán tại đơn vị.
Do kiến thức và thời gian thực tập còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cán bộ phòng kế toán, thầy cô và các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin cảm ơn các anh chị, các cô chú tại Xí nghiệp đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại đơn vị.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Lời đã hướng dẫn em hoàn thành báo cáo này.