- Luồng thông tin
b)Các sơ đồ Luồng Dữ liệu (DFD) cho các chức năng của hệ thống
Sơ đồ trên chỉ là tổng quát cha chỉ ra đợc chức năng cụ thể của hệ thống cha vạch ra đợc chi tiết các vấn đề phát sinh xảy ra khi thực hiện chơng trình. Vì thế để chi tiết hoá các chức năng của hệ thống phải phân tích chức năng quản lý hồ sơ cán bộ thành các chức năng nhỏ hơn:
Quá trình phân cấp chức năng thành 4 chức năng cơ bản tơng ứng với từng bộ phận
+/ Chức năng cập nhật thông tin
Khi có những thay đổi trong hồ sơ nh thay đổi điều kiện làm việc, qúa trình công tác, quá trình đào tạo, thay đổi mức lơng.... thì phải cập nhật thêm thông tin và bổ sung các thông tin còn thiếu. Phần cập nhật phải đảm bảo tính năng sửa thông tin về hồ sơ lu trữ cho phù hợp với thực tế từng thời điểm.
+/ Chức năng cập nhật hồ sơ.
Cập nhật các thông tin ban đầu về nhân viên. Ngoài ra qua thời gian công tác có nhân viên mới bổ sung và có nhân viên chuyển công tác hoặc thôi công tác vì vậy phần cập nhật còn phải đảm bảo nhập thêm hồ sơ mới và huỷ hồ sơ của các nhân viên chuyển hoặc thôi công tác. Để đảm bảo tính chặt chẽ về mặt quản lý thì tất cả các hồ sơ của nhân viên phải đợc lu vào kho hồ sơ.
+/ Chức năng tìm kiếm thống kê
Phần này đảm bảo chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên hiện đang công
tác theo một điều kiện nào đấy. Để thuận tiện nhanh chóng phần tìm kiếm này ta có thể tìm kiếm theo một số chỉ tiêu nh: họ tên hoặc mã cán bộ, tên phòng ban, chức vụ...
+/ Chức năng thống kê lập báo cáo
Đây là phần công việc đảm bảo cho chức năng thống kê về hồ sơ cán bộ và báo cáo thống kê theo số năm công tác của mỗi cán bộ công nhân viên.
Sơ đồ dfd chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin
Sơ đồ dfd chức năng thống kê
Nhân viên Cập nhật thông
tiN Yêu cầu tìm kiếm
Hồ sơ cán bộ Tìm kiếm Thông báo Nhân viên Thống kê theo phòng Thống kê toàn cơ quan Thống kê theo yêu cầu bất kỳ Hồ sơ
Sơ đồ trên miêu tả cụ thể chức năng thống kê báo cáo +) Thống kê theo số năm công tác
+) Báo cáo danh danh sách theo từng phòng ban +) Báo cáo theo hệ số lơng
+) In hồ sơ
Sơ đồ chức năng cập nhật hồ sơ gồm các chức năng con: +) Nhập hồ sơ cán bộ
+) Xem, Sửa, Xóa thông tin dữ liệu +) Xem hồ sơ lu +) In Hồ sơ 3. Xác định các quan hệ thực thể Nhân viên Nhập hồ sơ Hồ sơ Xem, sửa hồ sơ Huỷ hồ sơ Hồ sơ nhân sự Xem hồ sơ nhân sự Ban lãnh đạo